Jak zdefiniować numerację dokumentów?
Istotną częścią działania każdej firmy jest obieg dokumentów rejestrujących wykonywane operacje. W celu szybkiej i jednoznacznej identyfikacji dokumenty są numerowane, zaś numery te są nadawane według pewnych, ustalonych reguł.
Numer dokumentu składa się na ogół z dwuliterowej sygnatury i oznaczenia cyfrowego, np. MT 47/05/2002. Sygnatura związana jest z przeznaczeniem dokumentu, np. zmiana miejsca użytkowania jest odnotowywane w dokumentach sygnowanych MT. Oznaczenie cyfrowe przechowuje zazwyczaj kolejny numer dokumentu oraz informację o dacie wystawienia, np. numer miesiąca, dwucyfrową końcówkę roku.
Sposób numerowania w Wapro Best ustala się niezależnie dla każdego rodzaju dokumentów - przyjęcia do użytkowania, przesunięcia, modernizacji. Aby rozpocząć konfigurację numeracji dokumentów, przejdź do menu Administrator | Numeracja, wybierz dokument na liście i kliknij go dwukrotnie lub kliknij przycisk.
W wyświetlonej formatce:
Określ sposób nadawania numeru:
- ręczne - wymusza ręczne wpisywanie numeru,
- automatyczne - dokument będzie numerowany automatycznie, bez względu na ustawienia domyślne.
Zdefiniuj maskę numeru, np.:
- # - symbolizuje cyfrę w numerze dokumentu. Liczba znaków # oznacza liczbę cyfr numeru dokumentu (np. #### pozwala na ewidencję dokumentów od 0001 do 9999). Numerator może być pominięty - dokumenty nie będą wówczas numerowane,
- @ - symbolizuje miesiąc. Musi zawierać koniecznie 2 znaki @@. Symbol miesiąca może być pominięty w definicji numeru,
- $ - symbolizuje rok. Musi zawierać 2 lub 4 znaki. Symbol roku może być pominięty w definicji numeru,
- * Oznacza kod miejsca przechowywania. Liczba gwiazdek powinna odpowiadać liczbie znaków w kodzie (najczęściej 2 lub 3). Symbol ten może być pominięty w definicji numeru,
Maska numeru dokumentu dopuszcza stosowanie innych sekwencji znaków, wyjąwszy wyżej wymienione, np.:
Format numeru Przykłady ####/$$$$ 0234/2001 T-####/@@/$$ T-0234/03/02 (marzec 2002) #####-*** 17362-H01, (jeśli Hala nr 01 ma symbol H01) BEZ NUMERU BEZ NUMERU Ustal kolejny numer w autonumeracji.
W polu Autonumer wyświetlany jest ostatni numer dokumentu. Jeśli nie wystawiano dokumentów tego typu, wartość pola wynosi zero. Aby zmienić licznik dokumentów, wpisz nowy numer.