Jak korzystać z funkcji Kojarzenie zapisów?
Funkcja Kojarzenie zapisów to niezawodne narzędzie do zarządzania danymi w kartotekach, które efektywnie eliminuje problem duplikatów. Dzięki niej, nawet jeśli przez pomyłkę użytkownika lub podczas importu danych z innych systemów, pojawią się powielone wpisy, takie jak Jan Kowalski i Kowalski Jan, można je szybko zidentyfikować i scalić. Kojarzenie zapisów nie tylko pozwala na wybór preferowanej nazwy dla połączonych pozycji, ale również aktualizuje wszystkie powiązane informacje. Oznacza to, że wszystkie dokumenty związane z danym kontrahentem – faktury, zamówienia czy stany rozrachunków – zostaną zintegrowane, zapewniając spójność danych i upraszczając zarządzanie informacjami.
Operacja kojarzenia zapisów jest wykonalna w kartotekach:
Moduł kojarzenia zapisów dostępny jest w widoku Administrator | Funkcje naprawcze i zorganizowany jest w postaci kreatora Windows. W pierwszym oknie użytkownik może zapoznać się z krótkim opisem działania funkcji oraz wybrać porządkowaną kartotekę.
W kolejnym oknie należy podać nazwę kontrahenta (pracownika, urzędu) bazowego, tj. tego, który ma pozostać po operacji w kartotece. Poniżej użytkownik powinien utworzyć listę pozycji, które mają być przypisane do pozycji bazowej (tzw. pozycje równoważne). Aby dodać pozycje na listę należy kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins), aby ją usunąć - przycisk Usuń (klawisz Del). Operacja kojarzenia zapisów w kartotece rozpoczyna się w momencie kliknięcia przycisku Połącz.
Proces kojarzenia zapisów jest procesem nieodwracalnym, dlatego powinien być realizowany z dokładnym zrozumieniem i odpowiednią ostrożnością.
Po zakończeniu działania funkcji w kartotece będzie widniała jedynie pozycja wybrana jako bazowa. Będą do niej przypisane wszystkie zapisy operacji (dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych itd.) pochodzące od pozycji równoważnych.