Jak skonfigurować usługę Businesslink w związku z KSeF?
Jeżeli firma lub jednostka korzysta z więcej niż jednego programu Wapro ERP, który będzie łączył się z KSeF, oba programy muszą być zainstalowane na jednym serwerze SQL, aby mogły pobrać wszystkie e-faktury firmy z KSeF (np. Wapro Mag oraz Wapro Fakir lub Wapro Kaper), a odliczane punkty za pobrane dokumenty naliczane były tylko raz. Dokumenty mogą być zarówno do programu Wapro Mag oraz do danego programu finansowo – księgowego, a punkty zostaną pobrane tylko za jeden komplet.
Aktywacja usługi Businesslink umożliwia zintegrowanie programu finansowo-księgowego Wapro Fakir z platformą KSeF, która jest odpowiedzialna za automatyczne pobieranie wystawionych na platformie e-faktur:
- sprzedaży - wystawionych przez firmę,
- zakupu - wystawionych przez dostawców firmy.
W wariancie BIURO usługę należy uruchomić w kontekście firmy biura rachunkowego (właściciela licencji usługi Businesslink). W pozostałych wariantach usługę należy aktywować w kontekście konkretnej firmy.
W wariancie BIURO program automatycznie zakłada firmę biuro i właściciela licencji, nawet jeżeli firma ta nie będzie obsługiwana w systemie. Podczas aktywowania usługi należy ją wskazać jako firmę właściciela licencji.
Przy pierwszym aktywowaniu usługi zostanie ona uruchomiona w trybie próbnym. Bezpłatna licencja jest ograniczona do 30 dni i umożliwia:
- w wariancie BIZNES - wysłanie i odebranie łącznie 200 e-dokumentów,
- w wariancie BIURO - wysłanie i odebranie łącznie 600 e-dokumentów.
Jeżeli firma aktywuje usługę Businesslink w innym programie, którego baza danych znajduje się na tym samym SQL serwerze, np. Wapro Mag, program podłączy się automatycznie do istniejącej, wcześniej utworzonej licencji. Jako łączną ilość dokumentów wysłanych i odebranych za pośrednictwem usługi należy rozumieć wszystkie dokumenty wysłane i odebrane łącznie w tych programach. Dotyczy to nie tylko e-faktur ale również np. wysłanych e-mailem załączników do e-faktur.
Jak uruchomić Businesslinka?
Przed uruchomieniem usługi należy w widoku Start | Wybór firmy wybrać firmę, z danymi której użytkownik będzie pracować. W kolejnym kroku należy w widoku edycji danych firmy postawić znacznik w polu Firma jest właścicielem licencji programu Wapro Fakir.
Dotyczy wariantu BIURO.
Firma właściciela licencji powinna zostać zarejestrowana (utworzona), mimo że nie będzie wykorzystywana do obsługi biura. NIP firmy utworzonej w programie powinien być zgodny z NIP-em licencji programu Wapro Fakir.
Aby uruchomić usługę Businesslink, należy przejść do widoku Inne | Businesslink.
Po kliknięciu przycisku Dalej (klawisz F10) na ekranie wyświetli się formularz konfiguracji usługi Businesslink.
W następnym kroku należy kliknąć przycisk Zarejestruj się i rozpocznij. System rozpocznie pobieranie danych, a następnie wyświetli formularz rejestracji usługi Businesslink.
Po wprowadzeniu informacji na temat licencji, Businesslinka i administratora usługi, a następnie potwierdzeniu znajomości regulaminu usługi, należy kliknąć przycisk Zarejestruj i wypróbuj przez 30 dni.
Wersje próbna oraz płatna integrują się ze środowiskiem produkcyjnym KSeF, dlatego dokumenty wystawiane w programach zarządzania sprzedażą oraz odbierane z KSeF w programach finansowo-księgowych będą rzeczywistymi dokumentami handlowymi firm. W tym środowisku nie można wystawiać faktur testowych.
Na ekranie wyświetli się komunikat potwierdzający skonfigurowanie usługi.
Jak rozpocząć pracę z KSeF?
W kolejnym etapie użytkownik powinien wybrać sposób działania Businesslinka. Do wyboru ma opcje:
- Businesslink + KSeF - umożliwia bezpośrednią wymianę dokumentów pomiędzy firmami oraz łączy programy do fakturowania z rejestrem KSeF,
- Businesslink - umożliwia bezpośrednią wymianę dokumentów pomiędzy firmami. Połączenie z KSeF można skonfigurować w dowolnym momencie.
Po wybraniu opcji Businesslink + KSeF i kliknięciu przycisku Dalej należy wygenerować certyfikat firmy, który jest niezbędny do wymiany dokumentów.
Tokeny autoryzacyjne będą ważne jedynie do końca 2026 r. Od stycznia 2027 r. certyfikaty zastąpią tokeny jako główny sposób uwierzytelniania w API KSeF 2.0. Od 1 lutego 2026 r. certyfikaty będą konieczne do logowania się w systemie KSeF 2.0 oraz do wystawiania faktur offline, np. podczas awarii systemu lub braku dostępu do internetu.
Tokeny autoryzacyjne wygenerowane przed 1 lutego 2026 r. będą ważne jedynie do końca stycznia 2026 r. Użytkownicy, którzy wcześniej uwierzytelnili swoją firmę w systemie KSeF za pomocą tokenu mogą w każdej chwili przejść do uwierzytelniania za pomocą certyfikatów.
O tym, jak wygenerować certyfikaty można przeczytać w instrukcji: Jak uzyskać certyfikat KSeF?
Czym są certyfikaty KSeF?
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, które potwierdza tożsamość użytkownika lub firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. będą one konieczne do logowania się w systemie KSeF 2.0 oraz do wystawiania faktur offline, np. podczas awarii systemu lub braku dostępu do internetu.
Rodzaje certyfikatów
- Certyfikat do uwierzytelniania w systemie KSeF – używany do logowania i integracji z API.
- Certyfikat do wystawiania faktur offline – umożliwia oznaczenie faktury kodem QR lub linkiem weryfikacyjnym.
Każdy typ certyfikatu wydawany jest oddzielnie – nie ma jednego certyfikatu do obu zastosowań.
Certyfikat przypisany do osoby fizycznej może być używany tylko przez tę osobę. Certyfikaty firmowe są przypisane do organizacji – firma odpowiada za ich właściwe stosowanie.
Rodzaje uprawnień w MCU
- Uprawnienia właścicielskie – automatycznie przypisywane do NIP-u podatnika, obejmują m.in. wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie uprawnieniami i jednostkami podrzędnymi, przeglądanie historii sesji. Te uprawnienia są nieusuwalne.
- Uprawnienia dla wskazanych osób – przyznawane na podstawie zawiadomienia ZAF FA składane do urzędu skarbowego, umożliwiają zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie jednostkami, przeglądanie historii sesji. Dodatkowo można nadawać uprawnienia do wystawiania faktur w trybie samofakturowania czy VAT RR.
Kto może otrzymać certyfikat?
- Osoby fizyczne z NIP-em (np. przedsiębiorcy jednoosobowi) lub PESEL-em, które posiadają nadane uprawnienia w KSeF.
- Podmioty z NIP-em, uwierzytelnione kwalifikowaną pieczęcią.
- Osoby lub podmioty korzystające z kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej (bez NIP-u/PESEL-u), za pomocą odcisku palca.
Jak wygenerować certyfikat?
Wraz z uruchomieniem przez Ministerstwo Finansów API KSeF 2.0 została udostępniona możliwość generowania certyfikatów KSeF bezpośrednio w oprogramowaniu Wapro ERP, które będą automatycznie rejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur. Certyfikaty KSeF można generować także w systemie KSeF 2.0.
Jak zintegrować usługę Businesslink z KSeF za pomocą certyfikatu?
Aby w oprogramowaniu Wapro Fakir wprowadzić certyfikat KSeF wygenerowany na stronie MF, należy wejść do firmy będącej właścicielem licencji na program, w którym aktualnie pracuje użytkownik. W głównym menu programu należy przejść do widoku Inne | Businesslink.
Następnie należy wprowadzić hasło ustanowione podczas generowania certyfikatu oraz wskazać plik certyfikatu i klucza, a następnie kliknąć przycisk Zatwierdź.
Po kliknięciu przycisku Dalej wyświetli się okno z pytaniem, czy za pomocą wygenerowanego certyfikatu firmy wysyłać dokumenty do KSeF? Jeżeli certyfikat będzie przeznaczony tylko do pobierania dokumentów z KSeF, to należy wygenerować certyfikaty dla użytkowników uprawnionych do wysyłania dokumentów do KSeF - należy wybrać opcje Tak.
W przypadku biur rachunkowych, które będą chciały wprowadzać certyfikaty KSeF swoich klientów, pozyskiwanie certyfikatów KSeF od swoich klientów jest zbędne. Wystarczy, że w aplikacji Wapro ERP podczas wprowadzania certyfikatów przypiszą własny certyfikat do poszczególnych klientów.
Sposób przypisywania certyfikatu do firm jest analogiczny jak w przypadku wprowadzania własnego certyfikatu: należy wprowadzić hasło oraz wczytać pliki z certyfikatem i kluczem.
Opcje: Wygeneruj certyfikat, Wygeneruj certyfikat autoryzacyjny, Wygeneruj certyfikat Offline będą dostępne dopiero od 1 lutego 2026 r., gdy Ministerstwo Finansów uruchomi API dla KSeF 2.0.
Metoda samodzielnego wygenerowania certyfikatu, a następnie przekazania go pracownikowi biura nie jest bezpieczna, ponieważ wymaga zapisania certyfikatu w pliku lub wiadomości mail, co umożliwia ewentualny dostęp do niego osób nieuprawnionych.
Po kliknięciu przycisku Dalej wyświetli się okno ustawień parametrów konfiguracji.
Kliknięcie przycisku Dalej spowoduje wyświetlenie komunikatu o poprawnej integracji usługi.
W kolejnym kroku należy kliknąć opcję Przejdź do konfiguracji.
W wariancie BIZNES rejestracja certyfikatu jest możliwa po przejściu na zakładkę Użytkownicy usługi.
Aby zarejestrować certyfikaty biura i klientów w wariancie BIURO, należy przejść na zakładkę Uprawnienia KSeF.
Po przejściu na zakładkę Użytkownicy usługi wyświetli się lista osób wskazanych na formularzu rejestracyjnym do portalu Businesslink. W tym przypadku może to być dowolnie wskazana osoba lub pracownik z kartoteki pracowników.
Na zakładce Osoby do kontaktu widoczne są dane osób, które będą otrzymywać powiadomienia o stanie usługi, czyli np. o awarii, przerwach technicznych itd.
Aby zapoznać się z dostępnymi statystykami należy przejść na zakładkę Statystyki usługi. Na liście wyświetlą się dokumenty z oznaczeniem wysłane czy odebrane. Rekordy na liście można zawęzić wybierając odpowiedni miesiąc i rok.
Na zakładce Historia synchronizacji widoczne sa informacje na temat przebiegu wykonywanych operacji. Postawienie znacznika w polu Pokaż tylko błędy spowoduje wyświetlenie jedynie nieprawidłowości.
Zakładka Błędy komunikacji z KSeF prezentuje nieprawidłowości związane z współpracą systemu z KSeF.
W głównym oknie konfiguracji widoczne są także przyciski:
Formularz rejestracyjny- umożliwia modyfikację wprowadzonych danych,Kreator konfiguracji- umożliwia powrót do pierwszego okna kreatora konfiguracji, w którym użytkownik może wybrać sposób działania Businesslinka,Stan usługi- pozwala na sprawdzenie stanu usługi.
Jak zintegrować usługę Businesslink z KSeF za pomocą tokenu?
Od stycznia 2027 r. certyfikaty zastąpią tokeny jako główny sposób uwierzytelniania w API KSeF 2.0. Od 1 lutego 2026 r. certyfikaty będą konieczne do logowania się w systemie KSeF 2.0 oraz do wystawiania faktur offline, np. podczas awarii systemu lub braku dostępu do internetu.
Tokeny autoryzacyjne wygenerowane przed 1 lutego 2026 r. będą ważne jedynie do końca stycznia 2026 r. Użytkownicy, którzy wcześniej uwierzytelnili swoją firmę w systemie KSeF za pomocą tokenu mogą w każdej chwili przejść do uwierzytelniania za pomocą certyfikatów.
Aby uwierzytelnić firmę tokenem, należy przejść do programu Wapro Fakir, kliknąć opcję Wyślij token i wkleić kod.
Po kliknięciu przycisku Zatwierdź (klawisz F10), token zostanie zarejestrowany w Businesslink.
W wariancie BIZNES, po zarejestrowaniu tokenu firmy proces konfiguracji dobiega końca.
W wariancie BIURO, po zarejestrowaniu tokenu biura, należy utworzyć tokeny dla każdego klienta, który upoważnił do tego biuro. Można wykonać to na dwa sposoby:
- klient biura, w swoim profilu na platformie KSeF, upoważnia pracownika biura (pracownik powinien mieć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym) lub biuro (wymagana kwalifikowana pieczęć elektroniczna), którzy generują token za niego,
- klient biura na swoim profilu generuje token dla biura z uprawnieniem co najmniej do przeglądania e-faktur, a następnie przekazuje token upoważnionemu pracownikowi biura, który zarejestruje go w usłudze Businesslink za pośrednictwem interfejsu programu finansowo-księgowego.
Metoda samodzielnego wygenerowania tokena, a następnie przekazania go pracownikowi biura nie jest bezpieczna, ponieważ wymaga zapisania tokena w pliku lub wiadomości mail, co umożliwia ewentualny dostęp do niego osób nieuprawnionych.
Wybranie opcji Dalej spowoduje wyświetlenie okna ustawień parametrów konfiguracji.
Po kliknięciu przycisku Dalej, wyświetli się komunikat o prawidłowej integracji usługi.
Po uruchomieniu Businesslinka, w module Czynności automatycznych w widoku Inne | Czynności automatyczne | Czynności automatyczne, zostanie utworzony odpowiedni harmonogram. W oknie wyświetlana jest informacja o statusie ostatnio wykonanego zadania oraz o czasie następnego. W przypadku statusu w kolorze czerwonym, przyczynę błędu można odczytać po kliknięciu przycisku Historia.
W kolejnym kroku użytkownik powinien kliknąć przycisk Przejdź do konfiguracji.
W wariancie BIZNES rejestracja tokenu jest możliwa po przejściu na zakładkę Użytkownicy usługi.
Aby zarejestrować tokeny biura i klientów w wariancie BIURO, należy przejść na zakładkę Uprawnienia KSeF.
Na zakładce tej widoczna jest lista firm z informacją o poprawnej rejestracji tokenu lub jej braku. Użytkownik może wygenerować brakujący token, klikając przycisk Wygeneruj token autoryzacyjny lub Wyślij token autoryzacyjny (wygenerowany w aplikacji MF).
Dowiedz się więcej
Przygotuj się na KSeF - masz pytanie o KSeF w systemach Wapro ERP? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź.