Wdrożenie Wapro ERP u hiszpańskiego dystrybutora farb i lakierów

Profil działalności

BARPIMO Polska zajmuje się dystrybucją farb i lakierów wykorzystywanych w przemyśle meblowym, farb do metali oraz farb stosowanych w budownictwie i dekoracji. Spółka jest przedstawicielem hiszpańskiej firmy o tej samej nazwie, która posiada swoje fabryki również w Meksyku i Chile. Jako przedstawiciel na Europę środkowo-wschodnią jest odpowiedzialna za dystrybucję, marketing i sprzedaż produktów grupy w tej części świata. Centrum logistyczne spółki znajduje się w Grodzisku Mazowieckim pod Warszawą. Oprócz powierzchni magazynowych na miejscu znajduje się laboratorium i nowoczesna linia lakiernicza, służące doborowi odcieni i symulowaniu procesów produkcyjnych powłok lakierniczych, zgodnie z zapotrzebowaniem klientów. Odbiorcami produktów spółki są głównie firmy produkcyjne z branży meblarskiej. Proces dystrybucji i sprzedaży realizowany jest przez zespół wykwalifikowanych handlowców.

Dlaczego Wapro ERP?

Aby sprawnie zarządzać tak złożoną organizacją spółka potrzebowała zintegrowanego, a jednocześnie elastycznego systemu informatycznego – systemu otwartego, który pozwala na łatwą integrację z otoczeniem specjalistycznych aplikacji oraz dostarcza zaawansowanych rozwiązań analitycznych wspomagających podejmowanie decyzji. System zarządzania Wapro ERP okazał się doskonałą odpowiedzią na powyższe potrzeby, oferując jednocześnie relatywnie niskie koszty nabycia i utrzymania systemu.

Opis wdrożenia

W warstwie operacyjnego zarządzania firmą wdrożono komplet modułów funkcjonalnych z oferty Wapro ERP. Z aplikacji korzysta na bieżąco kilkunastu pracowników z różnych działów. Skalowalną platforma bazodanowa Microsoft SQL Server zapewnia odpowiednią wydajność przetwarzania oraz wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Spółka korzysta stabilnie z tego rozwiązania już od 2005 roku.

Rdzeniem systemu jest moduł obsługi magazynów i sprzedaży (Wapro Mag PRESTIŻ), odpowiedzialny za kompletną obsługę obszaru logistycznego firmy – począwszy od przyjmowania zamówień od klientów, poprzez planowanie i przyjmowanie dostaw zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem, a skończywszy na sprzedaży i spedycji towaru. Planowanie dostaw i generowanie stosownych zamówień do producenta wspomagane jest przez zewnętrzny moduł analityczny. Tak przygotowane zamówienia są następnie wysyłane w formie elektronicznej do fabryki w Hiszpanii.

Uzupełnieniem systemu logistycznego jest „Mistral” – internetowy moduł B2B zintegrowany z bazą danych Wapro ERP. Umożliwia on klientom oraz handlowcom firmy składanie zamówień przez Internet 24g./dobę. Natychmiast po wysłaniu zamówienia trafiają do rejestru zamówień w systemie sprzedaży.

Nie mniej ważnym elementem jest system finansowo-księgowy (Wapro Fakir PRESTIŻ), zintegrowany z modułem sprzedaży w zakresie rozrachunków oraz importu dokumentów. Wykorzystanie dodatkowej aplikacji Wapro Analizy pozwala na prowadzenie zaawansowanych analiz finansowych w różnych przekrojach, miedzy innymi analizę kosztów i przychodów wg. ich miejsc powstawania. Uzupełnieniem systemu księgowego jest moduł ewidencji i amortyzacji środków trwałych (Wapro Best BIZNES) oraz moduł kadrowo-płacowy (Wapro Gang BIZNES).

Oprócz standardowych produktów Wapro ERP firma BiznesSoft.pl dostarczyła autorskie rozwiązania analityczne klasy Bussines Intelligence, zrealizowane w technologii OLAP (ang. online analitycal processing), wspierające zarządzanie operacyjne i strategiczne różnymi obszarami działalności firmy:

• moduł analizy rotacji i planowania dostaw na podstawie prognozy popytu
• wielowymiarowa analiza sprzedaży, planowanie i rozliczanie pracy handlowców
• wielowymiarowa analiza należności i zobowiązań
• analizy finansowe spółki dla Zarządu (bilans, rachunek wyników oraz budżetowanie z możliwością przekrojowych porównań z kilku lat)

Interfejsem raportów jest tabela przestawna Excel, pozwalająca użytkownikowi swobodnie zmieniać wymiary i perspektywy analizy oraz tworzyć raporty „ad hoc”. Dane analityczne pobierane są z bezpośrednio z bazy danych systemu Wapro ERP, podczas odświeżania raportu.

Korzyści

Zastosowane rozwiązania w połączeniu z profesjonalnym wdrożeniem przynoszą spółce wymierne korzyści biznesowe. Możliwości funkcjonalne oraz wydajność systemu sprzedaży zapewniają sprawną obsługę dużej ilości zamówień od klientów oraz spedycję towaru, bez zbędnych opóźnień i pomyłek. Wdrożenie modułu B2B pozwoliło domknąć łańcuch logistyczny między klientem spółki a dostawcą w Hiszpanii oraz zminimalizować koszty obsługi klienta.

Dedykowany moduł planowania dostaw pozwala na systematyczną kontrolę zapasów magazynowych, zmniejszając przy tym istotnie czas poświęcany na proces planowania dostaw oraz minimalizując ryzyko związane z utratą możliwości sprzedaży (brak towaru) lub kosztami nadmiernych zapasów.

Z kolei sprawny system raportowania oparty o technologię OLAP dostarcza bieżących informacji na temat wielkości sprzedaży oraz stanu należności osobom zarządzającym sprzedażą. Pozwala śledzić trendy sprzedaży poszczególnych produktów oraz grup towarowych z podziałem na segmenty rynku, kanały dystrybucyjne, handlowców czy regiony geograficzne. Dzięki nowoczesnemu systemowi raportowania firma szybciej reaguje na zamiany zachodzące na rynku oraz minimalizuje ryzyko związane z podejmowaniem decyzji.

Zintegrowany moduł finansowo-księgowy ma obecnie strategiczne znaczenie dla Zarządu Spółki, ze względu na wdrożony kontroling kosztów. Przed wdrożeniem kontrolingu wnikliwa analiza kosztów była mocno utrudniona, ze względu na pracochłonność zbierania tak szczegółowych danych. Obecnie dostęp do niezbędnych analiz jest praktycznie natychmiastowy, co pozwala na bieżąco kontrolować stan finansów firmy.

Partner wdrażający: BIZNESSOFT