Jak działa usługa Businesslink w programach finansowo - księgowych?

W programach finansowo - księgowych systemu Wapro ERP podstawową funkcją usługi Businesslink jest ich z KSeF. Usługa jest odpowiedzialna za przebieg wszystkich procesów związanych z przesyłaniem e-faktur pomiędzy platformą KSeF a programami systemu WAPRO ERP. W przypadku programów finansowo - księgowych za pobieranie i dostarczanie:

• faktur sprzedaży - wystawionych w KSeF przez system zarządzania sprzedażą firmy;
• faktur zakupu - wystawionych w KSeF przez dostawców firmy;

Uwaga

Przy czym nie jest istotne w jaki sposób e-faktury zostały wystawione, ręcznie na platformie KSeF czy też przez program zarządzania sprzedażą WAPRO ERP lub program innego producenta. Pobrane zostaną wszystkie dokumenty znajdujące się na platformie KSeF.

Po uruchomieniu usługi jest ona gotowa do odbierania e-faktur z KSeF. Przy czym e-faktury w wariantach programów finansowo - księgowych:

• innych niż warianty BIURO będą pobierane w kontekście zarejestrowanej w programie firmy. Firma poprzez udostępnione przez Ministerstwo API loguje się jako podatnik na platformie KSeF.
• w wariantach BIURO będą pobierane w kontekście podmiotu trzeciego jakim jest biuro rachunkowe (biuro rachunkowe poprzez udostępnione przez Ministerstwo API loguje się jako podmiot trzeci i pobiera własne e-faktury oraz e-faktury swoich klientów, którzy je do tego upoważnili).

Po uruchomieniu usługi Businesslink w programie zostanie utworzony i uruchomiony w module czynności automatycznych harmonogram o nazwie "Businesslink", który jest odpowiedzialny za okresowe wysyłanie zapytań poprzez udostępnione przez Ministerstwa Finansów API, za pośrednictwem usługi Businesslink, a w przypadku pojawienia się nowych e-faktur, pobrania ich. Okienko modułu czynności automatycznych dostępne jest po wybraniu w głównym menu programu polecenia: Zakładka: Inne | Sekcja: Konfiguracja | Polecenie: Czynności automatyczne.

Podpowiedź

• Najkrótszy czas, co jaki moduł czynności automatycznych będzie wysyłał zapytania to 15 minut. Częstotliwość tą można zmniejszyć, natomiast nie da się jej zwiększyć. Wynika to z ograniczeń narzuconych przez Ministerstwo Finansów. W przypadku wysyłania zbyt często takich zapytań, komputer mógłby zostać czasowo zablokowany przez serwer Ministerstwa Finansów.
• Przypominamy, że moduł czynności automatycznych będzie wykonywał zadania zgodnie z harmonogramem nawet jeżeli program finansowo - księgowy jest wyłączony. Wystarczy aby komputer był włączony, podłączony do sieci oraz aby serwer SQL był włączony.

Równocześnie z utworzeniem powyższego harmonogramu, utworzone zostanie nowe źródło danych w o nazwie "Businesslink". Jest ono wymagane do zadekretowania i zaimportowania do ksiąg pobranych e-faktur.

Wysyłanie zapytań na platformę KSeF rozpocznie się natychmiast po zarejestrowaniu w Businesslink tokenu uprawniającego do zalogowania się poprzez API na platformie KSeF i pobierania dokumentów:

• w wariantach innych niż BIURO tokenu uprawniającego firmę jako podatnika upoważnionego do pobierania e-faktur z platformy KSeF;
• w wariantach BIURO tokenów biura rachunkowego oraz tokenów klientów biura, którzy upoważnią biuro do odbierania z KSeF w ich imieniu swoich dokumentów;

Tokeny należy utworzyć na platformie KSeF:

• firma jako podatnik, po zalogowaniu się w profilu swojej firmy na platformie KSeF może wygenerować własny token, pobrać go a następnie zarejestrować w usłudze Businesslink;

• Biuro rachunkowe

  • po zalogowaniu się w profilu swojej firmy na platformie KSeF może wygenerować własny token, pobrać go a następnie zarejestrować w usłudze Businesslink;
  • tokeny klientów biura może wygenerować samodzielnie, pobrać a następnie zarejestrować go w usłudze Businesslink po zalogowaniu się w profilu klienta na platformie KSeF (jeżeli zostanie do tego upoważniona przez klienta), lub otrzymać tokeny od swoich klientów, którzy wygenerują je sami w swoich profilach w KSeF;
  Podpowiedź

  • Tokeny muszą uprawniać co najmniej do przeglądania e-faktur, co jest równoznaczne z uprawnieniem do ich pobierania.

  • W przypadku biur rachunkowych bardzo ważne jest aby wygenerowany token dla konkretnej firmy (podatnika) został zarejestrowany w usłudze Businesslink w kontekście właściwej firmy zarejestrowanej w programie.

  • e-faktury nie będą odbierane z KSeF jeżeli:

    • token nie będzie uprawniał do odbioru e-faktur (uprawnienie "do przeglądania" w KSeF);
    • token zostanie zarejestrowany w usłudze w kontekście niewłaściwej firmy;
    • token zostanie unieważniony w profilu firmy (podatnika) na platformie KSeF;

Po zarejestrowaniu tokenów uwierzytelniających, moduł czynności automatycznych za pośrednictwem usługi Businesslink rozpocznie pobieranie e-faktur z KSeF. W programie trafią one do tak zwanego Bufora importowanych dokumentów gdzie będzie można je zweryfikować i zatwierdzić do zaksięgowania i na koniec przenieść do ksiąg.