Jak skonfigurować współpracę z Fakirem?

System Wapro Best oferuje możliwość integracji z programami finansowo-księgowymi, takimi jak Wapro Fakir. Dzięki temu możesz automatycznie przenosić dane księgowe i usprawnić proces ewidencji operacji dotyczących majątku firmy. Co ważne, korzystanie z integracji nie jest obowiązkowe — program pozwala na samodzielne prowadzenie rejestrów not księgowych bez konieczności połączenia z systemem FK.

Jak działa ewidencja środków trwałych w Wapro Best?

Aby zrozumieć mechanizm generowania dekretów, warto rozróżnić dwa podejścia:

1. Perspektywa użytkownika systemu (operacyjna) - najważniejszy jest aktualny stan środka trwałego, czyli zestaw jego kluczowych cech:

• wartość początkowa i bieżąca,
• poziom umorzenia,
• miejsce użytkowania,
• osoba odpowiedzialna,
• inne atrybuty opisowe.

2. Perspektywa księgowa - ważne są zdarzenia, które wpływają na stan środka trwałego. Każda operacja musi znaleźć odzwierciedlenie w zapisach księgowych na odpowiednich kontach.

Aby możliwe było poprawne przekazywanie operacji ze środków trwałych w Wapro Best do systemu finansowo-księgowego Wapro Fakir, konieczna jest wcześniejsza konfiguracja sposobu księgowania oraz określenie modelu współpracy pomiędzy systemami.

Proces ten ma duże znaczenie, ponieważ decyduje:

• w jaki sposób powstają dekrety księgowe,
• na jakie konta trafiają poszczególne operacje,
• czy dane będą przekazywane automatycznie, czy przez pliki.

Dobrze skonfigurowana integracja pozwala zautomatyzować księgowanie operacji takich jak amortyzacja, przyjęcie czy likwidacja środka trwałego.

Jak wybrać sposób dekretowania?

Pierwszą czynnością niezbędną do wygenerowania dekretów jest określenie domyślnego sposobu obsługi księgowania w systemie. W tym celu należy przejść do menu Administrator | Konfiguracja dekretów i wybrac jedną z opcji:

• Metajezyk dekretów - wówczas należy zdefiniować parametry, funkcje i księgowania. Rozwiązanie to najlepiej sprawdza się w firmach z indywidualnymi zasadami księgowania,
• Wzorce księgowania - wówczas należy stworzyć jeden lub więcej wzorców księgowania i powiązać środki trwałe z odpowiednimi wzorcami w oknie edycji środka trwałego, na zakładce Księgowanie.

Oba sposoby generowania not księgowych umożliwiają uwzględnienie tzw. kodów składników majątku, zwanych także kontami analitycznymi składników majątku (zakładka Księgowanie w oknie edycji składnika majątku), które w zależności od woli i potrzeb użytkownika mogą zostać wykorzystane podczas generowania dekretów.

Jak wygląda integracja Wapro Best i Wapro Fakir?

W przypadku wspólnej bazy integracja jest najprostsza, ponieważ systemy automatycznie współdzielą kluczowe dane, takie jak plan kont, lata obrotowe, dzienniki czy kody dokumentów.

1. Przejdź do menu Operacje | Wybierz okres pracy i wybierz właściwy rok obrotowy z systemu Wapro Fakir.
2. Po tej operacji aktywowany zostanie powiązany z nim plan kont.
3. Aby przesłać dekrety: o wybierz: Inne → Eksport do Wapro Fakir Finanse i księgowość, o kliknij Dalej, o wskaż odpowiednie rejestry not księgowych, o zaznacz opcję: Eksportuj dekrety – bezpośrednio do systemu Wapro Fakir. Wyeksportowane dane pojawią się automatycznie w module importowanych dokumentów w Wapro Fakir.

Programy pracują we wspólnej bazie

W celu ustanowienia współpracy z programem Wapro Fakir Finanse i księgowość jedyną czynnością, którą należy wykonać jest ustalenie w Ustawieniach programu roku obrotowego z systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość (opcja Wybór roku obrotowego).

Powoduje to między innymi uaktywnienie Planu Kont skojarzonego z danym rokiem obrotowym. Następnie, gdy chcemy wprowadzić wygenerowane w programie Wapro Best Środki trwałe dekrety do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość wybieramy menu Inne/ Eksport do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, klikamy Dalej i wybieramy interesujące nas rejestry not księgowych. Następnie zaznaczamy opcję Eksportuj dekrety - Bezpośrednio do systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Wyeksportowane dekrety pojawią się w Wapro Fakir Finanse i księgowość w module importowanych dokumentów.

Jeżeli chcemy wprowadzić wygenerowane w programie Wapro Best Środki trwałe dekrety do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość wybieramy menu Inne/ Eksport do programu WAPRO Fakir, klikamy Dalej i wybieramy interesujące nas rejestry not księgowych. Następnie zaznaczamy opcję Eksportuj dekrety - Bezpośrednio do systemu WAPRO Fakir. Wyeksportowane dekrety pojawią się w WF-FaKirze w module importowanych dokumentów.

Programy pracują na bazach rozłącznych

W przypadku pracy programów Wapro Best Środki trwałe i Wapro Fakir Finanse i księgowość na różnych bazach danych (na jednym lub osobnych serwerach), w celu zainicjowania współpracy między oboma programami należy zaimportować do programu Wapro Best Środki trwałe niezbędne informacje (plan kont, lata obrotowe, dzienniki, kody dokumentów) z programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Odbywa się to w ten sposób, że z programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, z wybranej firmy, dokonujemy eksportu definicji do pliku (menu dokumenty / import/eksport / eksport definicji). Plik ten importujemy następnie w programie WAPRO Best, do wybranej firmy, poprzez wybór menu Inne/Eksport do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość i wybierając przycisk Import informacji z programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Następnie w ustawieniach programu ustalamy rok obrotowy (opcja Wybór roku obrotowego).

Jeżeli teraz chcemy wprowadzić wygenerowane w programie Wapro Best Środki trwałe dekrety do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość wybieramy z menu Inne/ Eksport do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, klikamy Dalej i wybieramy interesujące nas rejestry not księgowych. Następnie zaznaczamy opcję Eksportuj dekrety - do pliku. Plik zawierający wyeksportowane rejestry not księgowych można wczytać do systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość poprzez wybór z menu w WF-FaKirze opcji Dokumenty/Import/eksport / Import dokumentów i na ekranie importowanych dokumentów, który się pojawi, klikamy przycisk import transakcji z pliku. Następnie wybieramy opcję import transakcji z programu Wapro Best Środki trwałe, gdzie podajemy plik z eksportem z systemu Wapro Best Środki trwałe.

Należy zauważyć, że eksportowane rejestry not księgowych posiadają charakterystyczną strukturę. Mianowicie każdy eksportowany rejestr jest importowany do systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość jako osobna transakcja; transakcja zawiera dokumenty, przy czym dla dekretów powstałych z różnych operacji jest tworzony osobny dokument dla każdego rodzaju operacji tak, że wszystkie dekrety jednego rodzaju w ramach rejestru wędrują do jednego dokumentu jako jego pozycje. Przykładowo, jeżeli eksport składa się z dwóch rejestrów i każdy z nich zawiera dekrety powstałe z operacji amortyzacji i przyjęcia do użytkowania, to wówczas powstaną dwie transakcje zawierające po dwa dokumenty (jeden dla dekretów amortyzacji, a drugi dla dekretów przyjęć do użytkowania).

Jeżeli chcemy wprowadzić wygenerowane w programie Wapro Best Środki trwałe dekrety do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość wybieramy z menu Inne/ Eksport do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, klikamy Dalej i wybieramy interesujące nas rejestry not księgowych. Następnie zaznaczamy opcję Eksportuj dekrety - do pliku. Plik zawierający wyeksportowane rejestry not księgowych można wczytać do systemu Wapro Fakir Finanse i księgowość poprzez wybór z menu w WF-FaKirze opcji Dokumenty/Import/eksport / Import dokumentów i na ekranie importowanych dokumentów, który się pojawi, klikamy przycisk import transakcji z pliku. Następnie wybieramy opcję import transakcji z programu Wapro Best Środki trwałe, gdzie podajemy plik z eksportem z systemu Wapro Best Środki trwałe.