FAQ – Wapro Mag:
KSeF i Businesslink

Brak ikon Businesslink to jeden z najczęstszych problemów zgłaszanych po aktualizacji.

• Zmień ustawienie w systemie Windows – kliknij prawym przyciskiem myszy na pulpicie, wybierz Ustawienia ekranu i ustaw Skala na 100%.

• Wejdź do firmy będącej właścicielem licencji na program (ważne – nie do innej firmy w bazie).
• Przejdź do menu Inne | Businesslink KSeF i kliknij opcję Zarejestruj się i rozpocznij.
• Wypełnij formularz rejestracyjny danymi administratora usługi.
• Zaakceptuj regulamin i kliknij opcję Zarejestruj i wypróbuj przez 30 dni – usługa uruchomi się automatycznie w bezpłatnym 30-dniowym okresie próbnym.
• Wybierz tryb działania: zaznacz opcję Businesslink + KSeF.
• Wygeneruj lub wprowadź certyfikat firmy.
• Na końcu uruchom usługę Czynności automatyczne.

• Błąd oznacza brak najnowszych poprawek do bazy danych. Zaktualizuj program do najnowszej wersji, a następnie wykonaj aktualizację bazy danych.
• Jeśli błąd pojawia się pomimo aktualizacji, sprawdź, czy aktualizacja bazy przebiegła pomyślnie (brak komunikatów o błędach w Wapro Update).
• Jeśli problem nadal występuje, skontaktuj się z pomocą techniczną poprzez IHD.

• Błąd pojawia się, gdy próbujesz skonfigurować BL na bazie, która była wcześniej połączona z innym dzierżawcą (np. po skopiowaniu bazy, przeniesieniu firmy lub zmianie licencji).
• Skontaktuj się z pomocą techniczną Wapro przez IHD, podając NIP firmy i numer licencji – konieczne jest ręczne odwiązanie poprzedniego dzierżawcy po stronie serwera.

• Procesu tego nie należy wykonywać bez wsparcia pomocy technicznej. Nie zalecamy ręcznej ingerencji w bazę.
• Zgłoś sprawę przez IHD, wskazując, że chodzi o kopię bazy i potrzebę podpięcia nowego dzierżawcy.

• Status „oczekuje na rejestrację” oznacza, że certyfikat został wygenerowany w programie, ale jeszcze nie został zarejestrowany po stronie KSeF.
• Rejestracja certyfikatu odbywa się przez Czynności automatyczne – sprawdź, czy usługa jest uruchomiona (patrz pkt 8).
• Upewnij się co do statusu certyfikatu w portalu Businesslink portal w opcji Rejestr poświadczeń KSeF.
• Sprawdź, czy certyfikat widnieje w aplikacji Podatnika KSeF pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl.
• Jeśli certyfikat nie pojawia się po kilku godzinach mimo działających Czynności automatycznych, spróbuj usunąć certyfikat i wygenerować go ponownie.
• Upewnij się, że NIP firmy w programie jest wpisany bez kresek.
• Zaktualizuj aplikację do najnowszej wersji.

• Błąd wynika z nieaktualnej wersji bazy danych programu.
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji, a następnie przeprowadź aktualizację bazy danych przez Wapro Update.
• Po aktualizacji ponów próbę wysłania certyfikatu.
• Błąd oznacza, że prawdopodobnie poprawki Wapro Update nie zostały wgrane w całości, np. wgrano skrypt na bazę danych, ale pliki aplikacji nie zostały podmienione.

• W programie Wapro ERP przejdź do menu Inne | Czynności automatyczne (w Fakturce: KSeF | Czynności automatyczne).
• Jeśli usługa nie istnieje, program zaproponuje jej utworzenie – to normalny etap konfiguracji. W tym celu kliknij przycisk Utwórz.
• Przy połączeniu z bazą SQL zaznacz Uwierzytelnienie Windows i kliknij opcję Połącz z serwerem. Jeśli mechanizm nie zadziała, wpisz login i hasło SQL ręcznie.
• Po uruchomieniu sprawdź, czy:
  • tryb uruchamiania to Automatyczny,
  • widoczny jest czas następnego uruchomienia (harmonogram),
  • jeśli lista harmonogramów jest pusta, kliknij przycisk Dodaj, ustaw co 17 minut i zapisz.
• Usługę należy uruchomić tylko raz, na komputerze z serwerem SQL (serwerze bazy danych).
• Pamiętaj, że API Businesslink jak również API KSeF posiadają limity udzielania odpowiedzi. Ustawienie zbyt krótkiego interwału będzie kończyło się błędem HTTP 429 Too many requests.

• Błąd oznacza, że baza danych nie została zaktualizowana do najnowszej wersji (kolumny zostały dodane w nowszej wersji schematu bazy).
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji, a następnie uruchom Wapro Update i przeprowadź aktualizację bazy.

Aby faktury były wysyłane do KSeF, muszą być spełnione wszystkie poniższe warunki:

• Usługa Businesslink jest skonfigurowana i aktywna.
• Certyfikat KSeF jest zarejestrowany i aktywny.
• Czynności automatyczne są uruchomione na serwerze.
• W kartotece kontrahenta zaznaczono opcję wysyłaj do KSeF (ważne – domyślnie może być niezaznaczone!).

Po zatwierdzeniu faktury w programie dokument trafia do bufora dokumentów z odpowiednim statusem. Czynności automatyczne pobierają dokumenty z bufora i wysyłają je do KSeF przez usługę Businesslink. Po wysyłce faktura otrzymuje numer KSeF widoczny w buforze i kartotece dokumentu.

Zaktualizuj aplikację do najnowszej wersji.

• Sprawdź bufor dokumentów (Inne | Bufor dokumentów) – upewnij się, że nie ma komunikatów błędów przy dokumentach.
• Portal Businesslink pod adresem businesslinkportal.assecobs.pl – sprawdź, czy dokumenty dotarły do pośrednika.
• Jeśli dokumenty są w portalu BL, ale nie trafiają do KSeF, sprawdź certyfikat (może być nieaktywny lub anulowany).
• Jeśli problem dotyczy konkretnej faktury od dłuższego czasu (kilkadziesiąt minut), sprawdź logi błędów w buforze dokumentów.
• Zaktualizuj aplikację do najnowszej wersji.

• Błąd dotyczy nieprawidłowego kodu stawki VAT w fakturze walutowej wysyłanej do KSeF.
• Sprawdź, czy stawka VAT na pozycjach faktury jest poprawna i obsługiwana przez schemat FA KSeF.
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji – błędy generowania XML dla faktur walutowych były korygowane w kolejnych poprawkach.
• Jeśli po aktualizacji problem nadal występuje, zgłoś go poprzez IHD z dołączonym plikiem XML faktury.

• Jeśli faktura jest w KSeF, ale status w buforze jest nieprawidłowy, nie wysyłaj jej ponownie (może dojść do utworzenia duplikatu).
• Sprawdź, czy numer KSeF faktury jest widoczny w kartotece dokumentu handlowego.
• Jeśli status w programie nie zaktualizował się, odśwież bufor dokumentów lub poczekaj na następny cykl Czynności automatycznych.
• Zaktualizuj aplikację do najnowszej wersji.
• W przypadku rozbieżności, skontaktuj się z pomocą techniczną poprzez IHD.

• Problem z obsługą adresu dostawy w XML dla KSeF był korygowany w kolejnych wersjach programu.
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji i ponów wysyłkę.
• Jeśli po aktualizacji problem nadal istnieje – zgłoś przez IHD.

• Automatyczna wysyłka zaraz po zatwierdzeniu dokumentu jest dostępna od wersji 9.10.8 w postaci znacznika na wystawianym dokumencie.

• Sprawdź, czy Czynności automatyczne są uruchomione – bez nich pobieranie nie działa.
• Sprawdź konfigurację BL – upewnij się, że tryb to Businesslink + KSeF (nie tylko Businesslink).
• Zweryfikuj, czy certyfikat jest aktywny – anulowany lub oczekujący certyfikat blokuje pobieranie.
• Sprawdź, czy NIP firmy w programie jest wpisany bez kresek – nieprawidłowy format NIP może blokować pobieranie.
• Portal Businesslink – sprawdź, czy dokumenty są widoczne po stronie pośrednika.
• Jeśli pojawia się błąd 21181 „Nieprawidłowe żądanie eksportu faktur”, oznacza to rozbieżność między identyfikatorem podmiotu (Subject1) a zalogowanym kontekstem (InternalId). Skontaktuj się przez IHD z pomocą techniczną.

• Tak, w konfiguracji Businesslink można ustawić, że program będzie tylko wysyłał faktury, bez automatycznego pobierania faktur zakupowych.
• Przejdź do ustawień Administrator | BusinessLink i odznacz opcję pobierania faktur kosztowych w sekcji parametry usługi, a następnie użyj opcji Wyślij zmiany do usługi.
• Pobieranie można wtedy wykonywać ręcznie bezpośrednio z aplikacji podatnika KSeF.

• W aktualnej wersji programu nie ma możliwości filtrowania pobierania faktur według dostawcy – pobierane są wszystkie faktury dla danego NIP-u. API KSeF nie posiada obecnie listy filtrów, np. listy NIP-ów, które mają być pobierane, a które nie. Twórcy KSeF założyli, że filtrowanie zasadności pobranego dokumentu dostępne jest w systemie ERP.
• Jako obejście można ręcznie usuwać niechciane faktury z bufora po ich pobraniu.

• Do wysłania – dokument czeka na wysyłkę przez Czynności automatyczne.
• T (oczekuje na przetworzenie w BL) – dokument dotarł do Businesslink i jest przetwarzany.
• W (wysłany) – dokument został przekazany do KSeF.
• Wysłany (zielony) – KSeF potwierdził przyjęcie, faktura ma nadany numer KSeF.
• Błąd – wysyłka nie powiodła się; szczegóły błędu są widoczne przy dokumencie.

Bufor dokumentów jest głównym miejscem kontroli statusu KSeF. Dostępny jest w menu Inne | Bufor dokumentów. Szczegóły o błędach widoczne są w zakładce Dziennik błędów importu.

Jeśli pojawia się błąd o niezgodności schematu XSD, oznacza to, że w dokumencie użyte są pola, które nie przeszły technicznej walidacji schematu XSD, czyli takiego technicznego kontraktu co faktura w formacie XML może zawierać. Szczegółowe informacje dostępne są w podglądzie załącznika. W tym celu należy przejść do zakładki Załączniki, na załączniku XML kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać opcję Walidacja załącznika.

• Mapowanie kontrahentów odbywa się w buforze dokumentów przy przenoszeniu faktur zakupowych do kartotek.
• Kliknij dokument w buforze i wybierz opcję mapuj kontrahenta – program zaproponuje pasującego kontrahenta z bazy na podstawie NIP-u.
• Jeśli kontrahent nie jest w bazie, dodaj go, a następnie ponów mapowanie.
• Jeśli pole wyboru magazynu jest puste – upewnij się, że użytkownik ma dostęp do co najmniej jednego magazynu.

Tak. Jest możliwe zarówno dodawanie, jak i wyłączanie pól dodatkowych. Dodawanie pól to proces konfiguracji pól dodatkowych KSeF, który przebiega w trzech głównych etapach:

• Utworzenie lub wybór profilu KSeF.
• Dodanie pól w nagłówku dokumentu.
• Dodanie pól na poziomie pozycji faktury.

Jeśli chodzi o wyłączanie, to nie wszystkie dane muszą być przekazywane do KSeF. System umożliwia precyzyjne wykluczenie wybranych pól lub sekcji. Jeśli chcesz, by niektóre sekcje lub pola nie pojawiały się w przesyłanym pliku:

• Na zakładce Administrowanie wybierz pozycję Pola dodatkowe KSeF.
• W oknie Pola dodatkowe KSeF wybierz profil KSeF i zaznacz rodzaj pola, np. nagłówek.
• Wybierz nazwę pola na liście, np. Uwagi dok. handlowego, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
• Przejdź na zakładkę Wyłączanie pól/sekcji fakultatywnych i postaw znacznik obok pozycji Pole lub sekcja wyłączone z eksportu do XML KSeF.
• Kliknij ikonę folderu, zaznacz pole do wyłączenia, np. Faktura/Fa/Platnosc, i kliknij przycisk Wybierz.

Bardzo często zgłaszany problem – kilkanaście zgłoszeń.

• Pole Uwagi w standardowym Wapro Mag nie jest automatycznie mapowane do pola uwag w FA KSeF.
• Aby opis był widoczny w KSeF, należy skonfigurować profil pól dodatkowych KSeF:
  • Przejdź do ustawień KSeF i dodaj pole dodatkowe typu uwagi/opis.
  • Przypisz profil pól dodatkowych do kontrahenta (profil oznaczony jako Domyślny jest przypisywany automatycznie do nowych kontrahentów).
• Uwagi trafiają do sekcji DodatkowyOpis w pliku XML KSeF.
• Jeśli pole uwag zawiera więcej niż 256 znaków, zostanie skrócone lub odrzucone.
• W najnowszej wersji aplikacji można mapować pole uwag do stopki.

• Dane pojazdu (marka, model, nr rejestracyjny) należy wprowadzić za pomocą opcji pola dodatkowe KSeF dostępnej na formatce faktury.
• Skonfiguruj odpowiedni profil pól dodatkowych w ustawieniach KSeF i przypisz go do kontrahenta.
• Dane te trafią do odpowiedniej sekcji pliku FA XML i będą widoczne w KSeF.

• Automatyczne przenoszenie pól dodatkowych z ZO (zamówień od odbiorcy) na fakturę i dalej do KSeF zależy od konfiguracji mapowania pól.

• Wizualizację faktury w formacie PDF można pobrać z bufora dokumentów. W tym celu kliknij dokument i wybierz opcję podglądu/eksportu do PDF.
• Faktura z kodem QR w PDF jest dostępna z poziomu bufora w opcji drukowania/eksportu.
• Alternatywnie fakturę PDF można pobrać z Portalu Businesslink (businesslinkportal.assecobs.pl).

• Zaktualizuj program do najnowszej wersji (problemy z generowaniem QR były korygowane w poprawkach).
• Sprawdź, czy szablon wydruku faktury ma zaznaczoną opcję kodu QR.
• Jeśli problem dotyczy tylko jednego stanowiska, sprawdź uprawnienia użytkownika i zweryfikuj, czy na tym komputerze jest dostęp do internetu (kod QR zawiera dane KSeF, generowane po potwierdzeniu wysyłki).

• W kartotece kontrahenta wpisz odpowiedni identyfikator wewnętrzny KSeF (InternalId) w polu przeznaczonym do tego celu.
• Dla kontrahentów z jednym NIP-em, ale wieloma oddziałami (np. PSB, Politechnika Warszawska), ustaw właściwy identyfikator dla danego odbiorcy.
• Jeśli centrala i oddziały mają ten sam NIP, skontaktuj się przez IHD, aby uzyskać wsparcie w konfiguracji mapowania odbiorców.

• Uruchom Konfigurację WAPRO Update, wskaż i zaloguj się do serwera SQL, na którym zainstalowana jest baza Maga, zatwierdź i zapisz ustawienia.
• Uruchom aplikację WAPRO Update i ponów aktualizację.

• Sprawdź dokładną treść błędu – skopiuj komunikat i dołącz do zgłoszenia.
• Upewnij się, że masz pełne uprawnienia administratora zarówno do SQL Servera, jak i do systemu Windows.
• Sprawdź czy SQL Server ma odpowiednią wersję (minimalna: SQL Server 2016; rekomendowana: 2019 lub 2022).
• Skontaktuj się przez IHD i prześlij zrzut ekranu lub log błędu.

• Sprawdź datę wygaśnięcia licencji na koncie w sklepie WAPRO.
• Zrestartuj program – czasem komunikat pojawia się błędnie i znika po ponownym uruchomieniu.
• Jeśli licencja jest aktywna, a komunikat nadal się pojawia, skontaktuj się przez IHD, podając numer licencji i NIP firmy.

• Tak, taka funkcja jest dostępna w konfiguracji Businesslink – można skonfigurować powiadomienia e-mail do kontrahentów po wystawieniu faktury i jej przyjęciu przez KSeF.
• Warunkiem jest uzupełnienie adresu e-mail w kartotece kontrahenta oraz aktywowanie opcji powiadomień w ustawieniach BL.
• W wersji 9.10.8 pojawia się możliwość określenia, czy powiadomienie e-mail ma być wysyłane – będzie to zrealizowane w oparciu o konfigurację wskazania adresu e-mail do wysyłki dokumentów w edycji kontrahenta.

• O obowiązku wysyłki faktury do KSeF decyduje to, czy wystawca faktury jest objęty obowiązkiem KSeF, niezależnie od tego, jaki podmiot jest odbiorcą, w tym z jakiego jest kraju.

• Problem był zgłaszany i jest analizowany przez zespół Wapro. Specyfikacja kaucji powinna trafiać do sekcji DodatkowyOpis, a nie jako pozycja faktury.
• Śledź aktualizacje programu – poprawka powinna być uwzględniona w kolejnych wersjach.
• Informację o planowanej poprawce możesz uzyskać przez IHD.

• KSeF jest uniwersalnym formatem elektronicznym XML, przyjmuje pewne sekcje obligatoryjnie, a pewne opcjonalnie.
• Użytkownik w programie, poprzez mechanizm Pola dodatkowe KSeF w sekcji Administrator, może wskazać własne pola z programu (np. uwagi, opis pozycji, numery serii) i zdecydować, czy chce je umieścić w pliku KSeF.
• Polega to na utworzeniu profilu i wskazaniu pól dodatkowych jakie mają znaleźć się w XML i z jakiego pola programu mają pobierać dane. Szczegółowo opisane jest to w dokumentacji Pola dodatkowe KSeF.

• Wizualizacja jest graficzną reprezentacją faktury ustrukturyzowanej dla informacji pobranych z pliku XML. Nie ma możliwości zmiany samej wizualizacji a jedynym sposobem, aby dane nie były na niej prezentowane to wykluczenie danego pola z eksportu do pliku w standardzie XML-KSeF.
• Wszelkie zmiany które umożliwia system dostępne są poprzez zarządzanie polami dodatkowymi.

• Tak – najnowsza wersja aplikacji posiada już taką opcję wydruku.

• W buforze dokumentów przejdź do zakładki Załączniki.
• Na dokumencie w formacie KSeF kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Walidacja załącznika.
• Wynik walidacji wskaże więcej szczegółów dotyczących przyczyny problemu i ułatwi ustalenie, które pole lub fragment dokumentu wymaga korekty.

Należy sprawdzić dwie rzeczy:

• W oknie Administrator → Konfiguracja firmy → Usługa Businesslink parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF powinien być ustawiony na TAK.
• Należy wejść w Kartoteki → Kontrahenci i odnaleźć kontrahenta z dokumentu, a następnie przejść do jego edycji i zakładki 3) Dane handlowe cd.

W tym oknie jest sekcja Wysyłanie i odbieranie dokumentów z KSeF:

• Kontrahent powinien mieć zaznaczony checkbox i wskazaną datę wysyłki od dnia wystawienia tego dokumentu.
• Proponujemy ustawić datę nieco wcześniejszą.
• Jeśli którakolwiek z wartości została zmieniona, należy odnaleźć dokument handlowy w oknie dokumentów handlowych, zaznaczyć go i przesłać do bufora dokumentów, poprzez wykonanie operacji dodatkowej Prześlij zaznaczone dokumenty do bufora.
• Po wykonaniu powyższej operacji, należy otworzyć Bufor dokumentów, zaznaczyć dokument i wysłać go.
• Zalecamy aktualizację do najnowszej wersji aplikacji.

• Do poprawnego wystawienia faktury sprzedaży należy mieć założone dwie kartoteki kontrahentów: Gminy/Powiatu/Województwa oraz JST/jednostki budżetowej.
• W obu podmiotach konieczne jest uzupełnienie numeru NIP.
• Następnie wejdź w edycję kontrahenta JST/jednostki budżetowej i odnajdź pole Nadrzędna jednostka samorządu terytorialnego.
• W tym polu wskaż kontrahenta – Gminę/Powiat/Województwo, pod którego podlega dana JST/jednostka budżetowa.
• Przy wystawianiu faktury, w pole kontrahent wskazujemy JST/jednostkę budżetową.
• Faktura z takim kontrahentem i przesłana do KSeF będzie uzupełniona poprawnymi danymi Nabywcy (Gminy/Powiatu/Województwa) oraz Odbiorcy (JST/jednostki budżetowej).

• Musisz stworzyć nowego kontrahenta, który będzie pełnił rolę oddziału.
• Rozpocznij dodawanie nowego kontrahenta, uzupełnij numer NIP oraz zmień adres, jeśli został podany inny niż ściągnięty z GUS.
• Następnie w zakładce 3) Dane handlowe cd. uzupełnij pole Identyfikator wewnętrzny KSeF. Ma on schemat NIP-XXXXX.
• Przy wystawianiu faktury sprzedaży, tego kontrahenta wybierz do pola Kontrahent.
• Aby faktura była poprawna, w fakturze należy wskazać Płatnika – kontrahenta o tym samym numerze NIP, który nie ma uzupełnionego Identyfikatora wewnętrznego KSeF.

• E-punkty są naliczane za pobranie dokumentów przez Businesslink zgodnie z obowiązującym cennikiem.
• Liczba punktów może się różnić w zależności od typu dokumentu oraz wykorzystanych usług dodatkowych, np. BusinessCheck.
• E-punkty zużywają również inne funkcje systemu, np. generowanie opisów z użyciem Genius AI.

• Aby usunąć numer KSeF z faktury zakupu, należy zmienić ustawienia Konfiguracji Firmy.
• Przejdź do zakładki Administrator → Konfiguracja firmy → Dokumenty Handlowe, a następnie odnajdź parametr Edycja numerów KSeF.
• Zmień wartość tego parametru na TAK i kliknij Zapisz.
• Od tego momentu będzie można usuwać oraz wpisywać numery KSeF na wszystkich dokumentach handlowych.

• W nowszych wersjach możliwe jest również określenie na kartotece kontrahenta, czy powiadomienie ma być wysyłane – zakładka nr 2 w edycji kontrahenta.

• To, które indeksy oraz nazwy mają być brane pod uwagę przy eksporcie do bufora (a następnie do KSeF), ustawia się w Administrator → Konfiguracja firmy → Wymiana dokumentów → Bufor dokumentów:
  • Indeks używany przy eksporcie dokumentu do bufora
  • Nazwa artykułu używana przy eksporcie dokumentu do bufora

• Tak. Służy do tego sekcja Administrator → Pola dodatkowe KSeF.
• W tym miejscu można wskazać predefiniowane sekcje fakultatywne, które mają być wykluczone z eksportu do XML KSeF.