Wdrożenie oprogramowania Wapro ERP w ZPCHR - firmie SPA-MET

Profil działalności

Przedsiębiorstwo Wielobranżowe SPA-MET spółka jawna zostało założone w 1997 roku. Spółka posiada status Zakładu Pracy Chronionej. Firma zatrudnia około 50 osób. SPA-MET s.j. prowadzi działalność w zakresie:

• Remontów maszyn i urządzeń górniczych,
• Produkcji i handlu specjalistycznymi urządzeniami dla górnictwa,
• Handlu wyrobami hutniczymi,
• Wykonawstwa, dostarczanie i montaż konstrukcji stalowych,
• Handlu materiałami budowlanymi i chemicznymi,
• Handlu materiałami spawalniczymi oraz odzieży ochronnej.

Dlaczego Wapro ERP?

Dotychczasowe oprogramowanie przysparzało wiele dodatkowej pracy użytkownikom. Wystawienie podstawowych dokumentów takich jak Faktura VAT, WZ, Zlecenie Produkcyjne wymagało od użytkownika wielu operacji w systemie w efekcie czego czas na wystawienie dokumentów był znaczący i utrudniał codzienną obsługę klientów. Ponadto dotychczasowy system według opinii użytkowników był bardzo skomplikowany, co wymagało ciągłego wsparcia ze strony firmy dokonującej wdrożenia. Nie bez znaczenia był również duży koszy corocznych aktualizacji, oraz konieczność zlecania nawet drobnych zmian konfiguracyjnych wyspecjalizowanej zewnętrznej firmie wdrożeniowej.

Podstawowe problemy z dotychczasowym oprogramowaniem:

• Brak informacji o aktualnej sytuacji ekonomicznej i handlowej całej firmy. Aż do całkowitego rozliczenia miesiąca były tylko szacowane z bardzo dużym marginesem błędu.
• Bardzo długi obieg dokumentów, większość dokumentacji związanej z obsługą klienta była tworzona ręczne w arkuszu kalkulacyjnym (oferta, potwierdzenie zamówienia, awizacja dostaw),
• Aktualizacja cenników dystrybucyjnych była z uwagi na ilość pozycji wprowadzana przez około 3-4 dni,
• Brak możliwości eksportu danych z systemów w formatach wymaganych przez firmy współpracujące,
• Serwis oprogramowania i jego aktualizacja związana była z ponoszeniem znacznych kosztów finansowych,
• Duże skomplikowanie systemu i trudności z przeszkoleniem nowych pracowników,
• System rozliczania pracowników ze względu na konieczność wprowadzania ręcznie danych o przepracowanych godzinach skutkował koniecznością zatrudnienia wielu osób w dziale kadrowo-płacowym.

Opis wdrożenia

W firmie SPA-MET wdrożono systemy:

– Windows Server 2008 – jako platformę obsługi sieci i kontroli uprawnień (Active Direktory),
– Windows Server 2008 – jako serwer plików, oraz serwer zdalnego dostępu dla usług terminalowych,
– Windows Server 2008 wraz z serwerem SQL 2008 – jako serwer bazodanowy,
– Wapro Mag Windows PRESTIŻ – jako dedykowany system do obsługi gospodarki magazynowej, działu sprzedaży, logistyki dostaw,
– Wapro Fakir – jako system finansowo- księgowy,
– Wapro Gang – jako system kadrowo płacowy,
– Wapro Best – jako system ewidencji środków trwałych,
– Elektronicznej ewidencji czasu pracy.
Całość oprogramowania Wapro ERP została zintegrowana w jeden całościowy system zarządzania przedsiębiorstwem. Oprogramowanie wraz z platformą systemową Microsoft Windows Server oraz Microsoft SQL Server zostały wdrożone na serwerach firmy HP.

Cały proces wdrożenia podzielony był na kilka etapów, tak by nie zakłócać realizacji podstawowych procesów biznesowych naszego klienta. Dla maksymalnego dopasowania oprogramowania Wapro ERP opracowano także raporty uwzględniające specjalnie oprogramowane funkcje i pola dodatkowe. Dla potrzeb kontrolingu i analiz uruchomiono moduł Microsoft Reporting Services – umożliwiający bardzo zaawansowane analizy i raportowanie automatycznie rozsyłane drogą e-mail.

Wszystkie prace wdrożeniowe w tym szkolenie personelu klienta wraz z migracją danych (asortyment, rozrachunki, plan kont, dane pracownicze, kontrahenci) udało się przeprowadzić w ciągu 2 miesięcy.

Dokonano integracji z zewnętrznymi dostawcami w obrębie dokumentów elektronicznych takich jak:

– ECOD – zamówienie, faktura VAT,
– Import cenników od producentów.

Korzyści

• uproszczenie procesu wystawiania dokumentów
• znaczące obniżenie kosztów utrzymania i aktualizacji oprogramowania
• łatwy dostęp do analiz biznesowych za bieżący okres
• pełna migracja danych wraz z ich uporządkowaniem
• wdrożenie identyfikacji towarów poprzez kody kreskowe
• usprawnienie ewidencji czasu pracy

Partner wdrażający: X-COM