Moduł zarządzania dokumentami
Ogólna informacja na temat Modułu Zarządzania Dokumentami (w skrócie: MZD) znajduje się w punkcie e-Dokumenty.
Moduł Zarządzania Dokumentami, dalej dla uproszczenia określony jako MZD, w systemie zarządzania firmą WAPRO ERP pełni rolę archiwum dokumentów elektronicznych. Jego podstawową funkcją jest zapisywanie w bazie danych programu plików dokumentów elektronicznych, które dalej dla uproszczenia określane będą jako e-dokumenty. Można zapisywać je w dowolnych formatach plików, z których najczęściej wykorzystywane będą prawdopodobnie: pdf, xml, doc, xls, txt czy jpg.
W programie finansowo - księgowym najważniejszą wartością jest możliwość pracy z oryginałami faktur elektronicznych czy też możliwość korzystania z kopii elektronicznych standardowych dokumentów.
MZD przechowuje również, wystawione w systemie Asseco WAPRO, e-deklaracje, jako jeden z rodzajów e-dokumentów.
Uruchamianie modułu
MZD uruchamiane jest w programie zawsze w jakimś kontekście. W zależności od rodzaju dokumentu jaki ma zostać zapisany w e-Archiwum należy wybrać właściwy kontekst. Moduł umożliwia zapisywanie dokumentów w następujących kontekstach:
- firmy - ten kontekst przeznaczony jest do zapisywania dokumentów takich jak np. umowa spółki i inne tego typu, w tym celu aby dodać lub wyświetlić e-dokument, należy z głównego menu programu wybrać polecenie
Zakładka: Kartoteki | Sekcja: Firmy | e-Dokumentyoraz okna wyboru firmy; - księgowanego dokumentu - ten kontekst przeznaczony jest do zapisywania dokumentów takich jak np. e-faktura i inne księgowane typy dokumentów, w tym celu aby dodać lub wyświetlić e-dokument, należy na oknie przeglądarki dokumentów wybrać zarejestrowany dokument i przycisnąć przycisk e-Dokumenty;
- kontrahenta - ten kontekst przeznaczony jest do zapisywania dokumentów takich jak np. umowy handlowe, zgoda na wystawianie faktur elektronicznych i temu podobnych, należy w oknie przeglądarki kartoteki kontrahentów wybrać kontrahenta i przycisnąć przycisk e-Dokumenty;
- pracownika - ten kontekst przeznaczony jest do zapisywania dokumentów takich jak np. dokumenty kadrowo - płacowe, należy w oknie przeglądarki kartoteki pracowników wybrać pracownika i przycisnąć przycisk e-Dokumenty;
Okno Modułu Zarządzania Dokumentami
Niezależnie od kontekstu wywołania MZD, na ekranie pojawi się poniżej zaprezentowane okno e-Archiwum:
Jak na powyższym obrazie widać, z poziomu okna można dodawać, przeglądać oraz usuwać przechowywane dokumenty. Ważne jest to, że okno działa w takim kontekście, w jakim zostało uruchomione. Oznacza to, że jeżeli na przykład uruchomione zostało w kontekście wybranego kontrahenta, w oknie wyświetlone zostaną wyłącznie dokumenty powiązane z tym kontrahentem. Jeżeli okno wywołane zostanie w kontekście firmy, wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty powiązane wyłącznie z tą firmą.
Zapisywanie i przeglądanie e-Dokumentów
Aby zapisać e-Dokument w e-Archiwum na wyżej zaprezentowanym oknie należy przycisnąć przycisk Dodaj, na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca przeglądanie katalogów dyskowych i wybranie właściwego pliku e-Dokumentu, na przykład:
Tak wybrany dokument i zapisany w bazie danych pojawi się na liście e-Archiwum, a dwukrotnie "kliknięty" myszą zostanie wyświetlony na ekranie.
Sugerujemy, aby plikom e-Dokumentów nadawać unikalne i sugestywne nazwy tak, aby w przypadku zapisania wielu dokumentów w jednym kontekście, nazwa opisywała rodzaj i zawartość e-Dokumentu.
Jeżeli programy systemu WAPRO ERP pracują na jednej wspólnej bazie danych, wszystkie archiwizują swoje dokumenty w jednym e-Archiwum. W związku z tym, jeżeli program Wapro Mag Sprzedaż i magazyn pracuje na wspólnej bazie z programem Wapro Fakir Finanse i księgowość, jeżeli w tym pierwszym do dokumentów podlegających księgowaniu zostaną podpięte e-Dokumenty, to po zaimportowaniu takich dokumentów z podpiętymi załącznikami, pojawią się one automatycznie w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość i będą dostępne z kontekstu odpowiedniego dokumentu.
E-Dokumenty widoczne w Module Zarządzania Dokumentami uruchomionym w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość, mogą być zapisane w e-Archiwum zarówno przez operatora programu Wapro Fakir Finanse i księgowość jak i przez operatora innej aplikacji WAPRO ERP pracującej na wspólnej bazie. Dotyczy to oczywiście tylko takich typów e-Dokumentów, które wykorzystywane są wspólnie przez obie wspomniane aplikacje.