Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania firmą marki Wapro ERP w branży transportowej

Profil działalności

Nedapol Sp. z o.o. jest nowoczesną firmą, świadczącą usługi transportowe na rynku krajowym oraz na terenie całej Europy. Posiada nowoczesne zaplecze transportowe, w skład którego wchodzi prawie sto ciągników siodłowych najnowszej generacji, własne zaplecze techniczne wspierające utrzymanie taboru oraz zespół nowoczesnych magazynów, wyposażonych w systemy zautomatyzowanego załadunku i rozładunku. Neapol Sp. z o.o. może poszczycić się certyfikatem Najwyższa Jakość w Logistyce, uzyskanym w 2005 roku. Siedziba spółki znajduje się we Wronkach, gdzie zlokalizowany jest dział sprzedaży, dział księgowości, dział kadrowo-płacowy, sekcja IT, kontrola ruchu, serwis samochodowy oraz jeden z magazynów. Spółka posiada dodatkowo zewnętrzną komórkę księgowości zlokalizowaną w Poznaniu.

Dlaczego Wapro ERP?

Decyzja o wyborze zintegrowanego systemu zarządzania opartego na aplikacjach Assecco Wapro zapadła głównie z powodu jej atrakcyjnej funkcjonalności oraz elastycznej formy licencjonowania. Zakup oczywiście poprzedzony został konkursem i prezentacją różnego rodzaju rozwiązań oferowanych przez dystrybutorów oprogramowania.

Opis wdrożenia

Wdrożenie obejmowało program Wapro Fakir dla Windows BIZNES na czterech stanowiskach, program Wapro Gang dla Windows BIZNES na dwóch stanowiskach, program Wapro Mag dla Windows PRESTIŻ na dwóch stanowiskach oraz program Wapro Best BIZNES. Do tego dochodziło oprogramowanie autorskie integrujące program Wapro Mag z posiadanym już wcześniej systemem transportowym oraz oprogramowanie umożliwiające komunikację zdalną, dla użytkowników łączących się z bazą poza siedzibą firmy.

Analiza przedwdrożeniowa, ustalone wcześniej priorytety oraz zaangażowanie wszystkich osób uczestniczących w projekcie sprawiły, że zintegrowany system zarządzania firmą Wapro ERP, wdrożony w spółce Nedapol Sp. z o.o., funkcjonuje dzisiaj w sposób prawidłowy, stanowiąc istotne wsparcie informatyczne w jej funkcjonowaniu. Zmiany organizacyjne oraz procesowe, jakie zostały poczynione na etapie wdrożenia, potwierdziły prawidłowo obrany kierunek prac, a dzisiaj przynoszą pozytywne efekty w postaci sprawniej funkcjonującego obiegu dokumentów, czy oszczędności w działaniach operacyjnych. Dzięki zachowaniu centralizacji bazy danych, dział IT firmy Nedapol Sp. z o.o. uzyskał łatwiejszą kontrolę nad administracją i prawidłowym zabezpieczeniem danych spółki. Nie bez znaczenia jest ten fakt, zważywszy na ilość przetwarzanych dziennie informacji. Oprócz zewnętrznych narzędzi służących do modyfikacji oraz optymalizacji bazy, administratorzy systemu mają również do dyspozycji funkcje wbudowane w system Wapro ERP.

Korzyści

Firma Nedapol Sp. z o.o. jest spółką, której struktura organizacyjna jest dość rozbudowana. Począwszy od magazynów zlokalizowanych w różnych miejscach znacznie oddalonych od siebie, które musiały pracować na wspólnej bazie, zintegrowane z posiadanym już wcześniej systemem obsługi zleceń transportowych, poprzez księgowość podzieloną na dwa zespoły, z których jeden znajduje się we Wronkach, a drugi w Poznaniu, skończywszy na decydentach, wymagających uzyskiwania dostępu do informacji (analiz, sprawozdań) z różnych lokalizacji geograficznych.

Pierwszym zadaniem z jakim przyszło nam się zmierzyć, było prawidłowe zbudowanie mechanizmów dostępowych dla drugiego magazynu, poznańskiej księgowości oraz mobilnych użytkowników. Ważne było, aby struktura komunikacyjna funkcjonowała sprawnie i bezpiecznie, z jedną, centralnie zlokalizowaną na serwerach firmy bazą danych. Dzięki zastosowaniu dedykowanego oprogramowania do komunikacji zdalnej, gwarantującego wysoki poziom bezpieczeństwa i stabilną transmisję danych, wszyscy użytkownicy zdalni mogli logować się do systemu na określonych prawach (wg ustalonych zależności).

Zasadniczym miejscem generowania i wprowadzania dokumentów była siedziba we Wronkach. Przy wykorzystaniu programu Wapro Mag realizowana była obsługa magazynów oraz emisja dokumentów handlowych. Za pośrednictwem programu Wapro Mag obsługiwano również wielowalutową (siedem walut) kasę spółki. Generowane na potrzeby sprawozdawczości raporty, przeznaczone dla kadry zarządzającej firmą, musiały być utworzone w języku polskim, niemieckim, rosyjskim oraz angielskim. Komplet dokumentów powstających w programie Wapro Mag był oczywiście w zdefiniowany sposób eksportowany do programu Wapro Fakir. Wprowadzenie zmian w obiegu dokumentów oraz wdrożenie Wapro Mag’a poprawiło płynność obiegu dokumentów, pozwoliło na uzyskiwanie szybkiej i wiążącej informacji praktycznie natychmiast, ale również wsparło obsługę samego magazynu, dzięki opisowi lokalizacji towaru przypisanemu miejscu składowania, określaniu wagi zbiorczej całego transportu na podstawie wcześniej opisanych mas poszczególnych towarów, czy możliwości planowania załadunku z uwzględnieniem gabarytów ładunku wprowadzonych wcześniej w programie.

Importowane z Wapro Mag’a dokumenty oraz dokumenty kosztowe napływające do firmy rejestrowane były w programie Wapro Fakir, na dwóch stanowiskach zlokalizowanych we Wronkach. Pozostałe dokumenty, SAD-y oraz weryfikacja całości, spoczywała na księgowości pracującej z Poznania. Nowoczesna budowa i sposób rejestracji i przechowywania danych programu Wapro Fakir umożliwia współdzielenie zasobów oraz przeniesienie go na platformy dostępu zdalnego. Dla firmy Nedapol Sp. z o.o. funkcjonalność ta odgrywa istotne znaczenie. Dzięki takiej budowie systemu, pracownicy dotychczas dojeżdżający do Wronek, kilkadziesiąt kilometrów dziennie, mogli wykonywać tę samą pracę z biur znajdujących się w Poznaniu. W przekroju całego miesiąca uzyskano znaczne oszczędności, eliminując koszty dojazdu, a zwiększając tym samym efektywność samej pracy.

Obok programów magazynowych oraz księgowych w spółce wdrożony został również system kadrowo-płacowy Wapro Gang dla Windows BIZNES. Ponieważ spółka zatrudnia nie tylko polskich pracowników, konieczne było zmodyfikowanie programu pozwalające na właściwe obliczanie wynagrodzeń, przenoszenie danych do programu księgowego, ale również prawidłowo rozliczające ZUS i podatki. Na potrzeby spółki stworzone zostały również mechanizmy sprawozdawcze i symulacyjne, pozwalające nie tylko analizować koszty związane z aktualnym zatrudnieniem, ale również przewidywać ich zmianę, przy planowanych podwyżkach czy cięciach kosztów.

W programie wprowadzono również zmiany automatyzujące pewne często występujące procesy. Zbudowano moduł obsługujący delegacje wraz z mechanizmem ich automatycznego rozliczania. Opracowano moduł ewidencjonowania i rozliczania deputatów oraz ryczałtów. Stworzono dodatkowe kartoteki, zastępujące prowadzone dotychczas ręcznie ewidencje (wydawanie odzieży ochronnej, uprawnienia do prowadzenia pojazdów, zaliczki walutowe). W programie opracowano wydruki spełniające wymagania klienta oraz przeprowadzono kompleksowe szkolenie pracowników z metod wykorzystywania wbudowanych w program kreatorów.

W spółce Nedapol Sp. z o.o. wdrożony został również program Wapro Best BIZNES, służący do ewidencji środków trwałych. Firma zdecydowała się na zakup powyższego rozwiązania dlatego, że liczba środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych znajdujących się na ewidencji spółki była tak duża, iż liczenie amortyzacji oraz wprowadzanie do programu księgowego zajmowało sporo czasu. Dzięki zastosowaniu programu Wapro Best, proces rozliczania amortyzacji środków trwałych przebiega dużo sprawniej, bez konieczności dublowania wykonywanych operacji matematycznych.

Partner wdrażający: KOMPUTERPARTNER