Wdrożenie oprogramowania Wapro ERP w branży muzycznej

Profil działalności

Założona w 1991 roku firma Sonic Sp. z o.o. wydaje polską muzykę pop, rock oraz alternatywną. Jest wyłącznym przedstawicielem kilku europejskich firm fonograficznych na terenie kraju. Ze względu na dużą liczbę asortymentu oraz współpracę w zakresie dystrybucji płyt z Sonic Distribution Sp.j. do sprawnej bieżącej działalności firmy potrzebne było profesjonalne rozwiązanie informatyczne skonfigurowane pod specyficzny profil działalności Sonic. Najważniejszym z wymagań była funkcjonalnych programu magazynowego, umożliwiająca zapisywanie dodatkowych dotyczących wydawanych płyt, takich jak m.in. wykonawca, rodzaj nośniku, produkcja własna, prawa autorskie, opłaty licencyjne ZAiKS, opłaty licencyjne ZPAV.

Dlaczego Wapro ERP?

W rezultacie Sonic Sp. zoo. zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania wspomagającego zarządzanie. Jej warunkiem było stworzenie systemu, który pozwoliłby na automatyczne przenoszenie artykułów występujących w firmie Sonic do Sonic Dystribution oraz umożliwienie generowania dokumentów magazynowych dla Sonic Dystribution na podstawie dokumentów magazynowych Sonic.

Istniało również zapotrzebowano na tworzenie dziennych zestawień sprzedaży w Sonic Dystribution celom wygenerowania odpowiednich dokumentów handlowych w Sonic oraz utworzenie systemu backupu danych, umożliwiającego automatyczne generowanie kopii zapasowych programu. Ponadto ważne było również usprawnienie pracy księgowości, dzięki opracowaniu wspólnej bazy rozrachunków oraz automatycznemu generowaniu dekretów programu magazynowego do aplikacji finansowo-księgowej. Sonic posiada także sklep internetowy, gdzie można kupić wydawane przez nią produkty. Wdrożenie systemu informatycznego miało zapewnić informację na stronach www o dostępności towarów w magazynie.

Firma Sonic zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania Wapro ERP, które znajduje się w ofercie polskiego producenta rozwiązań informatycznych – spółki Asseco Business Solutions. Zaletę systemów marki Wapro ERP była ich bogata funkcjonalność, kompleksowość a także możliwość współpracy i wymiany danych zarówno w zakresie gospodarki magazynowej jak i finansów oraz księgowości.

Opis wdrożenia

Wdrożony system został oparty na technologii MS SQL Serwer firmy Microsoft, a której korzystają programy Wapro ERP. Wykorzystano oprogramowania Windows XP Professional SP4 + MSDE SQL Serwer. Z powodu przyrostu bazy w późniejszym czasie nastąpiła migracja do serwera SQL Standard 2005.

Implementacja objęła program Wapro ERP Sprzedaż i magazyn Wapro Mag PRESTIŻ oraz Finanse i księgowość Wapro Fakir. Systemy zostały uruchomiona w obydwu firmach — Sonic oraz Sonic Dystribution. Na serwerze SQL utworzono po jednej baza danych dla każdej ze spółek. Powstała natomiast wspólna baza danych aplikacji Wapro Mag i Wapro Fakir. Na serwerze została skonfigurowana automatyczna archiwizacja baz danych zapewniająca możliwość przywrócenia informacji w przypadku awarii systemu lub dysków. Archiwizacji dokonuje dysk lokalny, a następnie dane zostają przekopiowane na serwer plików, gdzie dodatkowo są przegrywana na urządzacie taśmowe. Z pozioma serwera SQL eksportowany jest plik w formacie csv zawierający informację o dostępności artykułów, który następnie jest wysyłany przez ftp na stroną www sklepu internatowego, aktualizując dostępność na stronach www.

Dzięki zastosowaniu pól dodatkowych dla artykułów możliwe było przypisanie wymaganych informacji dodatkowych. Wykorzystano w tym celu 9 tego typu pól pozwalających na określenie rodzaju danych przypisanych do każdego pola. Zastosowane zostały również pola słownikowe, które użytkownicy systemu mogą sami uzupełniać wartościami. Powyższe funkcjonalności umożliwiają administratorowi systemu określać listy wyboru wartości danego pola bez opcji uzupełniania listy przez użytkownika.

Rozwiązanie Asseco WAFRO zostało również wyposażone w tzw. triggery, których celem jest tworzenia nowych artykułów z określonego magazynu oraz zapewnienie aktualizacji danych o artykule w przypadku zmiany nazwy, pól dodatkowych, cen, itp. Efektem jest synchronizacja artykułów w wybranych magazynach obydwu firm (system magazynowy oparty jest ta tych samych danych asortymentowych). Dodatkowy trigger zapewnia widoczność stanów magazynowych w bazie Sonic oraz pola dodatkowa artykułu w bazie Sonic Dystribution.

Wykorzystanie operacji dodatkowych z poziomu dokumentów magazynowych pozwoliło na stwarzanie operacji „powielania” dokumentów magazynowych. Działa ona w ten sposób, ta dokument rozchodowy w bazia firmy Sonic zostaje stworzony jako dokument przychodowy w bazie spółki Sonic Distribution. Dzięki kreowaniu baz na jednym serwerze operacja nie wymaga żadnych innych działań ze strony użytkownika, np. eksportu, importu czy zapisania danych do pliku. W uwagach dokumentu przychodu wpisywany jest numer dokumentu rozchodowego, umożliwiając w ten sposób identyfikację dokumentów.

Korzyści

Firma Sonic zobowiązana jest do opracowywania kwartalnych zestawień sprzedaży na potrzeby opłat licencyjnych ZAKS oraz ZPAV. Wykorzystanie raportów CR w aplikacji pozwoliło na skrócenie czasu potrzebnego na sporządzone statystyk sprzedaży w wybranym okresie czasu. Raporty opierają się na polach dodatkowych artykułów, dzięki czemu łatwo jest otrzymać potrzebne zastawienie sprzedaży bez konieczności dodatkowej obróbki danych w programach zewnętrznych np. Excel.

Po zastosowaniu połączenia VPN oraz Zdalnego Pulpitu została umożliwiona również zdalna praca w programie Wapro Mag. Stworzenie automatów dekretujących do programu księgowego systemu magazynowego pozwoliło na automatyczne księgowanie dokumentów handlowych zgodnie z przyjętymi schematami.

Wdrożone oprogramowania Wapro ERP znacznie usprawniło zarządzanie sprzedażą, gospodarkę magazynową oraz dystrybucją w firmie Sonic, z możliwością współpracy u obszarze finansów i księgowości. Pozwoliło to na znaczną oszczędność czasu, nakładów pracy oraz kosztów. Dzięki elastyczności aplikacji utworzone zastały rozwiązania niezbędne do sprawnego funkcjonowania firmy działającej w branży muzycznej i zajmującej się dystrybucję na dużą skalę, Bez tego typu nowoczesnych narzędzi informatycznych dalszy rozwój firmy Sonic nie byłby tak oczywisty.

Partner wdrażający: Asseco WAPRO