Moduł MPK - war. P, BIURO+, BUDŻET
Wprowadzenie
Miejsca powstawania kosztów (MPK) służą do precyzyjnego określania i rozliczania kosztów bez konieczności nadmiernej rozbudowy analityki kont kosztowych. Najprostsze zastosowanie MPK-ów może prowadzić do eliminacji kont zespołu 5.
Zaprojektowana struktura umożliwia jednak także analizę wielowymiarową, w 6 niezależnych wymiarach (nie licząc struktury planu kont), z których jeden wymiar ma dodatkowo strukturę drzewiastą. Umożliwia to prowadzenie w prosty sposób złożonych analiz, niemożliwych do uzyskania w innych warunkach bez radykalnej rozbudowy kont zarówno zespołów 4 jak i 5. Dodatkowo użytkownik podczas definiowania planu kont decyduje, z jakimi kontami ma współpracować struktura MPK, zatem można ją wykorzystywać nie tylko do obsługi kosztów, ale także w innym celu - np. po podpięciu dodatkowo do kont przychodowych wykorzystać do badania rentowności.
Do struktury MPK możemy odwoływać się w raportach użytkownika, co daje bardzo szerokie możliwości analizy danych. Wapro Fakir Finanse i księgowość oferuje także dedykowane, zaawansowane narzędzie analizy danych MPK oparte na technologii OLAP z wykorzystaniem mechanizmów programu MS Excel. Do użycia tego modułu niezbędne jest jednakże posiadanie pełnej programu MS Excel. W zamian dostajemy możliwość niemal nieograniczonej analizy danych, także w ujęciach czasowych.
Przykład:
Na koncie 401 rejestrujemy zużycie energii w firmie. Zamiast rozbudowywać analitykę tego konta lub wprowadzać konta zespołu 5 można zbudować drzewo MPK przedstawiające strukturę organizacyjną firmy, np. podział na biuro, produkcję, magazyny; następnie np. konkretne hale magazynowe, pomieszczenia itd. Niezależnie od tego, na dodatkowych wskaźnikach MPK można np. te same koszty energii elektrycznej rozbić na poszczególne zmiany, maszyny, zlecenia produkcyjne – czy też inne wskaźniki nie związane ze strukturą organizacyjną zakładu. Takich niezależnych „klas” może być maksymalnie 5 – a każda z nich zawiera dowolną ilość elementów (dowolna ilość zleceń, czy maszyn). W ten sposób otrzymujemy precyzyjną, wielowymiarową informację.
Definiowanie struktur MPK
Struktury MPK definiujemy w menu Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | MPK - definicje. Osobno należy zdefiniować pierwszy wskaźnik (drzewo) i osobno pozostałe, płaskie wskaźniki.
Definiowanie drzewa wskaźników
Najpierw musimy zdefiniować elementy składowe drzewa – w tym celu wybieramy z menu Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | MPK - definicje | MPK - drzewo wskaźników | Wskaźnik. Zalecamy wcześniejsze zaprojektowanie struktury drzewka.
Następnie – posługując się zdefiniowanymi wyżej elementami budujemy odpowiednie drzewo. W tym celu należy z głównego menu programu wybrać polecenie: Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: MPK - definicje | MPK - drzewo wskaźników | Definicja. W oknie Drzewo wskaźników MPK należy wybrać lub dodać odpowiednie drzewo, a następnie przy pomocy przycisków z ikoną drzewa +/- w lewym górnym rogu okna, można definiować poszczególne gałęzie drzewa wybierając elementy z wcześniej zdefiniowanej listy. Tak zdefiniowane drzewko możemy w dowolnym momencie zapisać przy pomocy przycisku Zastosuj, a po zakończeniu definiowania zamykamy okno i wiążemy zdefiniowaną strukturę z planem kont.
Definiowanie niezależnych wskaźników
W celu zdefiniowania pozostałych wymiarów/wskaźników należy z menu Definicje wybrać polecenie MPK | Pozostałe wskaźniki. Pojawi się wówczas okno umożliwiające definiowanie tego typu elementów. Wskaźniki te mają charakter słowników. Wybieramy odpowiedni nr wskaźnika na drzewie i wprowadzamy listę dopuszczalnych wartości.
Powiązanie MPK z planem kont
W celu powiązania struktury MPK z kontami należy otworzyć okno definiowania planu kont, następnie wybrać odpowiednie konto syntetyczne i przycisk Popraw. Potem wystarczy już tylko zaznaczyć pole MPK w definicji konta syntetycznego.
Wprowadzanie danych
Jeżeli z danym kontem syntetycznym związana jest (w planie kont) struktura MPK, to przy wprowadzaniu \ dekretu na dowolną analitykę tego konta niezbędne jest rozpisanie kwoty tego dekretu na poszczególne elementy struktury MPK. Jak to już wcześniej zostało powiedziane, struktury MPK mogą służyć analizie kosztów, analizie przychodów lub wyniku. Poniżej przykład księgowania jednej kwoty przychodu w wielu wymiarach. Uprzednio konto 710 zostało zdefiniowane jako konto MPK, w trakcie dekretowania, po wprowadzeniu kwoty dekretu, program wyświetla formatkę dekretowania wymiarów MPK:
Wskaźniki od 1 do 5 są słownikami a kody i opis tworzony jest przez każdego użytkownika stosownie do potrzeb. Powyższy przykład przedstawia jedną z możliwości analitycznych. W przykładzie zdefiniowane zostało drzewo MPK miejsc tworzących zarówno przychody jak i koszty, na przykład:
Powyższa analityka MPK podpięta do konta w planie kont pozwala tworzyć podobne struktury analityczne jak kalkulacyjny plan kont. Jednak struktury MPK pozwalają zdefiniować 5 dodatkowych wymiarów. W naszym prostym przykładzie wskaźnik nr 1 pozwala podzielić sprzedaż na produkty, towary oraz usługi. Drugi wskaźnik to rodzaj sprzedaży prowadzone przez firmę: tradycyjna, sklep internetowy, aukcje Allegro, handlowcy itp. Trzeci wskaźnik to miasta i regiony, z których pochodzi zamówienie. Czwarty to wielkość zamówienia, na przykład poniżej 1 000 zł, od 1 000 zł do 10 000 zł, powyżej 10 000 zł. Ostatni, piąty wskaźnik to koszty dostawy.
Po zaksięgowaniu do końca powyższego dokumentu, razem z kosztem zakupu sprzedanych towarów, każdy taki dokument rejestruje w strukturach MPK zarówno przychód jak i koszt wynikający z takiej transakcji. Po zaksięgowaniu całego miesiąca i wykonaniu dostosowanego do powyższych struktur analitycznych raportu użytkownika, można dokładnie przeanalizować sprzedaż firmy i wynik osiągany w wyżej zdefiniowanych wymiarach. Przykład zadekretowanego w strukturach MPK dokumentu:
W innych układach analitycznych całą kwotę dekretu możemy rozbić na dowolne kwoty składowe i każdą składową przypisać do innej pozycji w strukturze MPK, przy czym elementy struktury drzewiastej i kolejne wskaźniki definiujemy niezależnie od siebie.
Przy poprawianiu pozycji dokumentu możemy także w dowolnym momencie otworzyć okno z danymi MPK dotyczącymi tej pozycji i ponownie rozpisać kwoty. W tym celu wystarczy wybrać przycisk MPK znajdujący się z prawej strony pola Kwota w oknie poprawiania pozycji dokumentu.
Jeśli podczas definiowania planu kont wybraliśmy współpracę z automatem MPK, kwota będzie (domyślnie) rozpisywana automatycznie, zgodnie z definicją tego automatu. Jeśli natomiast wybraliśmy współpracę z drzewem MPK - wówczas całą operację rozpisywania musimy wykonać ręcznie.
Przeglądanie i drukowanie
Niezależnie od możliwości przeprowadzenia zaawansowanej analizy MPK z wykorzystaniem programu Wapro Analizy Analizy Wielowymiarowe w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość istnieją proste okna pozwalające na przeglądanie danych MPK, jak również szereg wbudowanych raportów pozwalających na bezpośrednie wydrukowania danych z poziomu programu.
Okno przeglądania zapisów MPK
Okno przeglądania zapisów MPK dostępne jest w głównego menu programu Zakładka: Księga główna | Sekcja: Przeglądanie zapisów | Polecenie: MPK. W oknie tym widzimy wszystkie zapisy jakie powstały, z możliwością ich grupowania/filtrowania z wykorzystaniem drzewa filtrów – analogicznie jak dla innych złożonych okien w programie. Odfiltrowane dane możemy podsumować lub wydrukować.
Standardowe wydruki zawierające dane z MPK
Menu Dokumenty | Przeglądanie lub Dokumenty | Zestawienia – wydruk Dokumenty źródłowe z pozycjami – po zaznaczeniu w oknie parametrów opcji Drukuj zapisy MPK.
Z poziomu przeglądania zapisów w księdze głównej – Księga główna | Przeglądanie | Wg kont (Wg okresów) – przycisk Drukuj – wydruk Zestawienie zapisów księgowych dla konta – po zaznaczeniu w oknie parametrów wydruku opcji Drukuj zapisy MPK
Wydruk obrotów i sald kont analitycznych – menu Księga główna | Zestawienia | Obroty i salda kont analitycznych – po zaznaczeniu parametru Drukuj zapisy MPK
Powyższy, prosty raport dostarcza wiele dodatkowych informacji związanych ze sprzedażą firmy w porównaniu do prostego planu kont bez struktur MPK. Oczywiście powyższe zestawienie jest wykonane na podstawie kilku przykładowych dokumentów. W rzeczywistości można by analizować wyniki pod względem punktów i metod sprzedaży, regionów odbioru towarów, wielkości zamówień w regionach i temu podobnych.
Zaawansowana analiza MPK
Dotyczy użytkowników posiadających program Wapro Analizy Analizy Wielowymiarowe
Poza prostymi raportami opisanymi powyżej, program Wapro Fakir Finanse i księgowość umożliwia złożone analizy kosztów z wykorzystaniem tabel przestawnych programu Wapro Analizy Analizy Wielowymiarowe.
Aby uruchomić analizę należy z menu głównego programu wybrać polecenie Zakładka: Definicje | Sekcja: Definicje raportów | Polecenie: Raporty WAPRO Analizy Analizy Wielowymiarowe. Program wyświetli okno Raporty WAPRO Analizy Analizy Wielowymiarowe, w którym można będzie wybrać żądany raport