Jak korzystać z funkcji Kojarzenie zapisów?
W programie Wapro Kaper każdy kontrahent, niezależnie od tego, czy występuje w jednym, czy w wielu zapisach księgowych, powinien być zarejestrowany w kartotece kontrahentów. Zasada ta dotyczy także urzędów oraz pracowników. W sytuacji, gdy importujesz dane z zewnętrznego pliku, mogą wystąpić różnice w zapisach dotyczących tych samych kontrahentów. Aby skutecznie przypisać szereg zapisów do jednego kontrahenta z kartoteki, konieczne jest skorzystanie z modułu kojarzenia zapisów.
Należy pamiętać, że operacja kojarzenia zapisów jest nieodwracalna. Przed jej wykonaniem należy upewnić się, że wszystkie dane są poprawne.
Funkcja kojarzenia zapisów jest dostępna w menu Narzędzia | Kojarzenie zapisów. W wyświetlonym oknie należy wybrać kontrahenta bazowego. Jest to kontrahent, którego dane będą przyporządkowane do wszystkich zapisów związanych z kontrahentami „równoważnymi” widocznymi na liście w dolnej połowie
okna.
Korzystanie z tej funkcji pozwala na automatyzację procesu zarządzania danymi kontrahentów, co w znacznym stopniu usprawnia pracę w księgowości. Regularne aktualizowanie kartoteki kontrahentów oraz weryfikacja poprawności danych przed kojarzeniem zapisów jest kluczowa, aby uniknąć problemów związanych z niezgodnościami. Warto podkreślić, że umiejętne posługiwanie się funkcją kojarzenia zapisów przyczynia się do zwiększenia efektywności w prowadzeniu księgowości oraz w zarządzaniu relacjami z kontrahentami. Dobrze zorganizowane dane to fundament skutecznej pracy w każdej firmie.