Funkcje kontrolne
Kojarzenie zapisów
Kojarzenie zapisów to specyficzny rodzaj funkcji kontrolnej, pozwalającej porządkować dane w kartotekach, a konkretnie – unikać wielokrotnego powielania w kartotece tego samego elementu.
Funkcja pozwala na scalenie elementów wprowadzonych omyłkowo wielokrotnie (np. wskutek tzw. „literówki” lub importu z kilku różnych systemów zewnętrznych).
Aby uruchomić operację kojarzenia zapisów należy z menu głównego wybrać polecenie Administracja | Kojarzenie zapisów. Na ekranie pojawi się wówczas okno kreatora kojarzenia zapisów.
Należy wskazać stosowną kartotekę, następnie – w górnej części okna - element bazowy, „na którego” będą przepisywane pozostałe elementy.
Przy pomocy przycisków Dodaj i Usuń definiujemy listę tych kontrahentów, którzy mają zostać połączone z wybranym kontrahentem głównym. Po ustaleniu tej listy wykonujemy funkcję połączenia przy pomocy przycisku Połącz.
Połączenie kontrahentów powoduje, że wszelkie zapisy księgowe zostaną przepisane z analityk wybranych kontrahentów na analitykę kontrahenta głównego. Kontrahenci dodatkowi (wraz z kontami i istniejącymi na nich zapisami) zostaną usunięci. Operacja ta odbywa się w pełni automatycznie i nie pozostawia w systemie „śladów” w postaci dokumentów przeksięgowań.
Przykład:
Wyobraźmy sobie, że w programie, wskutek pomyłek operatorskich mamy trzykrotnie wprowadzonego tego samego kontrahenta pod różnymi nazwami
PUCHATEK „PUCHATEK” PW „PUCHATEK”
Zakładamy, że pierwsza nazwa jest poprawna i kontrahentów zamierzamy scalić, w ten sposób, że pozostawimy w systemie tylko pierwszego, do którego przypiszemy dokumenty figurujące dotychczas na wszystkich trzech, zaś dwaj pozostali kontrahenci zostaną usunięci.
W tym celu musimy wykonać następujące operacje:
- Uruchomić funkcję Administracja/Kojarzenie zapisów
- W oknie Kreator kojarzenia zapisów wskazać kartotekę kontrahentów i wcisnąć przycisk Dalej
- W pole Wybierz kontrahenta bazowego wstawić wartość PUCHATEK
- Do Listy kontrahentów równoważnych dodać dwie pozostałe firmy
- Wybrać przycisk Połącz i potwierdzić chęć wykonania operacji
Ze względu na uwarunkowania prawne, w przypadku elementów kartotek wykorzystywanych jako konta analityczne, możliwe jest scalanie i usuwanie wyłącznie tych elementów, dla których odpowiednie konta analityczne nie zawierają zatwierdzonych zapisów księgowych. :::
Kontrola i naprawa danych
Moduł kontroli i naprawy danych umożliwia kontrolę obrotów i sald, rozrachunków, dokumentów oraz zapisów MPK. Poniżej omówiona zostanie krótko każda funkcja.
Kontrola poprawności obrotów i sald
Obroty i salda poszczególnych kont analitycznych w ramach okresu są przechowywane w systemie niezależnie od detalicznych zapisów. Pozwala to na znaczne przyspieszenie wyliczania niektórych sprawozdań, przede wszystkim zestawienia sald i obrotów dla kont. Taka sytuacja stwarza jednak teoretycznie możliwość powstania rozbieżności pomiędzy zapisanymi wartościami obrotów, a kwotami wynikającymi z zadekretowanych dokumentów.
Aczkolwiek zastosowana architektura klient-serwer minimalizuje w praktyce powstanie takiej sytuacji, to jednak niektóre awarie sprzętu czy oprogramowania mogą teoretycznie spowodować jej zaistnienie.
Na takie potrzeby powstała procedura pozwalająca na zbadanie zgodności zapisanych w systemie obrotów kont z kwotami wynikającymi z detalicznych zapisów, wraz z możliwością odtworzenie tych pierwszych na podstawie dekretów.
Po wybraniu z menu głównego polecenia Zakładka: Administracja | Sekcja: Kontrola i naprawa danych | Obroty i salda> uruchamia się kreator, który pozwala w prosty sposób wykonać operację sprawdzenia lub/i odtworzenia obrotów kont.
Użytkownik wybiera rodzaj operacji, a następnie określa miesiąc dla którego ma nastąpić jej wykonanie oraz zakres dokumentów podlegający przetwarzaniu.
Po wykonaniu operacji sprawdzenia danych, program wyświetla komunikat o poprawności danych lub listę niezgodności. W drugim przypadku mamy możliwość naprawy danych (ponownego naliczenia obrotów i sald kont na podstawie zapisów z dokumentów). Operacja ta odbywa się w pełni automatycznie.
Kontrola poprawności rozrachunków
Oprócz obrotów i sald, także dane dotyczące rozrachunków trzymane są dodatkowo w osobnych strukturach danych. Również tutaj teoretycznie może wystąpić rozbieżność pomiędzy zapisami na kontach rozrachunkowych księgi głównej oraz kwotami zapisanymi w rozrachunkach.
W programie istnieje procedura kontrolująca zgodność pomiędzy wspomnianymi kwotami, umożliwiająca ewentualne odtworzenie rozrachunków na podstawie zapisów księgowych.
Po wybraniu z menu głównego polecenia Zakładka: Administracja | Sekcja: Kontrola i naprawa danych | Rozrachunki uruchamia się kreator umożliwiający proste wykonanie opisanej wyżej operacji.
Program automatycznie sprawdzi odpowiednie dane, a w przypadku niezgodności wyświetli ich listę i umożliwi automatyczną naprawę.
Opcja sprawdzająca zgodność rozrachunków z BO aktywna jest wyłącznie dla pierwszego roku obrotowego, gdyż w pozostałych latach rozrachunki w bilansie otwarcia nie są zakładane (w nowym roku widziane są bezpośrednio rozrachunki z lat poprzednich).
Oczywiście, w przypadku jeśli w programie mamy rozrachunki współdzielone z programem Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, kontrola zgodności dotyczy tylko tych rozrachunków, dla których istnieją już dokumenty księgowe (wprowadzone lub zaimportowane z programu magazynowego).
Odtworzenie rozrachunków polega m.in. na poprawieniu danych w rozrachunkach istniejących. Dla rozrachunków podlegających modyfikacji mogą zostać anulowane wszystkie rozliczenia i kompensaty.
Kontrola poprawności dokumentów
Na życzenie użytkownika istnieje możliwość dokonania wszechstronnej kontroli poprawności wprowadzonych zapisów. Operacja ta jest dostępna po wybraniu z menu głównego polecenia Zakładka: Administracja | Sekcja: Kontrola i naprawa danych | Dokumenty oraz opcji Sprawdzenie dokumentów.
Użytkownik podaje okres, za który ma być dokonane sprawdzenie oraz zaznacza obszary, które temu sprawdzeniu mają podlegać, a następnie wybiera przycisk <Dalej>.
Operacja kontroli danych odbywa się w pełni automatycznie, a na koniec wyświetlany jest stosowny raport, który może zostać wydrukowany przez użytkownika.
Wyszukiwanie luk w numeracji dokumentów
Numer ewidencyjny dokumentu nadawany jest przez system w procesie rejestracji tego dokumentu, przed jego ostatecznym zatwierdzeniem. Z tego powodu w przypadku pracy współbieżnej na wielu stanowiskach, anulowaniu operacji wprowadzania lub skasowania niektórych dokumentów mogą pojawić się luki w numerach ewidencyjnych dokumentów.
Należy podkreślić, że zadaniem numeru ewidencyjnego jest jedynie jednoznaczna identyfikacja dokumentu w systemie i z tego punktu widzenia luki te nie mają większego znaczenia, niemniej jednak wprowadzono w programie funkcję umożliwiającą wyszukanie luk w numeracji i sporządzenie na tej podstawie stosownego raportu. Funkcja ta jest dostępna w menu Administracja | Funkcje kontrolne | Dokumenty i zaznaczeniu opcji Wyszukanie luk w numeracji dokumentów.
Przenumerowanie dokumentów
Automatyczne nadawanie numeru ewidencyjnego odbywa się w programie w momencie rejestrowania dokumentu w systemie. Co za tym idzie kolejność dokumentów wg tych numerów nie musi być zgodna z kolejnością wg daty wystawienia dokumentu.
Na życzenie użytkownika jest możliwość przenumerowania w bieżącym miesiącu dokumentów zgodnie z ich datą (księgowania lub wystawienia). Operacja ta jest wykonywana w pełni automatycznie i jest trudno odwracalna. Po jej wykonaniu przywrócenie poprzednich numerów ewidencyjnych jest możliwe tylko na drodze ręcznej modyfikacji każdego dokumentu.
Operacja przenumerowania jest dostępna po wybraniu z menu głównego polecenia Zakładka: Administracja | Sekcja: Kontrola i naprawa danych | Dokumenty oraz opcji Przenumerowanie dokumentów.
Proces renumeracji uwzględnia w procesie nadawania nowych numerów parametry globalne pracy firmy wprowadzone przez użytkownika. W zależności od tego, numer nadawany jest chronologicznie w następujący sposób: zgodnie z datą dokumentu lub księgowania, następnie zgodnie z drugą z tych dat, następnie zgodnie z numerem własnym dokumentu.
Częściowe przenumerowanie dokumentów
W programie możliwe jest przenumerowanie wszystkich dokumentów lub jedynie ich części dokumentów, w obrębie danego typu lub dziennika (zależy to od tego, w jaki sposób prowadzona jest w systemie numeracja). W celu częściowego przenumerowania wystarczy przed wykonaniem tej operacji wskazać odpowiednią wartość parametru Przenumeruj w obrębie....
Przed uruchomieniem funkcji przenumerowania dokumentów należy upewnić się, że żaden użytkownik nie pracuje w programie z dokumentami. Zalecane jest, aby pozostali użytkownicy na czas wykonywania się tej funkcji zaprzestali całkowicie używania programu Wapro Fakir Finanse i księgowość