FAQ – Wapro Mag:
KSeF i Businesslink

• Upewnij się, że program jest zaktualizowany do najnowszej wersji (9.10.6 lub wyższej). Starsza wersja (np. 8.31.x) nie obsługuje integracji KSeF.
• W menu głównym programu przejdź do zakładki Inne – tam powinna znajdować się opcja Businesslink KSeF.
• Jeśli zakładka nadal jest niewidoczna, sprawdź, czy zalogowany użytkownik jest widoczny w grupie administratorów – brak uprawnień blokuje widoczność ikon.
• W programie Wapro Fakturka opcje KSeF znajdziesz w widoku KSeF (nie w zakładce Inne).
• Jeśli po spełnieniu powyższych warunków zakładka nadal nie jest dostępna, wyloguj się, zamknij program i uruchom ponownie jako administrator systemu Windows.
• Sprawdź ustawienie wyświetlania w widoku SYSTEM | wyświetlacz Skala(powiększenie) – ustaw na 100%.

• Wejdź do firmy będącej właścicielem licencji na program (ważne – nie do innej firmy w bazie).
• Przejdź do menu Inne | Businesslink KSeF i kliknij opcję Zarejestruj się i rozpocznij.
• Wypełnij formularz rejestracyjny danymi administratora usługi.
• Zaakceptuj regulamin i kliknij opcję Zarejestruj i wypróbuj przez 30 dni – usługa uruchomi się automatycznie w bezpłatnym 30-dniowym okresie próbnym.
• Wybierz tryb działania: zaznacz opcję Businesslink + KSeF.
• Wygeneruj lub wprowadź certyfikat firmy.
• Uruchom usługę Czynności automatyczne.

• Błąd oznacza brak najnowszych poprawek do bazy danych. Zaktualizuj program do najnowszej wersji, a następnie wykonaj aktualizację bazy danych.
• Jeśli błąd pojawia się pomimo aktualizacji, sprawdź, czy aktualizacja bazy przebiegła pomyślnie (brak komunikatów o błędach w Wapro Update).
• Jeśli problem nadal występuje, skontaktuj się z pomocą techniczną poprzez IHD.

• Błąd pojawia się, gdy próbujesz skonfigurować BL na bazie, która była wcześniej połączona z innym dzierżawcą (np. po skopiowaniu bazy, przeniesieniu firmy lub zmianie licencji).
• Skontaktuj się z pomocą techniczną Wapro przez IHD, podając NIP firmy i numer licencji – konieczne jest ręczne odwiązanie poprzedniego dzierżawcy po stronie serwera.

• Proces ten należy wykonać z udziałem pomocy technicznej. Nie zalecamy ręcznej ingerencji w bazę.
• Zgłoś sprawę przez IHD, wskazując, że chodzi o kopię bazy i potrzebę podpięcia nowego dzierżawcy.

• Status „oczekuje na rejestrację” oznacza, że certyfikat został wygenerowany w programie, ale jeszcze nie został zarejestrowany po stronie KSeF.
• Rejestracja certyfikatu odbywa się przez Czynności automatyczne – sprawdź, czy usługa jest uruchomiona (patrz pkt 10).
• Upewnij się co do statusu certyfikatu w portalu Businesslink portal w opcji Rejestr poświadczeń KSeF.
• Sprawdź, czy certyfikat widnieje w aplikacji Podatnika KSeF pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl.
• Jeśli certyfikat nie pojawia się po kilku godzinach mimo działających Czynności automatycznych, spróbuj usunąć certyfikat i wygenerować go ponownie.
• Upewnij się, że NIP firmy w programie jest wpisany bez kresek.

• Błąd wynika z nieaktualnej wersji bazy danych programu.
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji, a następnie przeprowadź aktualizację bazy danych przez Wapro Update.
• Po aktualizacji ponów próbę wysłania certyfikatu.
• Błąd oznacza, że prawdopodobnie poprawki WaproUpdate nie zostały wgrane w całości, np. wgrano skrypt na bazę danych, ale pliki aplikacji nie zostały podmienione.

• W programie Wapro ERP przejdź do menu Inne | Czynności automatyczne (w Fakturce: KSeF | Czynności automatyczne).
• Jeśli usługa nie istnieje, program zaproponuje jej utworzenie – to normalny etap konfiguracji. W tym celu kliknij przycisk Utwórz.
• Przy połączeniu z bazą SQL zaznacz Uwierzytelnienie Windows i kliknij opcję Połącz z serwerem. Jeśli mechanizm nie zadziała, wpisz login i hasło SQL ręcznie.
• Po uruchomieniu sprawdź, czy:
  • tryb uruchamiania to Automatyczny,
  • widoczny jest czas następnego uruchomienia (harmonogram). Jeśli lista harmonogramów jest pusta, kliknij przycisk Dodaj, ustaw co 17 minut i zapisz.
• Usługę należy uruchomić tylko raz, na komputerze z serwerem SQL (serwerze bazy danych).
• Pamiętaj, że API Businesslink jak również API KSeF posiadają limity udzielania odpowiedzi. Ustawienie zbyt krótkiego interwału będzie kończyło się błędem HTTP 429 Too many requests.

• Błąd oznacza, że baza danych nie została zaktualizowana do najnowszej wersji (kolumny zostały dodane w nowszej wersji schematu bazy).
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji, a następnie uruchom Wapro Update i przeprowadź aktualizację bazy.

Aby faktury były wysyłane do KSeF, muszą być spełnione wszystkie poniższe warunki:

• Usługa Businesslink jest skonfigurowana i aktywna.
• Certyfikat KSeF jest zarejestrowany i aktywny.
• Czynności automatyczne są uruchomione na serwerze.
• W kartotece kontrahenta zaznaczono opcję wysyłaj do KSeF (ważne – domyślnie może być niezaznaczone!).

Po zatwierdzeniu faktury w programie dokument trafia do bufora dokumentów z odpowiednim statusem. Czynności automatyczne pobierają dokumenty z bufora i wysyłają je do KSeF przez usługę Businesslink. Po wysyłce faktura otrzymuje numer KSeF widoczny w buforze i kartotece dokumentu.

• Sprawdź bufor dokumentów (Inne | Bufor dokumentów) – upewnij się, że nie ma komunikatów błędów przy dokumentach.
• Portal Businesslink pod adresem businesslinkportal.assecobs.pl – sprawdź, czy dokumenty dotarły do pośrednika.
• Jeśli dokumenty są w portalu BL, ale nie trafiają do KSeF, sprawdź certyfikat (może być nieaktywny lub anulowany).
• Jeśli problem dotyczy konkretnej faktury od dłuższego czasu (kilkadziesiąt minut), sprawdź logi błędów w buforze dokumentów.

• Błąd dotyczy nieprawidłowego kodu stawki VAT w fakturze walutowej wysyłanej do KSeF.
• Sprawdź, czy stawka VAT na pozycjach faktury jest poprawna i obsługiwana przez schemat FA KSeF.
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji – błędy generowania XML dla faktur walutowych były korygowane w kolejnych poprawkach.
• Jeśli po aktualizacji problem nadal występuje, zgłoś go poprzez IHD z dołączonym plikiem XML faktury.

• Jeśli faktura jest w KSeF, ale status w buforze jest nieprawidłowy, nie wysyłaj jej ponownie (może dojść do utworzenia duplikatu).
• Sprawdź, czy numer KSeF faktury jest widoczny w kartotece dokumentu handlowego.
• Jeśli status w programie nie zaktualizował się, odśwież bufor dokumentów lub poczekaj na następny cykl Czynności automatycznych.
• W przypadku rozbieżności, skontaktuj się z pomocą techniczną poprzez IHD.

• Problem z obsługą adresu dostawy w XML dla KSeF był korygowany w kolejnych wersjach programu.
• Zaktualizuj program do najnowszej wersji i ponów wysyłkę.
• Jeśli po aktualizacji problem nadal istnieje – zgłoś przez IHD.

• Obecnie w wersji 9.10.6 i starszych faktury przesyłane są tylko do bufora i użytkownik świadomie wysyła je do KSeF.
• Automatyczna wysyłka dokumentów zaplanowana jest na wersję 9.10.8, dostępną w połowie kwietnia 2026 r.

• Sprawdź, czy Czynności automatyczne są uruchomione – bez nich pobieranie nie działa.
• Sprawdź konfigurację BL – upewnij się, że tryb to Businesslink + KSeF (nie tylko Businesslink).
• Zweryfikuj, czy certyfikat jest aktywny – anulowany lub oczekujący certyfikat blokuje pobieranie.
• Sprawdź, czy NIP firmy w programie jest wpisany bez kresek – nieprawidłowy format NIP może blokować pobieranie.
• Portal Businesslink – sprawdź, czy dokumenty są widoczne po stronie pośrednika.
• Jeśli pojawia się błąd 21181 „Nieprawidłowe żądanie eksportu faktur”, oznacza to rozbieżność między identyfikatorem podmiotu (Subject1) a zalogowanym kontekstem (InternalId). Skontaktuj się przez IHD z pomocą techniczną.

• Tak, w konfiguracji Businesslink można ustawić, że program będzie tylko wysyłał faktury, bez automatycznego pobierania faktur zakupowych.
• Przejdź do ustawień Administrator | BusinessLink i odznacz opcję pobierania faktur kosztowych w sekcji parametry usługi, a następnie użyj opcji Wyślij zmiany do usługi.
• Pobieranie można wtedy wykonywać ręcznie bezpośrednio z aplikacji podatnika KSeF.

• W aktualnej wersji programu nie ma możliwości filtrowania pobierania faktur według dostawcy – pobierane są wszystkie faktury dla danego NIP-u. API KSeF nie posiada obecnie listy filtrów, np. listy NIP-ów, które mają być pobierane, a które nie. Twórcy KSeF założyli, że filtrowanie zasadności pobranego dokumentu dostępne jest w systemie ERP.
• Użytkownik może ręcznie usuwać niechciane faktury z bufora po ich pobraniu.

• Do wysłania – dokument czeka na wysyłkę przez Czynności automatyczne.
• T (oczekuje na przetworzenie w BL) – dokument dotarł do Businesslink i jest przetwarzany.
• W (wysłany) – dokument został przekazany do KSeF.
• Wysłany (zielony) – KSeF potwierdził przyjęcie, faktura ma nadany numer KSeF.
• Błąd – wysyłka nie powiodła się; szczegóły błędu są widoczne przy dokumencie.

Bufor dokumentów jest głównym miejscem kontroli statusu KSeF. Dostępny jest w menu Inne | Bufor dokumentów. Szczegóły o błędach widoczne są w zakładce Dziennik błędów importu.

Jeśli pojawia się błąd o niezgodności schematu XSD, oznacza to, że w dokumencie użyte są pola, które nie przeszły technicznej walidacji schematu XSD, czyli takiego technicznego kontraktu co faktura w formacie XML może zawierać. Szczegółowe informacje dostępne są w podglądzie załącznika. W tym celu należy przejść do zakładki Załączniki, na załączniku XML kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać opcję Walidacja załącznika.

• Mapowanie kontrahentów odbywa się w buforze dokumentów przy przenoszeniu faktur zakupowych do kartotek.
• Kliknij dokument w buforze i wybierz opcję mapuj kontrahenta – program zaproponuje pasującego kontrahenta z bazy na podstawie NIP-u.
• Jeśli kontrahent nie jest w bazie, dodaj go, a następnie ponów mapowanie.
• Jeśli pole wyboru magazynu jest puste – upewnij się, że użytkownik ma dostęp do co najmniej jednego magazynu.

• Pole Uwagi w Wapro Mag nie jest automatycznie mapowane do pola uwag w FA KSeF.
• Aby opis był widoczny w KSeF, należy skonfigurować profil pól dodatkowych KSeF:
  • Przejdź do ustawień KSeF i dodaj pole dodatkowe typu uwagi/opis.
  • Przypisz profil pól dodatkowych do kontrahenta (profil oznaczony jako Domyślny jest przypisywany automatycznie do nowych kontrahentów).
• Uwagi trafiają do sekcji DodatkowyOpis w pliku XML KSeF.
• Jeśli pole uwag zawiera więcej niż 256 znaków, zostanie skrócone lub odrzucone.

• Dane pojazdu (marka, model, nr rejestracyjny) należy wprowadzić za pomocą opcji pola dodatkowe KSeF dostępnej na formatce faktury.
• Skonfiguruj odpowiedni profil pól dodatkowych w ustawieniach KSeF i przypisz go do kontrahenta.
• Dane te trafią do odpowiedniej sekcji pliku FA XML i będą widoczne w KSeF.

• Automatyczne przenoszenie pól dodatkowych z ZO (zamówień od odbiorcy) na fakturę i dalej do KSeF zależy od konfiguracji mapowania pól.
• Skontaktuj się z pomocą techniczną przez IHD, aby uzyskać wsparcie w konfiguracji mapowania pól niestandardowych.

• Wizualizację faktury w formacie PDF można pobrać z bufora dokumentów. W tym celu kliknij dokument i wybierz opcję podglądu/eksportu do PDF.
• Faktura z kodem QR w PDF jest dostępna z poziomu bufora w opcji drukowania/eksportu.
• Alternatywnie fakturę PDF można pobrać z Portalu Businesslink (businesslinkportal.assecobs.pl).
• Wysyłka PDF do klienta e-mailem jest możliwa z poziomu bufora dokumentów, o ile w programie skonfigurowano wysyłkę poczty.

• Zaktualizuj program do najnowszej wersji (problemy z generowaniem QR były korygowane w poprawkach).
• Sprawdź, czy szablon wydruku faktury ma zaznaczoną opcję kodu QR.
• Jeśli problem dotyczy tylko jednego stanowiska, sprawdź uprawnienia użytkownika i zweryfikuj, czy na tym komputerze jest dostęp do internetu (kod QR zawiera dane KSeF, generowane po potwierdzeniu wysyłki).

• W kartotece kontrahenta wpisz odpowiedni identyfikator wewnętrzny KSeF (InternalId) w polu przeznaczonym do tego celu.
• Dla kontrahentów z jednym NIP-em, ale wieloma oddziałami (np. PSB, Politechnika Warszawska), ustaw właściwy identyfikator dla danego odbiorcy.
• Jeśli centrala i oddziały mają ten sam NIP, skontaktuj się przez IHD, aby uzyskać wsparcie w konfiguracji mapowania odbiorców.

• Uruchom Konfigurację WAPRO Update, wskaż i zaloguj się do serwera SQL, na którym zainstalowana jest baza Maga, zatwierdź i zapisz ustawienia.
• Uruchom aplikację WAPRO Update i ponów aktualizację.

• Sprawdź dokładną treść błędu – skopiuj komunikat i dołącz do zgłoszenia.
• Upewnij się, że masz pełne uprawnienia administratora zarówno do SQL Servera, jak i do systemu Windows.
• Sprawdź czy SQL Server ma odpowiednią wersję (minimalna: SQL Server 2016; rekomendowana: 2019 lub 2022).
• Skontaktuj się przez IHD i prześlij zrzut ekranu lub log błędu.

• Sprawdź datę wygaśnięcia licencji na koncie w sklepie WAPRO.
• Zrestartuj program – czasem komunikat pojawia się błędnie i znika po ponownym uruchomieniu.
• Jeśli licencja jest aktywna, a komunikat nadal się pojawia, skontaktuj się przez IHD, podając numer licencji i NIP firmy.

• Tak, taka funkcja jest dostępna w konfiguracji Businesslink – można skonfigurować powiadomienia e-mail do kontrahentów po wystawieniu faktury i jej przyjęciu przez KSeF.
• Warunkiem jest uzupełnienie adresu e-mail w kartotece kontrahenta oraz aktywowanie opcji powiadomień w ustawieniach BL.
• Pamiętaj, że treść powiadomienia musi być uzupełniona – pusty szablon może powodować błąd „błąd wysyłania powiadomień”.
• W wersji 9.10.8 pojawi się możliwość określenia czy powiadomienie e-mail ma być wysyłane czy nie – będzie to zrealizowane właśnie w oparciu o konfigurację wskazania adresu e-mail do wysyłki dokumentów w edycji kontrahenta.

• Faktury wystawiane dla kontrahentów spoza Polski (m.in. z prefiksem LT, DE itp.) nie podlegają obowiązkowi wysyłki do KSeF w standardowych przypadkach.
• Jeśli nabywcą jest podmiot zagraniczny nieposiadający polskiego NIP-u – faktura nie musi być wysłana do KSeF.
• Program automatycznie nie zapisuje faktury w buforze – aktualnie wymagana jest interakcja użytkownika.

• Problem jest analizowany przez zespół Wapro. Specyfikacja kaucji powinna trafiać do sekcji DodatkowyOpis, a nie jako pozycja faktury.
• Śledź aktualizacje programu – poprawka powinna być uwzględniona w kolejnych wersjach.
• Informację o planowanej poprawce możesz uzyskać przez IHD.

• KSeF jest uniwersalnym formatem elektronicznym XML, przyjmuje pewne sekcje obligatoryjnie, a pewne opcjonalnie.
• Użytkownik w programie, poprzez mechanizm Pola dodatkowe KSeF w sekcji Administrator, może wskazać własne pola z programu (np. uwagi, opis pozycji, numery serii) i zdecydować, czy chce je umieścić w pliku KSeF.
• Polega to na utworzeniu profilu i wskazaniu pól dodatkowych jakie mają znaleźć się w XML i z jakiego pola programu mają pobierać dane. Szczegółowe informacje dostępne są w instrukcji Pola dodatkowe KSeF.

• Transformata KSeF jest domyślnym podglądem wydruku.
• MF dostarczyło dwa różne elementy podglądu – jeden to standardowa transformata, a drugi to podgląd wydruku w aplikacji podatnika.
• Producenci ERP dostarczają wizualizację, bazując na tym co jest wg transformaty lub proponują własny estetyczny podgląd transformaty, ponieważ klienci często negują estetykę transformaty dostarczonej przez MF.
• Transformata KSeF nie podlega aktualnie edycji przez użytkownika tak jak standardowe raporty, gdzie użytkownik może włączać lub wyłączać poszczególne pola.

• Nie – obecnie MF wskazuje, że potwierdzenie transakcji wg wzoru jaki opublikowało jest dokumentem technicznym, który nie powinien zawierać elementów faktury, aby użytkownik nie wprowadzał do obrotu dokumentów, które mogą być potraktowane jako faktura.
• Potwierdzenie dokumentuje tylko fakt dokonania transakcji, a pozycje powinny być widoczne w momencie pobrania przez podatnika fakturę z KSeF.