Konfiguracja współpracy z Finanse i księgowość
Pierwszą czynnością niezbędną do wygenerowania dekretów jest określenie domyślnego sposobu obsługi księgowania w systemie. Dokonujemy tego w Ustawieniach programu, wybierając opcję Sposób dekretowania. Mamy tu trzy możliwości obsługi księgowań:
- za pomocą metajęzyka - wówczas należy zdefiniować parametry, funkcje i księgowania
- za pomocą wzorców - wówczas trzeba stworzyć jeden lub więcej wzorców księgowania i powiązać środki trwałe z odpowiednimi wzorcami na zakładce Księgowanie ekranu środka trwałego
- w zależności od środka trwałego - wybierając tę opcję powodujemy, że nie jest obowiązkowe powiązanie środka trwałego ze wzorcem księgowania; jeżeli tego nie uczynimy dla któregoś środka trwałego, wówczas obsługiwany on będzie za pomocą metajęzyka (pod warunkiem, że funkcje metajęzyka będą go uwzględniać)
Kolejny krok konfiguracji jest uzależniony od sposobu organizacji współpracy systemu Wapro Best Środki trwałe z Wapro Fakir Finanse i księgowość:
Programy pracują we wspólnej bazie
Praca we wspólnej bazie oznacza, że pewne informacje są współdzielone pomiędzy oboma systemami. Tymi informacjami jest plan kont, lata obrotowe, kody dokumentów, dzienniki oraz składniki majątku trwałego. W celu ustanowienia współpracy z programem Wapro Fakir Finanse i księgowość jedyną czynnością, którą należy wykonać jest ustalenie w Ustawieniach programu roku obrotowego z systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość (opcja Wybór roku obrotowego). Powoduje to między innymi uaktywnienie Planu Kont skojarzonego z danym rokiem obrotowym. Następnie, gdy chcemy wprowadzić wygenerowane w programie Wapro Best Środki trwałe dekrety do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość wybieramy menu Inne/ Eksport do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, klikamy Dalej i wybieramy interesujące nas rejestry not księgowych. Następnie zaznaczamy opcję Eksportuj dekrety - Bezpośrednio do systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Wyeksportowane dekrety pojawią się w Wapro Fakir Finanse i księgowość w module importowanych dokumentów.
Programy pracują na bazach rozłącznych.
W przypadku pracy programów Wapro Best Środki trwałe i Wapro Fakir Finanse i księgowość na różnych bazach danych (na jednym lub osobnych serwerach), w celu zainicjowania współpracy między oboma programami należy zaimportować do programu Wapro Best Środki trwałe niezbędne informacje (plan kont, lata obrotowe, dzienniki, kody dokumentów) z programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Odbywa się to w ten sposób, że z programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, z wybranej firmy, dokonujemy eksportu definicji do pliku (menu dokumenty / import/eksport / eksport definicji). Plik ten importujemy następnie w programie WAPRO Best, do wybranej firmy, poprzez wybór menu Inne/Eksport do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość i wybierając przycisk Import informacji z programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Następnie w ustawieniach programu ustalamy rok obrotowy (opcja Wybór roku obrotowego).
Jeżeli teraz chcemy wprowadzić wygenerowane w programie Wapro Best Środki trwałe dekrety do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość wybieramy z menu Inne/ Eksport do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, klikamy Dalej i wybieramy interesujące nas rejestry not księgowych. Następnie zaznaczamy opcję Eksportuj dekrety - do pliku. Plik zawierający wyeksportowane rejestry not księgowych można wczytać do systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość poprzez wybór z menu w WF-FaKirze opcji Dokumenty/Import/eksport / Import dokumentów i na ekranie importowanych dokumentów, który się pojawi, klikamy przycisk import transakcji z pliku. Następnie wybieramy opcję import transakcji z programu Wapro Best Środki trwałe, gdzie podajemy plik z eksportem z systemu Wapro Best Środki trwałe.
Należy zauważyć, że eksportowane rejestry not księgowych posiadają charakterystyczną strukturę. Mianowicie każdy eksportowany rejestr jest importowany do systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość jako osobna transakcja; transakcja zawiera dokumenty, przy czym dla dekretów powstałych z różnych operacji jest tworzony osobny dokument dla każdego rodzaju operacji tak, że wszystkie dekrety jednego rodzaju w ramach rejestru wędrują do jednego dokumentu jako jego pozycje. Przykładowo, jeżeli eksport składa się z dwóch rejestrów i każdy z nich zawiera dekrety powstałe z operacji amortyzacji i przyjęcia do użytkowania, to wówczas powstaną dwie transakcje zawierające po dwa dokumenty (jeden dla dekretów amortyzacji, a drugi dla dekretów przyjęć do użytkowania).