Wymiana danych

Wymiana danych jest możliwa dzięki funkcjom umożliwiającym eksport oraz import informacji pomiędzy Wapro Best a innymi systemami, takimi jak bankowość elektroniczna, arkusze kalkulacyjne czy inne systemy finansowo‑księgowe. Dzięki temu możesz sprawnie przenosić dane bez konieczności ręcznego ich przepisywania.

W praktyce oznacza to, że dane wprowadzane w systemie, np. dekrety księgowe, środki trwałe czy wyposażenie mogą być:

• eksportowane do plików, które następnie wykorzystuje się np. w banku lub do analizy,
• importowane z plików zewnętrznych, co pozwala szybko zasilić system dużą ilością danych.

Jak eksportować dekrety w formacie Eliksir?

Format ELIXIR to standard wymiany danych używany w Polsce do realizacji przelewów międzybankowych. Został opracowany na potrzeby systemu ELIXIR, którym zarządza Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR). W praktyce jest to ściśle określony układ pliku tekstowego (.txt), który zawiera dane przelewów i może zostać wczytany do systemu bankowego.

W programie Wapro Best format ELIXIR służy do:

• przygotowania przelewów na podstawie dekretów księgowych,
• zapisania ich do pliku tekstowego,
• importu tego pliku do bankowości elektronicznej.

Dzięki możliwości eksportu nie musisz ręcznie wpisywać przelewów w banku co znacznie zmniejsza się ryzyko występowania błędów i przyspiesza obsługę płatności.

Plik eksportowany w tym formacie zawiera m.in.:

• numer rachunku nadawcy i odbiorcy,
• kwotę przelewu,
• nazwę odbiorcy,
• tytuł przelewu,
• datę realizacji,
• identyfikatory operacji.

Dane są zapisane w określonej strukturze, takiej jakiej oczekuje bank.

Eksport dekretów w formacie ELIKSIR jest możliwy po przejściu do menu Dokumenty | Eksport dekretów (Eliksir) i wypełnieniu danych w formatce:

• Data - dzień, dla którego będą pobierane dekrety do eksportu. Można ją zmienić ręcznie lub wybrać z kalendarza (ikona po prawej stronie pola). Data ogranicza zakres eksportowanych zapisów – program pobiera tylko te dekrety, które odpowiadają wybranemu dniu,

• Rejestr - służy do wyboru źródła danych (np. rachunku bankowego lub rejestru księgowego). Po prawej stronie znajduje się ikona folderu, która otwiera listę dostępnych rejestrów. Rejestr decyduje, z jakiego konta lub ewidencji zostaną pobrane przelewy. W praktyce najczęściej odpowiada konkretnemu rachunkowi bankowemu firmy,

• Format eksportu - określa strukturę pliku, który zostanie wygenerowany. Dostępne są dwa warianty:

  • Eliksir 0 – starszy format, stosowany w starszych systemach bankowych,
  • Eliksir 2 – nowszy standard, obecnie częściej używany.

Wybór formatu musi być zgodny z wymaganiami banku. W przeciwnym razie plik może nie zostać poprawnie zaimportowany.

• Plik wynikowy - zawiera nazwę pliku, który zostanie utworzony. Po prawej stronie znajduje się ikona folderu, która umożliwia wybór lokalizacji zapisu pliku. To właśnie ten plik przekazujesz do banku (np. poprzez import w systemie bankowości elektronicznej).

Jak eksportować dane do pliku?

Opcja Eksport danych do pliku służy do zapisania informacji o majątku firmy (środkach trwałych lub wyposażeniu) do pliku. Funkcja ta jest wykorzystywana np. do archiwizacji, analizy danych lub przekazania ich do innych systemów.

Eksport danych z Wapro Best jest przydatny m.in. gdy:

• przekazujesz dane do biura rachunkowego,
• przygotowujesz zestawienie środków trwałych,
• analizujesz majątek firmy poza systemem (np. w Excelu),
• tworzysz kopię danych do archiwum.

Dzięki tej funkcji możesz szybko przenieść dane o majątku firmy poza system Wapro Best, bez konieczności ręcznego przepisywania informacji.

Eksport danych do pliku jest możliwy po przejściu do menu Dokumenty | Eksport danych do pliku i wypełnieniu danych w formatce:

• Rodzaj eksportu - wybierz, z której ewidencji program pobierze dane – ma to wpływ na dalsze przetwarzanie i wykorzystanie pliku:

  • Środki trwałe - eksport danych dotyczących ewidencji środków trwałych, czyli składników majątku o dłuższym okresie użytkowania (np. maszyny, pojazdy, sprzęt),
  • Wyposażenie - pozwala wyeksportować dane dotyczące wyposażenia, czyli składników majątku o niższej wartości lub krótszym okresie użytkowania (np. drobny sprzęt biurowy).

• Pozycje - umożliwia zawężenie zakresu eksportowanych danych. Domyślnie ustawiona wartość Wszystkie pozycje – oznacza eksport pełnej listy. Korzystając z ikony folderu, możesz wybrać konkretne pozycje majątku - tylko wybrane środki trwałe lub elementy wyposażenia, np. dla konkretnego raportu, kontroli lub przekazania danych do księgowości,

• Plik - służy do określenia miejsca i nazwy pliku wynikowego. W tym polu wskazujesz ścieżkę zapisu pliku (np. plik *.txt). Ikona po prawej stronie otwiera okno wyboru lokalizacji na dysku. Plik zapisany w tym miejscu może być wykorzystany do importu w innym systemie jako kopia danych czy jako źródło do dalszej analizy (np. w Excelu).

Jak importować dane z pliku?

Funkcja Import danych służy do wczytania informacji o majątku (środkach trwałych lub wyposażeniu) z pliku tekstowego do systemu. Funkcja ta jest najczęściej wykorzystywana podczas migracji danych, odtworzenia ewidencji lub importu danych przygotowanych w innym systemie.

Funkcja importu danych jest szczególnie przydatna, gdy:

• wdrażasz Wapro Best i przenosisz dane z innego systemu,
• odtwarzasz ewidencję po zmianie środowiska,
• importujesz dane przygotowane np. w Excelu przez dział księgowości.

Jeżeli importowane środki trwałe mają ustawioną amortyzację indywidualną, program:

• zaimportuje dane środka,
• nie utworzy automatycznie planu amortyzacji.

W takiej sytuacji plan amortyzacji trzeba będzie uzupełnić ręcznie po imporcie.

Import danych jest możliwy po przejściu do menu Dokumenty | Import danych i pliku i wypełnieniu danych w formatce:

• Typ majątku - określa, do której ewidencji trafią importowane dane. Błędny wybór spowoduje nieprawidłowe zaksięgowanie składników majątku:

  • Środki trwałe - import ewidencji środków trwałych (np. maszyny, pojazdy, urządzenia),
  • Wyposażenie - umożliwia import danych dotyczących wyposażenia (np. sprzęt biurowy o niższej wartości).

• Separator powtarzających się numerów inwentarzowych - służy do określenia znaku (np. „-”, „/”, „_”), który będzie używany w przypadku powtarzających się numerów inwentarzowych, co pozwala uniknąć konfliktów podczas importu,

• Plik - odpowiada za wskazanie źródła danych do importu. Ikona widoczna po prawej stronie otwiera okno wyboru pliku z dysku. Poprawność struktury pliku ma kluczowe znaczenie – plik musi być zgodny z wymaganym formatem importu Wapro Best (np. odpowiednia kolejność pól i separatorów).