Jak wysyłać powiadomienia?

Automatyczne powiadomienia SMS i e-mail to skuteczny sposób informowania udziałowców oraz firm o naliczonych zobowiązaniach. Wysyłka wiadomości z programu Wapro Kaper jest szybka i wygodna, jednak wymaga spełnienia kilku warunków.

Aby wysyłać powiadomienia SMS z programu, należy:

• posiadać stosowne uprawnienia dostępu,
• zarejestrować bramkę SMS w systemie,
• uzupełnić numery telefonów w danych kontaktowych udziałowców.

Aby aktywować i wysyłać powiadomienia mailowe, konieczne jest:

• posiadanie stosownych uprawnień w programie,
• uzupełnienie adresów e-mail w danych udziałowców.

Jeśli nie zostały spełnione powyższe warunki, na listach powiadomień tekst komunikatu wyświetlany jest na czerwono. Ponadto obok nazwisk udziałowców nie pojawi się odpowiednio numer telefonu lub adres e-mail.

Dlaczego warto skonfigurować powiadomienia SMS i e-mail?

Regularna wysyłka automatycznych powiadomień pozwala:

• uniknąć opóźnień w płatnościach,
• poprawić komunikację z udziałowcami,
• zautomatyzować proces przypomnień o zobowiązaniach.

Prawidłowa konfiguracja powiadomień SMS i e-mail to klucz do efektywnej obsługi udziałowców oraz terminowego regulowania należności.

Jak wysyłać powiadomienia SMS?

Aby wysłać wiadomości z aplikacji Wapro Kaper należy przejść do widoku Korespondencja | Powiadomienia. Na ekranie wyświetli się okno zawierające listę zobowiązań udziałowców oraz ich firm. W kolejnym kroku należy przejść na zakładkę SMS.

Lista zawiera wszystkich udziałowców zdefiniowanych w aplikacji Wapro Kaper. Bezpośrednio pod nazwiskiem każdego udziałowca znajdują się grupy PIT, VAT i ZUS, a każda z nich zawiera listę dokumentów dotyczących danego udziałowca w danym okresie.

Kolumna o nazwie Dokument zawiera informacje o numerze lub typie danego dokumentu. Kolumna Kwota prezentuje wartość danego dokumentu. Może ona przybierać wartości ujemne, gdy z dokumentu wynika zapłata oraz dodatnie, gdy z dokumentu wynika nadpłata.

Kolumny o nazwie Wysłano, Status wiadomości i Status doręczenia informują o tym czy podjęto próbę wysłania informacji o danym dokumencie i jaki był skutek takiej próby. Kolumny te przechowują informacje o ostatniej próbie wysłania. Dane na temat poprzednich prób wysyłek nie są widoczne.

Aby wysłać wiadomości SMS z informacjami o dokumentach, należy wybrać właściwy okres, wskazując rok oraz miesiąc (u dołu formatki). Następnie należy z listy wybrać dokumenty, które mają zostać wysłane, zaznaczając pola po ich lewej stronie. Po wybraniu wszystkich danych, należy kliknąć opcję Wyślij.

Wysyłanie wiadomości odbywa się na numer telefonu komórkowego widniejący w aktualnym (ze względu na datę wysyłki) adresie do korespondencji odbiorcy.

Opcja Pobierz statusy aktualizuje dane w kolumnach Wysłano, Status wiadomości i Status doręczenia, tzn. pobiera informacje od operatora Infobip.

Opcja Stan konta pokazuje, jaki kredyt posiadamy na koncie Infobip.

Jak wysyłać powiadomienia e-mail?

Powiadomienia udziałowców za pośrednictwem poczty e-mail wysyłane są z programu analogicznie do powiadomień SMS. Aby wysłać wiadomości z aplikacji Wapro Kaper, należy wybrać w głównym menu Korespondencja | Powiadomienia. Otwarte zostanie okno zawierające listę zobowiązań udziałowców oraz ich firm. W kolejnym kroku należy przejść na zakładkę Mail.

Lista ta prezentuje wszystkich udziałowców zdefiniowanych w aplikacji Wapro Kaper. Bezpośrednio pod nazwiskiem każdego udziałowca znajdują się grupy PIT, VAT i ZUS, a każda z nich zawiera listę dokumentów dotyczących danego udziałowca w danym okresie.

Uwaga

Jeżeli do naliczonej deklaracji dołączony jest załącznik w module e-Dokumenty w postaci pliku PDF, zostanie on automatycznie dołączony do wysyłanego powiadomienia.

Aby wysłać wiadomości SMS z informacjami o dokumentach, należy wybrać właściwy okres, wskazując rok oraz miesiąc (u dołu formatki), a następnie wybrać z listy dokumenty, które powinny zostać wysłane, zaznaczając pola po ich lewej stronie. Aby wiadomość została przesłana, należy kliknąć przycisk Wyślij.