Uwagi dotyczące uzupełniania danych

Ze względu na wspomniany wcześniej fakt, że system e-deklaracji wymaga w pewnych przypadkach dodatkowych informacji, bądź też danych w innym formacie, niż stosowany do tej pory, konieczne jest uzupełnienie bądź powtórne wypełnienie niektórych wpisanych już do bazy danych. Konieczne jest również dokładne sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione, gdyż system e-deklaracji kontroluje to w sposób bardzo rygorystyczny.

Urzędy skarbowe

System e-deklaracji przy rozpoznawaniu urzędu skarbowego, do którego trafić ma deklaracja nie posługuje się jego adresem bądź nazwą, **ale identyfikatorem, który jest czteroznakowym ciągiem cyfr nadanym arbitralnie przez Ministerstwo Finansów. Aby sporządzona e-deklaracja była poprawnie wypełniona przed sporządzeniem deklaracji należy w kartotece Urzędów Skarbowych uzupełnić wspomniany kod wpisując go bezpośrednio do pola „Kod Urzędu Skarbowego” (jak na rysunku) bądź posiłkując się listą udostępnioną przez program. Program – po wybraniu właściwego kodu z listy – sugeruje (w koniecznych przypadkach) korektę nazwy urzędu skarbowego zgodnie z nazewnictwem ustalonym przez Ministerstwo Finansów, przy czym ponieważ system e-deklaracji weryfikuje zasadniczo wyłącznie kod urzędu, nie sprawdzając ściśle wpisanej jego nazwy, nie ma konieczności korekty nazwy urzędu.

Obywatelstwa

System e-deklaracji przy rozpoznawaniu obywatelstwa posługuje się dwuliterowym kodem odpowiedniego kraju. Prawidłowe wypełnienie pola obywatelstwa jest wymagane w przypadku składania formularza NIP-3 (dla udziałowca lub pracownika). Jeśli więc zachodzi konieczność sporządzenia i wysłania formularza NIP-3 należy – przed jego utworzeniem – wprowadzić ponownie kod obywatelstwa wybierając go z listy (tak jak na poniższym rysunku) przy czym można w razie konieczności wybrać kilka krajów:

Po zaznaczeniu na liście krajów (poprzez naciśnięcie spacji) kraju oraz następnie przycisku „Wybierz”, program przeniesie stosowne informacje do formularza udziałowca bądź pracownika, przy czym wypełnione zostanie tak pole krajów (pole górne), niezbędne do formularza NIP w wersji tradycyjnej, jak i pole kodów krajów (pole dolne), wymagane przez formularz w wersji elektronicznej.

Adresy

Elektroniczna wersja deklaracji wymaga szczegółowego i kompletnego wypełnienia danych adresowych. O ile w wersji papierowej niedopatrzenie polegające na niewypełnieniu pola powiatu nie było powodem do odrzucenia deklaracji, o tyle w przypadku E-deklaracji taki dokument zostanie odrzucony.