Portal Klienta

Usługa "Biuro Rachunkowe Online Portal Klienta" różni się funkcjonalnością w zależności od tego z jakiego programu dane są prezentowane w portalu. Poniżej omówimy obie wersje portalu.

Biuro Rachunkowe Online Portal Klienta w wersji dla programu WAPRO Fakir jest aplikacją przeznaczoną dla klientów biur rachunkowych, która pozwala przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej na podgląd odpowiednio przetworzonych, aktualnie zaksięgowanych danych firmy w programie finansowo-księgowym. W portalu klienta dostępnych jest kilka predefiniowanych raportów i zestawień prezentujących najistotniejsze dane, podstawowe wskaźniki i informacje oraz kopie niektórych naliczonych deklaracji podatkowych.

Ze względu na różne wymagania użytkowników oraz różne rodzaje prowadzonych przez nich działalności, portal został zaprojektowany w możliwie najbardziej elastyczny sposób. Biuro Rachunkowe ma możliwość włączenia każdemu z użytkowników odpowiedniego dla niego zestawu raportów oraz wyłączenia niepotrzebnych. Jedynym raportem, który nie może zostać wyłączony jest ekran startowy, zawierający podstawowe informacje finansowe oraz wykres przychodów, kosztów i bieżącego zysku/straty obliczonych z aktualnie zaksięgowanych dokumentów.

Raporty można podzielić na dwie grupy pod względem sposobu prezentacji danych. Cześć z nich czerpie dane bezpośrednio z programu i cały czas wyświetla aktualne informacje natomiast w pozostałych dane aktualizowane są na żądanie operatora systemu WAPRO Fakir. Są to raporty oparte o moduł "Raportów użytkownika", z predefiniowanym domyślnym układem prezentowanych danych, który może zostać zmieniony i dostosowany do potrzeb użytkownika.

Ekran startowy

Ekran startowy wyświetla się zawsze jako pierwszy, po uruchomieniu portalu. Znajdują się na nim podstawowe informacje finansowe.
Na pierwszym ekranie użytkownikom wyświetlane są sekcje:

  • "Zobowiązania podatkowe", w której wyświetlana jest:
    • Informacja o ostatniej naliczonej deklaracji podatku VAT oraz podatku dochodowego wraz z naliczonymi kwotami do zapłaty, jeżeli takie są naliczone
    • informacja o zobowiązaniach firmy w stosunku do ZUS z tytułu:
      • Ubezpieczeń społecznych
      • Ubezpieczeń zdrowotnych
      • Funduszu pracy
    • Aktualny stan rozliczeń - informacja wyświetlana na podstawie zaksięgowanych na kontach księgowych danych o aktualnym stanie rozliczeń z US z tytułu naliczonych podatku VAT i zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych
  • "Stan środków pieniężnych", w sekcji wyświetlany jest łączny stan środków w:
    • w kasach firmy
    • na rachunkach bankowych
  • "Przychody / Koszty". Sekcja wyświetla orientacyjny stan przychodów, kosztów i przybliżonego wyniku obliczonego na podstawie aktualnie zaksięgowanych dokumentów w podziale na poprzedni i bieżący okres rozrachunkowy
  • "Aktualny stan rozliczeń z kontrahentami" w podziale na
    • Zobowiązania
    • Należności

Na opisywanym ekranie wyłącznie informacje na temat naliczonych deklaracji podatkowych pobierane są bezpośrednio z danych programu.
Pozostałe pola muszą być zdefiniowane przez biuro poprzez wprowadzenie formuł pobierania danych z kont księgowych.

Zestawienia finansowe

Nierozliczone rozrachunki z kontrahentami w PLN

Raport wykonywany jest na podstawie aktualnie zaksięgowanych danych.
Wykazuje zobowiązania i należności kontrahentów. Zestawienie składa się z dwóch tabel.
W górnej prezentowani są wszyscy kontrahenci z nierozliczonymi rozrachunkami. Podsumowane są w niej wszystkie nierozliczone transakcje z dodatkowym wyróżnieniem sumy transakcji przeterminowanych.

Zestawienie składa się z następujących kolumn:

  • Kontrahent
  • Należności
  • Zobowiązania
  • Przeterminowane należności
  • Przeterminowane zobowiązania

Natomiast dolna tabela prezentuje szczegółowo wszystkie nierozliczone transakcje, których suma widnieje w wskazanym wierszu górnej tabeli. Składa się ona z:

  • Symbol - identyfikator rozrachunku
  • Data dokumentu
  • Termin płatności
  • Dni przeterminowania - aktualna ilość dni przeterminowania płatności
  • Kwota - całkowita kwota rozrachunku
  • Pozostało - kwota rozrachunku pozostała do rozliczenia
Nierozliczone rozrachunki z kontrahentami w walucie

Zestawienie "Nierozliczone rozrachunki z kontrahentami w walucie" jest analogicznym zestawieniem do wyżej opisanego "nierozliczone rozrachunki z kontrahentami w PLN" z tą różnicą, że zestawienie w walucie pokazuje wszystkie nierozliczone rozrachunki z kontrahentami we wszystkich walutach, w których one występują, tzn. jeżeli jakiś kontrahent ma nierozliczone rozrachunki z dokumentów wystawionych w PLN, USD i EUR, w zestawieniu pojawi się trzy razy, oddzielnie dla każdej waluty. Nierozliczone rozrachunki grupowane są walutami.

Przepływy wg terminów płatności

Zestawienie "Przepływy wg terminów płatności" jest trzecim raportem w sekcji "Zestawienia finansowe", którego celem jest wsparcie w planowaniu wydatków. Składa się ono z dwóch części:

  • Tabeli nierozliczonych rozrachunków, zobowiązań i należności podzielonych zgodnie z ich terminami płatności na różne okresy:
    • Rozrachunki przeterminowane
    • Rozrachunki nieprzeterminowane, których płatność przypada:
      • do 7 dni od chwili obecnej
      • od 8 do 14 dni
      • od 15 do 21 dni
      • od 22 do 28 dni
      • powyżej 28 dni od chwili obecnej
  • Wykresu widocznego poniżej tabeli, na którym podsumowane są kwoty nierozliczonych rozrachunków w przedziałach, co w efekcie pozwala ustalić nadwyżkę lub niedobór planowanych w okresie wpływów w stosunku do wydatków

Połączenie tej informacji ze stanem środków finansowych widocznym na ekranie startowym, może pomóc firmom w planowaniu swoich planów wydatków.

Rentowność, wynik finansowy i inne wskaźniki

Sekcja "Rentowność, wynik finansowy i inne wskaźniki" grupuje raporty, które wykonane są w oparciu o znany z programu WAPRO Fakir moduł "Raportów użytkownika", a co za tym idzie są to raporty, które mogą być w całości zmieniane przez biuro i dostosowane do potrzeb użytkownika, jego planu kont i metod księgowania.
Podczas uruchomienia raportów po raz pierwszy są one już wypełnione domyślną strukturą i układem prezentowanych danych, jednak poza główną gałęzią raportu, wszystkie pozostałe mogą być zmieniane lub nawet całkowicie usunięte a cały raport można zbudować od podstaw. Zaproponowany w raportach układ prezentowanych danych należy traktować jako przykładowy. Ze względu na to, że praktycznie każda firma stosuje inny układ planu kont, definicje raportów nie zawierają formuł pobierania danych z kont. Przed udostępnieniem raportów klientom, formuły muszą być uzupełnione, w przeciwnym przypadku raporty nie wyświetlą żadnych danych.

W sekcji znajdują się raporty:

  • Wynik finansowy miesięcznie
  • Wynik finansowy narastająco
  • Rentowność miesięcznie
  • Rentowność narastająco
  • Analiza kosztów miesięcznie
  • Analiza kosztów narastająco

Dane prezentowane są miesięcznie, za okres całego roku.

Poniżej prezentujemy widok przykładowego raportu rachunku wyników.

Jak widać raporty składają się z części tabelarycznej oraz wykresu, który prezentuje dowolną, wskazaną w tabeli, serię danych.

e-Dokumenty

W sekcji e-Dokumenty znajdują się obecnie dwa raporty:

  • Deklaracja VAT-7
  • Deklaracja VAT UE

Oba zestawienia są bardzo podobne. Składają się z wykazu wykonanych, zatwierdzonych w programie deklaracji VAT-7 i VAT UE. Dotyczy to zarówno deklaracji wykonanych tradycyjnie jak i elektronicznych. Zestawienia poza prezentacją wykonanych deklaracji umożliwiają dodatkowo pobieranie ich poprzez portal klienta w formie pliku pdf. Każdą naliczoną deklarację, aby była widoczna w opisywanym zestawieniu należy zatwierdzić w programie. Aby można było pobrać ją w formie pliku PDF w portalu klienta należy ją dodatkowo zapisać w e-Archiwum programu.

W zestawieniu, na liście deklaracji wyświetlane są:

  • Typ wyświetlanej deklaracji
  • Data okresu deklaracji
  • Data naliczenia
  • UPO - pole informacyjne dla e-Deklaracji, informujące o tym, czy do deklaracji pobrane jest "Urzędowe Potwierdzenie Odbioru"

Po prawej stronie wyświetlanej listy, dla zaznaczonej deklaracji, w polu "Informacje" wyświetlana jest pełna informacja o naliczonych w deklaracji kwotach. Poniżej zestawienia znajduje się sekcja załączników do deklaracji. Każdy z nich można pobrać poprzez portal klienta przyciskając przycisk "Pobierz", widoczny w prawym dolnym rogu ekranu.

Biuro Rachunkowe Online Portal Klienta w wersji dla WAPRO Kaper jest aplikacją przeznaczoną dla klientów biur rachunkowych, która pozwala przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej na podgląd odpowiednio przetworzonych, aktualnie zaksięgowanych danych firmy w programie. W portalu klienta dostępnych jest kilka predefiniowanych raportów i zestawień prezentujących najistotniejsze dane, podstawowe wskaźniki i informacje, a także kopie niektórych naliczonych deklaracji podatkowych.
Ze względu na specyfikę programu WAPRO Kaper żadnego z predefiowanych w portalu raportów i zestawień nie można zmieniać. Biuro rachunkowe ma możliwość jedynie włączenia każdemu użytkownikowi odpowiedniego dla niego zestawu raportów. W portalu wyświetlane są zawsze aktualne dane, pobrane bezpośrednio z bazy danych firmy.

Ekran startowy

Podobnie jak w portalu prezentującym dane z programu WAPRO Fakir, po uruchomieniu portalu wyświetlany jest ekran startowy. Graficznie wygląda on dokładnie tak samo, różni się jedynie zakresem prezentowanych danych. W ramach podstawowych informacji finansowych prezentowane są:

  • W sekcji Zobowiązania podatkowe:
    • Ostatnia naliczona deklaracja podatku VAT wraz z naliczoną kwotą "Do zapłaty", jeżeli występuje. Pole aktualizuje się po naliczeniu, zatwierdzeniu i zablokowaniu do edycji nowej deklaracji za kolejny okres rozliczeniowy
    • Prognozowany do zapłaty podatek VAT. Pole wyliczane jest na bieżąco z rejestrowanych w programie kolejno dokumentów VAT w aktualnym okresie rozliczeniowym. Kwotę wykazywaną w tym polu należy traktować oczywiście jako wartość przybliżoną, która może ulec zmianie po weryfikacji i uzupełnieniu danych przed naliczeniem deklaracji za ten okres rozliczeniowy
  • W sekcji Przychody/Koszty:
    • W bieżącym miesiącu
      • Przychody
      • Koszty
      • Zysk/Strata
    • W poprzednim miesiącu:
      • Przychody
      • Koszty
      • Zysk Strata

    W niniejszej sekcji prezentowane są podsumowane przychody i koszty z aktualnie zaksięgowanych dokumentów. Prezentowany wynik, szczególnie ten w części dotyczącej bieżącego miesiąca, należy traktować szacunkowo. Są to dane aktualnie księgowanego okresu i z pewnością ulegną one zmianie w trakcie zamykania okresu, jednak niezależnie od tego mają one istotną wartość poznawczą i kontrolną.

Poza danymi liczbowymi na ekranie startowym znajduje się taki sam wykres jak zaprezentowano powyżej.

e-Dokumenty

W sekcji e-Dokumenty portalu klienta prezentujące dane programu WAPRO Kaper znajdują się obecnie dokładnie takie same dwa raporty jak omawiane wcześniej:

  • Deklaracja VAT-7
  • Deklaracja VAT UE

Oba zestawienia są bardzo podobnie. Składają się z wykazu wykonanych, zatwierdzonych w programie deklaracji VAT-7 i VAT UE. Dotyczy to zarówno deklaracji wykonanych tradycyjnie jak i elektronicznych. Zestawienia poza prezentacją wykonanych deklaracji dodatkowo, podobnie jak omawialiśmy wyżej, umożliwia również pobieranie ich poprzez portal klienta w formie pliku PDF.
Każdą naliczoną deklarację, aby była widoczna w opisywanym zestawieniu należy zatwierdzić w programie. Aby można było pobrać ją w formie pliku PDF w portalu klienta należy ją dodatkowo zapisać w e-Archiwum programu.

W zestawieniu, na liście deklaracji wyświetlane są:

  • Typ wyświetlanej deklaracji
  • Data okresu deklaracji
  • Data naliczenia
  • UPO - pole informacyjne dla e-Deklaracji, informujące o tym, czy do deklaracji pobrane jest "Urzędowe Potwierdzenie Odbioru"

Po prawej stronie wyświetlanej listy, dla zaznaczonej deklaracji, w polu "Informacje" wyświetlana jest pełna informacja o naliczonych w deklaracji kwotach. Poniżej zestawienia znajduje się sekcja załączników do deklaracji. Każdy z nich można pobrać poprzez portal klienta przyciskając przycisk "Pobierz" w prawym dolnym rogu ekranu.
Graficznie zestawienia wyglądają dokładnie tak samo jak w opisywanym wyżej portalu dla programu WAPRO Fakir.

Księga roczna

Zestawienie "Księga roczne" przeznaczona jest dla firm rozliczających się podatkową księgę przychodów i rozchodów. Raport składa się z dwóch części: tabelarycznej zawierającej podsumowane miesięcznie zapisy w księdze oraz w dolnej części raportu sekcji szczegółów, zawierającej pogrupowane w zakładkach szczegółowe zestawienia tabelaryczne i wykresy opisujące wybrany wiersz tabeli głównej.

Tabela główna zawiera następujące informacje podsumowane miesięcznie:

  • Przychód - w podziale na
    • Wartość sprzedanych towarów i usług
    • Pozostałe przychody
    • Razem przychód
  • Zakup towarów i materiałów wg cen zakupu
  • Koszty uboczne zakupu
  • Wydatki (koszty) - w podziale na:
    • Wynagrodzenia w gotówce i naturze
    • Pozostałe wydatki
    • Razem wydatki

Natomiast dodatkowo w dolnej części szczegółów, w każdym miesiącu można szczegółowo zapoznać się z:

  • Zakładka "Sprzedaż" - wykaz dokumentów sprzedaży
  • Zakładka "Pozostałe przychody" - wykaz dokumentów
  • Zakładka "Zakup towarów" - wykaz dokumentów
  • Zakładka "Koszty uboczne zakupu" - wykaz dokumentów
  • Zakładka "Wynagrodzenia" - wykaz dokumentów
  • Zakładka "Księga roczna - wykres" - wykres posumowanych rocznie ww. kolumn księgi
  • Zakładka "Przychody/Wydatki - wykres" - wykres podsumowanych miesięcznie przychodów i wydatków razem

W wykazach dokumentów, tabele składają się z:

  • Numeru zapisu
  • Daty zapisu
  • Numeru dokumentu
  • Kontrahent
    • Nazwa
    • Adres
  • Opis zdarzenia
  • Wartość
  • Uwagi

Roczne podsumowanie ewidencji ryczałtowej

Zestawienie "Roczne podsumowanie ewidencji ryczałtowej" przeznaczone jest dla firm rozliczających się metodą ryczałtu ewidencjonowanego. Raport w części tabelarycznej prezentuje podsumowaną miesięcznie sprzedaż w podziale na stawki podatkowe wraz z naliczonymi kwotami podatku. Natomiast w dolnej części znajdują się wykresy sprzedaży w podziale na stawki opodatkowania w dwóch zakładkach:

  • Ewidencja ryczałtowa w miesiącach
  • Ewidencja ryczałtowa roczna

Tabela składa się z następujących kolumn:

  • Nazwa
  • Kwota przychodu opodatkowana wg stawki:
    • 20%
    • 17%
    • 8,5%
    • 5,5%
    • 3%
  • Ogółem przychody
  • Kwota podatku:
    • w miesiącu
    • opodatkowana wg. stawki 10%
    • łącznie