Zarządzanie giełdą rolno-spożywczą z rozwiązaniami Wapro ERP

Profil działalności

Firma „TARGPOL” Sp. z o.o. zajmuje się zarządzaniem towarową giełdą hurtową w Koszalinie, a w szczególności organizacją i sprzedażą powierzchni handlowych z rezerwacją miejsc na placu i w halach targowych dla sprzedających oraz obsługą ruchu kupujących.

Do prowadzenia ewidencji sprzedaży, kasy oraz rozrachunków Używana była dotychczas prosta aplikacja, pracująca pod MS DOS o skromnych możliwościach. Ewidencja rezerwacji miejsc handlowych prowadzona była za pomocą formularza w edytorze tekstowym. Ewidencja wjazdów nie była prowadzona wcale, zaś śledzenie ważności abonamentów wjazdowych możliwe było jedynie na podstawie notatek papierowych. Całą ewidencję sprzedaży prowadzono dotychczas przy pomocy przenośnych kas fiskalnych.

Cele wdrożenia

1. Usprawnienie typowych elementów ewidencji działalności:
a) automatyzacja fakturowania;
b) uszczelnienie kontroli kasy;
c) wprowadzenie pełnej ewidencji rozrachunków.

2. Ewidencja wszystkich zdarzeń, wynikającego z modelu biznesowego firmy za pomocą jednej aplikacji:
a) zaprowadzenie ewidencji wjazdów wszystkich pojazdów poprzez zastosowanie kart wjazdowych, przypisanych pojazdom;
b) wprowadzenie automatycznej kontroli ważności abonamentów wjazdowych;
c) automatyzacja rezerwacji miejsc handlowych wraz z możliwością śledzenia rezerwacji w czasie.

Opis wdrożenia

Realizacja specyficznych zadań wdrożeniowych, mieszczących się w zakresie funkcjonalności programu Wapro Mag Prestiż
Ewidencja wjazdów na targowisko na podstawie karty wjazdowej.
Klientom dokonującym zakupu na giełdzie wydawane są karty wjazdowe, oznaczone etykietą z kodem kreskowym, identyfikującym unikatową kartotekę opłaty wjazdowej. Karty przygotowywane są wcześniej w biurze firmy. Etykiety z kodem kreskowym drukowane są na drukarce etykiet bezpośrednio z programu Wapro Mag, a kod kreskowy generowany jest automatycznie.
Podczas wydawania karty (rejestracji pierwszego wjazdu) w polu dodatkowym pozycji paragonu kasjer wpisuje numer rejestracyjny.
Na podstawie załączonego raportu Crystal Reports w biurze firmy odczytywane są numery rejestracyjne, przypisane do wydanych kart wjazdowych. W miejsce uprzednio automatycznie wygenerowanego przez program Wapro Mag indeksu katalogowego wpisywany jest numer rejestracyjny.
Wjazd rejestrowany jest na paragon za pomocą odczytu etykiety czytnikiem kodów kreskowych. Każda rejestracja takiego wjazdu dokumentowana jest paragonem fiskalnym.
Dzięki temu rozwiązaniu usprawniono obsługę rejestracji opłat wjazdowych oraz uzyskano możliwość dokładnego ewidencjonowania wjazdów pojazdów klientów, kupujących na giełdzie.

Realizacja specyficznych zadań wdrożeniowych, wykraczających poza funkcjonalność programu Wapro Mag Prestiż
1. Obsługa miesięcznych abonamentów wjazdowych.
Stałym klientom, kupującym na giełdzie wydawane są karty abonamentowe, opłacane z góry i ważne przez okres jednego miesiąca. Podobnie jak karty wjazdowe, oznaczone są one etykietą z kodem kreskowym, identyfikującym unikatową kartotekę usługi. Analogicznie indeksem katalogowym jest numer rejestracyjny pojazdu.
Po przyjęciu opłaty abonamentowej oznaczana jest data ważności abonamentu. Do tego celu wykorzystano pole dodatkowe dla artykułu.
Kontrola ważności abonamentu dokonywana jest przez procedurę składowaną, uruchamianą automatycznie codziennie o północy na serwerze Microsoft SQL. Procedura blokuje kartoteki artykułów, dla których upłynął termin ważności.

2. Rezerwacja miejsc handlowych na placu giełdy.
W celu umożliwienia ewidencjonowania rezerwacji miejsc zdefiniowano własną tabelę, w której w powiązaniu z pozycją dokumentu magazynowego zapisywane są numer miejsca oraz daty, określające termin rezerwacji.
Do wprowadzenia tych wartości wykorzystano pola dodatkowe pozycji dokumentu magazynowego oznaczone jako obowiązkowe.
Za przepisanie danych z pól dodatkowych do tabeli rezerwacji miejsc, ich walidację oraz Użycie w kontekście właściwego dokumentu handlowego odpowiedzialne są utworzone specjalnie w tym celu triggery.
Zgodnie z modelem biznesowym firmy, wniesiona opłata za rezerwację miejsca obniża opłatę za wykorzystanie tego miejsca (opłatę handlową) w okresie objętym rezerwacją. Aby umożliwić stosowanie odpowiednich cenników, zastosowano grupy cenowe kontrahentów. Przypisanie kontrahenta do odpowiedniej grupy cenowej odbywa się automatycznie na podstawie dat ważności rezerwacji.
Za zmianę grupy cenowej dla kontrahenta odpowiada procedura składowana, uruchamiana automatycznie na serwerze Microsoft SQL codziennie o zaplanowanej godzinie.
Aby umożliwić szybki wybór kontrahenta podczas pobierania opłaty handlowej, zastosowano karty identyfikacyjne kontrahentów, oznaczone etykietą z kodem kreskowym, przywiązanym do kartoteki kontrahenta. Automatyczne generowanie kodów kreskowych dla kontrahentów realizowane jest przez dołączoną procedurę składowaną, uruchamianą jako operacja dodatkowa.

3. Obsługa faktur nieobrotowych.
W opisanym przypadku każda sprzedaż dokumentowana jest paragonem fiskalnym, także w przypadku sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Aby ujednolicić procedurę fakturowania przyjęto zasadę, że w programie Wapro Mag będą wystawiane tylko i wyłącznie faktury nieobrotowe.
Jednak podczas rozliczania rozrachunków konieczna była widoczność powiązań faktur nieobrotowych z paragonami (klient otrzymuje fakturę, a nie paragon). Do tego celu wykorzystano pole dodatkowe do rozrachunków, w które stosowny trigger automatycznie wpisuje numer faktury nieobrotowej. Kolejny trigger odpowiada za wpisanie numeru faktury nieobrotowej w polu tytułu płatności dokumentu finansowego.

4. Specyficzne raporty dla biura rachunkowego.
Księgowość firmy obsługiwana jest przez biuro rachunkowe, posługujące się niezależną aplikacją finansowo-księgową.
W związku z tym zaistniała konieczność precyzyjnego raportowania z programu Wapro Mag w postaci wydruków rejestrów sprzedaży, raportów kasowych itd.
Aby umożliwić uzgadnianie rozrachunków, do programu Wapro Mag dołączono raport Crystal Reports, zawierający zestawienie dokumentów handlowych, generujących rozrachunki, nie rozliczone przez kasę w momencie ich wystawienia.

Obiekty dodane do bazy danych programu Wapro Mag
Aby rozszerzyć funkcjonalność programu Wapro Mag w stopniu umożliwiającym obsługę modelu biznesowego firmy, konieczne było zdefiniowanie dodatkowych obiektów, które zostały dodane do bazy programu Wapro Mag:
• własne tabele – 1;
• widoki (views) – 6;
• procedury składowane – 3;
• triggery – 4;
• raporty Crystal Reports – 7.

Urządzenia zewnętrzne, zastosowane w realizacji wdrożenia
Do programu Wapro Mag podłączono urządzenia zewnętrzne, usprawniające obsługę programu Wapro Mag oraz identyfikację klientów oraz zdarzeń z nimi związanych:
• drukarki fiskalne;
• czytniki kodów kreskowych;
• drukarkę etykiet;
• klawiaturę programowalną dla stanowiska kasowego.

Partner wdrażający: HELPER