Jak założyć firmę?

Założenie firmy jest procesem, który wymaga odpowiedniego planowania i organizacji. Program Wapro Mag to zaawansowane narzędzie, które umożliwia zarządzanie wieloma firmami z jednego komputera serwerowego. W danej chwili użytkownik może pracować tylko w jednej aktywnej firmie, co zapewnia skupienie na bieżących zadaniach bez rozpraszania uwagi. Firmy działające w ramach Wapro Mag zachowują pełną autonomię – posiadają unikalne dane takie jak właściciele, adresy, konta bankowe oraz numery identyfikacyjne. Dodatkowo, system pozwala na obsługę wielu magazynów, które są przypisane do konkretnej firmy, co wyklucza możliwość ich współdzielenia z innymi firmami. Informacje gromadzone w programie są kluczowe przy tworzeniu dokumentacji handlowej i finansowej, co ma istotne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa w kontekście wymogów urzędu skarbowego. Optymalizacja zarządzania firmą dzięki Wapro Mag to krok w stronę efektywności i sukcesu na rynku.

Założenie firmy w Wapro Mag możliwe jest zaraz po uruchomieniu programu. Po zalogowaniu program wymaga podania danych: nazwy firmy, numeru NIP, danych adresowych. Po uzupełnieniu wszystkich informacji, firma będzie wyświetlać się na liście w widoku System | Wybór firm.

Jak wybrać aktywną firmę?

informacja

Nie dotyczy programu Wapro Mag w wariancie START.

Wszystkie aplikacje Wapro ERP mogą korzystać ze wspólnej bazy danych o firmach. Z punktu widzenia aplikacji firma może mieć status:

• podłączonej - oznacza to, że dany program może obsługiwać tę firmę. Wówczas dostępne są również operacje poprawiania danych o firmie, kasowania firmy z listy oraz wyboru firmy (uczynienie firmy aktywną).
• odłączonej - w tym przypadku program nie ma dostępu do danych firmy. Aby móc wybrać taką firmę, należy użyć funkcji Podłącz (klawisze Ctrl+O). Jeżeli użytkownik zrezygnuje z obsługi firmy, można ją odłączyć - opcja Podłącz klawisze Ctrl+O.

Zarządzanie firmami możliwe jest w widoku System | Wybór firmy. Po wybraniu funkcji w menu prezentowana jest lista firm dostępnych w systemie Wapro ERP. W zależności od ustawienia opcji w polu Firmy, na liście wyświetlą się:

• firmy współpracujące z Wapro Mag, tzn. podłączone do Wapro Mag,
• firmy niewspółpracujące z Wapro Mag - firmy obsługiwane przez Wapro Fakir lub Wapro Kaper,
• wszystkie firmy.

O tym, które aplikacje Wapro ERP obsługują każdą z firm informuje czerwony znacznik postawiony w odpowiedniej kolumnie na prawo od nazwy firmy. Firma aktywna, tj. taka, w której aktualnie pracuje Wapro Mag wyróżniona jest czerwonym znacznikiem w pierwszej kolumnie listy.

W przypadku firmy niepodłączonej, dostępna jest tylko funkcja Podłącz. W przypadku firm podłączonych do Wapro Mag lista podlega edycji. Jeśli firma jest obsługiwana przez więcej niż jedną aplikację Wapro ERP, to podczas usuwania firmy (klawisz Delete) jest ona tylko logicznie usuwana z listy firm - pozostałe aplikacje nie tracą dostępu do potrzebnych danych. Dopiero gdy użytkownik usunie firmę nieobsługiwaną przez żaden inny program Wapro ERP, jej dane zostaną fizycznie skasowane z dysku.

Uwaga

W przypadku usunięcia firmy, kasowane są nie tylko dane o przedsiębiorstwie, ale również wszystkie informacje o magazynach należących do usuwanej firmy i związanych z nią kartotekach.

Jak dodać pozostałe firmy?

Jeżeli prowadzisz więcej niż jedną działalność gospodarczą, dodaj wszystkie swoje firmy do naszego systemu, aby ułatwić sobie codzienną organizację pracy. Wapro Mag umożliwia łatwe i szybkie wprowadzenie danych każdej firmy, co pozwoli Ci na efektywniejsze zarządzanie zasobami i czasem.

W tym celu przejdź do widoku System | Wybór firm i kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins), a następnie uzupełnij dane na zakładkach:

• Dane podstawowe - wpisz nazwę firmy, podaj jej pełną nazwę, uzupełnij numer NIP. Po kliknięciu przycisku Pobierz z GUS, dane firmy zostaną uzupełnione automatycznie.
• Płatnik VAT - zaznaczenie pola włącza mechanizm naliczania podatku przy zakupie i sprzedaży oraz mechanizmy kontroli poprawności wystawiania dokumentów handlowych (np. rejestracji faktur zakupu i emisji faktur VAT),
• Mały podatnik, Metoda kasowa – zaznaczenie tych pól oznacza, że firma jest małym podatnikiem rozliczającym VAT metodą kasową. Wpływa to bezpośrednio na tworzone dokumenty sprzedaży oraz deklaracje VAT. Zalecamy prawidłowe ustawienie tego pola przed wprowadzeniem pierwszych dokumentów VAT,
• VAT kwartalny – opcję powinni zaznaczyć podatnicy VAT, którzy rozliczają ten podatek kwartalnie.

Warto wiedzieć

Po kliknięciu pozycji Czynny podatnik, system sprawdzi, czy firma widnieje w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów.

• Adresy - kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins) i wypełnij dane adresowe. Obligatoryjnie musisz podać kod pocztowy i miejscowość. Po wprowadzeniu danych kliknij przycisk Zapisz (klawisz F10). Możesz wprowadzić kilka adresów i oznaczyć jeden jako domyślny. Wystarczy, że zaznaczysz go na liście i klikniesz przycisk Ustaw jako domyślny (klawisz F4).
• Inne/wydruki - zaprojektuj nagłówek firmowy. Będzie on drukowany m.in. na fakturach i rachunkach, dokumentach magazynowych czy ofertach cenowych. Jego treść nie zależy od danych prezentowanych na zakładce Dane podstawowe i może zawierać dane dla klienta, a nie dla urzędu skarbowego. Po wybraniu zakładki Inne otwiera się okno edytora, w którym można wpisać dowolny tekst. Nagłówek tekstowy może zostać również przypisany do magazynu w danych magazynu (Magazyn | Wybór magazynu) w połączeniu z parametrem firmy Nagłówki dokumentów. Pozwala to przypisać inne nagłówki dla oddziałów, które w strukturze firmy stanowią oddzielny magazyn. Istnieje również możliwość umieszczenia na dokumentach elementu graficznego - np. logo firmy. Logo powinno być zapisane w pliku w jednym z następujących formatów: BMP, GIF, WMF, JPEG lub ICO. Włączenie obrazu do drukowanych dokumentów wymaga podania pełnej ścieżki dostępu i nazwy pliku w polu Plik graficzny z nagłówkiem firmy (faktura). Przy pracy wielostanowiskowej w sieci należy zadbać o to, aby plik był dostępny dla wszystkich użytkowników sieci. Na fakturze grafika znajdzie się na górze strony.
• Urząd skarbowy - kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins) i wypełnij dane: podaj datę i wybierz urząd z folderu. Jeśli w wykazie urzędów nie znajdziesz odpowiedniego, możesz go dodać do listy wyboru. Możesz wprowadzić kilka urzędów i oznaczyć jeden jako domyślny. Wystarczy, że zaznaczysz go na liście i klikniesz przycisk Ustaw jako domyślny (klawisz F4).
• Konta księgowe - dodaj pule numerów kont księgowych dla kontrahentów.
• Akcyza/dane do deklaracji - kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins) i wypełnij dane osobowe. Wprowadzając dane osoby fizycznej, która prowadzi działalność związaną z obrotem wyrobów węglowych, istnieje możliwość drukowania tych informacji na dokumentach dostawy lub deklaracji AKC-WW, jeśli adres zamieszkania jest inny niż adres firmy. O tym, jakie dane drukowane są w dokumentach decyduje parametr dostępny w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Akcyza | Dane do deklaracji AKC-WW.
• NIP-y w krajach - kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins), a następnie wybierz skrót kraju z listy, wpisz numer NIP i określ daty obowiązywania. Wprowadzone dane zatwierdź przyciskiem Zapisz (klawisz F10).
• Grupa VAT - zaznacz, czy firma należy do grupy VAT i wybierz grupę z listy. Jeśli nie znajdziesz jej w bazie, możesz ją dodać.

Jak dodać rachunki bankowe firmy?

Funkcja Rachunki bankowe firmy uruchamiana jest za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+R. W rejestrze tym system przechowuje informacje o rachunkach bankowych firmy i rachunkach wykorzystywanych do prowadzenia rozliczeń z kontrahentami oraz z urzędem skarbowym. Listę urzędów można modyfikować - nie można skasować rachunku bankowego, dla którego wystawiono już jakieś dokumenty.

Aby wprowadzić rachunek należy wpisać dane w polach:

• Numer rachunku - składa się z międzynarodowego oznaczenia kodowego banku (cyfrowego identyfikatora) oraz numeru rachunku otwartego dla firmy (obie części oddzielone są myślnikiem). Pole identyfikatora cyfrowego banku jest kontrolowane przez kartotekę banków. W przypadku podania numeru banku, którego nie ma jeszcze w kartotece, program otworzy kartotekę, pozwalając na wybór jednego z istniejących banków lub dodanie nowego. Domyślny format numeracji kont dla całego programu powinien ustalić administrator w widoku Administrator | Konfiguracja firmy w parametrze Domyślne numery rachunków w formacie IBAN,
• Nazwa banku - nazwy banków przechowywane są w kartotece pomocniczej. W razie potrzeby kartotekę banków można na bieżąco uzupełniać,
• Waluta - w której prowadzony jest rachunek. Trzyliterowy kod należy wybrać z listy (przechowywany jest w kartotece pomocniczej).

Jak zarządzać numeracją kont księgowych kontrahentów?

Na zakładce Pula kont księgowych kontrahentów użytkownik może określić, od jakiego numeru powinna rozpocząć się numeracja kont księgowych kontrahentów oraz do jakiego numeru maksymalnie mają być nadawane numery. Użytkownik może również odczytać, jaki numer został nadany jako ostatni.