Przeksięgowania okresowe
Definiowanie schematów
Definiowanie automatów służących do przeksięgowań obrotów lub sald na kontach oraz przeksięgowań zgodnie z ustalonymi planami przeksięgowań odbywa się po wybraniu z głównego menu programu Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Automaty księgujące. Na ekranie pojawi się okno Automaty księgujące. Po wybraniu typu automatu: Szablony księgowań / przeksięgowań w oknie pojawi się lista zdefiniowanych wcześniej schematów.
Aby zaimportować istniejący w innej firmie, wzorcu lub roku obrotowym schemat dekretowania wystarczy przycisnąć znajdującą się na górnej belce okna Automaty księgujące ikonę - 
. Na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca powielenie istniejącego schematu.
Przy pomocy przycisków Dodaj, Popraw, Usuń można edytować istniejące schematy, dodawać do nich kolejne definicje dekretów lub utworzyć nowy szablon. Po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu Ins można utworzyć nowy schemat.
Najpierw należy utworzyć nazwę schematu, a następnie można już tworzyć definicje jego kolejnych schematów dekretowania przyciskając Dodaj lub korzystając ze skrótu Ins.
Źródłem przeksięgowywanej kwoty mogą być obroty lub salda kont, kwoty zdefiniowane w planach przeksięgowań. Dodatkowo do schematu dekretu przeksięgowującego można przypisać nazwę automatu MPK, który ma być uruchomiony równocześnie z definiowanym aktualnie automatem.
W każdej definicje należy podać konto źródłowe i konto docelowe. Podczas wykonywania schematu program wylicza saldo konta źródłowego lub pobiera kwotę z planu przeksięgowań a następnie tworzy dokument zawierający dekret przeksięgowujący konto (na kwotę równą saldu konta) z zapisem przeciwstawnym na konto zdefiniowane jako docelowe.
W przypadku konta źródłowego możliwe jest podanie symbolu konta nie leżącego na najniższym poziomem analityki (można np. podać wyłącznie symbol konta syntetycznego, mimo że posiada ono analityki). W takie sytuacji, podczas wykonywania formuły program utworzy odpowiednie dekrety na najniższym poziomie analityki każdego konta. W przypadku konta docelowego konieczne jest podanie pełnego symbolu analityki.
W celu szybkiego zdefiniowania automatu istnieje możliwość jednoczesnego (podania podczas definiowania pozycji) więcej niż jednego konta źródłowego. W tym celu, po wybraniu przycisku słownika w polu Saldo z konta, należy przełączyć widok okna z planem kont na listę, a następnie zaznaczyć wiele kont i wcisnąć przycisk <Wybierz>. Program zapamięta wybrane konta i przy zatwierdzaniu pozycji automatu utworzy automatycznie dla każdego wybranego konta osobną pozycję. Oczywiście wszystkie one będą wyksięgowywały salda na to samo konto docelowe.
Ponadto, wybierając konta ze słownika wyświetlanego w postaci listy, możemy ograniczyć zakres wyświetlanych kont wyłącznie do kont syntetycznych. Wystarczy w tym celu użyć odpowiedniego polecenia dostępnego w menu kontekstowym wywoływanym prawym klawiszem myszy.
Kreator definiowania schematów dekretowania wg plan przeksięgowań
W programie Wapro Fakir Finanse i księgowość istnieje możliwość zdefiniowania schematu dekretowania wg planu przeksięgowań, wg którego określone kwoty będą co miesiąc przeksięgowywane pomiędzy wskazanymi kontami. Mechanizm ten pozwala m.in. na automatyzację procesu cyklicznego wyksięgowywania konta międzyokresowego rozliczenia kosztów.
Istnieje możliwość określenia dowolnego okresu w jakim będą następowały przeksięgowania, także obejmującego wiele lat, przy czym operacja ta musi odbywać się w cyklach miesięcznych.
W celu utworzenia schematu przeksięgowań opartego o plan przeksięgowań, należy z menu głównego programu uruchomić moduł Automatów księgujących: Zakładka" Definicje | Sekcja" Pozostałe definicje | Automaty księgujące i wybrać rodzaj automatów: Szablony księgowań / przeksięgowań | Plany przeksięgowań.
Na ekranie pojawi się okno modułu wraz z listą zdefiniowanych planów. W celu zdefiniowania nowego, wybieramy standardowy przycisk Dodaj - pojawia się wtedy okno definiowania planu przeksięgowań:
Przed definiowaniem nowego schematu przeksięgowań, w programie został najprawdopodobniej wprowadzony dekret, który musi być przeksięgowywany w czasie. Dlatego po wprowadzeniu nazwy planu przeksięgowań, wybraniu przedziału czasu, w którym mają nastąpić przeksięgowania, należy powiązać definiowany plan z powyższym dekretem. W tym celu należy przycisnąć przycisk Wybierz dekret. Na ekranie pojawi się okno z lista zapisów na kontach wg okresów.
Aby ułatwić wyszukanie dekretu można skorzystać z opcji filtrowania formatki (
na górnej belce formatki lub skrót klawiaturowy F8).
W naszym przykładzie poszukiwany jest dekret sierpnia, Dt 640-01. Po odpowiednim zdefiniowaniu filtra, jak na powyższym obrazie i przyciśnięciu przycisku Wykonaj na liście dekretów pojawią się wyłącznie odfiltrowane dekrety.
Po jego zaznaczeniu i wybraniu nastąpi automatyczne powiązanie definiowanego planu przeksięgowań z wybranym dekretem. Podstawowe informacje na temat dokumentu, w którym powstał powiązany dekret pojawią się na formatce planu przeksięgowań, podobnie jak na poniższym przykładzie.
Jeżeli w wyniku podzielenia powiązanej kwoty dekretu na zdefiniowaną ilość okresów planu, powstanie różnica z zaokrągleń (w polu Różnica wartość będzie różna od zera), przed przejściem do kolejnego kroku kreatora wykazaną różnicę należy dodać do pierwszego lub ostatniego okresu planu poprzez przyciśnięcie odpowiedniego przycisku. Program odpis miesięczny oblicza automatycznie ale każda z tych wartości może być zmieniona. Warunkiem przejścia do kolejnego kroku kreatora jest aby suma odpisów była równa kwocie powiązanego z planem dekretu.
Aby przejść do definiowania schematu dekretowania i ewentualnie nowego szablonu przeksięgowań należy przycisnąć przycisk Dalej lub użyciu skrótu klawiaturowego - (strzałka w prawo).
Aby przechodzić pomiędzy kolejnymi krokami kreatora można korzystać z klawiszy strzałek na klawiaturze - lub -.
Nowy schemat dekretowania powiązany z planem może być dodany do:
- nowego szablonu przeksięgowań (opcja na poniższej formatce 1) Przypisz plan do nowego szablonu dekretacji);
- istniejącego szablonu dekretacji (opcja na poniższej formatce 1) Przypisz plan do: istniejącego szablonu dekretacji);
W poniższym przykładzie wybrana została opcja dopisania schematu dekretowania do istniejącego szablonu, zdefiniowane konto Dt, na które mają być przeksięgowywane okresowo odpisy oraz treść opisu pozycji, która ma być dodawana w dokumencie w trakcie automatycznego księgowania..
Po zakończeniu definiowania automatu, na liście okna Automaty księgujące pojawił się nowy plan przeksięgowań. Widok poniżej.
Podobnie, nowo zdefiniowany plan widoczny jest w module Księgowania automatyczne. Po uruchomieniu modułu z głównego menu programu Zakładka: Księga główna | Sekcja: Operacje okresowe | Księgowania automatyczne i zmianie rodzaju widoku na oknie modułu na Plany przeksięgowań, w lewej sekcji widoczny jest nowo utworzony plan, natomiast prawa sekcja, lista przeksięgowań okresowych jest pusta.
Pierwszy odpis, zgodnie z zdefiniowanym planem, pojawi się na liście po wykonaniu automatycznego księgowania za 09.2014 zgodnie z tym co widać na powyższym obrazie w zakładce Podsumowanie.