Przydatne funkcje

Przydzielanie firm

Dane z programu Wapro Kaper Księga podatkowa mogą być dzielone z innymi programami ASSECO WAPRO, np. z Wapro Mag Sprzedaż i magazyn. Oznacza to np. wspólną kartotekę kontrahentów, banków czy urzędów skarbowych. Jeżeli chcemy, aby firma założona już w Wapro Mag Sprzedaż i magazyn była widoczna również w Wapro Kaper Księga podatkowa to należy ją przydzielić również do Wapro Kaper Księga podatkowa.

Funkcję „Przydzielanie firm” wywołuje się z menu „Administracja”. Obsługa funkcji sprowadza się do jednego okna, w którym w zależności od użytego filtru widoczne są firmy przydzielone, nieprzydzielone lub skasowane. Filtry obsługuje się przyciskami znajdującymi się na pasku w górnej części okna. Przydzielenie firmy do Wapro Kaper Księga podatkowa następuje po naciśnięciu przycisku Przydziel lub użyciu kombinacji klawiszy [Ctrl+P].

Renumeracja

Księgowanie dokumentów na ogół odbywa się w innej kolejności niż to wynika z ich ostatecznej numeracji zwłaszcza, gdy dane są importowane z innego programu. W takim przypadku niezbędna staje się funkcja numerowania dokumentów w ewidencjach według określonych zasad. Sortowaniu mogą podlegać ewidencje:

• Księga Przychodów i Rozchodów,
• Ewidencja Ryczałtowa,
• Ewidencja Przychodów i Rozchodów dla Najmu,
• Rejestry VAT – zakupu i sprzedaży.

Do zmiany numeracji dokumentów służy funkcja „Renumeracja” wywoływana z menu „Administracja”. Parametry do obsługi funkcji znajdują się na jednej formatce ekranowej i podzielone są na grupy:

Sposób sortowania w przypadku zapisów z tego samego dnia

W tej grupie opcji można dokonać wyboru metody sortowania poprzez zaznaczenie odpowiednich grupy opcji. Dostępne są trzy metody (do wyboru) numeracji ewidencji:

• Numer dokumentu,

• Kolejność wprowadzania,

• Najpierw sprzedaż wg numeru dokumentu, potem zakupy wg kolejności wprowadzania.

  Ostatnia z wymienionych możliwości nie dotyczy rejestrów VAT- zakupu i sprzedaży.

Zakres ewidencji

W tej grupie danych należy zaznaczyć odpowiadające ewidencje, które zamierzamy przenumerować. Renumeracja nie jest przeprowadzana, gdy:

• dla danego rejestru usunięto zaznaczenie pola „Automatyczna renumeracja zapisów przy aktualizacji rejestru” na formatce konfiguracji rejestru VAT.

• renumeracja dotyczyłaby zapisów w okresie zablokowanym.

  Uwaga

  Jeśli rozliczenie VAT jest kwartalne – wystarczy, aby jeden miesiąc z danego kwartału był zablokowany, aby procedura ponownej numeracji zapisów w rejestrach nie była uruchamiana

Kojarzenie zapisów

W programie Wapro Kaper Księga podatkowa każdy kontrahent, nawet występujący w jednym zapisie księgowym musi znaleźć się w kartotece kontrahentów. Ta sama zasada dotyczy urzędów i pracowników.

Podczas importu danych z zewnętrznego pliku, gdzie dane kontrahenta zapisane są w każdym rekordzie może zdarzyć się tak, że dane kontrahenta zapisane w różnych rekordach mogą się między sobą różnić. Aby przydzielić szereg zapisów do jednego kontrahenta z kartoteki należy posłużyć się modułem kojarzenia zapisów.

Moduł wywołuje się z menu „Administracja” przy użyciu opcji „Kojarzenie zapisów”. W oknie kreatora kojarzenia zapisów należy wybrać kontrahenta bazowego. Jest to kontrahent, którego dane będą przyporządkowane do wszystkich zapisów związanych z kontrahentami „równoważnym” widocznymi na liście w dolnej połowie okna.

Uwaga

Operacja kojarzenia zapisów jest nieodwracalna.

Diagnostyka ewidencji przychodów - ryczałt

Program Wapro Kaper Księga podatkowa wyposażony jest w procedurę weryfikującą poprawność zapisanych w bazie danych. Procedura sprawdza, czy dokumenty zarejestrowane w ewidencji ryczałtowej mają prawidłowo przypisane stawki zryczałtowanego podatku dochodowego. Procedura przeprowadzająca diagnostykę danych uruchamiana jest automatycznie, każdorazowo po uruchomieniu programu i wybraniu firmy, tak aby zauważone niepoprawne zapisy mogły natychmiast zostać poprawione. Program po wybraniu firmy automatycznie sprawdza, czy nie ma w jej dokumentach takich, w których mogło dojść do niepoprawnego przypisania stawki podatku zryczałtowanego a jeśli takie znajdzie, informuje o tym w prawym dolnym rogu ekranu komunikatem pokazanym poniżej:

Znalezione zapisy można natychmiast wyświetlić przyciskając przycisk Wyświetl zapisy, bądź zignorować informację – okno z pokazaną wyżej wiadomością zostanie samoczynnie zamknięte. Jeżeli w trakcie sesji znalezione zapisy nie zostaną poprawione, okno zostanie wyświetlone przy następnym wejściu do danych tej firmy.

Operację diagnostyki można również przeprowadzić na żądanie z głównego menu programu: Zakładka: Narzędzia | Sekcja: Zmiana danych, archiwa | Polecenie: Narzędzia zmian grupowych | Diagnostyka przypisywania kwot do kolumn lub stawek podatkowych.

Przyciśnięcie przycisku Wyświetl zapisy spowoduje otwarcie standardowej przeglądarki, w której wyświetlone będą niepoprawne dokumenty, tak jak na zaprezentowanym przykładzie poniżej:

Dokumenty te można poprawić w standardowy sposób, przyciskając przycisk Popraw lub naciskając klawisz [F2], dokonać stosownych zmian i zapisać. Skorygowany poprawnie dokument po zapisaniu zniknie z powyższej listy.

Jeśli takich zapisów jest więcej a wiele dotyczy tej samej stawki podatku zryczałtowanego, można zaznaczyć takie dokumenty a następnie przycisnąć klawisz „Operacje”. W wyniku tego wyświetlone zostanie okno jak na poniższym przykładzie:

Po przyciśnięciu klawisza [F10] stawki zryczałtowanego podatku dochodowego zostaną przypisane do zapisów a same zapisy, jeśli są już poprawne – znikną z przeglądarki.

W razie konieczności sprawdzenia w dokumentacji, jaka stawka zryczałtowanego podatku dochodowego powinna być przypisana do danego zapisu, pomocny może okazać się tzw wydruk widoku – dostępny z menu kontekstowego, po przyciśnięciu prawego klawisza myszy:

Wydruk, podobnie jak w innych przeglądarkach dokumentów, jest wydrukiem „tekstowym”. Zawiera wszystkie informacje, które widoczne są w przeglądarce.

Komunikaty fakultatywne

Niektóre z komunikatów wyświetlanych przez program, po zaznaczeniu odpowiedniej opcji, po przeczytaniu mogą zostać wyłączone. Panel zarządzania komunikatami fakultatywnymi wyświetla ich listę oraz status wyświetlania każdego komunikatu dla każdego użytkownika. Poniżej przykład panelu:

Panel umożliwia również włączanie lub odpowiednio ich wyłączanie każdemu użytkownikowi, po zaznaczeniu opcji.

Podpowiedź

Dostęp do panelu mają tylko uprawnione grupy użytkowników. W konfiguracji uprawnień w sekcji: Administracja | Komunikaty fakultatywne znajdują się dwa parametry umożliwiające nadawanie lub odbieranie uprawnień do wyświetlania listy komunikatów fakultatywnych dla zalogowanego użytkownika oraz dla wszystkich użytkowników.

Domyślnie uprawnienia te są wyłączone. Aby uzyskać do nich dostęp najpierw należy grupom użytkowników odpowiednie uprawnienia

Ukrywanie menu - wstążka

Aby podczas pracy z programem pasek nowego menu nie zabierał niepotrzebnie miejsca, począwszy od wersji 7.802 wprowadzono możliwość jego tymczasowego lub stałego chowania. Tymczasowe ukrywanie paska menu można ustawić w miejscu pokazanym na poniższym rysunku:

Zaznaczenie opcji „Minimalizuj Wstążkę” powoduje, że menu-wstążka będzie ukrywane podczas pracy programu. Będzie ono oczywiście dostępne i będzie pokazywane w chwili kliknięcia na nie myszką. Tak ustawiona opcja pokazywania/ukrywania menu obowiązuje wyłącznie do chwili zamknięcia programu. Jeśli użytkownik chce ustawić ukrywanie menu-wstążki na stałe, konieczna jest zmiana opcji w ustawieniach konfiguracyjnych programu. Dokonuje się to w menu „Administracja/Działanie i wygląd” po kliknięciu na gałąź „Wygląd menu aplikacji” – jak na poniższym rysunku.

Przy pierwszym uruchomieniu programu w wersji 7.802 wstążka jest zminimalizowana. Jednocześnie użytkownik jest informowany przez program o możliwości przywrócenia na stałe widoczności menu-wstążki poprzez pasek poniżej menu, jak na poniższym rysunku.

Jeśli użytkownik zdecyduje się na stałe zmienić ustawienia widoczności wstążki i otworzy konfigurację menu, musi **koniecznie dokonać zapisu tej konfiguracji, bez względu na to, czy wyświetlona opcja jest czy też nie jest zgodna z jego preferencjami. W przypadku wyjścia z formatki bez zapisu program każdorazowo po uruchomieniu będzie wyświetlał komunikat z powyższego rysunku.

Zaawansowana wyszukiwarka dokumentów

Wysokie tempo pracy w biurach rachunkowych prowadzi czasami do sytuacji, w której dokument księgowany jest w niewłaściwej firmie, pod niewłaściwą datą bądź przyporządkowany jest do nieodpowiedniego rejestru VAT. Jeśli pomyłka taka zostanie niezwłocznie zauważona, łatwo jest ją skorygować. Sprawa znacznie się komplikuje, kiedy błąd wychodzi na jaw znacznie później a dokument został zaksięgowany w niewłaściwej firmie. Aby odnaleźć taki dokument wykonać należy żmudną pracę polegającą na przeszukaniu wszystkich firm w bazie danych, co w przypadku biur rachunkowych oznacza konieczność poświęcenia na tę czynność znacznej ilości czasu. Warto tu również zauważyć, że wadliwie zaksięgowany dokument skutkuje błędem w dwóch prowadzonych w jednej bazie firmach: w firmie, w której ten dokument jest niepotrzebnie zaksięgowany i w firmie, w której powinien być zaksięgowany, a nie jest. Podobny przypadek ma miejsce, kiedy dokument zostaje zaksięgowany co prawda we właściwej firmie, ale np. pod niewłaściwą datą.

Ponieważ z natury rzeczy program nie ma możliwości kontrolowania, czy wprowadzany dokument powinien znaleźć się w tej a nie innej firmie, w programie Wapro Kaper Księga podatkowa wprowadzono wyszukiwarkę dokumentów pozwalającą na wyszukiwanie dokumentów wybranych typów jednocześnie w wielu firmach i wielu dokumentach przypisanych udziałowcom.

Wyszukiwarkę zaginionych dokumentów uruchamia się z menu „Administracja” | „Wyszukiwanie dokumentów”

Po uruchomieniu tego polecenia użytkownik dostaje do dyspozycji okno podzielone na trzy części pokazane na poniższym rysunku, oznaczone cyframi 1, 2, 3.

Okno oznaczone cyfrą 1 to okno, w którym użytkownik może wpisywać warunki według których program ma przeszukiwać bazę danych. W oknie oznaczonym cyfrą 2 program pokazuje dokumenty odnalezione na podstawie wpisanych przez użytkownika kryteriów. Okno nr 3 pokazuje wybrane informacje dotyczące podświetlonego w oknie nr 2 dokumentu.

Uruchomienie modułu wyszukiwania

Program umożliwia wyszukiwanie w sposób jednoczesny w bazie danych następujących typów dokumentów:

• zapisów znajdujących się w księdze lub księdze i rejestrze VAT
• zapisów znajdujących się wyłącznie w rejestrze VAT
• dowodów wewnętrznych
• pozycji znajdujących się w ewidencjach podatku PIT udziałowców
• środków trwałych
• formularzy i deklaracji podatkowych
• dokumentów finansowych
• umów zlecenia i o dzieło
• rachunków umów zlecenia i o dzieło

Ponieważ dokumenty wyżej wymienione znajdują się w różnych częściach bazy danych, konieczne jest zebranie niezbędnych informacji w jednym miejscu. Przy pierwszym uruchomieniu modułu wyszukiwania dokumentów baza informacji umożliwiających wyszukiwanie jest pusta. Aby móc z niej korzystać dla dokumentów już wprowadzonych do systemu, należy uruchomić proces aktualizacji bazy wyszukiwania dokumentów, wywoływany skrótem klawiaturowym Ctrl+A lub klikając na przycisk „Aktualizacja” znajdujący się na dole przeglądarki, co skutkuje wywołaniem okna aktualizacji pokazanego na poniższym rysunku:

Lewa kolumna zawiera listę rodzajów dokumentów, co do których ma być uruchomiona procedura uzupełniania „wstecznego” dokumentów, druga i trzecia kolumna umożliwia ustawienie zakresu dat, jaki ma być brany pod uwagę przy budowaniu bazy informacji do wyszukiwania dokumentów.

Użytkownik ma możliwość wyboru, które dokumenty z już istniejących w bazie danych, chce wprowadzić do bazy wyszukiwania. W tym celu należy zaznaczyć pole opcji z lewej strony odpowiedniego wiersza. Zaznaczenie pola opcji z lewej strony rodzaju dokumentu (obiektu) powoduje odblokowanie pól w kolumnie „Od dnia”, gdzie wybrać można opcję „wszystkie” (na rysunku przykładowym zrobiono tak w przypadku pozycji ewidencji PIT) bądź – pozostawiając tę opcję niezaznaczoną – wskazać.

Zaznaczenie pola „wszystkie” spowoduje, że proces aktualizacji bazy będzie obejmował wszystkie dokumenty danego typu znalezione we wszystkich firmach/udziałowcach. Wybór daty natomiast – że obejmował będzie dokumenty późniejsze, niż wskazana data.

Uwaga

Każde ponowne uruchomienie aktualizacji bazy danych powoduje usunięcie wszystkich istniejących w bazie wyszukiwania wpisów dotyczących danego typu dokumentu (same dokumenty w bazie naturalnie pozostają nienaruszone!), bez względu na ustawioną datę a następnie ponowne ich wprowadzenie w zakresie określonym wg wyżej opisanych zasad.

Po wybraniu żądanej konfiguracji uzupełnienia danych, należy uruchomić proces uzupełniania bazy poprzez naciśnięcie przycisku .

Operacja uzupełniania bazy wyszukiwania może być długotrwała (kilkanaście minut), a czas jej wykonania zależy od tego, jak użytkownik ją skonfigurował, jak duża jest baza danych i jakim dysponuje sprzętem. Po jej przeprowadzeniu – kolejne do niej wpisy umieszczane są już automatycznie w miarę pracy z programem, nie ma więc konieczności jej ciągłego uruchamiania. Operację uzupełniania bazy wyszukiwania dla dokumentów już wprowadzonych wystarczy uruchomić z jednego tylko stanowiska (dotyczy instalacji wielostanowiskowych).

Zasady wpisywania kryteriów wyszukiwania

Aby móc efektywnie korzystać z wyszukiwarki dokumentów, należy we właściwy sposób wpisywać kryteria wyszukiwania dokumentów.

Wyszukiwarka została tak zaprojektowana, aby można ją było obsługiwać prawie wyłącznie z klawiatury komputera, przy minimalnym użyciu myszy. Wpisywanie kryteriów wyszukiwania różni się w sposób zasadniczy od kryteriów definiowania filtrów w innych przeglądarkach. Kryteria wyszukiwania można wprowadzać bowiem bezpośrednio z klawiatury posługując się znakami traktowanymi w specjalny sposób przez program. Na początku można posługiwać się specjalną formatką, która buduje ciąg tekstowy będący kryteriami wyszukiwania dokumentu.

Formatkę tę można wywołać poprzez kliknięcie przycisku „Dodaj linię” albo używając klawisza Insert. Okno wspomagające budowę zapytania przedstawionej jest poniżej:

Formatka składa się z dwóch rodzajów pól: grupy pól wpisywania kryteriów wyszukiwania oraz z pola łańcucha tekstowego będącego łańcuchem zapytania o cechy dokumentu. Po zamknięciu formatki łańcuch ten zostaje umieszczony w oknie wpisywania warunków wyszukiwania przeglądarki a program rozpoczyna przeszukiwanie bazy wg ustalonych kryteriów.Użytkownicy, którzy opanują składnię wpisywania kryteriów wyszukiwania nie muszą posługiwać się powyższą formatką – zamiast tego mogą od razu wpisywać kryteria wyszukiwania wprost do pola warunków wyszukiwania, chociaż umieszczenie pewnych zaawansowanych warunki wyszukiwania dostępne jest tylko w polu warunków wyszukiwania.

Poniżej omówione zostanie znaczenie poszczególnych pól formatki kryteriów wyszukiwania i odpowiadające tym polom fragmenty automatycznie tworzonego w polu łańcucha tekstowego łańcucha zapytania.

Rodzaj dokumentu:

Użytkownik ma do wyboru rodzaje dokumentów wymienione poprzednio. Każdy typ dokumentu ma swoje oznaczenie, tzn.:

• zapisy znajdujących się w księdze lub księdze oznaczane są symbolem (XR)
• dowody wewnętrzne – symbolem (DW)
• pozycje znajdujące się w ewidencjach podatku PIT udziałowców– symbolem (PE)
• środku trwałe – symbolem (ST)
• formularze i deklaracje podatkowe– symbolem (DE)
• dokumenty finansowe – symbolem (DF)
• umów zlecenia i o dzieło – symbolem (UM)
• rachunków umów zlecenia i o dzieło– symbolem (RU)

Wybór z listy któregoś z rodzajów dokumentów powoduje automatyczne wstawienie do pola łańcucha zapytania odpowiedniego symbolu.

Uwaga

Symbol dokumentu, aby został właściwie zinterpretowany przez program musi być otoczony nawiasami okrągłymi.

• Netto - Pola „Netto” używa się do wpisania kwoty netto charakterystycznej dla danego dokumentu księgowego (faktury VAT). Powoduje to automatyczne wstawienie do łańcucha tekstowego zapytania wpisywanej kwoty poprzedzonej dużą literą „N”. Istotne jest właściwe zrozumienie sposobu, w jaki program interpretuje ten i następne wpisy dotyczące kwot. Otóż przykładowe wpisanie do pola Netto wartości – jak na rysunku – „100” powoduje, że program wybiera wszystkie dokumenty, których kwota netto zaczyna się cyframi1,1 i 0. Oznacza to, że kryteria spełniać będą dokumenty, które posiadają np. takie kwoty netto jak 100.00 , 1005.34, 10012.65 itd.
• Wartość - Pola „Wartość” używa się do wpisania wartości dokumentu, np. wartości zapisu do księgi (który może być kwotą netto lub brutto, w zależności od okoliczności), lub wartości przelewu, dowodu wewnętrznego, zapisu w ewidencji VAT itd. Kwota ta zostaje przeniesiona na podobnej zasadzie do pola łańcucha tekstowego i poprzedzona literą Z. W powyższym przykładzie jest to więc „Z123”, co oznacza, że – podobnie jak poprzednio – wyszukane będą dokumenty o takich wartościach jak„123.00”, „12354.00”, „123,69” itp.
• VAT - Pola „VAT” używa się identycznie jak pola netto. Dotyczy ono kwoty podatku VAT zamieszczonej na dokumencie.
• Data - Pola „Data” używa się do wpisania daty (lub jej fragmentu) charakterystycznej dla dokumentu. Datę wpisywać należy w formacie RRRRMMDD – bez kropek, kresek itd., tak więc przykładowa data 15 listopada 2012 zapisana w tym formacie ma postać „20121115". Data wpisana na przykładowym rysunku przeniesiona zostaje do pola łańcucha tekstowego poprzedzona znakiem mniejszości i wygląda tak „<2012”. Podobnie jak poprzednio oznacza to, że program będzie brał pod uwagę dokumenty, których zapis daty zaczyna się od 2012, czyli po prostu dokumenty z 2012 roku. Dalsze wpisywanie daty do pola Data powoduje zawężenie kryteriów przeszukiwania, tzn. przy wpisaniu do pola daty cyfr „201205” zawężamy wyszukiwane dokumenty do tych, których data przypada w maju 2012 roku.
• Numer dokumentu - Pola „Numer dokumentu” używa się do wpisania numeru charakterystycznego wyszukiwanego dokumentu, przy czym jeśli chodzi o deklaracje podatkowe – należy tu wpisać jej rodzaj, bez kresek i ukośników. Oznacza to, że „numer dokumentu” dla deklaracji VAT-7 będzie miał postać „VAT7”. W przypadku środków trwałych – wpisać należy początkowy fragment jego nazwy. W polu łańcucha tekstowego wpisane znaki pojawiają się poprzedzone znakiem #.
• Użytkownik - W pole „Użytkownik”wpisuje się nazwę użytkownika programu Wapro Kaper Księga podatkowa, który wprowadził dokument do bazy danych. W polu wyszukiwania wpis ten pojawi się poprzedzony znakiem gwiazdki *. Użytkownika wpisywać należy posługując się jego imieniem i nazwiskiem.
• Inne cechy - W polu „inne cechy” wpisać można inne informacje, które znajdują się na dokumencie, np. nazwę kontrahenta (jeśli to jest dokument sprzedaży lub zakupu), notatki i uwagi wpisane do pola uwag zapisów księgowych itd.

Po uzupełnieniu pól omawianej formatki należy ją zatwierdzić klawiszem [F10]. Spowoduje to przeniesienie tak utworzonej linii warunków wyszukiwania do przeglądarki i rozpoczęcie akcji przeszukiwania bazy danych.

Przy wpisywaniu warunków – tak do omawianej formatki – należy pamiętać o następujących zasadach:

1. nie ma obowiązku wprowadzania wszystkich omówionych wyżej warunków do kryteriów wyszukiwania, ale wprowadzenie większej ilości warunków ułatwia odnalezienie dokumentów

2. wprowadzone w jednej linii elementy warunku traktuje się tak, jakby stał między nimi logiczny spójnik „i”; oznacza to w powyższym przykładzie, że wyszukiwany jest dokument, który znajduje się w księdze lub rejestrze (element (XR)), którego kwota netto rozpoczyna się od cyfr 1,1,0 (element N100), jednocześnie kwota zapisu rozpoczyna się od cyfr 1,2,3 (element Z123), rok daty dokumentu to 2012, itd.

3. wprowadzone w różnych liniach warunki zapytania (na przeglądarce) traktuje się tak, jakby stał między nimi logiczny spójnik „lub”;

   przykładowo – jeśli w pierwszej linii wpisane zostaną symbole takie jak na rysunku poniżej:

   

   Taki wpis oznacza, że program ma wyszukać wszystkie dokumenty z księgi i rejestru z roku 2012 (pierwsza linia wpisu „(XR) <2012” ) oraz jednocześnie wyświetlić wszystkie deklaracje z roku 2012 (druga linia wpisu „(DE) <2012”)

4. Warunki wpisywane w jednej linii muszą być rozdzielone spacjami

5. Wyszukiwanie dokumentów – ze względu na wygodę użytkownika – rozpoczyna się po upływie jednej sekundy od wprowadzenia ostatniego znaku do pola wyszukiwania

Zaawansowane możliwości warunków wyszukiwania

Użytkownicy, którzy zechcą dokonywać przeszukiwania bazy dokumentów bardziej szczegółowo, mają do dyspozycji pewne bardziej zaawansowane możliwości wyszukiwania, których nie obsługuje omówiony wyżej kreator zapytania. Należy je wpisywać bezpośrednio do okna wpisywania warunków przeglądarki dokumentów.

W przypadku wpisywania typu poszukiwanego dokumentu, aby ułatwić użytkownikowi wprowadzanie odpowiedniego kodu dokumentu, okno wpisywania warunków przeglądarki dokumentów wyposażono w menu podręczne, w którym wymienione zostały wszystkie typy obsługiwanych dokumentów. Menu to pokazane jest na poniższym rysunku:

Dla wprowadzenia symbolu (kodu) dokumentu wystarczy wybranie z menu lub wciśnięcie odpowiedniej cyfry od 1 do 8.

W przypadku wpisywania daty charakterystycznej dla wyszukiwanego dokumentu, można – zamiast jej początkowego fragmentu – wpisać fragment końcowy, przy czym w tym przypadku należy taki wpis zakończyć znakiem „>”. Przykłady:

• zapis „(XR) 0504>” spowoduje, że program będzie wyszukiwał wszystkie zapisy księgowe, które posiadają datę 4 maja – bez względu na rok. Inna przykładowa kombinacja
• zapis„(DW) 112>” spowoduje, ze program będzie wyszukiwał wszystkie dowody wewnętrzne, które wprowadzone zostały 12 dnia miesiąca w miesiącach, których oznaczenie kończy się cyfrą 1, tzn. w styczniu i listopadzie.

W przypadku wpisywania numeru dokumentu można – zamiast jego początkowego fragmentu – wpisać fragment końcowy, przy czym w tym przypadku należy taki wpis zakończyć znakiem „#”. Przykładowo zapis „(DW) /2011}” spowoduje, że program będzie wyszukiwał wszystkie dowody wewnętrzne, których kończy się na „/2011”

Znaki specjalne

Możliwe jest również używanie znaków specjalnych w używanych zapytaniach, które mogą zastępować pewne znaki. Znaków tych można używać w każdym rodzaju wpisywanych warunków, tj. w dacie, kwocie, nazwie użytkownika, numerze itd. Ze względów poglądowych, przykłady zostaną przedstawione na polu daty.

• Znak podkreślenia („_”)

  Znak podkreślenia „_” zastępuje dowolny znak w ciągu znaków. Przykładowo – jeśli użyjemy go w polu daty i zapiszemy warunek w postaci „<201_05”- oznaczać to będzie, że program wyszukać ma wszystkie dokumenty, których data przypada dowolnego dnia w maju, a rok tej daty zaczyna się od cyfr „201”. Będą więc wyszukane dokumenty, o takich przykładowych datach (w formacie RRRRMMDD), jak:

• 20100512

• 20110505

• 20120512

• 20190509

  Ta ostatnia data – jako data przyszła – jest przy okazji przykładem na zastosowanie omawianej wyszukiwarki do odnajdywania dokumentów, które wprowadzone zostały omyłkowo z błędną datą roczną.

  Znaku podkreślenia „_” zastępującego w wyszukiwaniu dowolny znak można oczywiście używać w innych członach zapytania, również dla kwot.Na przykład wpis „N152,_5” oznacza polecenie wyszukiwania dokumentu, którego wartość netto 152 złote, cyfra groszy to ‘5’, natomiast cyfra dziesiątek groszy jest dowolna. Można również oczywiście umieszczać ich w zapisie kilka, również obok siebie. Na przykład zapis „<2012__01” będzie oznaczał, że wyszukujemy wszystkie dokumenty, których data przypada pierwszego dnia dowolnego miesiąca w roku 2012.Zbiór pasujących dat składa się więc dokładnie z 12 elementów i należą do niego:

• 20120101

• 20120201

• 20120301

• 20120401

• 20120501

• 20120601

• 20120701

• 20120801

• 20120901

• 20121001

• 20121101

• 20121201

• Znak procenta („%”)

  Znak procenta (%) zastępuje dowolną ilość dowolnych znaków. Przykładowo – jeśli we wpisie zostanie wprowadzony ciąg„<2%10” jako oznaczenie daty, program wybierze wszystkie dokumenty, w których data rozpoczyna się cyfrą „2” (pierwsza cyfra roku), potem następują dowolne znaki, po nich cyfry 1 i 0, a następnie znowu dowolne znaki. Przykładowe pasujące daty – w formacie RRRRMMDD – to:

• 20070110

• 20110112

• 20120110

• 20091210

• Znak zakresu „[ ]”

  Znak zakresu składa się w istocie z dwóch nawiasów klamrowych: otwierającego i zamykającego. Pomiędzy oboma tymi znakami należy wstawić znaki, których oczekujemy w przeszukiwanym dokumencie. Przykładowo – szukamy dokumentów o dacie z 2012 roku z marca lub kwietnia. Odpowiedni warunek można zapisać tak „<20120[34]”. W tym przypadku w miejscu cyfry jedności oznaczenia miesiąca wpisano oznaczenie zakresu „[34]”, co powoduje, ze program wyszukuje wszystkie dokumenty z 2012 roku zapisane w marcu i kwietniu, bez względu na to, którego dnia miesiąca zapisu tego dokonano.

  Jeśli chcielibyśmy znaleźć również dokumenty z maja, czerwca i lipca – warunek taki należałoby sformułować następująco „<20120[34567]”, gdzie w nawiasie klamrowym znajdują się cyfry 3,4,5,6,7 odpowiadające cyfrom marca, kwietnia, maja, czerwca i lipca. W nawiasach klamrowych mogą się znaleźć również litery. Jeśli szukamy dokumentów, których numery rozpoczynają się znakami np. A,B,C,D – odpowiedni warunek ma postać „{[ABCD]”. Znak klamry oznacza, że chodzi nam o numer dokumentu, a znaki w klamrach – że znakami z tego zbioru mają zaczynać się numery dokumentów.

  Jeśli znaków zakresu jest więcej i idą „po kolei” (jak w poprzednim przykładzie z miesiącami), można zastosować inną, prostszą składnię. W przypadku dat byłoby to „<20120[3-7]”. W nawiasie klamrowym występuje ciąg 3-7, co oznacza, że chodzi nam o znaki z przedziału od 3 do 7 (włącznie z 3 i 7). W przypadku z numerami dokumentów byłoby to „{[A-D]”, gdyż litery A,B,C,D występują w alfabecie po kolei.

  Jeśli chcemy wyszukać faktury z miesięcy od marca do lipca oraz z września, zapis może wyglądać tak: „<20120[345679]”. Można go jednak nieco uprościć, korzystając z tego, że cyfry od 3,4,5,6,7 to cyfry kolejne, dokładając na koniec cyfrę 9. Uproszczony zapis będzie miał więc postać „<20120[3-79]” co należy interpretować, jako poszukiwanie dat z roku 2012, z miesięcy od marca „<20120[3-79]” do lipca „<20120[3-79]” oraz z września „<20120[3-79]”.

• Uwagi końcowe

  Wpisywania warunków do pola należy dokonywać w pewnym tempie. Program po każdym naciśnięciu klawisza czeka około sekundy a następnie dokonuje interpretacji wpisanych kodów i rozpoczyna przeszukiwania bazy. Ponieważ rozmiary bazy dokumentów mogą być spore, zbyt wolne wprowadzanie znaków może spowodować, że program będzie usiłował interpretować niedokończone warunki wyszukiwania, co z kolei może znacznie wydłużyć czas wyszukiwania dokumentów.

Używanie omówionych powyżej symboli znacznie przyspiesza przeszukiwanie bazy danych.Ich niestosowanie nie wyklucza co prawda możliwości odnalezienia właściwego dokumentu, ale z całą pewnością będzie bardzo niewydajne i uciążliwe dla użytkownika.

Właściwości odnalezionego obiektu

Aby móc szybko ocenić, czy znaleziony dokument jest tym, którego poszukujemy, z lewej strony przeglądarki widoczny jest panel o hierarchicznej strukturze, pokazujący wybrane, ważniejsze elementy znalezionego obiektu, zawierający również elementy związane z danym dokumentem. Np. znaleziony dokument korygujący oprócz swoich właściwości pokazane ma również cechy dokumentu pierwotnego. Umowa – zlecenie posiada „podpięte” rachunki, z wyszczególnieniem, które z nich są zapłacone, a które nie. Deklaracja podatkowa posiada wyszczególnione załączniki, wybrane typy deklaracji (np. deklaracje PIT i VAT) zawierają charakterystyczne dla nich pola. Jeśli deklaracja wiąże się z uiszczeniem kwoty do urzędu skarbowego – wyświetlany jest również dokument finansowy.

Przykładowy panel właściwości dla dokumentu sprzedaży pokazany jest poniżej. Wygląd panelu właściwości zmienia się oczywiście w zależności do tego, jaki dokument jest podświetlony w przeglądarce.

Struktura dokumentu jest hierarchiczna, węzły można zwijać lub rozwijać.Po przejściu między jednym a drugim dokumentem panel właściwości obiektu wraca do stanu pierwotnego – tzn. węzły są w stanie „nierozwiniętym”. Ponieważ w pewnych przypadkach może to utrudniać przeszukiwanie dokumentów, niektóre węzły można pozostawić „rozwinięte” na stałe. Aby tego dokonać należy użyć prawego klawisza myszy będąc na panelu właściwości obiektu, co spowoduje wywołanie menu podręcznego – przykładowe menu dla dokumentu sprzedaży pokazano poniżej.

Zaznaczenie odpowiedniego pola w menu podręcznym spowoduje, że węzeł ten będzie przy wyświetlaniu dokumentu zawsze rozwinięty, co ułatwi porównywanie dokumentów między sobą.

Przechodzenie do znalezionego dokumentu

Po odnalezieniu poszukiwanego dokumentu można przenieść program do odpowiedniej firmy lub udziałowca, w którym znajduje się odnaleziony dokument. W tym celu, będąc na przeglądarce dokumentów, należy wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Enter. Jeśli program znajduje się w trybie udziałowca lub firmy, do której dokument przynależy – nastąpi automatyczne przeniesienie do przeglądarki. Jeśli data dokumentu nie odpowiada aktualnemu miesiącowi w danych firmy lub udziałowca – data ta zostanie zmieniona. Jeśli znaleziony dokument znajduje się w innej firmie/udziałowcu, niż ten, którym użytkownik znajduje się w trakcie wyszukiwania dokumentu – program zapyta użytkownika o zgodę na przeniesienie do odpowiedniej firmy lub udziałowca a następnie dokona tego przeniesienia z ewentualną zmianą daty, oraz wyświetli odpowiednią przeglądarkę, w której zaznaczony będzie znaleziony dokument.

Panel właściwości obiektu został wprowadzony również do wybranych (tj. obsługiwanych) przez moduł wyszukiwania dokumentów przeglądarek, w tym do przeglądarki dokumentów w księdze, rejestrach VAT, przeglądarki umów-zleceń, dokumentów finansowych itd. Jego włączenia lub wyłączenia dokonuje się za pomocą przycisku na belce narzędzi:

Wyszukiwarka poleceń menu

Aby ułatwić użytkownikom, zwłaszcza używającym dotychczasowego starego menu, posługiwanie się programem bez konieczności ciągłego przeszukiwania nowego menu-wstążki, do programu Wapro Kaper Księga podatkowa wprowadzono wyszukiwarkę poleceń menu. Wyszukiwarka ta dostępna jest wyłącznie wtedy, kiedy użytkownik pracuje z nowym menu – „menu-wstążką”. Uruchomienie tej wyszukiwarki następuje poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Spacja. Na ekranie pojawia się formatka taka, jak na rysunku poniżej:

Formatka ta w górnej części pole, w którym wpisywać można treść polecenia, które zamierzamy uruchomić, w dolnej – znajduje się lista dostępnych poleceń. Formatki też można używać dwojako. Pierwszy sposób to odszukanie na liście dostępnych poleceń żądanego polecenia i następnie kliknięcie na nie, drugi – to wpisywanie treści żądanego polecenia w pole edycji w górnej części formatki. Wpisywanie treści polecenia spowoduje, że program będzie przeszukiwał listę dostępnych poleceń zawężając ją po wprowadzeniu każdej litery tylko do takich, które zawierają wpisany fragment tekstu. Przykład widnieje na poniższym rysunku:

Użytkownik wpisał w pole „Szukane polecenie” litery Z i U co spowodowało odfiltrowanie z listy wszystkich dostępnych poleceń czterech, które zawierają ciąg znaków „ZU”. Kiedy lista poleceń w trakcie wpisywania liter do omawianego pola zostanie już na tyle zawężona, że użytkownik ma w polu widzenia szukane polecenie, może on przejść do listy i kliknąć na właściwą pozycję, albo też skorzystać ze skrótów klawiaturowych, dynamicznie zmienianych przez program w trakcie wyszukiwania. Jeśli w przykładzie jak wyżej szukamy kartoteki Urzędów skarbowych – będzie to skrót klawiaturowy Alt+4, którego należy użyć w polu szukanego polecenia.

Jeśli program jest w trybie niezgodnym z trybem polecenia (np. jest w trybie udziałowca, a wybrane polecenie dotyczy firmy) – program wyświetli listę firm lub udziałowców, w których użytkownik chce uruchomić dane polecenie.. Jeśli użytkownik jest w trybie zgodnym z trybem polecenia (np. jest w trybie firmy i chce uruchomić przeglądarkę zapisów księgowych) – program otworzy odpowiednie okno programu. Jeśli użytkownik jest w trybie zgodnym z trybem polecenia, ale chce wskazane polecenie użyć w innej firmie (tzn. jest w firmie A, natomiast chce uruchomić przeglądarkę rejestrów w firmie B) – powinien użyć odpowiedniego skrótu klawiaturowego ale wciskając jednocześnie >dodatkowo klawisz >Ctrl (czyli np. [Alt+Ctrl+8]).

Jeśli natomiast podświetlona w danym momencie opcja jest tą, której oczekuje użytkownik (w przykładzie wyżej jest to rozliczenie ZUS), nie trzeba używać skrótów klawiaturowych podpowiadanych przez program, wystarczy nacisnąć >Enter, jeśli użytkownik chce uruchomić opcję dla bieżącego udziałowca lub firmy – lub też >Ctrl+Enter, gdy przed uruchomieniem opcji chce dokonać wyboru udziałowca lub firmy. Jeśli użytkownik nie znajduje się w trybie zgodnym z trybem polecenia – program bez względu na to, czy naciśnięto Enter czy Ctrl+Enter – wyświetli najpierw listę firm bądź udziałowców do wyboru.