Dekretowanie prostych dokumentów
Szablony umożliwiają rejestrowanie powtarzalnych dokumentów księgowych przez osoby nie mające wystarczającego doświadczenia do podejmowania decyzji o tym, na jakie konta mają trafiać poszczególne dekrety. Przyśpieszają także proces wprowadzania typowych dokumentów i zapobiegają przypadkowym pomyłkom przy ich dekretacji.
Szablony możemy zdefiniować po wybraniu z menu głównego polecenia Definicje | Automaty księgujące. Na ekranie pojawi się wówczas okno o nazwie "Automaty księgujące", na którym po wskazaniu gałęzi "Szablony dekretowania dokumentów prostych" pojawi się lista zdefiniowanych szablonów. Przy pomocy standardowych przycisków Dodaj, Popraw, Usuń można edytować kolejne szablony.
Definiowanie szablonu
Nowy szablon definiujemy po wybraniu w oknie przeglądania szablonów przycisku Dodaj. Na ekranie pojawia się formatka edycyjna, w której wprowadzamy nazwę i opis szablonu.
Opcja Globalny decyduje o tym, czy szablon będzie dostępny dla wszystkich użytkowników programu, czy wyłącznie dla jego autora.
Parametr Kwota dekretu decyduje o tym, czy po użyciu szablonu podczas wprowadzania dokumentu, program ma dodać do dokumentu pozycje bez kwot, ze stałą kwotą (zdefiniowaną w szablonie), czy też zapytać o kwotę dekretu.
Po wprowadzeniu danych dotyczących nagłówka, przy pomocy przycisków Dodaj, Popraw, Usuń, definiujemy kolejne pozycje szablonu. W każdej pozycji podajemy numer konta (najniższy poziom analityki), na który będzie dekretowany zapis podczas zastosowania szablonu w procesie rejestrowania dokumentu.
Po zdefiniowaniu wszystkich pozycji zapisujemy szablon przy pomocy przycisku Zapisz lub klawisza F10.
Definiowanie szablonów na podstawie istniejących dokumentów
Poza ręcznym definiowaniem szablonu istnieje możliwość jego zdefiniowania w oparciu o już istniejący dokument. W tym celu w oknie przeglądania szablonów należy wybrać przycisk Kopiuj z dokumentu, a następnie wskazać dokument, który będzie wzorcem dla tworzonego szablonu. Utworzony w taki sposób szablon będzie miał nazwę identyczną jak numer ewidencyjny dokumentu-wzorca oraz pozycje identyczne jak dekrety we wskazanym dokumencie. Definicję tak utworzonego szablonu można oczywiście skorygować przy pomocy standardowego przycisku Popraw.