Numeracja dokumentów

Istotną częścią działania każdej firmy jest obieg dokumentów rejestrujących wykonywane operacje. W celu szybkiej i jednoznacznej identyfikacji dokumenty są numerowane, zaś numery te są nadawane według pewnych, ustalonych reguł.

Numer dokumentu składa się na ogół z dwuliterowej sygnatury i oznaczenia cyfrowego, np. MT 47/05/2002. Sygnatura związana jest z przeznaczeniem dokumentu, np. Zmiana Miejsca Użytkowania jest odnotowywane w dokumentach sygnowanych MT. Oznaczenie cyfrowe przechowuje zazwyczaj kolejny numer dokumentu, oraz informację o dacie wystawienia, np. numer miesiąca, dwucyfrową końcówkę roku.

Sposób numerowania w Wapro Best Środki trwałe ustala się niezależnie dla każdego rodzaju dokumentów - przyjęcia do użytkowania, przesunięcia, modernizacji - korzystając z wydzielonej funkcji Administrator | Definicje | Numeracja dokumentów. Poniżej opisano znaczenie parametrów potrzebnych do ustawienia numeracji:

• Nadawanie numeru. Możliwe ustawienia:

  • Automatyczne. Ten typ dokumentu będzie numerowany automatycznie, bez względu na ustawienia domyślne.
  • Ręczne. Wymusza ręczne numerowanie dokumentów wybranego typu.

  

  Z parametrem Okres numeracji wiążą się dwa kolejne pola:

• Ostatni numer dokumentu. Pole wyświetla ostatnią wartość numeru, (jeśli nie wystawiano dokumentów tego typu, wartość pola wynosi zero). Wpisując nowy numer i zatwierdzając klawiszem [Ustal numer] można przestawić licznik dokumentów na inną wartość.

• Maska numeru. Może być konstruowana z następujących elementów:

  • # Symbolizuje cyfrę w numerze dokumentu. Liczba znaków "#" oznacza liczbę cyfr numeru dokumentu (np. # # # # pozwala na ewidencję dokumentów od 0001 do 9999). Numerator może być pominięty - dokumenty nie będą wówczas numerowane.

  • @ Symbolizuje miesiąc. Musi zawierać koniecznie 2 znaki (@@), w innym przypadku (np. @ lub @@@) sygnalizowany jest błąd. Symbol miesiąca może być pominięty w definicji numeru.

  • $ Symbolizuje rok. Musi zawierać 2 lub 4 znaki, w innym przypadku (np. $$$) sygnalizowany jest błąd. Symbol roku może być pominięty w definicji numeru.

  • * Oznacza kod miejsca przechowywania. Liczba gwiazdek powinna odpowiadać liczbie znaków w kodzie (najczęściej 2 lub 3). Symbol ten może być pominięty w definicji numeru.

  • Ponadto maska numeru dokumentu dopuszcza stosowanie dowolnych innych sekwencji znaków, wyjąwszy wyżej wymienione (zobacz przykłady poniżej).

    Format numeru	Przykłady
    ####/$$$$	0234/2001
    T-####/@@/$$	T-0234/03/02 (marzec 2002)
    #####-***	17362-H01, (jeśli Hala nr 01 ma symbol H01)
    BEZ NUMERU	BEZ NUMERU

• Autonumer. Pole wyświetla ostatnią wartość numeru, (jeśli nie wystawiano dokumentów tego typu, wartość pola wynosi zero). Wpisując nowy numer można przestawić licznik dokumentów na inną wartość.