Bilans otwarcia (BO)
Wprowadzanie bilansu otwarcia jest możliwe po wybraniu z menu głównego polecenia Zakładka: Dokumenty | Sekcja: Dokumenty księgowe | Bilans otwarcia. Na ekranie pojawia się okno zawierające dwie zakładki. Domyślnie aktywna zakładka Zapisy zawiera arkusz z wykazem kont oraz odpowiednimi wartościami BO.
Zakładka "Zapisy"
W prawym górnym rogu okna wybieramy walutę, w której będziemy wprowadzać/przeglądać BO. W przypadku wyboru waluty obcej, program automatycznie ogranicza zakres wyświetlanych kont do walutowych. W tym przypadku możliwe jest jednoczesne wprowadzenie kwoty w walucie obcej oraz odpowiadającej jej kwoty w PLN.
Podsumowanie w zakładce zapisy zawiera sumy kwot odpowiednio dla kont bilansowych oraz wszystkich kont w systemie, zawsze dla waluty wybranej w prawym górnym rogu okna. Sumy te liczone są wg następujący zasad:
- jeśli została wybrana waluta obca – wyświetlana jest suma zapisów w tej walucie, oraz suma odpowiadających im zapisów w PLN
- jeśli została wybrana waluta PLN – wyświetlane jest suma zapisów wprowadzonych wyłącznie w PLN z pominięciem zapisów złotówkowych wynikających z przeliczenia kwot wprowadzonych w walutach obcych
Wyświetlanie globalnego BO dla złotówek
Domyślnie przy ustawionej walucie PLN program wyświetla tylko kwoty wynikające ze złotówek wprowadzonych bezpośrednio, pomijając te kwoty, które związane są z przeliczonymi na PLN zapisami walutowymi. Można jednak wyświetlić całkowitą kwotę złotówek zarejestrowaną w bilansie otwarcia. W tym celu należy użyć przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu paska narzędzi okna (obok pola wyboru waluty) lub wcisnąć z klawiatury kombinację [Ctrl+W].
Zakładka "Podsumowanie"
Zakładka ta wyświetla sumaryczne zestawienie kwot wprowadzonych do bilansu otwarcia z podziałem na poszczególne waluty
Pozycje tabeli zawierają sumaryczne kwoty wprowadzone do BO w poszczególnych walutach oraz odpowiednie kwoty w PLN wynikające z przeliczenia tych walut.
Pozycja w PLN zawiera wyłącznie kwoty wprowadzone w samych złotówkach, natomiast podsumowanie w dolnej części ekranu – całkowitą kwotę BO wyrażoną w złotówkach, wynikającą zarówno z zapisów „czysto” złotówkowych jak i z kwot w PLN wynikających z przeliczenia dekretów w walutach obcych.
Wprowadzanie danych do bilansu otwarcia
Bilans otwarcia możemy wprowadzać na dwa sposoby – ręcznie (niezbędne na początku pracy z systemem) lub poprzez jego automatyczne wygenerowanie na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku. Edycja danych w BO możliwa jest po wybraniu przycisku Popraw – jest on aktywny tylko dla kont na najniższym poziomie analityki (do czasu zatwierdzenia bilansu otwarcia). Na ekranie pojawia się wówczas okno pozwalające na wpisanie odpowiednich kwot.
Pola dotyczące kwot w walucie są aktywne wyłącznie wtedy, gdy wybrano w oknie walutę obcą oraz przetwarzane jest konto walutowe.
Wprowadzanie danych na konta kartotekowe
W przypadku kont kartotekowych wprowadzanie danych wygląda nieco inaczej. Ze względu na to, że kartoteki zawierają zwykle dużą ilość pozycji, z których tylko nieliczne będą wykorzystane w BO, nie ma sensu do BO przenosić całej zawartości kartoteki. W BO pojawią się tylko te pozycje z kartoteki, których saldo na początek roku jest niezerowe. Co za tym idzie - użytkownik musi każdorazowo utworzyć odpowiednie konto analityczne poprzez wskazanie odpowiedniego elementu w kartotece.
Dlatego w tym przypadku, po wybraniu przycisku Popraw pojawia się najpierw okno zawierające dotychczas wskazane konta analityczne (elementy kartoteki). Kolejny przycisk Popraw pozwala wprowadzić/zmodyfikować kwoty dla danej pozycji – analogicznie jak podczas wprowadzania kwot dla kont innych niż kartotekowe. Z kolei przycisk Dodaj umożliwia dodanie kolejnej analityki, poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z kartoteki. Po jego kliknięciu pojawia się okno odpowiedniej kartoteki, z której możemy wybrać pozycję – tworząc tym samym odpowiednie konto analityczne.
Po wyborze takiej pozycji automatycznie pojawia się znane już nam okienko pozwalające wpisać kwoty BO dla wybranego konta.
Wprowadzanie rozrachunków do bilansu otwarcia
Jeżeli wprowadzamy dane na konta rozrachunkowe, to oprócz odpowiednich dekretów na konta musimy wprowadzić jeszcze informację o rozrachunkach. W tym celu w oknie wprowadzania kwoty na konto wybieramy przycisk Rozrachunki (aktywny dla kont rozrachunkowych), co powoduje otwarcie okna umożliwiającego wprowadzenie danych o rozrachunkach:
Program wymaga, aby w każdym momencie (a zatem także w BO) panowała pełna zgodność pomiędzy zapisami na kontach rozrachunkowych oraz na rozrachunkach. W przypadku gdy występuje taka rozbieżność, program wymusza anulowanie zapisów lub (na życzenie użytkownika) automatycznie modyfikuje stan konta zgodnie z zapisami na rozrachunkach.
W przypadku dużej ilości rozrachunków dla danego konta, możliwe jest ich wprowadzanie w kilku etapach. W takim przypadku nie wpisujemy kwoty dekretu, tylko wprowadzamy kolejne rozrachunki. W momencie zamykania okna uzgadniamy stan konta poleceniem Zmień kwotę i zamykamy program. Po ponownym uruchomieniu wprowadzamy brakujące rozrachunki i ponownie automatycznie modyfikujemy stan konta. Czynności te powtarzamy do momentu wprowadzenia wszystkich rozrachunków.
Wprowadzanie poprzez BO danych do rejestru VAT
Jeśli firma rozpoczynająca pracę w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość prowadziła wcześniej działalność gospodarczą, może zaistnieć sytuacja, w której obowiązek podatkowy powstały z dokumentów sprzed użytkowania programu przypada w okresie, kiedy program już jest używany. Odpowiednie dane z takich dokumentów powinny zatem znaleźć się w programie, aby prawidłowo wydrukować zarówno zapisy rejestrów VAT jak i deklarację podatkową VAT-7.
Od wersji 7.10.0 możliwe jest wprowadzenie takich informacji poprzez bilans otwarcia w pierwszym roku obrotowym rejestrowanym w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość. W tym celu, w oknie Bilans otwarcia należy wybrać przycisk lub wybrać klawisz. Na ekranie pojawi się okno Rejestr VAT umożliwiające wprowadzenie danych do dowolnego rejestru VAT istniejącego w programie:
W tym celu wskazujemy odpowiedni rejestr oraz wybieramy przycisk . Następnie wprowadzamy informację VAT analogicznie jak podczas dodawania zapisu VAT dla dokumentu. Dodatkowo, korzystając z zakładki Dokument wprowadzamy informacje na temat dokumentu księgowego, który stanowi podstawę wpisywanych do rejestru danych. Ponieważ dokument nie istnieje w bazie danych programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, pole Nr ewidencyjny nie musi być wypełnione - użytkownik może tutaj jednak wstawić unikalny numer księgowy dokumentu, np. z poprzedniego systemu FK. Jest to o tyle istotne, że informacja na temat numeru księgowego pojawi się później na większości wydruków z rejestrów VAT.
W programie nie istnieje powiązanie pomiędzy danymi wprowadzanymi do rejestru VAT poprzez BO, a rozrachunkami, dlatego w przypadku, gdy firma jest małym podatnikiem rozliczającym się metodą kasową, należy zadbać o to aby samemu wskazać prawidłowo konkretny okres, w którym powinien znaleźć się dany zapis VAT. Zapisy VAT pochodzące z BO nie będą w tym zakresie automatycznie aktualizowane podczas aktualizacji rejestrów VAT. Z powodu braku dokumentów źródłowych, w programie nie ma mechanizmów kontrolujących poprawność zapisów VAT wprowadzonych poprzez BO ze stanem faktycznym. Z tego powodu także mechanizmy kontroli zgodności zapisów VAT z dokumentami uruchamiane przy zamykaniu miesięcy pomijają zapisy pochodzące z BO. Należy zatem takie zapisy wprowadzać ze szczególną starannością.
Bilans otwarcia w kolejnych latach
Ręczna edycja bilansu otwarcia jest niezbędna tylko w przypadku pierwszego roku pracy z systemem. W kolejnych latach bilans otwarcia danego roku jest tworzony automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku (Księga główna/zamknięcie roku/BO w następnym roku). Zmiana danych w roku poprzednim wymaga ponownego wygenerowania BO, co powoduje jego automatyczną aktualizację.
Operację generowania BO możemy wykonywać wielokrotnie, do momentu w którym nie zostanie zatwierdzony bilans otwarcia w roku następnym (tym, którego dotyczy wygenerowany bilans otwarcia - patrz Księga główna /Zatwierdzenie BO).
Import BO z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn
Prawidłowe wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku na kontach rozrachunkowych wymaga jednoczesnego zarejestrowania zapisów w rozrachunkach odpowiadających kwotowo danym wprowadzonym do BO. Jest to operacja czasochłonna, którą w niektórych przypadkach możemy przyspieszyć.
Jeśli rozpoczynamy pracę z programem Wapro Fakir Finanse i księgowość na bazie, do której wprowadzono już informacje w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, możemy utworzyć BO na kontach rozrachunkowych (wraz z odpowiednimi zapisami w rozrachunkach) w oparciu o zapisy już istniejące w bazie danych.
W tym celu wybieramy z menu głównego programu polecenie Dokumenty | Import/Eksport | Import BO. Na ekranie pojawi się okno importu rozrachunków z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn.
Wskazujemy kolejno interesujące nas konta z listy (zawiera ona wyłącznie konta zdefiniowane w planie kont jako konta rozrachunkowe), a następnie wskazujemy rozrachunki związane z bilansem otwarcia tego konta. W przypadku kont kartotekowych wystarczy wskazać konto wyższego poziomu (np. konto syntetyczne) - rozrachunki zostaną przyporządkowane poszczególnym analitykom na podstawie kontrahentów (lub odpowiednio pracowników, urzędów, czy rachunków bankowych), których dotyczą.
Suma sald rozrachunków wskazanych dla danego konta automatycznie zapisywana jest jako bilans otwarcia tego konta, zaś same rozrachunki zostają powiązane z BO.
Import bilansu otwarcia z plików tekstowych
Do importu bilansu otwarcia z plików tekstowych wykorzystany jest mechanizm analogiczny jak w przypadku importu dokumentów z plików tekstowych. Również wykorzystywany jest format plików importowych taki sam jak w przypadku importu dokumentów, uzupełniony jedynie o tabelę przechowującą rozrachunki.
Pełny opis formatu tekstowych plików importowych dostępny jest w dokumentacji technicznej programu oraz opublikowany na stronie internetowej producenta.
W celu wykonania operacji importu bilansu otwarcia należy kolejno:
- Zdefiniować nowe źródło danych - wybierając jako typ źródła wartość BO-plik tekstowy BX
- Z menu
Dokumenty/Importy/Import dokumentówwywołać okno Import dokumentów - Wybrać przycisk Dodaj transakcję i w oknie Import transakcji wybrać odpowiednie źródło danych oraz wskazać katalog, z którego mają być pobrane pliki importowe
W wyniku tej operacji zostanie dodana nowa transakcja zawierająca importowane dane. Dalsze postępowanie jest identyczne jak w przypadku importu dokumentów i polega na wykonaniu diagnostyki oraz wczytaniu dokumentów z bufora do ksiąg rachunkowych.
Import danych może być wykonany tylko dla pierwszego roku obrotowego. Może on być wykonywany wielokrotnie, dla wszystkich lub niektórych kont. Możliwe jest także częściowe wprowadzenie BO ręcznie i uzupełnienie poprzez import. W przypadku gdy część kont zawiera już wartości, które zostały by utracone, program wyświetli stosowny komunikat.