Jak edytować dane zestawienia?

Warto wiedzieć

Nie dotyczy programu Wapro Mag w wariancie START.

Jeśli użytkownik nie jest w pełni zadowolony z raportu utworzonego za pomocą kreatora zestawień, może poddać go modyfikacji, posługując się zaawansowanym edytorem raportów.

Aby uruchomić edytor, należy przejść do widoku Raporty | Stany i obroty magazynowe i kliknąć ikonę . Korzystanie z edytora zestawień możliwe jest także po wybraniu w menu funkcji Administrator | Definicje | Raporty.

Po uruchomieniu edytora wyświetlane jest okno definiowania raportu. Okno podzielone jest na części:

• lista pól - po kliknięciu przycisku Wybór pól użytkownik może wybrać nazwy kolumn, które znajdą się w raporcie,
• zakładki - służą do ustalenia opcji filtrowania list i kartotek, które będą przetwarzane w raporcie,
• okno podglądu aktualnie tworzonego raportu - pozwala na bieżąco ocenić postęp pracy i wygodnie nanosić poprawki.

Jak zdefiniować treść kolumn na zestawieniu?

Tworzenie nowego raportu należy rozpocząć od określenia listy pól (czyli treści kolumn). Po kliknięciu przycisku Wybór pól otworzy się okno Edycja pól. Z lewej strony prezentowana jest lista wszystkich pól dostępnych w programie, z prawej zaś lista pól wybranych przez użytkownika. Lista ta jest podzielona na kartoteki, z którymi związane są pola. W raporcie można korzystać z pól pobranych z kartotek i rejestrów:

• kartoteka artykułów (a w niej pola: Nazwa artykułu, Indeks katalogowy, Indeks handlowy, Cena zakupu netto, Cena zakupu brutto, Cena sprzedaży…),
• kartoteka kategorii asortymentowych,
• kartoteka kontrahentów,
• lista magazynów,
• rejestr dokumentów magazynowych,
• rejestr dokumentów handlowych,
• lista pól na dokumencie.

Po wybraniu właściwej kartoteki należy wskazać na liście pole i przenieść je na listę pól wybranych przez użytkownika za pomocą klawisza ekranowego >. W razie pomyłki niepotrzebne pole wycofać można klawiszem <. Jeżeli chcemy w raporcie skorzystać ze wszystkich pól danej kartoteki, naciskamy klawisz <<< - Przenieś wszystko. Analogicznie, klawisz >>> usuwa z listy wyboru wszystkie pola. W zestawieniu można łączyć ze sobą pola z różnych kartotek.

Po skompletowaniu listy pól można zmienić ich kolejność w raporcie, przemieszczając je na liście klawiszami ekranowymi strzałek skierowanych w górę i dół. Kolejność pól na liście (z góry na dół) odpowiada kolejności kolumn w raporcie (od lewej do prawej). Gotową listę należy zatwierdzić, klikając przycisk Zatwierdź (klawisz F10).

Kolejnym krokiem jest skonfigurowanie pól w raporcie. W tym celu należy kliknąć przycisk Konfiguracja pola. W wyświetlonym oknie można:

• zmodyfikować nazwę pola w raporcie, czyli dać inny tytuł kolumny,
• określić długość pola w znakach oraz skorygować tzw. maskę pola - maska służy do kontroli poprawności danych, np. nie dopuszcza do wyświetlania tekstu w polu liczbowym (numerycznym),
• zdecydować, czy wartości w obrębie danego pola mają być sortowane. Do wyboru są trzy opcje:
  • Brak sortowania,
  • Rosnąco - w przypadku pól tekstowych alfabetycznie od A do Z,
  • Malejąco - pola tekstowe od Z do A.
• wybrać warunek filtrowania - pole zostanie wypełnione automatycznie po wypełnieniu zakładek z opcjami filtrów,
• włączyć opcję sumowania pól w raporcie - w przypadku pól numerycznych.

Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć przycisk Zatwierdź (klawisz F10).

Po prawej stronie pozycji Konfiguracja pola widoczne klawisze szybkiego dostępu do często używanych funkcji. Użytkownik ma możliwość:

• sortowania w porządku rosnącym i malejącym - ikony i ,
• włączenia opcji sumowania pól numerycznych w zestawieniu - ikona ,
• zmiany kolejności pól na liście — ikony i .

Po przygotowaniu listy pól w raporcie, należy ustalić pozostałe opcje raportu. Służą do tego funkcje filtrowania znajdujące się w zakładkach na prawo od listy pól.

Jak filtrować dane?

Filtrowanie danych możliwe jest w widoku Raporty | Stany i obroty magazynowe, na zakładkach Filtrowanie i Filtrowanie cd. Aby uwzględnić w raporcie wybrane dane, należy zaznaczyć które artykuły powinny znaleźć się na wydruku:

• pozycje z bieżącego magazynu,
• pozycje z bieżącego magazynu, z dodatkowym ograniczeniem tylko do pozycji zaznaczonych (operacje grupowe), bądź pokazywanych (tj. z uwzględnieniem filtra nałożonego na listę asortymentową w kartotece artykułów).

Następnie należy wybrać rodzaj artykułów obecnych w raporcie:

• Towary,
• Usługi,
• Produkty,
• Materiały,
• Opakowania.

Kolejny zestaw filtrów dotyczy dokumentów przetwarzanych w raporcie. Użytkownik ma do wyboru pozycje:

• Dokumenty przychodowe i rozchodowe, Tylko przychodowe, Tylko rozchodowe,
• Dokumenty pierwotne i korygujące, Tylko dokumenty pierwotne, Tylko korekty,
• Dokumenty magazynowe i handlowe, Tylko dokumenty handlowe, Z pominięciem dokumentów handlowych.

Przez zaznaczenie stosownej opcji można spowodować pominięcie w raporcie tych artykułów, które nie występują w żadnym z dokumentów (czyli artykułów, dla których nie było obrotów).

Na zakładce Filtrowanie cd. można zdecydować, czy raport ma obejmować wszystkie dokumenty, czy tylko obroty wybranych kontrahentów. Po zaznaczeniu opcji Pokazuj pozycje dokumentów dla wybranych kontrahentów uaktywnia się funkcja Wybierz kontrahentów, dzięki której możliwe jest wybranie kontrahentów z kartoteki.

Jak pogrupować dane na zestawieniu?

Opcje grupowania danych służą do organizowania wydruku raportu w bardziej czytelnej postaci, przez pogrupowanie pozycji zestawienia według wybranych kryteriów. Grupowanie danych możliwe jest po przejściu do widoku Raporty | Stany i obroty magazynowe, na zakładce Grupowanie. Lista pozycji raportu może być podzielona na części ze względu na:

• Magazyn - użytkownik może zadecydować, czy wydruk raportu w każdym kolejnym magazynie ma rozpoczynać się od nowej strony oraz czy magazyny powinny być numerowane,
• Kategorię asortymentową - użytkownik powinien wybrać jedną z dostępnych opcji,
• Artykuł - opcjonalny licznik pozycji może być zerowany przy zmianie kategorii asortymentowej lub przy przejściu do nowego artykułu. Drugi wariant ma sens np. gdy użytkownik sporządza zestawienie ruchów magazynowych dla poszczególnych artykułów. Wówczas dla każdego artykułu będą drukowane kolejne przychody i rozchody (dokumenty magazynowe) z możliwością ich ponumerowania.

Jak utworzyć raport?

Aby wygenerować raport, należy przejść do widoku Raporty | Stany i obroty magazynowe na zakładkę Raport i wypełnić dane:

• Tytuł raportu - unikalna nazwa raportu nadawana, aby raport można było zapamiętać w systemie i korzystać z niego w przyszłości,
• Rodzaj raportu - raport może być zapisywany na dysku komputera w formacie arkusza kalkulacyjnego Excel lub jako zwykły plik tekstowy ASCII. Służą do tego opcje: Eksport do programu Excel oraz Eksport do pliku tekstowego,
• Styl raportu - styl tablicowy, czyli standardowa tabela z kolumnami oddzielonymi pionową kreską. Ten rodzaj raportu dobrze drukuje się na szybkich drukarkach o małej rozdzielczości. Styl klasyczny jest bardziej elegancki, lecz wymaga drukarki umożliwiającej drukowanie w kontrze i bardziej nadaje się do drukarek laserowych i atramentowych,
• Rozmiar nagłówka - jeśli nazwy pól (kolumn) w tabeli są zbyt długie, należy skorzystać z wariantu ich drukowania w dwóch wierszach,
• Opisy nagłówka i podsumowania raportu - w dodatkowym oknie można wpisać dowolny tekst, który umieszczony będzie bezpośrednio przed (nagłówek) i bezpośrednio pod raportem (podsumowanie raportu).

Jakie dane można wprowadzić na karcie Inne?

Zebrano tu opcje istotne dla użytkowników, którzy korzystają z funkcji nazw, indeksów oraz cen indywidualnych. Po zaznaczeniu stosownej opcji można wybrać interesującego nas kontrahenta z prezentowanej listy.

W przypadku umieszczania w raporcie ceny sprzedaży, analogiczny mechanizm wyboru z listy służy do określenia rubryki cenowej.

Jak przeglądać zestawienie?

Przy bardzo dużej bazie danych przetwarzanie raportu może być czasochłonne. Po zaznaczeniu opcji Ograniczać podgląd do wybranej liczby rekordów można spowodować, by wyświetlany wzór raportu ograniczał się tylko do kilku lub kilkunastu wierszy (rekordów). Ograniczenie to nie będzie dotyczyło prawdziwej postaci raportu a jedynie podglądu.

Podgląd raportu - poniżej okna wyboru pól i zakładek definiujących warianty raportu znajduje się okno uproszczonego podglądu raportu, tzw. wynik zapytania SQL. Wyświetlane są tu pozycje pasujące do aktualnej definicji raportu, lecz bez ostatecznego formatowania, np. bez tytułu raportu, bez nagłówka itp.

Działanie edytora zestawień polega na tworzeniu na podstawie opcji wybranych przez użytkownika tzw. zapytania SQL. SQL jest specjalistycznym językiem obsługi baz danych. Edytor uwalnia zatem użytkownika od konieczności nauczenia się SQL, gdyż przekłada polecenie z formy powszechnie zrozumiałej (np. wyświetl nazwy wszystkich artykułów z bieżącego magazynu wraz z ich cenami sprzedaży, nazwy uporządkuj alfabetycznie i ponumeruj) na język dostępu do bazy danych.

Na dole ekranu znajduje się linia klawiszy funkcyjnych, obsługujących okno wyniku zapytania SQL. Klawisz ekranowy Wynik na pełny ekran działa jak przełącznik i powoduje wyświetlenie wyniku zapytania na całej powierzchni ekranu. Kolejne kliknięcie przycisku przywraca poprzedni wygląd. Przy dużej bazie danych opracowywanie wyniku zapytania może być czasochłonne, dlatego aktualizacja okna wyników nie przebiega automatycznie, lecz wymuszana jest przez użytkownika przyciskiem Odśwież (klawisz F5). Programiści mogą zapoznać się z treścią zapytania w SQL klikając przycisk Podgląd SQL.

Gdy wszystkie opcje raportu wydają się być ustalone, można skorzystać z funkcji Generuj raport, która wyświetla okno podglądu raportu w takiej postaci, jaka zostanie przeniesiona na papier (czyli takiej, jaką uzyskuje się naciskając F9 przed wydrukiem). Gotowy wzorzec raportu należy zapisać na dysku w celu późniejszego wykorzystania, klikając przycisk Zatwierdź. Użycie przycisku Rezygnuj zamyka okno edytora zestawień bez zapisu (utrata raportu).

Jak zarządzać raportami?

Po zapisaniu raportu na dysku trafia on na listę raportów dostępnych po kliknięciu przycisku Wydruki (klawisze Ctrl+D). Raporty użytkownika wyróżnione są ikoną przedstawiającą sześciokątne logo Wapro Mag.

Do zarządzania raportami użytkownika służy funkcja w menu Administrator | Definicje | Raporty. W tym miejscu można kasować zbędne definicje raportów - przycisk Usuń (klawisz Del), poprawić istniejące - przycisk Popraw (klawisz F2), a także tworzyć nowe raporty - przycisk Dodaj (klawisz Ins).