Automaty dekretujące dokumenty VAT

Automaty VAT służą do automatycznej dekretacji pozycji dokumentu w oparciu o zapisy wprowadzone do ewidencji VAT. Ich dodatkową funkcją jest „cechowanie” zapisów w ewidencji VAT, umożliwiające własną klasyfikację zapisów w rejestrach VAT. Automaty te są bardziej wyrafinowane niż poprzednio opisywane, gdyż umożliwiają dekretację wariantową (zależną od danych źródłowych), jak również pozwalają na optymalizację tworzonych dekretów.

Definiowanie automatów VAT jest możliwe, po uprzednim wybraniu z menu polecenia: Definicje | Automaty księgujące. Na ekranie pojawi się okno Automaty księgujące, po wybraniu jednej z podrzędnych gałęzi, gałęzi "Automaty dekretujące dokumenty VAT" na liście po prawej stronie pojawi się wówczas wykaz uprzednio zdefiniowanych (bądź predefiniowanych) automatów. Dla każdego nagłówka automatu wyświetlany jest jego nazwa, typ, oraz opis.

Wybranie polecenia Dodaj (Popraw), powoduje wyświetlenie kolejnego okna, zawierającego definicję wskazanego (lub nowego) automatu.

Okno to składa się z dwóch części: nagłówka, w którym definiowane są elementy wspólne dla całego automatu oraz listy zawierającej w każdym wierszu informacje charakterystyczne dla kolejnego tworzonego dekretu dokumentu oraz pasek narzędzi do filtrowania i sortowania w/w listy.

Edycję nagłówka prowadzimy wprost w wyświetlonym oknie. Możemy tutaj wstawić (zmodyfikować) następujące wartości:

• Typ – definiuje typ operacji gospodarczej, z jaką będzie związany automat (sprzedaż/zakup)

• Nazwa – unikalna (w ramach firmy) nazwa automatu

• Definicja uproszczona - definiuje rodzaj tworzonego automatu

  Uwaga

  Definicja uproszczona automatu wymaga jedynie przypisana każdej z kwot dokumentu VAT: brutto, netto i vat konta księgowego i strony dekretu. Definicja uproszczona nie wymaga używania wyróżników VAT. Tak zdefiniowane automaty przeznaczone są do księgowania prostych dokumentów VAT. W jednym automacie może być zdefiniowany wyłącznie schemat dekretowania jednej operacji gospodarczej. Korzystając z pełnej definicji, w jednym automacie można zdefiniować schematy dekretowania wielu operacji natomiast definicja uproszczona wymaga utworzenia dla każdego typu operacji gospodarczej zdefiniowania oddzielnego automatu VAT.

• Konto dla brutto – konto na które będzie dekretowana kwota brutto dokumentu. Wartość tę wypełniamy w przypadku, gdy cała kwota brutto dokumentu będzie dekretowana bezwarunkowo na to samo konto. W przeciwnym razie pole możemy pozostawić puste, zaś konta dla częściowych kwot brutto (i związane z nimi warunki) zdefiniować w pozycjach automatu. Jeśli pole to zostanie wypełnione, nie będzie możliwe definiowanie dekretów brutto w pozycjach i odwrotnie – istnienie tego typu dekretów w pozycjach powoduje zablokowanie możliwości wprowadzenia konta w nagłówku. W pole możemy wprowadzić zarówno pełny, konkretny symbol konta analitycznego, jak i symbol konta ze wskazaniem jedynie na kartotekę, z której ma być pobrany dekret. W tym drugim przypadku szczegółowy symbol konta zostanie wpisany na podstawie danych kontrahenta podczas rejestrowania dokumentu.

  Uwaga

  Jeśli w polu Konto dla brutto wstawimy konto współpracujące z inną kartoteką niż kartoteka kontrahentów bez wstawienia konkretnego jej elementu (pozostawiając symbol x), wówczas przy dekretowaniu dokumentu na podstawie tego automatu, program poprosi o wskazanie konkretnego numeru konta.

• Opis – opis charakteryzujący dany automat

• Optymalizuj dekret księgowy – powoduje zbiorcze dekretowanie niektórych pozycji VAT. W wyniku zastosowania automatu może się okazać, że kilka pozycji ewidencji VAT (np. kilka kwota VAT) będzie dekretowane na to samo konto księgowe. W takim przypadku załączenie tej opcji powoduje, że powstanie jeden dekret na sumaryczną kwotę, zaś jej wyłączenie – że na każdą kwotę składową powstanie osobny dekret.

• Globalny – parametr decyduje o tym, czy dany automat będzie dostępny dla wszystkich użytkowników (załączony), czy tylko dla użytkownika który go utworzył (wyłączony). Znacznik ten może być w dowolnym momencie przełączony przez osobę posiadającą stosowne uprawnienia.

• Aktywność – parametr decydujący o tym, czy dany automat jest aktywny, tzn. dostępny na liście automatów, które można zastosować podczas wprowadzania dokumentu VAT.

Po zdefiniowaniu nagłówka, można przystąpić do definiowania pozycji automatu, które decydują o przyszłym sposobie tworzenia pozycji dokumentów. Z powyższego opisu wiemy już, że automaty mogą być tworzone zgodnie z pełną definicją lub zgodnie z definicją uproszczoną.

Pełna definicja automatu VAT

Obowiązuje ogólna zasada tworzenia i działania automatów utworzonych na podstawie pełnej definicji:

• użytkownik definiuje pewien zestaw warunków oraz konta, na które ma iść zapis VAT, jeśli te warunki są spełnione (podczas rejestracji dokumentu w ewidencji VAT)
• program przy uruchomieniu automatu (podczas wprowadzaniu danych do ewidencji VAT) sprawdza jaki układ warunków zachodzi dla danego zapisu, szuka spełniającej ten układ pozycji w definicji automatu i w momencie gdy znajdzie – tworzy zapis na takie konta, jakie są podane w tej pozycji automatu.
• warunkami decydującymi o sposobie dekretacji są: stawka VAT, rodzaj kwoty oraz zestaw tzw. wyróżników, tzn. warunków definiowanych samodzielnie przez użytkownika. Zmiana jednego z tych warunków powoduje powstanie nowego układu, stąd istnieje olbrzymia liczba możliwości zdefiniowania sposobu dekretacji.
• w przypadku, gdy dany układ warunków powtórzy się w automacie kilkakrotnie (w kilku pozycji automatu), przy dekretacji dokumentu zadziałają kolejno wszystkie te pozycje tworząc (niezależnie od siebie) dodatkowe dekrety dla dokumentu
• możliwe jest zastosowanie tzw. znaku globalnego „*”. Jeśli w danej pozycji automatu wstawimy wyróżnik oznaczony takim symbolem, to dana pozycja wykona się dla dowolnej wartości wyróżnika podczas wprowadzania dokumentu (o ile inne warunki zostaną spełnione). Znaki globalne możemy wstawiać także w miejsce stawki VAT, co ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy prowadząc sprzedaż w różnych stawkach całą kwotę podatku rejestrujemy na tym samym koncie. Definicja automatu ulega wtedy znaczącemu skróceniu.
• możliwe jest budowanie automatów niekompletnych, np. automaty do księgowania faktur kosztowych zawierające wyłącznie dekrety dla kwoty brutto i VAT. W takiej sytuacji, podczas stosowania automatu tworzone są tylko zdefiniowane dekrety zaś pozostałe mogą być dopisywane ręcznie.

Filtrowanie i sortowanie listy

W celu ułatwienia tworzenia złożonych zestawów definicji automatów VAT, ono zostało wyposażone w mechanizmy sortowania po kolumnach listy oraz filtrowania wybranych definicji automatu. Do wyboru opcji kolumny, po której będzie sortowania lista służy list rozwijana znajdująca się bezpośrednio powyżej listy po prawej stronie.

Do filtrowania listy przeznaczone są pozostałe kontrolki i opcje znajdujące się bezpośrednio powyżej listy, po lewej stronie. Listę można filtrować po sekwencji wybranych wyróżników, przy czym filtrowanie może odbywać się w dwóch trybach:

• Filtrowanie definicji automatu - wybiera wszystkie definicje, zgodnie z wybranym układem wyróżników, uwzględniając wartość "* - wszystkie cechy". Innymi słowy, filtr wybierze dokładnie te definicje, które mają takie same wartości wyróżników, jak ustawione w parametrach wyboru.

• Symulacja (test) dekretacji - symuluje dekrety jakie zostaną utworzone przez automat w dokumencie, po wyborze dokładnie takiego układu wyróżników,jak ustawione w parametrach wyboru. Poniżej przykład.

  

  Podpowiedź

  Wyświetlona lista nie jest optymalizowana. W dokumencie można włączyć optymalizowanie dekretów, tj. sumowanie dekretów na to samo konto. Na liście wyświetlone są wszystkie składniki tworzące dany dekret. Pozwala to lepiej kontrolować budowany automat.

  Uwaga - automaty VAT nie wymagają definiowania dekretów dla kwot brutto, jeżeli kwota brutto ma być zadekretowana na konto zgodne z kontem kontrahenta ustawionym w nagłówku definicji automatu. Taki dekret będzie automatycznie dodany w trakcie dekretacji dokumentu i nie pojawi się na symulowanej liście dekretów. Jeżeli natomiast dekret taki dla kwoty brutto zostanie zdefiniowany w automacie VAT, z odpowiednio zdefiniowanymi wyróżnikami, wtedy pojawi się na symulowanej liście dekretów.

Przykład:

Załóżmy że chcemy zdefiniować automat, pozwalający automatycznie zadekretować sprzedaż towarów. Towar jest sprzedawany ze stawką VAT 22% i jest on podzielony na trzy kategorie. Sprzedaż każdej kategorii jest ewidencjonowana na osobnej analityce konta 731 (Sprzedaż towarów), przy czym VAT niezależnie od stawki jest ewidencjonowany na tym samym koncie.

Najprostsza definicja automatu spełniającego powyższe założenia może wyglądać następująco:

• W nagłówku automatu ustawiamy wartości:
• Typ – sprzedaż
• Nazwa – Sprzedaż towarów
• Konto dla brutto – 201-x (Rozliczenia z odbiorcami. Symbol x oznacza słownik odbiorców. Analityka zostanie uzupełniona podczas rejestracji konkretnego dokumentu w oparciu o dane kontrahenta zaczerpnięte z dokumentu VAT)
• Opis – Sprzedaż towarów
• Optymalizuj dekret księgowy – {zaznaczony}
• Globalny – {zaznaczony}
• Aktywność – {zaznaczony}

Pozycje automatu mogą wyglądać następująco:

Wyr1	Wyr2	Wyr3	Wyr4	Stawka	Konto Dt	Konto Ct	Kwota
T	K1			22		731-K1	Netto
T	K2			22		731-K2	Netto
T	K3			22		731-K3	Netto
*	*			22		221	VAT

Należy zwrócić uwagę na fakt, że gdyby pozycje dotyczące kwoty netto występowały w różnych stawkach VAT, to nadal można by całość zapisu dotyczącego VAT pozostawić w jednym wierszu, zastępując konkretną wartość w polu Stawka znakiem globalnym "*" (oczywiście przy założeniu, że podatek w każdym przypadku trafia na to samo konto).

Jeżeli teraz przy rejestrowaniu danych dotyczących VAT w dokumencie wprowadzimy sprzedaż dwóch pozycji, jednej z kategorii K1 i jednej z kategorii K2, to otrzymamy następujące dekrety:

Konto Dt	Kwota Dt	Konto Ct	Kwota Ct
201-{Kontrahent z dokumentu}	{brutto sumaryczne z całego dokumentu}
		731-K1	{Netto z pierwszej pozycji dokumentu}
		731-K2	{Netto z drugiej pozycji dokumentu}
		221	{VAT - sumarycznie za całego dokumentu}

Jeśli w nagłówku dokumentu opcja Optymalizuj dekret księgowy byłaby wyłączona, kwota VAT została by rozbita na dwa dekrety – osobno dla VAT z pozycji pierwszej i drugiej dokumentu.

Definiowanie pozycji automatów VAT

Po wybraniu polecenia Dodaj (Popraw), na ekranie pojawia się okno definicji pozycji automatu.

Wprowadzamy tutaj następujące wartości:

• Stawka VAT – stawka podatku, dla jakiego ma zadziałać odpowiednia pozycja automatu.

• Rodzaj kwoty – rodzaj kwoty, która będzie dekretowana tą pozycją automatu VAT. Osobno dekretujemy kwoty:

  • netto

  • VAT

  • brutto - kwota brutto jest wykorzystywana wyłącznie w przypadku, gdy nie ma zdefiniowanego wspólnego dla wszystkich pozycji konta brutto w nagłówku automatu

  • na potrzeby automatycznego naliczania kosztów uzyskania przychodów między innymi dotyczących samochodów możliwe jest wykorzystanie trzech dodatkowych kwot:

    • KUP - kwota kosztów uzyskania przychodów w operacjach, w których tworzone są dwa zapisy w rejestrze VAT, jeden podlegający odliczeniu i drugi niepodlegający odliczeniu VAT. W takim przypadku, kwota $$KUP$$, w zapisie niepodlegającym odliczeniu jest sumą kwoty netto oraz podatku VAT, niepodlegającego odliczeniu;
    • nKup - kwota kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu. W transakcjach, w których koszty są tylko częściowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, Kwota $$nKUP$$ jest różnicą całkowitych kosztów a kwotą kosztów uzyskania przychodów;
    • VAT do odliczenia - kwota reprezentuje podatek naliczony do odliczenia;

Podpowiedź

W przypadku tworzenia automatu zakupu, po wybraniu rodzaju kwoty VAT, okno dodawania pozycji VAT nieco się zmieni. Na formatce pojawi się dodatkowa opcja o nazwie VAT przyszłe okresy umożliwiająca definiowanie dodatkowego dekretu w schemacie dla kwot VAT przyszłych okresów rozliczeniowych. Poniżej przykład:

Jak widać na powyższym obrazie, w oknie definiowania automatów w kolumnie Kwota, pozycja oznaczona jest jako VAT (po).

• Wyróżniki – zestaw maksymalnie 4 warunków, które z jednej strony współdecydują o tym, kiedy dana pozycja automatu zostanie zastosowana do dekretacji, z drugiej – pozwalają na stosowanie dodatkowej, własnej klasyfikacji zapisów w ewidencji VAT. Więcej na temat wyróżników powiedziano nieco dalej, gdzie mówi się o sposobie ich definiowania, tutaj tylko zaznaczyć należy, że poza wstawieniem konkretnej wartości wyróżnika (jeśli nie ma go na liście zostanie automatycznie dopisany) możemy jeszcze pozostawić wartość pustą (automat zadziała wtedy, gdy w dokumencie wszystkie inne warunki będą zgodne, a w tym miejscu również będzie wartość pusta) lub wstawić znak globalny „*” (automat zadziała wtedy, gdy w dokumencie wszystkie inne warunki będą zgodne, niezależnie od zawartości tego pola).

  • Konto Dt, Konto Ct – konta, na które ma być zadekretowana (domyślnie) odpowiednia kwota z ewidencji VAT.
  Uwaga

  Jeśli w polu Konto wstawimy konto współpracujące z inną kartoteką niż kartoteka kontrahentów bez wstawienia konkretnego jej elementu (pozostawiając symbol x), wówczas przy dekretowaniu dokumentu na podstawie tego automatu, program poprosi o wskazanie konkretnego numeru konta.

Od wersji 7.60.0 istnieje możliwość wstawienia zamiast konkretnego numeru konta, także maski konta (z wykorzystaniem znaków globalnych * i ?), jak również grupy kont. W takiej sytuacji, podczas wykonywania automatu przy rejestrowaniu dokumentu, program wyświetli formatkę zawierającą wszystkie konta pasujące do danej maski (lub należące do danej grupy), zaś użytkownik zdecyduje, na które konta ostatecznie mają być zadekretowane odpowiednie kwoty.

Szczegółowe przykłady zastosowania automatów do dekretowania pozycji VAT zostały podane w rozdziale poświęconym wprowadzaniu dokumentów VAT.

Zarówno całe automaty, jak i kolejne pozycje danego automatu VAT można tworzyć na podstawie poprzednich, ustawiając się na pozycji źródłowej i wybierając przycisk Dodaj z....

Import automatów VAT

Poza możliwością tworzenia pojedynczych automatów na podstawie już istniejących, program umożliwia zaimportowanie całego ich zestawu z innej firmy lub roku obrotowego znajdujących się w tej samej bazie danych. Należy w tym celu w oknie przeglądania nagłówków automatów wybrać z paska narzędzi okna przycisk importu lub wcisnąć kombinację klawiszy [Ctrl+C]. Następnie wskazujemy firmę i rok obrotowy, z której będzie dokonany import. W zależności od ustawienia opcji, mogą zostać automatycznie dopisane brakujące, a występujące w definicjach automatów wyróżniki.

Oczywiście należy pamiętać, że tak zaimportowane automaty będą działać poprawnie tylko wtedy, gdy w planie kont będą prawidłowo zdefiniowane wykorzystywane w nich konta księgowe.

Wyróżniki VAT

Wyróżniki VAT mają bardzo duże znaczenie zarówno dla procesu automatyzacji wprowadzania dokumentów, jak i dla sposobu prowadzenia ewidencji VAT. W pierwszym przypadku współdecydują o tym, w jaki sposób zostanie automatycznie zadekretowana dana pozycja ewidencji VAT, w drugim – pozwalają użytkownikowi na wprowadzenie własnej klasyfikacji zapisów w rejestrach VAT.

Wyróżniki możemy co prawda dodawać przy okazji definiowania pozycji automatów VAT, jednakże dodatkowo mamy do dyspozycji osobną funkcję pozwalającą na ich przeglądanie, dodawania i porządkowanie. Aby ją uaktywnić wywołujemy z menu Definicje | Automaty | Polecenie: Wyróżniki dekretacji VAT. Na ekranie otrzymamy okno, w którym zostaną wyświetlone (odpowiednio pogrupowane) wyróżniki już zdefiniowane w programie.

Wyróżniki definiujemy osobno dla zakupu i sprzedaży, jak również w ramach tych typów – osobno dla grupy o danym numerze. Tym samym mamy do dyspozycji 8 niezależnych zestawów, gotowych do wykorzystania na potrzeby ewidencji VAT i dekretacji.

Definiując dany wyróżnik (przycisk Dodaj (Popraw) ) musimy podać następujące wartości:

• Nazwa – nazwa wyróżnika, przez którą będziemy odwoływać się do niego w automatach, przy dekretacji dokumentu oraz w zestawieniach
• Opis – opis wyróżnika
• Typ – typ operacji (zakup/sprzedaż) której dotyczy dany wyróżnik
• Aktywność – czy dany wyróżnik jest aktywny (pojawia się na liście dostępnych)
• Nr wyróżnika – numer wyróżnika, z którym związana będzie wprowadzana wartość (pojawi się ona na liście wyboru tego właśnie wyróżnika)

Nieużywane wyróżniki możemy również z tego poziomu usuwać, należy jednak pamiętać, że nie jest możliwe usunięcie wyróżnika, który został zastosowany w definicji automatu, lub w ewidencji VAT. W takim przypadku możemy jedynie wyłączyć jego aktywność.

Wyróżniki zależne

Dla każdego typu operacji (sprzedaż, zakup, itd.) możemy zdefiniować cztery zestawy wyróżników. Wyróżniki te mogą być od siebie zależne - tzn. wyróżniki danego poziomu mogą zależeć od wyróżników poziomów wcześniejszych. Umożliwia to (zarówno na etapie definiowania automatów VAT jak i wprowadzania pozycji VAT dla dokumentu) kontekstowe ograniczenie ilości wyświetlanych wyróżników niższych poziomów (do tych, które są zależne od konkretnego wprowadzonego wyróżnika wcześniejszego poziomu), a tym samym przyspiesza wprowadzanie danych.

Aby skorzystać z mechanizmu wyróżników zależnych, należy w parametrach globalnych firmy (w zakładce VAT) odpowiednio ustawić parametr Wyróżniki zależne.

W takiej sytuacji, podczas definiowania wyróżnika niższego poziomu, musimy podać, od jakiego wyróżnika poziomu wyższego będzie on zależny.

Analogiczne powiązanie możemy wykonać także dla wcześniej zdefiniowanych wyróżników. W tym celu stajemy na wyróżniku nadrzędnym - wówczas w dolnej części okna pojawia się lista wyróżników niższego stopnia.

Przenosząc dane z lewej listy na prawą w wolnej części okna - przypisujemy wyróżniki niższego poziomu do wyróżnika ustawionego jako bieżący na głównej (górnej) liście okna.

Definicja uproszczona automatu VAT

Podpowiedź

Jeden automat dekretujący VAT utworzony na podstawie uproszczonej definicji może zawierać schemat księgowania tylko jednej operacji gospodarczej.

Aby utworzyć automat na podstawie uproszczonej definicji należy przed utworzeniem nowego automatu, w oknie Automaty VAT zaznaczyć opcję Definicja uproszczona. Po jej zaznaczeniu okno zmieni wygląd:

Jak widać na powyższym przykładzie, na górnej belce okna ukryte zostało pole Konto dla brutto oraz pola przeznaczone do sterowania listą pozycji. Zmianie uległ również układ listy pozycji automatu. Nie są wyświetlane pola stawki VAT oraz wyróżników VAT.

Zmianie uległa również formatka dodawania nowej pozycji do schematu dekretującego automatu VAT:

Na powyższej formatce, aby dodać nową pozycję schematu, wystarczy wybrać rodzaj kwoty VAT oraz uzupełnić dekret księgowy oraz opis pozycji.

Definiowanie prostego automatu VAT na podstawie dokumentu

Proste automaty dekretujące VAT można w prosty sposób tworzyć na podstawie wzorca jakim może być dokument zarejestrowany w programie. Aby utworzyć prosty automat można wybrać w kartotece odpowiedni dokument lub utworzyć automat w trakcie wprowadzania nowego, odpowiedniego dokumentu. W tym celu wystarczy na zakładce 4) Ustawienia w oknie dokumentu przycisnąć przycisk Utwórz automat VAT i wpisać jego nazwę.

Po zapisaniu automatu można go modyfikować lub rozbudowywać, definicja znajduje się standardowo w module automatów dekretujących dostępnym z głównego menu programu: Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Przycisk: Automaty księgujące w gałęzi Automaty dekretujące dokumenty VAT.

Powyższy przykład prezentuje tworzenie najprostszego automatu VAT, bez wariantowania definicji schematu dekretującego wyróżnikami, ale w przypadku gdyby w we wzorcowym dokumencie w pozycji VAT, wyróżniki byłyby ustawione, utworzona definicja zawierałaby również te wyróżniki.

Podpowiedź

Tak utworzone, proste definicje automatów dekretujących VAT można w wyżej zaprezentowanym module modyfikować i rozbudowywać.

Automat VAT do księgowania wydatków związanych z samochodami

Jeżeli koszty związane z samochodami mają być automatycznie rozksięgowywane na różne konta księgowe, w zależności od rodzajów kosztów, Takie naliczanie kosztów uzyskania przychodów związanych z używaniem samochodów wymaga użycia automatów VAT oraz zastosowania przynajmniej jednego wyróżnika z czterech dostępnych wyróżników VAT Omówionych wyżej. Poniżej zaprezentowany zostanie przykład jak krok po kroku przygotować odpowiedni zestaw wyróżników VAT oraz odpowiedni automat VAT, za pomocą którego w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość będzie można odpowiednio zarejestrować w VAT oraz zadekretować na kontach kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów oraz kontach kosztów nie stanowiących tych kosztów odpowiednie kwoty poniesionych wydatków. W transakcjach VAT z 50% odliczeniem, kwota kosztów zostanie odpowiednio powiększona o podatek VAT nie stanowiący podatku naliczonego.

Przygotowanie zestawu wyróżników VAT

Wyróżniki VAT pozwalają automatom VAT odpowiednio dekretować oznaczone nimi pozycje VAT we wprowadzanym dokumencie, w tym przypadku, w dokumencie zakupu związanym z księgowaniem wydatkami na samochody. Od 1 stycznia 2019 roku ograniczone zostało zaliczanie w koszty uzyskania przychodów, wydatków ponoszonych przez firmę na:

• eksploatację samochodów;
• raty leasingu / najmu / dzierżawy;
• ubezpieczenie samochodów osobowych

Proces rozksięgowania wydatku na odpowiednie samochody, odpowiednie zarejestrowanie wydatków w rejestrach VAT, obliczenie kwot kosztów uzyskania przychodów oraz kwot nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów odbywa się w trakcie rejestrowania dokumentu. Jednak aby możliwe było zaksięgowanie tych kosztów na odpowiednich kontach księgowych , wymagane jest najpierw przygotowanie odpowiedniego zestawu wyróżnika numer 1 w wyróżnikach VAT.

Przygotowując odpowiedni zestaw wyróżników VAT najpierw należy zaplanować na jakie konta automat VAT ma księgować koszty eksploatacyjne w naszym planie kont, jeżeli dysponujemy w firmie samochodami leasingowanymi, dzierżawionymi lub wynajętymi to na jakich kontach mają być księgowane te wydatki. Jest to potrzebne ponieważ to właśnie wyróżnik VAT "mówi" automatowi VAT, jaki rodzaj kosztu jest księgowany.

Podpowiedź

Aby przygotowywany automat VAT był w pełni funkcjonalny, na początku trzeba przewidzieć wszystkie warianty księgowań, które mogą być potrzebne w przyszłości. W tym celu należy przygotować kompletny zestaw wyróżników VAT.

Ilość wyróżników, które będą potrzebne zależy od ilości rodzajów kosztów, które planujemy księgować przygotowywanym automatem VAT. Załóżmy,że w firmie są księgowane koszty:

• zakupu paliwa do samochodów;
• zakupu materiałów eksploatacyjnych;
• usług serwisowych;
• raty za najem;
• raty leasingowe;
• ubezpieczenia samochodów;

a każdy z tych kosztów na innym koncie księgowym.

Podpowiedź

Jeżeli chcemy dodać budowany automat VAT do już istniejącego, innego automatu np ogólnego automatu zakupu (rozbudować go). Warto dodać do zestawu, jako nr 1, wyróżnik z rodzajem operacji. Na przykład "koszty samochodów" aby pogrupować te operacje w zbiorczym automacie. Inne transakcje powinny mieć dla odróżnienia analogiczny wyróżnik nr 1 oznaczający rodzaj operacji np. "zakup towarów handlowych" czy na przykład "Zakup pozostały".

W programie dostępne są dwa rodzaje wyróżników VAT: zależne i niezależne.

Podpowiedź

Aby zmienić ustawienie programu i wybrać żądany rodzaj wyróżników VAT należy odpowiednio ustawić parametr firmy: Sekcja: Wprowadzanie zapisów VAT | Parametr: Wyróżniki zależne. Dostępne są dwie wartości parametru: Tak oraz Nie.

Ze względu na to, że w naszym przykładzie będziemy wykorzystywać tylko jeden wyróżnik, nie ma znaczenia czy zastosujemy wyróżniki zależne czy niezależne.

Przystępując do budowania zestawu wyróżników w naszym przykładzie w pierwszym kroku należy uruchomić polecenie z głównego menu programu: Zakładka:Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: wyróżniki VAT. I na wyświetlonym na ekranie oknie wybrać wyróżnik nr 1 z grupy Zakup i przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na ekranie pojawi się formatka Wyróżnik VAT / Dodaj:

Jak widać wyróżnik VAT w programie składa się z:

• symbolu wyróżnika - symbol jest to oznaczenie wyróżnika przeznaczone do wybierania go z listy wyróżników VAT. Symbol widoczny jest na listach rejestrów VAT, dlatego tworząc go, taki symbol powinien on być intuicyjnie zrozumiały i kojarzyć się z księgowaną operacją;
• Opis - opis słowny wyróżnika

Załóżmy, że powyżej zaplanowane rodzaje kosztów, które ma dekretować nasz przykładowy automat VAT opiszemy następującymi wyróżnikami:

• Symbol: Paliw, Opis: Paliwo do samochodów;
• Symbol: MatEk, Opis: Materiały eksploatacyjne;
• Symbol: Serwis, Opis: Usługi serwisowe;
• Symbol: Leas, Opis: Leasing;
• Symbol: NajDz, Opis: Najem / dzierżawa samochodów;
• Symbol: Ubezp, Opis: Ubezpieczenia samochodów;

Aby utworzyć je w programie, należy kolejno wpisać ich dane w powyższą formatkę, wybierając jako numer wyróżnika numer 1 i zapisać je, przyciskając przycisk Zapis lub używając skrótu [F10]. Po ich utworzeniu lista wyróżników powinna wyglądać podobnie do poniższego przykładu:

Po wykonaniu powyższych czynności można przystąpić do przygotowania automatu VAT mającego za zadanie rejestrowanie VAT oraz naliczanie i dekretowanie podatkowych kosztów związanych z samochodami w firmie.

Uwaga

W firmach, w których włączona jest w programie kontrola VAT trzeba dodać drugi wyróżnik przeznaczony do oznaczania zapisywanej pozycji VAT w dokumencie z typem odliczenia Bez odliczeń.

W przypadku wyróżników zależnych, dla każdego wyróżnika numer 1 utworzyć taki wyróżnik numer 2. W przypadku wyróżników niezależnych, wystarczy go utworzyć jeden raz. Poniżej przykład wyróżnika zależnego.

Przygotowanie przykładowego automatu VAT do księgowania wydatków związanych z samochodami

Uwaga

Automat VAT wykorzystuje do naliczenie kwoty KUP informacje z kartoteki: Kartoteka pojazdów, nalicza je zależnie od wybranych samochodów.

Przygotowywany automat VAT można dodać do istniejącego już w programie, innego automatu zakupu lub utworzyć zupełnie nowy. Jak już wcześniej informowaliśmy, w pierwszym przypadku wymagany jest nieco bardziej rozbudowany zestaw wyróżników VAT. W przykładzie pokażemy jak należy utworzyć nowy automat VAT.

Podpowiedź

Na wstępie zaznaczamy, że sposób księgowania kosztów uzyskania przychodów oraz kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, w każdej firmie może być inny. poniższy przykład ma jedynie zaprezentować metodę tworzenia zestawu wyróżników VAT oraz tworzenie samego Automatu VAT.

Aby utworzyć nowy automat VAT należy z głównego programu wybrać: Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: Automaty księgujące a następnie na wyświetlonym oknie wybrać w lewej sekcji okna: Automaty VAT | Zakup krajowy.

Aby dodać nowy automat, na powyższej formatce należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na ekranie pojawi się okno o nazwie Automaty VAT / Dodaj, podobne do poniższego:

Na wstępie należy wprowadzić w nagłówku:

• Nazwę automatu (W przykładzie "Koszty eksploatacji sam.")
• Opis automatu (W przykładzie "Koszty eksploatacji")

aby automat VAT:

• był aktywny i można było go wykorzystać podczas księgowania dokumentów;
• był widoczny przez wszystkich użytkowników (globalny);
• automat VAT dekretuje oddzielnie każdą pozycję VAT dokumentu, aby takie same dekrety były grupowane i sumowane w postaci jednego zapisu (optymalizowane);

należy zaznaczyć wszystkie trzy opcje znajdujące się w prawym, górnym rogu nagłówka formatki, tak jak w powyższym przykładzie.

Zadanie naszego przykładowego automatu VAT będzie polegać na odpowiednim księgowaniu kosztów podatkowych związanych z samochodami, dlatego musi być w stanie:

1. Zadekretować zobowiązanie za fakturę na koncie dostawcy oraz zarejestrować rozrachunek;
2. Zadekretować odpowiednio koszty uzyskania przychodów na odpowiednie konta, rodzaje zakupów określa zestaw wcześniej przygotowanych wyróżników VAT;
3. Zadekretować odpowiednio koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów, rodzaje zakupów określa zestaw wcześniej przygotowanych wyróżników VAT;
4. Zadekretować odpowiednio kwotę VAT podlegającą odliczeniu na odpowiednim koncie księgowym;
5. Zadekretować wydatki na samochody na WN konta zespołu "5" i odpowiednio MA konta 490, w firmach prowadzących kalkulacyjny rachunek wyników;

Podpowiedź

Automat VAT zakupu definiujący sposób dekretacji kosztów związanych z samochodami nieco różni się od automatów VAT, w których kwoty kosztów wynikały wprost z kwoty netto dokumentu. W tym przypadku naliczony podatek VAT, w części zwiększa koszty uzyskania przychodów i dodatkowo pojawiają się koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów a żadna z tych kwot nie jest dostępna wprost z rejestrowanego dokumentu. W związku z tym, w standardowym automacie należy korzystać z kwot: KUP i nKUP w celu dekretowania odpowiednio na konta kosztów uzyskania oraz konta kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, kwotę VAT do odliczenia w celu zadekretowania podatku naliczonego do odliczenia. Natomiast w celu obliczenia kosztów bilansowych należy zamiast kwoty Netto użyć kwot KUP oraz nKUP. Poniżej zostanie to zaprezentowane na przykładach.

W celu przygotowania odpowiednich definicji w automacie VAT dla dekretowania kosztów uzyskania przychodu na odpowiednich kontach należy utworzyć dla każdego z utworzonego wcześniej zestawu wyróżników numer 1 oraz kwoty o nazwie KUP (skrót od Koszty Uzyskania Przychodów) utworzyć jedną definicję wiążącą rodzaj operacji określonej wyróżnikiem numer 1 z numerem konta księgowego.

Uwaga

Przypominamy - kwoty KUP oraz nKUP, program nalicza w trakcie działania automatu na podstawie danych znajdujących się w kartotece: Kartoteka pojazdów, w zależności od wybranych w dokumencie samochodów.

Poniżej przykład definicji dla zakupu paliwa do samochodu. Jako pierwszą definicję utworzymy dekret księgowania kwoty Brutto, rozrachunek z dostawcą. Aby utworzyć pierwszą definicję należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na ekranie wyświetlone zostanie okno podobne do poniższego:

W tym przypadku najważniejsze do zdefiniowania są:

• Rodzaj kwoty - Brutto;
• Wyróżnik nr 1 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik). Taka definicja spowoduje, że niezależnie od ustawionego w automacie VAT wyróżnika numer 1, powstanie zgodny z definicją;
• Wyróżnik nr 2 = może być wybrany "Brak wyróżnika lub "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik);
• Wyróżnik nr 3 = może być wybrany "Brak wyróżnika lub "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik);
• Wyróżnik nr 4 = może być wybrany "Brak wyróżnika lub "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik);
• Konto DT = "211-x" (wybrane z planu kont przy użyciu przycisku - ) znajdującego się po prawej stronie pola DT. W tym miejscu, automat wstawi konto dostawcy wybranego na dokumencie;
• Opis dekretowanej pozycji - w pole można wprowadzić stały opis / treść lub zdefiniować opis dynamiczny poprzez użycie zmiennych. W tym drugim przypadku, zmienne podczas zapisywania dokumentu zostaną zamienione na konkretne wartości. Dynamiczne opisy pozwalają w sposób automatyczny tworzyć precyzyjne opisy księgowanych zapisów. Dynamiczny opis można utworzyć w słowniku opisów dostępnym po przyciśnięciu przycisku znajdującym się po prawej stronie pola;

Po zapisaniu definicji, zostanie ona dodana do tworzonego automatu VAT. Przykład poniżej;

W drugim etapie należy na przykład utworzyć wszystkie definicje dekretowania kwot KUP. Dla przykładu utworzymy definicję dekretowania kosztów zakupu paliwa do samochodu. Definicję utworzymy analogicznie do powyższego przykładu. W tym przypadku najważniejsze do zdefiniowania są:

• Rodzaj kwoty - KUP
• Wyróżnik nr 1 = "Paliw"
• Wyróżnik nr 2 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Wyróżnik nr 3 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Wyróżnik nr 4 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Konto DT = "401-03" (wybrane z planu kont przy użyciu przycisku - ) znajdującego się po prawej stronie pola DT;
• Opis dekretowanej pozycji - podobnie jak poprzednio tworzymy odpowiedni dla dekretu dynamiczny opis. Na przykład: Fv. zak. @nr_dokumentu z @data_dokumentu (@nazwa_kontrahenta) - zakup paliwa do samochodu;

Po zapisaniu definicji, to znaczy po przyciśnięciu przycisku Zapisz lub użyciu skrótu [F10], definicja zostanie dodana do automatu. W oknie Automaty VAT / Dodaj, na liście pojawi się kolejna definicja.

Kolejną definicję, najłatwiej jest utworzyć poprzez powielenie wybrane z listy, na oknie Automaty VAT / Dodaj. Wystarczy wybrać definicję do powielenia i przycisnąć przycisk Dodaj z lub użyć skrótu [Shift+Ins]. Na oknie pojawi się formatka z powielonymi danymi, wystarczy zmienić:

• wybrany Wyróżnik nr 1 na kolejny, na przykład "MatEk" (materiały eksploatacyjne samochodów);
• Wyróżnik nr 2 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Wyróżnik nr 3 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Wyróżnik nr 4 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Konto DT - w naszym przykładzie na 401-01;
• Zmienić opis pozycji w części określające rodzaj kosztu na przykład: Fv. zak. @nr_dokumentu z @data_dokumentu (@nazwa_kontrahenta) - materiały eksploatacyjne samochodów;

Poniżej przykład:

W ten sam sposób należy dodać pozostałe definicje, dekretowania KUP dla pozostałych wyróżników numer 1. Po zakończeniu tej części lista dotycząca dekretowania powinna wyglądać w sposób następujący:

Analogicznie należy stworzyć definicje dekretowania kwoty nKUP. Różnica pomiędzy definicją dekretowania kwot KUP i nKUP, podczas powielania tej pierwszej polega na zmianie:

• Rodzaj kwoty z KUP na nKUP w definicji;
• Konta DT na właściwe dla kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów;
• Opisu pozycji;

Po dodaniu wszystkich definicji dekretowania nKUP lista definicji przykładu zostanie rozbudowana o poniższe:

Kolejnym krokiem jest dodanie definicji dekretowania podatku do odliczenia na właściwe konto księgowe. W tym przypadku można skorzystać z podstawowego dodawania nowej definicji i przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na formatce należy wybrać, jak pokazuje poniższy przykład:

• Rodzaj kwoty = VAT do odliczenia;
• Wyróżnik nr 1 = "*" (dowolny wyróżnik)
• Wyróżnik nr 2 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Wyróżnik nr 3 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";
• Wyróżnik nr 4 = "" ( - oznacza dowolny wybrany wyróżnik) lub "Brak wyróżnika";

Na koniec, w firmach stosujących kalkulacyjny rachunek wyników, definiowanie dwóch dekretów,księgowania na koncie zespołu "5" i koncie 490.

Aby utworzyć te dwa dekrety, wygodnie jest najpierw utworzyć nową definicję i zdefiniować na przykład:

• Rodzaj kwoty = KUP;
• Wyróżnik numer 1 = "*";
• Wyróżnik numer 2 = "*";
• Konto DT = "550-01" (w naszym przykładzie);
• Konto CT = "490" (w naszym przykładzie);
• Opis = <odpowiedni opis>

Po utworzeniu tej definicji i zapisaniu jej, aby utworzyć drugą definicję dekretowania kosztów w układzie kalkulacyjnym, wystarczy ją powielić. Po wskazaniu je na liście, wystarczy przycisnąć przycisk Kopiuj z lub użyć skrótu [Shift+Ins]. Na wyświetlonej formatce wystarczy zmienić:

• Rodzaj kwoty z KUP na nKUP

i zapisać drugą definicję. Przy włączonej opcji Optymalizuj dekret księgowy, na kontach 550-01 oraz 490 zaksięgowane zostanie suma.

Poniżej przykład listy definicji:

Uwaga

W firmach, w których włączona jest kontrola VAT taka definicja jest niewystarczająca, trzeba utworzyć dodatkową definicję dekretu, której przeznaczeniem będzie księgowanie VAT niepodlegającego odliczeniu na dedykowane do tego celu konto pozabilansowe. Do utworzenia tej definicji będzie wykorzystany wyróżnik numer 2, który był opisany wyżej. W przeciwnym wypadku, dokumenty nie zostaną pozytywnie zweryfikowane przez kontrolę VAT.

Po zapisaniu przyciskiem Zapis lub użyciu skrótu [F10], automat jest gotowy do użycia. Wystarczy go tylko podpiąć do typu dokumentu, w którym będzie używany. Można to zrobić na przykład uruchamiając słownik Typy dokumentów. Można to zrobić z głównego menu programu: Zakładka: Definicje | Sekcja: Słowniki predefiniowane | Polecenie: Typy dokumentów. Na wyświetlonym oknie wystarczy wybrać odpowiedni typ, w naszym przykładzie będzie to: Faktura zakupu koszty a następnie przycisnąć przycisk Automat lub użyć skrótu [Ctrl+A]. Na ekranie wyświetlone zostanie okno Konfiguracja listy automatów VAT dla wybranego typu dokumentu. Na wyświetlonym oknie można przypisać do wybranego typu dokumentu automat VAT:

Po zaznaczeniu dostępnego automatu i przyciśnięciu oznaczonego czerwonym kwadratem przycisku, automat zostanie przypisany do wybranego typu dokumentu, w omawianym przykładzie do Faktura zakupu koszty.

Kalkulator księgowania wydatków zwiazanych z samochodami

Informacja

Opis rejestrowania VAT w dokumencie zakupu jest opisany w punkcie: Pozycje dokumentu VAT - Automatyczne rejestrowanie kosztów podatkowych samochodów.

Działanie mechanizmu automatycznego naliczenia kosztów podatkowych wynikających z:

• kosztów eksploatacji samochodów;
• rat z leasingu / najmu / dzierżawy samochodu;
• rat ubezpieczenia samochodu;

wymaga w programie:

• wypełnienia danych dotyczących samochodów w kartotece Kartoteka pojazdów;
• przygotowania automatu VAT, którego zadaniem będzie automatyczne dekretowanie;

Automat VAT, o którym mowa wyżej może być:

• dodany do definicji istniejącego już w programie automatu VAT zakupu;
• utworzony jako nowy automat VAT zakupu;

Przygotowanie przykładowego zestawu wyróżników VAT oraz automatu VAT zostało omówione wyżej. Wykorzystanie powyższych mechanizmów pozwala prosto rejestrować koszty podatkowe związane z kosztami samochodów używanych w firmie. Program pozwala podczas jednej operacji wybrać wiele samochodów:

• w tym samochody z pełnym odliczeniem VAT (100%) oraz z 50% odliczeniem;
• w tym samochody osobowe prywatne właściciela z 20% odliczeniem w KUP, samochody osobowe firmowe o wyłącznym wykorzystaniu do działalności firmy (100% odliczenie KUP) oraz samochody osobowe, osobowe samochody firmowe o wykorzystaniu mieszanym (75% odliczenia w KUP (skrót od: koszty uzyskania przychodów));

Niezależnie od rodzaju kosztów do zaksięgowania, program pobiera dane do obliczeń bezpośrednio z kartoteki, co zwalnia operatora z obowiązku pamiętania tych danych. Ważne dane w Kartoteka pojazdów były zawsze aktualne.

W praktyce, najczęściej w programie księgowane będą jednopozycyjne faktury zakupu, dotyczące jednego samochodu. Jednak dla zaprezentowania możliwości programu i automatów VAT, poniżej zaprezentowany zostanie przykład zaksięgowania dokumentu zakupu 7 akumulatorów (razem za 1050 zł netto) do 7 samochodów, w tym:

• 2 samochodów osobowych przeznaczonych wyłącznie do działalności gospodarczej;
• 2 samochodów osobowych przeznaczonych do użytku mieszanego;
• 2 prywatnych samochodów osobowych właścicieli firmy (PIT);
• 1 samochodu innego niż osobowe;

Aby zarejestrować taki dokument wystarczy:

1. W pierwszym kroku wykonać standardowe czynności i wprowadzić dane nagłówkowe dokumentu. Po ich wprowadzeniu, również standardowo rozpoczynamy od wybrania automatu VAT i wprowadzania danych VAT, na zakładce 3) VAT. W :

   

2. Po uruchomieniu okna dodawania nowej pozycji VAT, warto na wstępie wprowadzić kwotę netto rejestrowanego kosztu a następnie przycisnąć przycisk oznaczony ikonką - . Okno VAT / Dodaj automatycznie otworzy zakładkę 5) KUP w trybie kalkulacji kosztów podatkowych wydatków związanych z samochodami.

   Informacja

   Alternatywnie, po wejściu na zakładkę 5) KUP można zaznaczyć opcję Specjalny tryb obliczania kwot kosztu (koszty eksploatacji pojazdów) a następnie przycisnąć przycisk oznaczony ikonką kalkulatora (powyżej zaznaczonej opcji).

   Poniżej przykład:

   

3. W kolejnym kroku należy na zakładce 5) KUP określić rodzaj operacji, która ma zostać zarejestrowana. W naszym przykładzie należy wybrać koszty eksploatacyjne a następnie przycisnąć przycisk oznaczony ikonką samochodu - . Na ekranie pojawi się lista samochodów w kartotece Kartoteka pojazdów:

   

   W omawianym przykładzie, zakup akumulatorów dotyczy wszystkich samochodów zarejestrowanych w kartotece, dlatego należy zaznaczyć wszystkie pozycje i przycisnąć przycisk Wybierz lub użyć skrót [F10].**

4. Ze względu na to, że wybrany został więcej niż jeden samochód, program wyświetli okno pozwalające na zmianę udziału wybranych samochodów w księgowanej kwocie kosztu (w naszym przykładzie, w zakupie 7 sztuk akumulatorów).

   

   Załóżmy dla uproszczenia, że wszystkie akumulatory są jednakowe. Przy takim założeniu, nie musimy zmieniać zaproponowanych przez program udziałów w kosztach. Po przyciśnięciu przycisku Zapisz lub użyciu skrótu [F10] wybór jest zapisywany a formatka zamykana. Po powrocie na okno VAT / Dodaj widoczne są zmiany:

   

Ze względu na wybór wielu samochodów różnego typu, samochodów o różnym przeznaczeniu, program ponownie przeliczył kwoty do odliczenia i bez odliczeń VAT, widoczne na liście powyżej, oznaczonej czerwonym prostokątem.

1. W kolejnym kroku, program jest gotowy do rejestrowania zapisów VAT i dekretowania. W naszym przykładzie utworzy dwa zapisy VAT, jeden do odliczenia a drugi bez odliczeń przy czym, przed operacją zapisywania pozycji VAT, należy pamiętać o wyborze odpowiedniego wyróżnika VAT, zgodnie z utworzonym automatem. W obu przypadkach, wyróżnik numer 1 należy wybrać jako MatEk, ponieważ rejestrowane zakupy dotyczą materiałów eksploatacyjnych:

   

   W celu zapisania należy przycisnąć przycisk Zapisz lub użyć skrótu [F10]. Analogicznie należy zapisać w dokumencie drugą pozycję VAT. Jeżeli pierwsza pozycja była bez odliczeń, drugą, program automatycznie ustawi z odliczeniem.

2. Po zapisaniu obu pozycji VAT w dokumencie:

   

   w kolejnym kroku można już zadekretować dokument. W tym celu należy przycisnąć przycisk Dekretuj lub użyć skrótu [F9]. Po zadekretowaniu pozycji, program automatycznie otworzy zakładkę Pozycje:

   

3. Jak zawsze, ostatnim krokiem jest proces zapisania dokumentu, przyciskając przycisk Zapisz lub używając skrótu [F10]. Po zapisaniu danych, w oknie przeglądarki kartoteki dokumentów dodany zostanie nowy, zadekretowany dokument:

   

   Po wejściu w edycję dokumentu, można zapoznać się z zapisaną informacją na temat zarejestrowanej operacji:

   

Powyższy przykład pokazuje, jak prosto, bez wykonywania samodzielnie żadnych obliczeń można rozksięgować koszty nawet na wiele różnego typu samochodów o różnym przeznaczeniu. Tak samo prosto, program rozliczy koszty związane z ratami leasingowymi / najmem / dzierżawą lub ubezpieczeniem samochodów. Wystarczy tylko wybrać odpowiedni rodzaj operacji na zakładce 5) KUP okna dodawania pozycji VAT.

Uwaga

W firmach, w których włączona jest kontrola VAT. Należy wykonać kilka dodatkowych czynności aby dokument po zadekretowaniu automatem VAT był pozytywnie przez tę kontrolę zweryfikowany.

• Utworzyć w planie kont konto pozabilansowe, na przykład: 999 - VAT nie podlegający odliczeniu (koszty samochodów);

• Dodać utworzone konto 999 do parametrów firmy, w sekcji kontroli VAT jako konto podatku naliczonego;

• W trakcie rejestrowania pozycji VAT Bez odliczenia, wybrać dodany w tym celu, w naszym przykładzie V_nod jako wyróżnik numer 2. Tak jak to pokazano na poniższym przykładzie:

  

  W przypadku zapisywania w dokumencie pozycji VAT z odliczeniem VAT, wyróżnik numer 2 powinien być pusty. Po zadekretowaniu dokumentu i jego zapisaniu dokumentu dekrety będą podobne do poniższego przykładu:

  

Informacja

Operację, jeszcze bardziej mogą uprościć [szablony dokumentów](abcde ...........................................). Dla każdego dostawcy można przypisać w szablonie rodzaj automatu VAT, rodzaj odliczenia VAT oraz wyróżnik VAT.

Przykład ręcznego dekretowania i rejestrowania w VAT kosztów podatkowych dotyczących samochodów

W procesie ręcznego księgowania kosztów związanych z samochodami również można wykorzystać mechanizm naliczający koszty samochodów (niżej określany jako kalkulator samochodów), wykorzystujący informacje na temat samochodów w: Kartoteka pojazdów.

Proces księgowania, w większości odbywa się tak jak to opisano wyżej. Różnica polega na tym, że:

• Nie trzeba na wstępie zdefiniować zestawu wyróżników VAT;
• Nie trzeba na wstępie zdefiniować automatu VAT;
• Podczas wprowadzania dokumentu, na zakładce dokumentu 3) VAT, nie należy wybierać nazwy automatu;

Aby zaksięgować ręcznie dokumenty tego typu należy wykonać wszystkie operacje opisane wyżej, aż do momentu zapisania w dokumencie pozycji VAT. Ze względu na brak użycia automatu, na zakładce 1) Pozycje nie zostaną utworzone automatycznie dekrety. Aby je utworzyć ręcznie, należy przejść na zakładkę 1) Pozycje i je dodać.

1. W pierwszym kroku można standardowo utworzyć dekret dla kwoty brutto dokumentu. Po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu [Ins] na ekranie wyświetlone zostanie okienko dekretowania: Dokumenty / pozycje / dodaj. Po wstawieniu opisu pozycji, numeru konta CT i przejściu do pola CT Kwota wygodnie będzie użyć skrótu [Ctrl+Z], na ekranie pojawi się formatka o nazwie Wybór kwoty, tak jak na poniższym przykładzie:

   

   Po wybraniu kwoty i przyciśnięciu przycisku Wybierz lub użyciu skrótu [Enter] kwota brutto zostanie wstawiona na formatkę. Po zapisaniu danych okna Dokumenty / Pozycje / Dodaj, pierwszy dekret zostanie zapisany w dokumencie a okno Dokumenty / Pozycje / Dodaj pojawi się na ekranie ponownie w celu dodania kolejnego dekretu.

2. W celu zadekretowania kosztów uzyskania przychodów, w naszym przykładzie kwoty KUP kosztów zakupu paliwa wybranego samochodu, na formatce edytujemy, jeżeli to konieczne Opis pozycji, wstawiamy konto DT (w naszym przykładzie będzie to "401-03") i przechodzimy do pola Kwota DT. W tym przypadku również proponujemy wykorzystanie skrótu [Ctrl+Z]. Po jego użyciu na ekranie pojawi się formatka o nazwie Wybór kwoty, na której należy wybrać kwotę KUP, tak jak na poniższym przykładzie:

   

   Po jej wybraniu należy wykonać taką samą sekwencję czynności jak opisana wyżej, z tą różnicą, że w trakcie nie pojawi się prośba o zatwierdzenie rozrachunku.

3. koszty niepodlegające odliczeniu księgujemy analogicznie jak punkt 2, z tą różnicą, że księgujemy na innym koncie. W naszym przykładzie będzie to konto "409-01-01" a wybraną kwotą będzie kwota nKUP:

   

   Po jej wybraniu należy wykonać taką samą sekwencję czynności jak opisana wyżej.

4. W naszym przykładzie w kolejnym kroku zadekretujemy kwotę VAT podlegającą odliczeniu na koncie DT 223.

   

   Po jej wybraniu należy wykonać taką samą sekwencję czynności jak opisana wyżej.

5. W firmach księgujących na kontach zespołu 5, w celu zadekretowania kwot: KUP oraz nKUP należy dodać dwa dekrety. wybierając odpowiednie kwoty dekretów. W naszym przykładzie będą to konta "550-01-1" oraz "550-01-2". W obu przypadkach, po wstawieniu do definicji dekretu kwot KUP oraz nKUP po stronie CT trzeba dodać konto "490".

   

   oraz

   

   Po zakończeniu powyższych operacji, w firmach, w których nie jest wykorzystywana kontrola VAT, na tym etapie operacja ręcznego dekretowania jest zakończona

6. W firmach, które mają włączoną kontrolę VAT, proponujemy dodanie jeszcze jednego dekretu, księgowania kwoty VAT nie podlegającej odliczeniu na jakieś konto pozabilansowe. W naszym przykładzie będzie to konto "999". Oczywiście konto trzeba dodać do planu kont oraz dodać w parametrach firmy do listy kont podatku naliczonego, które podlegają kontroli VAT.

   

   Po utworzeniu tego dekretu, operacja ręcznego dekretowania jest zakończona.

7. po zapisaniu wszystkich księgowań w dokumencie, ich lista powinna być podobna do poniższej:

   

Na zakończenie jeszcze trzy uwagi:

• W powyższym przykładzie, aby go nie komplikować, nie zostały użyte dynamiczne opisy, tak jak podczas omawiania automatycznego dekretowania przy wykorzystaniu automatów VAT, ale można je dokładnie tak samo zastosować.
• Sposób ręcznego dekretowania jednej pozycji kosztów dotyczących jednego samochodu, w niczym nie różni się od dekretowania takiego kosztu dotyczącego wielu samochodów poza tym, że trzeba wybrać z Kartoteka pojazdów;
• Wszystkie opisane wyżej operacje przy wykorzystaniu automatycznej dekretacji (opis powyżej) trwają ułamek sekundy;

Automatyczne dekretowanie dokumentów

Funkcja ta pozwala umożliwia automatyczne utworzenie dekretów dla wskazanej grupy dokumentów w oparciu o zapisy w rejestrze VAT i automaty dekretujące VAT. Umożliwia to oddzielenie procesu rejestracji VAT-u od wprowadzania dokumentów na konta księgowe, jak również umożliwia automatyczną modyfikację dokumentów w przypadku, gdy później zmodyfikowano wadliwie napisany automat.

Funkcja umożliwia dokonanie dekretacji bądź na podstawie automatów przypisanych indywidualnie do każdego z dokumentów w procesie jego rejestracji w ewidencji VAT, bądź na podstawie jednego wspólnego automatu, wybieranego w momencie jej uruchamiania. Pozwala także grupowo zmienić datę księgowania.

Domyślnie funkcja tworzy na nowe dekrety lub zamienia istniejące wygenerowane automatycznie. Można jednak wymusić, aby działała wyłącznie dla dokumentów, dla których dotychczas nie były w ogóle generowane dekrety w oparciu o rejestr VAT.

Należy pamiętać, że w przypadku gdy ponownie tworzymy dekrety dla kont rozrachunkowych, zostaną także ponownie utworzone rozrachunki - w szczególności zostanie utracona informacja o rozliczeniach danego rozrachunku.

W kolejnym kroku, po wybraniu przycisku Wybierz dokumenty (znajdującego się nad tabelą z dokumentami) możemy wskazać, dla których dokumentów ma być wykonana operacja automatycznego dekretowania.

Wybranie przycisku Zakończ spowoduje wykonanie operacji. Na koniec zostanie wygenerowany odpowiedni raport, który użytkownik może wydrukować.