Jak edytować dane zestawienia?

Warto wiedzieć

Nie dotyczy programu Wapro Mag w wariancie Start.

Jeśli użytkownik nie jest w pełni zadowolony z raportu utworzonego w kreatorze zestawień Wapro Mag, może poddać go modyfikacji posługując się zaawansowanym edytorem raportów. Dostęp do edytora odbywa się za pośrednictwem ikony przedstawiającej raport z różczką, tuż obok klawisza Ctrl+K w oknie funkcji Stany i obroty magazynowe, w menu Raporty bądź też za pośrednictwem funkcji Administrator | Definicje | Raporty.

Po uruchomieniu edytora wyświetlane jest okno definiowania raportu. Okno podzielone jest na trzy części.

• Lista pól znajduje się u góry z lewej strony ekranu. W tym miejscu użytkownik wybiera nazwy kolumn, które znajdą się w raporcie.
• Na prawo od listy pól znajduje się szereg zakładek, służących do ustalenia opcji filtrowania list i kartotek, które będą przetwarzane w raporcie.
• Poniżej zamieszczono okno podglądu aktualnie tworzonego raportu. Pozwala to na bieżąco ocenić postęp pracy i wygodnie nanosić poprawki. Systematyczne omówienie poszczególnych części edytora zamieszczono w kolejnych rozdziałach.

Jak zdefiniować treść kolumn na zestawieniu?

Tworzenie nowego raportu należy rozpocząć od wybrania listy pól (czyli treści kolumn). Po naciśnięciu klawisza ekranowego Wybór pól otwiera się okno zatytułowane Edycja pól. Z lewej strony prezentowana list lista pól wybranych przez użytkownika, z prawej zaś lista wszystkich pól dostępnych w programie. Dla łatwiejszego rozeznania lista ta jest podzielona według kartotek, z którymi związane są pola. W raporcie można korzystać z pól pobranych z następujących kartotek i rejestrów:

• kartoteki artykułów (a w niej następujące pola: Nazwa artykułu, Indeks katalogowy, Indeks handlowy, Cena zakupu netto, Cena zakupu brutto, Cena sprzedaży…),
• kartoteki kategorii asortymentowych,
• kartoteki kontrahentów,
• listy magazynów,
• rejestru dokumentów magazynowych,
• rejestru dokumentów handlowych,
• listy pól na dokumencie.

Po wybraniu właściwej kartoteki należy wskazać na liście interesujące nas pole i przenieść je na listę pól wybranych przez użytkownika za pomocą klawisza ekranowego <. W razie pomyłki niepotrzebne pole wycofać można klawiszem >. Jeżeli chcemy w raporcie skorzystać ze wszystkich pól danej kartoteki, naciskamy klawisz <<< - Przenieś wszystko. Analogicznie, klawisz >>> usuwa z listy wyboru wszystkie pola. W zestawieniu można oczywiście łączyć ze sobą pola z różnych kartotek.

Po skompletowaniu listy pól do raportu można zmienić ich kolejność w raporcie, przemieszczając je na liście klawiszami ekranowymi strzałek skierowanych w górę i dół. Kolejność pól na liście (z góry na dół) odpowiada kolejności kolumn w raporcie (od lewej do prawej). Gotową listę zatwierdzić należy klawiszem F10.

Drugim etapem powinno być skonfigurowanie pól w raporcie. Służy do tego okno otwierane klawiszem Konfiguracja pola. W oknie tym można wykonać następujące czynności:

• Zmienić nazwę pola w raporcie, czyli dać inny tytuł kolumny.
• Określić długość pola w znakach oraz skorygować tzw. maskę pola - maska służy do kontroli poprawności danych, np. nie dopuszcza do wyświetlania tekstu w polu liczbowym (numerycznym).
• Zdecydować, czy wartości w obrębie danego pola mają być sortowane. Do wyboru są trzy opcje:
  • Brak sortowania,
  • Rosnąco (a w przypadku pól tekstowych alfabetycznie od A do Z),
  • Malejąco (pola tekstowe od Z do A).
• Wybrać warunek filtrowania - pole zostanie wypełnione automatycznie po wypełnieniu zakładek z opcjami filtrów (opis dalej).
• Włączyć opcję sumowania pól w raporcie - w przypadku pól numerycznych.

Konfigurację pola zatwierdzamy standardowo klawiszem F10.

Na prawo od klawisza ekranowego Konfiguracja pola powielono klawisze szybkiego dostępu do często używanych funkcji. Tak więc można w tym miejscu:

• wywołać bezpośrednio funkcję sortowania w porządku rosnącym i malejącym - klawiszami A>Z i Z>A,
• włączyć opcję sumowania pól numerycznych w zestawieniu - klawisz Sigma,
• zmienić kolejność pól na liście — klawiszami strzałek skierowanych w górę i w dół.

Po przygotowaniu listy pól w raporcie przystępujemy do ustalenia pozostałych opcji raportu. Służą do tego funkcje filtrowania znajdujące się w zakładkach na prawo od listy pól.

Jak filtrować dane?

Zakładka Filtrowanie

Przez zaznaczenie odpowiednich opcji decydujemy, czy w tworzonym raporcie zostaną uwzględnione:

• Pozycje z bieżącego magazynu,
• Pozycje z bieżącego magazynu, z dodatkowym ograniczeniem tylko do pozycji zaznaczonych (operacje grupowe), bądź pokazywanych (tj. z uwzględnieniem filtru nałożonego na listę asortymentową w kartotece artykułów).

Rodzaj artykułów obecnych w raporcie - można wybrać dowolny zestaw spośród:

• Towary,
• Usługi,
• Produkty,
• Materiały,
• Opakowania.

Kolejny zestaw filtrów dotyczy dokumentów przetwarzanych w raporcie. Do wyboru są:

• Dokumenty przychodowe i rozchodowe, Tylko przychodowe, Tylko rozchodowe,
• Dokumenty pierwotne i korygujące, Tylko dokumenty pierwotne, Tylko korekty,
• Dokumenty magazynowe i handlowe, Tylko dokumenty handlowe, Z pominięciem dokumentów handlowych.

Przez zaznaczenie stosownej opcji można spowodować pominięcie w raporcie tych artykułów, które nie występują w żadnym z dokumentów (czyli artykułów, dla których nie było obrotów).

W zakładce Filtrowanie decydujemy, czy raport ma obejmować wszystkie dokumenty, czy tylko obroty wybranych kontrahentów. Po wybraniu funkcji Wybierz kontrahentów nazwy firm zaznacza się w wyświetlonej kartotece (operacje grupowe).

Jak pogrupowanć dane na zestawieniu?

Zebrane tu opcje służą do organizowania wydruku raportu w bardziej czytelnej postaci, przez pogrupowanie pozycji zestawienia według wybranych kryteriów. Lista pozycji raportu może być podzielona na części ze względu na:

• Magazyn - dodatkowo można zadysponować, aby wydruk raportu w każdym kolejnym magazynie zaczynał się od nowej strony, oraz aby magazyny były numerowane.
• Kategorię asortymentową - zestaw opcji dodatkowych jest analogiczny, jak w przypadku poprzednim.
• Artykuł - opcjonalny licznik pozycji może być zerowany przy zmianie kategorii asortymentowej, lub przy przejściu do nowego artykułu. Ten drugi wariant ma sens, np. gdy sporządzamy zestawienie ruchów magazynowych dla poszczególnych artykułów. Wówczas dla każdego artykułu będą drukowane kolejne przychody i rozchody (dokumenty magazynowe), z możliwością ich ponumerowania.

Jak utworzyć raport?

Zakładka Raport zawiera następujące opcje:

• Tytuł raportu - aby tworzony raport można było zapamiętać w systemie i korzystać z niego w przyszłości, należy nadać mu indywidualną nazwę, np. "Obroty dla kategorii asortymentowych".
• Rodzaj raportu - najczęściej zestawienie kierowane jest na drukarkę, z możliwością uprzedniego podejrzenia na ekranie (opcja Raport). W razie potrzeby raport może być zapisywany na dysku komputera w formacie arkusza kalkulacyjnego Excel lub jako zwykły plik tekstowy ASCII. Służą do tego opcje: Eksport do programu Excel oraz Eksport do pliku tekstowego.
• Styl raportu - styl tablicowy to standardowa tabelka z kolumnami oddzielonymi pionową kreską. Ten rodzaj raportu dobrze drukuje się na szybkich drukarkach o małej rozdzielczości. Styl klasyczny jest bardziej elegancki, lecz wymaga drukarki umożliwiającej drukowanie w kontrze i bardziej nadaje się do drukarek laserowych i atramentowych.
• Rozmiar nagłówka - jeśli nazwy pól (kolumn) w tabeli są zbyt długie, należy skorzystać z wariantu ich drukowania w dwu wierszach.
• Opisy nagłówka i podsumowania raportu - w dodatkowym oknie można wpisać dowolny tekst, który umieszczony będzie bezpośrednio przed (nagłówek) i bezpośrednio pod raportem (podsumowanie raportu).

Jak dodać dane na karcie Inne?

Zebrano tu opcje istotne dla użytkowników, którzy korzystają z funkcji nazw, indeksów i cen indywidualnych. Po zaznaczeniu stosownej opcji można wybrać interesującego nas kontrahenta z prezentowanej listy.

W przypadku umieszczania w raporcie ceny sprzedaży, analogiczny mechanizm wyboru z listy służy do określenia rubryki cenowej.

Jak przeglądać zestawienie?

Przy bardzo dużej bazie danych przetwarzanie raportu może być czasochłonne. Po zaznaczeniu opcji Ograniczać podgląd do wybranej liczby rekordów można spowodować, by wzór raportu wyświetlany w oknie poniżej ograniczał się tylko do kilku lub kilkunastu wierszy (rekordów). Oczywiście ograniczenie to nie będzie dotyczyło prawdziwego raportu.

• Podgląd raportu - poniżej okna wyboru pól i zakładek definiujących warianty raportu znajduje się okno uproszczonego podglądu raportu, tzw. wynik zapytania SQL. Wyświetlane są tu pozycje pasujące do aktualnej definicje raportu, lecz bez ostatecznego formatowania, np. bez tytułu raportu, bez nagłówka itp.

Działanie edytora zestawień polega na tworzeniu na podstawie opcji wybranych przez użytkownika tzw. zapytania SQL. SQL jest specjalistycznym językiem obsługi baz danych. Edytor uwalnia zatem użytkownika od konieczności nauczenia się SQL, gdyż przekłada polecenie z formy powszechnie zrozumiałej (np. "wyświetl nazwy wszystkich artykułów z bieżącego magazynu wraz z ich cenami sprzedaży, nazwy uporządkuj alfabetycznie i ponumeruj") na język dostępu do bazy danych, znany zazwyczaj tylko programistom.

Na dole ekranu znajduje się linia klawiszy funkcyjnych, obsługujących okno wyniku zapytania SQL. Klawisz ekranowy Wynik na pełny ekran działa jak przełącznik i powoduje wyświetlenie wyniku zapytania na całej powierzchni ekranu; kolejne jego użycie przywraca poprzedni wygląd. Przy dużej bazie danych opracowywanie wyniku zapytania może być czasochłonne, dlatego aktualizacja okna wyników nie przebiega automatycznie, lecz wymuszane jest przez użytkownika klawiszem F5 - Odśwież. Programiści mogą zapoznać się z treścią zapytania w SQL naciskając klawisz Podgląd SQL, zapytanie wyświetlane jest w nowym oknie.

Gdy wszystkie opcje raportu wydają się być ustalone, można skorzystać z funkcji Generuj raport, która wyświetla okno podglądu raportu w takiej postaci, jaka zostanie przeniesiona na papier (czyli takiej, jaką uzyskuje się naciskając F9 przed wydrukiem). Gotowy wzorzec raportu należy zapisać na dysku w celu późniejszego wykorzystania, naciskając Zatwierdź. Natomiast klawisz Rezygnuj zamyka okno edytora zestawień bez zapisu (utrata raportu).

Jak zarządzać raportami?

Po zapisaniu raportu na dysku (zob. wyżej) trafia on na listę raportów dostępnych pod klawiszem Ctrl+D. Od standardowych wzorców zestawień raporty użytkownika wyróżnia ikona przedstawiająca sześciokątne logo Wapro Mag.

Do zarządzania raportami użytkownika służy funkcja Administrator | Definicje | Raporty. W tym miejscu można kasować zbędne definicje raportów klawiszem Delete, poprawić istniejące klawiszem F2, a także tworzyć nowe raporty standardowym klawiszem Insert.