Eksport danych do Wapro JPK
Dostosowanie programu do wymagań schematów Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz współpracy z programem Wapro JPK
Od 1 lipca 2016 roku dla niektórych firm, wprowadzony został ustawowy obowiązek przekazywania danych z ksiąg podatkowych oraz ewidencji dowodów księgowych organom podatkowym w formie elektronicznej, to znaczy w postaci plików w formacie XML. Struktura logiczna tych plików musi być zgodna z opublikowanymi na portalu Ministerstwa Finansów schematami Jednolitego Pliku Kontrolnego w skrócie określanego jako JPK. W systemie WAPRO ERP za tworzenie odpowiednich plików JPK odpowiedzialny jest program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny.
Program Wapro Kaper Księga podatkowa w wersji 8.11.2 został dostosowany do wymagań w/w. schematów JPK oraz do współpracy z programem Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny. Poniżej omówione zostały wszystkie wprowadzone modyfikacje.
Oznaczenie użytkownika programu jako uprawnionego do pobierania danych z bazy danych programu
Aby zalogowany do programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny operator mógł pobrać dane z bazy danych programu Wapro Kaper Księga podatkowa, musi mieć uprawnienia nadane w programie Wapro Kaper Księga podatkowa do pobierania tych danych. Jeżeli jego login oraz hasło będą różne od danych logowania uprawnionego do pobierania tych danych użytkownika, podczas łączenia się do bazy danych programu Wapro Kaper Księga podatkowa, zostanie poproszony o takie dane do logowania.
Aby w Wapro Kaper Księga podatkowa wskazać użytkownika jako uprawnionego do pobierania danych z programu do bazy danych programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny należy na formatce użytkownika zaznaczyć opcję Dostęp do danych programu z WAPRO JPK. Z prawej strony opcji znajduje się przycisk informacyjny, którego użycie wyświetli więcej informacji odnośnie do JPK i współpracy obu programów.
Aktualizacja wszystkich rejestrów VAT
Aby usprawnić aktualizację rejestrów VAT wprowadzono nowy przycisk w głównym menu programu, w zakładce VAT, umożliwiający zaktualizowanie wszystkich rejestrów VAT w danej firmie.
Data obowiązku przekazywania co miesiąc, bez wezwania organu podatkowego, informacji z ewidencji VAT
Ze względu na to, że wysyłanie informacji z ewidencji VAT firmy w pliku xml, o strukturze zgodnej ze schematem JPK_VAT, wymaga nieco innego niż dotychczas sposobu naliczania deklaracji VAT. W programie dodano nowy parametr firmy o nazwie Data obowiązku wysyłania do US danych VAT w formie elektronicznej. Od tej daty program zmieni sposób naliczania deklaracji VAT, tak aby podsumowane dane z wysłanej informacji z ewidencji VAT w pliku JPK_VAT były zgodne z naliczoną deklaracją VAT za ten sam okres.
Jeżeli wartość tego parametru nie zostanie prawidłowo ustawiona, w firmach z ograniczonym prawem do odliczenia podatku naliczonego, może pojawiać się niewielka różnica wynikająca za zaokrągleń.
Domyślnie data ustawiona jest na dzień 1 stycznia 2018. Duże, małe i średnie firmy, muszą zmienić ją na właściwą dla siebie datę.
Zmiany w sposobie naliczania podatku naliczonego VAT do odliczenia od nabyć z ograniczonym prawem do odliczenia
Zdefiniowanie prawidłowej wartości, opisanego wyżej, nowego parametru firmy Data obowiązku wysyłania do US danych VAT w formie elektronicznej jest istotne ze względu na sposób obliczania podatku VAT do odliczenia od nabyć z ograniczonym prawem do odliczenia. Do okresu sprzed wskazanej daty kwota naliczonego podatku VAT do odliczenia obliczana była tak, że sumowane były wszystkie kwoty podatku VAT zapisów podlegających częściowemu rozliczeniu a następnie suma ta mnożona była przed odpowiednią kombinację współczynnika i pre-współczynnika odliczenia VAT a wyliczana kwota wstawiana była do deklaracji VAT-7 (K). Metoda ta zapewnia maksymalną możliwą do uzyskania precyzję obliczenia naliczonego podatku VAT do odliczenia ze względu na to, iż operacja zaokrąglania kwot do pełnych złotych (zgodnie z deklaracją VAT) wykonywana jest tylko raz.
Jednak wymagania schematu JPK_VAT wymuszają zmianę tego sposobu obliczania wartości podatku naliczonego do odliczenia. Po wybraniu daty, od której ma , co miesiąc do Urzędu Skarbowego ma być wysyłana do informacja z ewidencji VAT drogą elektroniczną, kwota podatku do odliczenia naliczana jest przy każdym wpisie do rejestru (dla każdej pozycji), a następnie tak obliczone kwoty podatku naliczonego VAT do odliczenia są sumowane i na koniec zaokrąglane do pełnych złotych i następnie wstawiane do deklaracji VAT-7. Taki sposób naliczania podatku naliczonego do odliczenia jest obarczony większym błędem ale ponieważ wymagania schematy JPK_VAT taki sposób narzucają – w programie dokonano stosownych zmian dostosowujących algorytmy programu do przepisów.
Zmiany w sposobie naliczania podatku naliczonego VAT do odliczenia w stosunku do poprzednich wersji programu, widoczne są w następujących miejscach :
- Wydruki rejestrów VAT (standardowe i elastyczne)
- Sumowania rejestrów VAT
- Przeglądarki tzw. aktualnych rejestrów VAT
We wspomnianych wyżej miejscach kwoty podatku naliczonego VAT do odliczenia, w przypadku odliczeń częściowych są pomnożone przez stosowną kombinację współczynnika odliczenia podatku VAT i tzw. pre-współczynnika.
Blokowanie okresów a przygotowanie danych w bazie programu do sporządzenia pliku JPK.
Przygotowanie informacji z ewidencji VAT wysyłanej co miesiąc do US drogą elektroniczną, wykonywane z poziomu programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny wymaga upewnienia się, czy dane w bazie programu Wapro Kaper Księga podatkowa w okresie, za który plik ten jest tworzony są kompletne. Przyjęto założenie, że plik JPK wolno utworzyć wtedy, kiedy wszystkie miesiące w okresie, za który jest on tworzony, są zablokowane. O konieczności sprawdzenia, czy użytkownik odpowiedzialny za rejestry VAT dokonał ich aktualizacji i sporządził deklarację VAT, użytkownikowi blokującemu okres przypomina wyświetlający się przy próbie zapisania formatki blokowania okresów stosowny komunikat.
Komunikat ten należy do grupy komunikatów fakultatywnych – jego pojawianie się można wyłączyć.
Blokowanie okresów może być szczególnie ważne w firmach rozliczających VAT kwartalnie, to znaczy wysyłający do Urzędu Skarbowego deklaracje VAT kwartalnie. W takiej sytuacji ważne jest aby przed wykonaniem kwartalnej deklaracji VAT, zapisy w miesiącach, za które została wysłana informacja z ewidencji VAT, nie zmieniły się. W przeciwnym przypadku podsumowanie informacji z ewidencji VAT, z trzech miesięcy kwartału będzie niezgodne z kwotami wykazanymi w kwartalnej deklaracji VAT.
Współpraca z programem WAPRO JPK
Wykonywanie miesięcznych deklaracji VAT-7 do weryfikacji danych JPK_VAT
Konieczność taka może wystąpić w przedsiębiorstwach rozliczających VAT kwartalnie, a które mają obowiązek wysyłania co miesiąc na serwer Ministerstwa Finansów informacji JPK_VAT. Aby zapewnić spójność danych zalecane jest wykonywanie w programie co miesiąc technicznej deklaracji VAT-7, z którą będą weryfikowane dane JPK_VAT pobrane przez program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny. Opis znajduje się w podrozdziale: Deklaracja VAT-7.
Gotowość danych firmy na pobieranie danych JPK_VAT
W celu zautomatyzowania pracy programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny podczas wybierania danych, które mają zostać wysłane w postaci plików JPK_VAT. W Wapro Kaper Księga podatkowa dodana została kartoteka o nazwie Informacje o stanie przygotowania danych firmy dla Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny. W kartotece, dla wybranego okresu rozliczeniowego, po zamknięciu okresu można oznaczyć go jako Gotowy do wysłania danych JPK_VAT, dotyczy to zarówno:
wysyłania danych za bieżący okres rozliczeniowy, jak i
wysyłania korekt plików JPK_VAT, za wcześniejsze okresy rozliczeniowe.
Jest to szczególnie przydatne w biurach rachunkowych, które wysyłają bardzo dużo tych plików. Na przykład po skorygowaniu danych w jakiejś firmie, które wymaga wysłania korekty pliku JPK_VAT, wystarczy w w/w. tabeli, w odpowiednim okresie zmienić status Wysłano na Gotowy do wysłania. Program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny podczas wysyłania korekt sprawdzi zawartość kartoteki z informacjami i automatycznie wyśle taką korektę. Nie trzeba pamiętać o tej korekcie, nie trzeba również przekazywać informacji o konieczności wysłania korekty JPK_VAT osobie wysyłającej pliki JPK_VAT.
Zarówno po wysłaniu JPK_VAT za bieżący okres rozliczeniowy jak i korekty pliku JPK_VAT za wcześniejszy okres rozliczeniowy, status Gotowy do wysłania zostanie automatycznie zmieniony na Wysłano.
We wcześniejszych wersjach programu niż 8.40.0, status Gotowe do wysłania nie był automatycznie zmieniany na Wysłano, po wysłaniu na serwer MF. Po aktualizacji takiej wersji do wersji 8.40.0 lub wyższej, podczas wykonania pierwszy raz operacji wysyłania seryjnego korekt, Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny zaktualizuje status stanu w tabeli Informacje o stanie przygotowania danych firmy dla JPK_VAT i dla wysłanych danych, w odpowiednich okresach wstawi status Wysłano.
W programie Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny dostępny jest parametr o nazwie Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako 'Gotowe do wysłania'. W wariancie Biznes, parametr znajduje się w Parametrach użytkownika natomiast w wariancie Biuro w Profilach wysyłania.
Ustawienie wartości tego parametru na TAK spowoduje, że w wariancie:
Biznes - przy próbie pobrania danych JPK_VAT firmy z miesiąca rozliczonego, który nie jest oznaczony jako gotowy, wyświetlone zostanie ostrzeżenie z pytaniem czy kontynuować. Decyzja należeć będzie do operatora.
PodpowiedźW wariancie Biznes jeżeli wartość parametru Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako 'Gotowy do wysłania' jest równa TAK, w przypadku kiedy okres nie jest oznaczony jako gotowy, można pobrać dane JPK_VAT z bazy danych programu Wapro Kaper Księga podatkowa.
Biuro, seryjne wysyłanie danych - przy próbie pobrania danych JPK_VAT firmy z miesiąca rozliczonego, który nie jest oznaczony jako gotowy, operacja przetwarzania danych zostanie przerwana i oznaczona statusem błędu a program przejdzie to przetwarzania danych kolejnej firmy. Opcja ta zapobiega możliwości wysłania danych JPK_VAT podczas seryjnej wysyłki, które nie zostały jeszcze przygotowane przez księgowego obsługującego firmę. Na przykład nie zostały jeszcze sprawdzone a deklaracja VAT nie została jeszcze naliczona;
PodpowiedźW wariancie Biuro jeżeli wartość parametru Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako Gotowy do wysłania jest równa TAK, w przypadku kiedy okres nie jest oznaczony jako gotowy, podczas seryjnego wysyłania danych, nie ma możliwości pobrania danych JPK_VAT z bazy danych programu Wapro Kaper Księga podatkowa. Wykonując operację wysyłania pojedynczego pliku kreatorem wysyłania danych, ignorując komunikat ostrzeżenia będzie można wysłać dane
Aby oznaczyć w Wapro Kaper Księga podatkowa miesiąc rozliczeniowy jako gotowy do wysyłania danych JPK_VAT należy z:
- głównego menu programu polecenie:
System | Wybierz firmę- na ekranie wyświetlone zostanie okno wyboru firm, na którym znajduje się przycisk Gotowość dla JPK. Po jego przyciśnięciu na ekranie pojawi się okno umożliwiające dodanie nowego miesiąca rozliczeniowego lub zmiana stanu zarejestrowanego miesiąca rozliczeniowego. Definiowanie stanu dotyczy firmy wybranej na oknie Wybierz firmę; - głównego menu programu polecenie:
Zakładka: Start | Sekcja: Nawigacja | Polecenie: Wybór firmy- na ekranie wyświetlone zostanie okno wyboru firm, na którym znajduje się przycisk Gotowość dla JPK. Po jego przyciśnięciu na ekranie pojawi się okno umożliwiające dodanie nowego miesiąca rozliczeniowego lub zmiana stanu zarejestrowanego miesiąca rozliczeniowego. Definiowanie stanu dotyczy firmy wybranej na oknie Wybierz firmę; - głównego menu programu polecenie:
Zakładka: VAT | Sekcja: Inne | Polecenie: Informacja JPK- na ekranie wyświetlone zostanie okno umożliwiające dodanie nowego miesiąca rozliczeniowego lub zmiana stanu zarejestrowanego miesiąca rozliczeniowego. Definiowanie stanu dotyczy aktywnej firmy;
Poniżej przykład dla ostatniej wymienionej metody:
Aby oznaczyć na formatce Zmiana stanu gotowości, miesiąc rozliczeniowy jako gotowy należy oznaczyć parametr Dane firmy za wybrany okres są gotowe do przetwarzania przez program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny jako TAK.
W programie Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny brak zapisu za wybrany miesiąc rozliczeniowy w firmie bazy danych programu Wapro Kaper Księga podatkowa jest równoznaczne ze stanem niegotowy.
Uruchamianie programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny z programu WAPRO Kaper Księga
Funkcjonalność dostępna tylko dla uprawnionych do pobierania danych JPK z bazy programu użytkowników.
Przed rozpoczęciem korzystania należy zdefiniować w parametrach firmy bazę danych programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny, w której znajdują się dane JPK firmy.
W pierwszym kroku, przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności należy zdefiniować bazę danych programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny. W tym, celu wystarczy w parametrach firmy, w sekcji Bazy JPK wskazać bazę, z którą ma łączyć się Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny:
Jeżeli użytkownik programu ma uprawnienia do pobierania danych JPK z bazy programu Wapro Kaper Księga podatkowa może uruchomić program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny w kontekście aktywnej w Wapro Kaper Księga podatkowa firmy. Aby uruchomić program należy w głównym menu programu uruchomić: Zakładka: Start | Sekcja: JPK | Polecenie: WAPRO JPK:
Program zostanie uruchomiony w kontekście aktywnej w Wapro Kaper Księga podatkowa firmy. Jeżeli w bazie programu znajdują się dane innych firm, nie będą dostępne.
Uruchamianie kreatora tworzenia i wysyłania cyklicznych plików JPK_VAT z programu WAPRO Kaper
Funkcjonalność dostępna tylko dla uprawnionych do pobierania danych JPK z bazy programu użytkowników.
Przed rozpoczęciem korzystania należy zdefiniować w parametrach firmy bazę danych programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny, w której znajdują się dane JPK firmy. Omówienie powyżej.
Jeżeli użytkownik programu ma uprawnienia do pobierania danych JPK z bazy programu Wapro Kaper Księga podatkowa może uruchomić kreator wysyłki plików JPK_VAT. W tym celu należy w głównym menu programu uruchomić: Zakładka: VAT | Sekcja: Inne | Polecenie: Wyślij cykliczny JPK_VAT:
Kreator zostanie uruchomiony w kontekście aktywnej firmy. Wystarczy potwierdzić lub wybrać inny niż zaproponowany okres rozliczeniowy i rozpocznie się przetwarzanie danych i wysyłanie pliku JPK_VAT na serwery Ministerstwa Finansów.