Jak dodać oferty handlowe?
Oferty handlowe to rodzaj dokumentu, który pozwala przedstawić użytkownikowi propozycje sprzedaży oraz negocjować je w różnych wersjach. System pozwala zrealizować dokument oferty na zamówienie w modelu:
- jedna oferta na jedno zamówienie,
- wiele ofert na jedno zamówienie.
Kolejność realizowanych dokumentów to:
- Oferta.
- Zamówienie.
- Dokument magazynowy.
- Dokument handlowy.
Proces tworzenia oferty jest tożsamy ze wszystkimi innymi dokumentami i sprowadza się do uzupełnienia danych nagłówkowych a następnie do wprowadzenia listy pozycji asortymentowych z ilością oraz cenami.
Jakie dane sa niezbędne do wprowadzenia nowej oferty?
Główne okno ofert jest podzielone na cztery części podobnie do pozostałych okien dokumentów. Na górze znajduje się pasek wyszukiwania i filtrów, po lewej stronie widoczne jest drzewo statusów ofert, po prawej lista dokumentów, a na dole pasek z operacjami dokumentów.
Standardowo system zawiera szereg statusów predefiniowanych, ale użytkownik może je rozbudować o własne statusy, dzięki czemu będzie w stanie zarządzać nimi w bardziej elastyczny sposób.
Formularz dodawania nowej oferty umożliwia określenie:
- numeru,
- algorytmu,
- cen,
- kontrahenta,
- dat oferty.
Numer wersji oferty nadawany jest przez system automatycznie, a sam proces dodawania nowej wersji oferty uproszczony został do jednej operacji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy.
Nad listą pozycji znajdują się zakładki:
- Pozycje oferty - pozwala wprowadzać i zarządzać pozycjami dokumentu.
- Informacje nagłówkowe - pozwala określić:
- typ dokumentu po całkowitej realizacji na dokument handlowy,
- pracownika,
- dodatkowe informacje związane z formą i terminem płatności;
- Status oferty - pozwala określić status oraz komentarz do statusu oferty.
- Uwagi - pozwala wprowadzić uwagi do dokumentu.
W zakładce ofert dostępne są również pola dodatkowe, które umożliwiają rejestrowanie pomocnych informacji o ofertach.
Jakie dane znajdują się na liście szczegółów?
Lista szczegółów prezentuje pozycje oferty oraz listę realizacji danej oferty na dokumenty magazynowe/handlowe. Ważne jest zrozumienie, że oferta może być wielokrotnie realizowana, co w konsekwencji spowoduje większą wartość w kolumnie Przeniesiono niż w kolumnie Zrealizowano. Dzieje się tak, jeśli utworzone zamówienie z oferty nie zostanie zrealizowane na dokument magazynowy/handlowy.
Wersjonowanie Ofert
Oferty, jako jedyny typ dokumentu, pozwalają utworzyć wiele ponumerowanych wersji tego samego dokumentu. Poszczególne wersje mogą się od siebie różnić, ale dzięki zachowaniu numeracji, system umożliwia szybkie wyświetlenie wszystkich wersji danej oferty.
Aby utworzyć kolejną wersję tej samej oferty, należy wybrać na danym dokumencie prawy przycisk myszy i uruchomić opcję Nowa wersja - Ctrl+Ins. System wyświetli nowe okno oferty z danymi z poprzedniej wersji, ale z nowym numerem oferty i nowym numerem wersji.
Numer wersji domyślnie zawarty jest także w szablonie numeracji ofert (na samym końcu).
Aby wyświetlić wszystkie wersje tego samego dokumentu należy w belce filtrów nad główną listą wybrać filtr Wszystkie wersje oferty.