Przeczytaj zanim zadzwonisz do serwisu

Niniejszy punkt przeznaczony jest przede wszystkim dla osób administrujących w firmach systemami komputerowymi. Poniższe informacje pozwolą poznać techniczne wyzwania i wymagania stojące przed złożonym procesem integracji systemu finansowo - księgowego z KSeF. Znajduje się tu informacja, z która należy się zapoznać, by przygotować firmę na sprawną wymianę e-faktur z platformą KSeF Ministerstwem Finansów.

Integracja systemów ERP z platformą KSeF Ministerstwa Finansów to niewątpliwie wyzwanie techniczne. Wymaga płynnego działania całego systemu, od platformy KSeF Ministerstwa Finansów, API Ministerstwa Finansów, usługę Businesslink, sieć internetową, aż do bufora importowanych dokumentów w programie finansowo - księgowym WAPRO ERP. Wszystkie elementy składowe, usługi i moduły odgrywają ważną rolę w automatycznym odbieraniu e-faktur. Jeżeli jedno z ogniw zawiedzie odbiór e-faktur nie będzie możliwy.

Działanie platformy KSeF i usługi Businesslink stanowi podstawę integracji. Obie są zaawansowanymi systemami działającymi w "chmurze" i jako takie mogą okresowo wymagać przerw serwisowych lub ulec awarii, przerwom w dostępie do sieci i innym nieprzewidzianym zdarzeniom. Aktualnie pracujemy nad automatycznym weryfikowaniem ich dostępności i wyświetlaniem stosownych powiadomień w systemach WAPRO ERP. W niniejszym punkcie skupimy się na technicznych kwestiach związanych z komputerem, w którym uruchomiony jest program WAPRO ERP oraz na samym programie, niezbędnym dla udanej integracji.

Sprawdź czy masz dobre połączenie z internetem

Ważnym elementem jest zapewnienie dostępu do stabilnego i dobrego łącza internetowego dla programów integrowanych z KSeF. Szczególnie istotne jest to w przypadku łącz bezprzewodowych, które powinny mieć silny sygnał. Wydajne łącze jest niezbędne dla prawidłowego działania modułów czynności automatycznych, które zostały omówione poniżej. Słaby sygnał może spowodować przerwy w ich pracy.

Podpowiedź

W sytuacji kiedy wystąpi przerwa w pobieraniu e-faktur:

• w pierwszej kolejności zaloguj się na profil firmy na platformie KSeF i sprawdź czy pojawiły się nowe e-faktury;
• jeżeli pojawiły się nowe e-faktury, sprawdź czy masz połączenie z siecią, a w przypadku połączeń bezprzewodowych, czy sygnał jest wystarczająco silny;

Sprawdź czy masz aktywną licencję usługi Businesslink

Po wygaśnięciu licencji na usługę Businesslink e-faktury nie będą pobierane do bufora dokumentów programów finansowo - księgowych.

Podpowiedź

Jeżeli dokumenty przestaną być pobierane, sprawdź czy licencja na usługę Businesslink nie wygasła z powodu przekroczenia okresu ważności lub ilości dokumentów zgodnie z tym co zostało opisane w punkcie: Licencja Businesslink.

Sprawdź ważność tokenów

Jeżeli token jest błędny, może nie mieć roli dostępu do e-faktur lub może być unieważniony a w biurach rachunkowych może być przypisany do niewłaściwej firmy. W każdym z tych przypadków e-faktury nie będą pobierane do bufora dokumentów importowanych.

Podpowiedź

Sprawdź czy:

• token nie został unieważniony na platformie KSeF;

• token ma właściwą rolę dostępu do e-faktur

• w biurach rachunkowych - sprawdź czy tokeny są powiązane z właściwymi firmami klientów. Szczególnie tych, w których e-faktury są widoczne na platformie KSeF, a program ich nie pobiera. Przyczyną może być przypisanie do niewłaściwej firmy.

  Ze względów technicznych, w każdym z tych przypadków praktycznie należy unieważnić w programie aktualny token, wygenerować nowy na platformie KSeF i zarejestrować go za pośrednictwem programu w usłudze Businesslink.

Sprawdź czy aktualnie moduł czynności automatycznych działa bez błędów

Czynności automatyczne w systemie to kolejny, ważny moduł odpowiedzialny za monitorowanie platformy KSeF poprzez usługę Businesslink. System okresowo sprawdza, czy pojawiły się nowe dokumenty na platformie KSeF. Jeżeli tak, automatycznie odbiera je i przekazuje do bufora importowanych eFaktur.

Moduł czynności automatycznych uruchamiany jest na serwerze SQL. Jeżeli komputer pozostaje włączony 24 godziny na dobę i włączony pozostaje również serwer SQL, moduł co 15 minut sprawdza w KSeF dostępność nowych e-faktur firmy, nawet jeżeli program WAPRO ERP jest wyłączony.

Dla poprawnego działania usługi Businesslink, wymagana jest uruchomiona usługa składowa o nazwie „WAPRO Usługi automatyczne”, co zaprezentowano na poniższym przykładzie.

Na serwerze SQL musi zostać uruchomiony odpowiedni harmonogram czynności automatycznych dla każdej firmy, w kontekście której mają być wysyłane zapytania i odbierane e-faktury z KSeF:

• W przypadku programów w wariantach innych niż Biuro, harmonogramy muszą być utworzone i uruchomione w kontekście każdej firmy zarejestrowanej w programie, która ma być zintegrowana z KSeF.

• W przypadku programów finansowo-księgowych w wariancie Biuro, musi być utworzony jeden harmonogram dla firmy właściciela, czyli biura rachunkowego. W związku z tym, że biuro rachunkowe jest upoważnione poprzez token do odbioru dokumentów w imieniu swoich klientów, wszystkie dokumenty odbierane są przez czynności automatyczne jako biuro rachunkowe.

  Lista aktywnych zadań prezentuje się w programie następująco:

  

  Czynności automatyczne mogą wykonywać wiele zadań. Wszystkie harmonogramy z ich parametrami uruchomienia można znaleźć w oknie "Lista harmonogramów". Należy zwrócić uwagę, że na liście harmonogramów widoczna jest informacja o firmie, dla której uruchomiony jest harmonogram.

  

  W przypadku, gdy ikona statusu jest czerwona, można otworzyć okienko historii w celu zbadania przyczyny tego stanu.

  

  Na wyświetlonym przykładzie widoczne są cztery błędy (czerwone ikony statusów), obok podano czas ich trwania. Jak widać przez 60 minut czynności automatyczne nie działały. Przyczyną tych błędów był spadek siły sygnału sieci bezprzewodowej, o czym wspominaliśmy w kontekście roli połączenia internetowego dla integracji KSeF.

  Podpowiedź

  Jeżeli wyżej wymienione zalecenia nie spowodują przywrócenia pobierania e-faktur, uruchom polecenie z głównego menu programu: Zakładka: Inne | Polecenie: Czynności automatyczne i sprawdź czy moduł pracuje prawidłowo.

Podsumowanie

Po prawidłowym uruchomieniu usługi system samodzielnie zadba o uruchomienie i odpowiednie skonfigurowanie elementów, potrzebnych do prawidłowej integracji programu WAPRO ERP z KSeF, umożliwiając tym samym wydajną wymianę e-faktur z KSeF. Wszystkie operacje odbywają się automatycznie w interfejsie programów. Jednakże, w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, takich jak unieważnienie tokenu, wyłączenie usługi "WAPRO Czynności automatyczne" w systemie Windows lub spadek siły sygnału sieci mobilnej, integracja może zostać przerwana.

Jeżeli taka sytuacja nastąpi zachęcamy do sprawdzenia kolejno powyższych warunków. Czasem, pozwoli to samodzielnie usunąć przyczynę problemu, a jeżeli nie, ułatwi rozmowę z serwisem.