Zakończone zostało wdrożenie programu Wapro Mag w wariancie Prestiż Plus dla firmy Cross Poland Sp. z o.o.

Profil działalności

Cross Jeanswear Co. jest wiodącym międzynarodowym producentem odzieży. Firma posiada w Polsce kilkanaście oddziałów zlokalizowanych na terenie całego kraju – głównie w centrach handlowych, odziały sprzedaży hurtowej oraz sklepy sprzedaży detalicznej.

Cross Jeanswear Co. od kilku lat korzystał z oprogramowania wspomagającego zarządzanie w wersji DOS. System ten jednak przestał spełniać oczekiwania firmy oraz nie oferował możliwości rozwojowych. Również infrastruktura informatyczna od strony sprzętowej wymagała modernizacji i częściowej wymiany, przede wszystkim w obszarze serwerowym. Z tego też powodu Cross zdecydował się na zmiany oraz rozwój zarówno oprogramowania, jak i sprzętu.

Dlaczego Wapro ERP?

Celem wdrożenia było uruchomienie nowoczesnego programu, który efektywnie wspomógłby takie obszary jak zaopatrzenie oddziałów, sklepów, mobilnych handlowców oraz dystrybucji towarów. Po głębokiej analizie rynku firma postanowiła powierzyć wdrożenie systemu informatycznego spółce Asseco Business Solutions, decydując się na implementację systemów marki Wapro ERP – renomowanych, kompleksowych i oferujących bogate funkcjonalności.

Opis wdrożenia

Wdrożenie objęło takie programy Wapro ERP jak: Sprzedaż i magazyn Wapro Mag PRESTIŻ PLUS – który wsparł obszar gospodarki magazynowej, zamówień oraz sprzedaży. Dalsze plany obejmują rozwiązanie Mistral – będące internetowym systemem transakcyjnym dla przedsiębiorstw w sektorze B2B.

Proces implementacji dotyczył kilkunastu oddziałów Cross znajdujących się w różnych lokalizacjach. Wśród nich znalazł się oddział centralny, który zarządza całą logistyką dostaw i posiada kilkadziesiąt stanowisk obsługujących magazyny outletowe oraz franczyzowe. Ponadto wdrożenie objęło odziały terenowe pracujące zdalnie oraz sklepy realizujące sprzedaż detaliczną.

Cross skorzystał ze standardowej funkcjonalności systemu Wapro Mag, jednak system został dostosowany do specyficznych potrzeb branży odzieżowej (m.in. rozmiar, typ, kolor, obsługa kartonów) w oparciu o system tabel dodatkowych i gniazd rozszerzeń zawartych w pakiecie Wapro Mag PRESTIŻ PLUS.

Wdrożenie oprogramowania Wapro ERP w Cross Jeans zostało poprzedzone szkoleniem przyszłych użytkowników systemów, którzy zostali podzieleni na grupy funkcyjne: sprzedaż, magazyn, logistyka, administracja oraz IT. Każdy pracownik dysponował własnym stanowiskiem wyposażonym w niezbędne urządzenia wykorzystywane podczas codziennej pracy, tj. czytniki kodów kreskowych, drukarki fiskalne, etykiety branżowe czy kolektory danych. Na potrzeby edukacyjne została przygotowana skonwertowana baza danych asortymentów firmy. Szkolenie umożliwiło zaadoptowanie przez użytkowników nowego interfejsu, wytrenowanie wykonywanych za pomocą programu czynności, wyeliminowanie sytuacji problematycznych.

W okresie przedwdrożeniowym zostały również wykonane modyfikacje rozwiązania oraz funkcjonalności dodatkowe. Proces implementacji trwał 5 tygodni, zgodnie z wcześniej opracowanym przez obie strony harmonogramem.

W pierwszej fazie najpierw w centrali Cross Jeans został uruchomiony system oraz nastąpiła instalacja serwerów bazodanowych i terminalowych. Natomiast stanowiska lokalne oraz terminalowe zostały przygotowane do pracy w nowym środowisku z tygodniowym wyprzedzeniem. Na czas całkowitego przejścia wszystkich oddziałów na nowe oprogramowanie zaimplementowano pośredni mechanizm transferu dokumentów między poprzednim i nowym systemem. Dzięki temu rozwiązaniu praca podczas całego wdrożenia przebiegała nieprzerwanie.

Ponieważ baza asortymentowa już na starcie była dość pokaźna (1 mln sztuk asortymentu) dlatego niezbędne było sprawne przeprowadzenie konwersji oraz uruchomienie mechanizmów optymalizujących obsługę cen dla tak dużej grupy produktów.

Niezbędną czynnością podczas każdego wdrożenia była konfiguracja grup uprawnień użytkowników, co zapewniło odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji oraz ograniczyło funkcjonalności do niezbędnych dla danego użytkownika. Konfigurację uprawnień, przeniesienie bieżącej numeracji dokumentów oraz ich szablonów dokonali doświadczeni wdrożeniowcy oprogramowania Wapro ERP. Zastosowane zostały najbardziej korzystne rozwiązania, szczególnie podczas ustalania procedur dotyczących: zasad zapisu polityki rabatowej, grup cenowych, cenników, zasad uzupełniania danych oraz obiegu dokumentów. Przeprowadzona został również konfiguracja parametrów pracy drukarek, urządzeń fiskalnych i peryferyjnych.

Podczas pierwszych dni pracy na nowym systemie pracę w poszczególnych działach monitorowało kilku konsultantów ds. oprogramowani Wapro ERP, eliminując problemy użytkowników. W każdym kolejnym tygodniu wdrożenia uruchamiane było oprogramowanie w kolejnych 3-4 oddziałach. W miejscowościach znacznie oddalonych od siebie wdrożenie przebiegało za pomocą mechanizmów połączenia zdalnego. Łącznie uruchomiono ponad 60 stanowisk. Wszystko odbywało się pod nadzorem Działu IT Cross Jeanswear Co.

Korzyści

Dzięki wdrożeniu oprogramowania Wapro ERP Cross Jeanswear Co. uzyskał jednolity, spójny, system, który pozwala w zdecydowanie lepszy sposób od dotychczasowych rozwiązań realizować cele sprzedażowe na terenie kraju, umożliwiając szybką ocenę bieżącej sytuacji firmy, nadzór nad kosztami czy pracą przedstawicieli handlowych.

Centralna baza umieszczona w jednym miejscu usprawniła i uprościła techniczną realizację większości przedsięwzięć.

Partner wdrażający: Asseco WAPRO