Jak dodać oferty handlowe?
Dokumenty ofertowe są kluczowym elementem procesu sprzedaży, umożliwiającym przedstawienie potencjalnym klientom atrakcyjnych propozycji handlowych. Nasz system oferuje elastyczność w tworzeniu ofert, dostosowanych do indywidualnych potrzeb każdego zamówienia. Użytkownik może skorzystać z opcji przygotowania pojedynczej oferty dedykowanej konkretnemu zamówieniu, co jest idealnym rozwiązaniem dla unikatowych lub specjalistycznych zapytań. Alternatywnie, istnieje możliwość stworzenia wielu ofert dla jednego zamówienia, co pozwala na porównanie różnych wariantów i wybranie najbardziej korzystnej opcji. Ta elastyczność zapewnia, że każda transakcja jest dopasowana do oczekiwań klienta, jednocześnie zwiększając szanse na sukces sprzedaży.
Kolejność generowanych dokumentów w procesie sprzedaży jest następująca:
Jak wprowadzić nową ofertę?
Dodawanie nowych ofert jest możliwe po przejściu do widoku CRM | Oferty i kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins). W pierwszej kolejności należy wypełnić dane nagłówkowe:
- wprowadzić numery - numer wersji oferty nadawany jest przez system automatycznie, a sam proces dodawania nowej wersji oferty uproszczony został do jednej operacji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy,
- wybrać kontrahenta,
- podać ceny,
- określić zakres dat ważności i planowany termin realizacji.
Po wprowadzeniu danych nagłówka oferty należy dodać do niej odpowiednie pozycje. W tym celu należy przejść na zakładkę Pozycje oferty i kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins).
Na zakładce Informacje nagłówkowe użytkownik może zweryfikować poprawność wpisanych danych oraz określić, jaki rodzaj dokumentu handlowego powinien być dołączony do tworzonej oferty (paragon, faktura, żaden). W tym miejscu można także określić parametry takie jak osoba zamawiająca, nazwa oferty czy forma płatności.
Zakładka Status oferty umożliwia wybranie statusu z listy rozwijanej. System posiada zdefiniowany słownik statusów, ale użytkownik może je rozbudować o własne pozycje, dzięki czemu będzie w stanie zarządzać nimi w bardziej elastyczny sposób.
Na zakładce Informacje dodatkowe możliwe jest wpisanie uwag do generowanej oferty.
Aby oferta pojawiła się na liście, należy kliknąć przycisk Zapisz (klawisz F10).
Podczas tworzenia oferty dostępny jest przycisk Pola dodatkowe (klawisze Ctrl+P), który umożliwia rejestrowanie pomocnych informacji o ofertach.
Jakie dane znajdują się na liście szczegółów?
Lista szczegółów prezentuje pozycje oferty oraz listę realizacji danej oferty w podziale na dokumenty magazynowe/handlowe. Ważne jest zrozumienie, że oferta może być wielokrotnie realizowana, co w konsekwencji spowoduje większą wartość w kolumnie Przeniesiono niż w kolumnie Zrealizowano. Dzieje się tak, jeśli utworzone zamówienie z oferty nie zostanie zrealizowane na dokument magazynowy/handlowy.
Jak wersjonować oferty?
Oferty jako jedyny typ dokumentu, pozwalają utworzyć wiele ponumerowanych wersji tego samego dokumentu. Poszczególne wersje mogą się od siebie różnić, ale dzięki zachowaniu numeracji, system umożliwia szybkie wyświetlenie wszystkich wersji danej oferty.
Aby utworzyć kolejną wersję tej samej oferty, należy na danym dokumencie kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać opcję Nowa wersja (klawisze Ctrl+Ins). System wyświetli nowe okno oferty z danymi z poprzedniej wersji, ale z nowym numerem oferty i nowym numerem wersji.
Numer wersji dostępny jest także w szablonie numeracji ofert (na samym końcu).
Aby wyświetlić wszystkie wersje tego samego dokumentu, należy w belce filtrów nad główną listą wybrać filtr Wszystkie wersje oferty.