Szablony księgujące (przeksięgowujące)
Definiowanie szablonów
W programie można zdefiniować wiele szablonów księgujących / przeksięgowujących. Natomiast każdy szablon może składać się z wielu schematów dekretujących.
Schemat dekretujący należy rozumieć jako definicję pojedynczego, jedno lub dwustronnego dekretu.
Definiowanie szablonów służących do bardziej zaawansowanych, automatycznych księgowań odbywa się po wybraniu w oknie Automaty księgujące (dostępnym z głównego menu programu Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: Automaty księgujące ) gałęzi Szablony księgowań/przeksięgowań i przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu klawiszowego {Ins}. Na ekranie pojawi się wówczas puste lub zawierające listę zdefiniowanych uprzednio szablonów tego typu okno. Przy pomocy przycisków Dodaj, Popraw, Usuń można edytować kolejne definicje.
Na formatce należy wypełnić najpierw nazwę szablonu, ewentualnie dodać opis a następnie zdefiniować jego kolejne pozycje. Aby utworzyć nową definicję dekretu wystarczy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu klawiszowego [Ins].
Podobnie jak definicja dekretu księgowania / przeksięgowania również formatka definiowania schematu dekretującego podzielone jest na trzy sekcje:
Źródło kwoty dekretu - definiuje źródło, z którego szablon pobierze kwotę, która w całości lub w części określonej przez wskaźnik przeliczenia podstawę dekretu. Źródłem kwoty dekretu mogą być:
- Obroty lub salda zdefiniowanego w schemacie konta księgowego - Źródłem kwoty mogą być obroty DT lub CT konta w układzie miesięcznym lub narastająco lub odpowiednio saldo zdefiniowanego konta;
- Plan przeksięgowań - źródłem okresowo przeksięgowywanej kwoty może być plan przeksięgowań, który stanowią listę zdefiniowanych kwota przeksięgowywanego odpisu oraz okresów rozliczeniowych, w których ma nastąpić przeksięgowanie;
- Formuła - źródłem kwoty dekretu może być formuła obliczeniowa. Formuła do obliczeń może pobierać dane z wielu kont, może zawierać instrukcje warunkowe, które mogą dynamicznie wpływać na wynik obliczeń.
Wskaźnik przeliczenia kwoty dekretu - umożliwia dzielenie lub nie, pobranej w źródle dekretu kwoty na części. Wskaźnik umożliwia księgowanie | przeksięgowywanie kwot na wiele kont księgowych. Wystarczy w szablonie odpowiednio zdefiniować zestaw schematów dekretujących a w każdym z nich odpowiednio zdefiniować wskaźnik. Do dyspozycji są trzy opcje:
- Nie stosuj wskaźnika - opcja wyłącza działanie wskaźnika poprzez wstawienie wartości 1.
- Wskaźnik (stała wartość) - umożliwia zdefiniowanie stałej wartość wskaźnika dla każdego schematu dekretującego w szablonie.
- Wskaźnik wyliczany na podst. formuły - "umożliwia zdefiniowanie złożonej formuły, która dynamicznie obliczy wartość zastosowanego wskaźnika przeliczenia kwoty dekretu.
UwagaStosując wskaźniki przeliczeniowe należy dopilnować tworząc definicję szablonu aby suma dekretów utworzonych w wyniku uruchomienia szablonu dawała w wyniku 100% przeksięgowywanej kwoty.
Dekret - umożliwia zdefiniowanie kont księgowych dla jednej lub obu stron dekretu schematu dekretującego.
Automat MPK - pole znajdujące się w sekcji Dekret, poniżej opcji Powiąż z pozycjami źródła. Pole umożliwia dla kont zdefiniowanych w planie kont jako MPK = Tak, przypisanie do dekretu zdefiniowanego wcześniej automatu MPK.
UwagaAutomatyczne księgowanie na MPK możliwe jest tylko kiedy parametr firmy Uruchom automat MPK dla dokumentów tworzonych automatycznie = TAK;
Pole automatu MPK widoczne jest na formatce tylko w przypadkach użycia w definicji dekretu konta zdefiniowanego w planie kont jako MPK = Tak.
Jeżeli w definicji dekretu użyte zostaną dwa konta oznaczone w planie kont jako MPK = Tak, w takim przypadku na formatce pojawią się dwa pola przypisywania automatów MPK, po jednym z każdej strony dekretu. Można przypisać dwa niezależne automaty MPK do kont po każdej stronie definicji dekretu.
Jeżeli pole lub pola automatu MPK są wyświetlone a nie zostaną zdefiniowane, program:
- użyje automat MPK zdefiniowany dla konta w planie konta;
- jeżeli w planie kont do konta nie jest przypisany żaden schemat, użyje domyślny automat MPK dla firmy;
Opis pozycji - w tym polu można wpisać stały tekst, który będzie wstawiany w opis pozycji tworzonego dekretu lub też wybrać definicje dynamicznie tworzonego opisu w trakcie działania schematu;
Dla każdej pozycji definiujemy konto, z którego ma być pobrana wartość, rodzaj tej wartości, współczynnik, przez jaki ma być pomnożona oraz jedno lub dwa konta, na którym ma być zapisana wartość docelowa.
Zamiast podawać konto źródłowe, możemy także jako źródło pobieranej kwoty wskazać uprzednio zdefiniowany plan przeksięgowań. W takim przypadku po uruchomieniu automatu, jako źródłowa zostanie pobrana kwota przypisana w planie do bieżącego miesiąca.
Automatyczne dekretowania | przeksięgowania dokonywane będą tylko i wyłącznie w okresach rozliczeniowych zdefiniowanych w planie przeksięgowań. Plany przeksięgowań są niezależne od lat obrotowych to znaczy, że po zaimportowaniu schematu przeksięgowań w nowym roku obrotowym można kontynuować rozpoczęte w poprzednich latach przeksięgowywania.
Poniżej kontrolki definiowania konta DT dekretu znajduje się opcja Powiąż z pozycjami źródła (na rysunku nr 2 wskazana czerwoną strzałką). Po jej zaznaczeniu, program po dokonaniu przeksięgowania, utworzy powiązania przeksięgowanej kwoty z rozrachunkami dokumentu, z którego pochodzą źródłowe cząstkowe kwoty. Zaznaczenie tej opcji jest warunkiem koniecznym do prawidłowego działania modułu korekt kosztów podatkowych. Bez zaznaczenia tej opcji, program nie będzie w stanie obliczyć kwoty obowiązkowego obniżenia kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
W przypadku definiowania przeksięgowań na konta kosztów uzyskania przychodu, które mają być kontrolowane przez moduł kontroli kosztów podatkowych konieczne jest zaznaczenie opcji Powiąż z pozycjami źródła.
Po zakończeniu wprowadzania wszystkich pozycji dekretów okresowych przeksięgowań formatka widoczna na rysunku nr 1 powinna zapełnić się listą dekretów, podobnie jak na poniższym rysunku.
Podczas dodawania kolejnych szablonów do schematów w niektórych przypadkach warto skorzystać z polecenia Dodaj z. Jeżeli kolejny szablon tylko w niewielkim stopniu różni się od już istniejącego, np. wartością jednego pola należy wskazać na powyższej formatce wiersz szablonu, który ma być podstawą nowego szablonu i przycisnąć w/w przycisk. Na ekranie wyświetlona zostanie formatka dodawania kolejnego szablonu, wypełniona danymi wskazanego, duplikowanego szablonu. Wystarczy zmienić wartość wspomnianego wyżej pola i zapisać nowy szablon.
Podczas wykonywania szablonu program (dla każdej pozycji w definicji automatu) pobiera odpowiednią wartość z konta źródłowego lub planu przeksięgowań, mnoży ją przez współczynnik, a następnie tworzy dekret, w którym wynik zapisuje na jedno lub dwa konta wynik tego obliczenia.
W przeciwieństwie do automatu typu Przeksięgowanie na koncie źródłowym nie pojawia się żaden zapis, chyba że zostanie ono jednocześnie wskazane jako konto docelowe.
Formuła źródłem kwoty dekretu w schemacie dekretującym szablonu
Korzystanie z formuł (wzorów obliczeniowych użytkownika) przeznaczone jest dla zaawansowanych użytkowników programu i wymaga praktyki w pisaniu takich prostych wzorów. Przed rozpoczęciem korzystania z szablonów przeksięgowań opartych na formułach zalecamy dokładne sprawdzenie ich działania.
W celu zdefiniowania schematu dekretującego, którego źródłem danych jest formuła, na formatce Szablony księgowania/Pozycje/Dodaj w sekcji Źródło kwoty dekretu należy zaznaczyć opcję Formuła. Po jej zaznaczeniu, po
prawej stronie pojawi się pole nazwy formuły z przyciskiem 
. Aby wybrać formułę z
listy jeżeli jest już zdefiniowana lub utworzyć ją, należy przycisnąć przycisk wyboru słownika formuł ().
Po przyciśnięciu ikonki, na ekranie pojawi się okno słownika dostępnych (zdefiniowanych) formuł. Poniżej widok pustego słownika.
Po przyciśnięciu przycisku ekranowego Dodaj lub użyciu skrótu <Inset> na ekranie pojawi się formatka definiowania formuł:
Po nadaniu nazwy oraz zdefiniowaniu parametrów formuły, wzór obliczeniowy można zdefiniować na formatce Definicja formuły, która dostępna jest po przyciśnięciu przycisku Definicja formuły na powyższej formatce lub użyciu skrótu <Ctrl+D>
Powyższy przykład nie ma żadnej wartości merytorycznej. Zaprezentowana formuła ma wyłącznie wartość poglądową, jej zadaniem jest zademonstrowanie możliwości pobierania danych z dowolnych kont księgowych i wykonywanie na nich dowolnych obliczeń.
Jak z powyższego przykładu widać, definiowanie wzoru obliczeniowego źródła danych dekretu jest analogiczne do tworzenia wzorów obliczeniowych w raportach użytkownika. Po zapisaniu definicji formuły, nowa pozycja pojawia się w słowniku formuł, na liście formatki Formuły obliczeniowe:
Po przyciśnięciu przycisku Wybierz lub użyciu <Enter> wybrana formuła pojawi się, jak to zaprezentowano poniżej w definicji schematu dekretującego szablonu przeksięgowań:
W celu zbudowania całego szablonu przeksięgowań należałoby utworzyć kolejne schematy dekretujące aby zbudować cały zestaw schematów dekretujących szablonu.
W realnym szablonie przeksięgowań na powyższej formatce widoczna była by pełna lista zdefiniowanych schematów dekretujących.
Formuła źródłem dynamicznie obliczanego wskaźnika przeliczenia kwoty dekretu w schemacie szablonu przeksięgowań
Korzystanie z formuł (wzorów obliczeniowych użytkownika) przeznaczone jest dla zaawansowanych użytkowników programu i wymaga praktyki w pisaniu takich prostych wzorów. Przed rozpoczęciem korzystania z szablonów przeksięgowań opartych na formułach zalecamy dokładne sprawdzenie ich działania.
W celu zdefiniowania schematu dekretującego, w którym wskaźnik przeliczenia kwoty dekretu będzie wyliczany dynamicznie, każdorazowo dla każdego przeksięgowania na formatce Szablony księgowań/Pozycje/Dodaj należy, w sekcji Wskaźnik przeliczenia kwoty dekretu należy wybrać opcję Wskaźnik wyliczany na podstawie formuły. Na formatce pojawi się wyszarzone pole nazwy formuły z przyciskiem umożliwiającym otwarcie słownika formuł tak jak na poniższym przykładzie.
po przyciśnięciu przycisku na ekranie pojawi się okienko słownika formuł:
Aby utworzyć i dodać do słownika nową formułę należy przycisnąć przycisk ekranowy Dodaj lub użyć skrótu <Insert>. Na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca zdefiniowanie nowej formuły. W oknie należy wpisać nazwę, opis oraz ustawić podstawowe parametry działania formuły.
Słownik formuł jest wspólny dla szablonów przeksięgowujących tzn. Na liście widoczne są utworzone formuły wykorzystywane zarówno w opcji Formuła w sekcji Źródło kwoty dekretu oraz opcji Wskaźnik wyliczany na podstawie formuły w sekcji Wskaźnik wyliczenia kwoty dekretu. W związku z tym ważne jest aby nazwy formuł dobrze identyfikowały wykonywane operacje i wynik ich działania.
Definiowanie samego wzoru obliczeniowego odbywa się dokładnie tak samo jak definiowanie pozycji w raportach użytkownika. Po przyciśnięciu na formatce Formuły obliczeniowe/Dodaj przycisku Definicja formuły na ekranie pojawi się formatka Definicja formuły, w której należy zdefiniować wzór obliczeniowy. Poniżej przykładowy wzór obliczeniowy.
Ze względu na to, że w funkcji wykorzystane zostało dzielenie, w funkcji wykorzystana instrukcja warunkowa zabezpieczająca funkcję przed wywołaniem błędu. W mianowniku przykładowej funkcji użyta została funkcja pobierająca obroty konta '731' a w niektórych sytuacjach mogą mieć one wartość zero. Ze względu, że dzielenie przez zero w wyniku zwraca wartość nieokreśloną co spowodowało by błąd działania formuły, w przykładzie użyta została instrukcja warunkowa "IF". Jej działanie można przetłumaczyć: jeżeli obroty CT konta '731' będą różne od zera (if OCT('731')<>0) jako wynik działania zwróć wartość otrzymaną w wyniku podzielenia wartości obrotów CT konta '731-1' przez wartość obrotów CT konta '731' (set @wynik= OCT('731-1')/OCT('731')) W przypadku przeciwnym tzn. kiedy wartość obrotów CT konta '731' będzie równa zero, zwróć w wyniku wartość '0'.
Konta użyte w przykładzie to:
- konto 731 - sprzedaż hurtowa;
- Konto 731-1 - sprzedaż hurtowa - Hurtownia nr 1;
- Konto 731-2 - sprzedaż hurtowa - Hurtownia nr 2;
Po zapisaniu definicji wzoru obliczeniowego oraz zapisaniu nowo utworzonej funkcji na liście słownika formuł pojawi się nowa pozycja, jak na poniższym przykładzie:
W celu wykorzystania formuły w schemacie dekretującym, wystarczy przycisnąć przycisk Wybierz lub użyć skrótu <Enter> na formatce słownika formuł. Nazwa wybranej funkcji pojawi się automatycznie w polu nazwy formuły w wybranej wcześniej opcji wskaźnika wyliczania kwoty dekretu na formatce definiowania schematu dekretującego. Tak jak to zaprezentowane zostało na poniższym obrazie:.
Po zdefiniowaniu kont dekretu przeksięgowującego i zapisaniu schematu, na liście schematów dekretujących wchodzących w skład definiowanego szablonu przeksięgowującego utworzona została pierwsza pozycja.
Aby utworzyć drugi schemat dekretujący należy powtórzyć odpowiednio opisane wyżej czynności. Poniżej przykładowa definicja wzoru obliczającego udział "Hurtowni nr 2" w sprzedaży hurtowej ogółem.
Aby obliczyć udział drugiej hurtowni firmy w naszym przykładzie ze względu na to, że są tylko dwie hurtownie, we wzorze obliczeniowym od 100% (we wzorze wartość 1) odjęty został udział w sprzedaży pierwszej hurtowni.
Po zapisaniu definicji wzoru obliczeniowego oraz zapisaniu drugiego schematu dekretującego, widok przykładowego szablonu przeksięgowującego wygląda jak poniżej:
W wyniku uruchomienia powyższego, przykładowego szablonu utworzone zostały by dwa dekrety przeksięgowujące miesięczne obroty CT konta 998-9 na dwa konta analityce, odpowiednio:
- pierwsza część na konto 998-1 (CT) - proporcjonalnie do udziału sprzedaży hurtowej "Hurtowni nr 1" w sprzedaży hurtowej ogółem
- druga część na konto 998-2 (CT) - proporcjonalnie do udziału sprzedaży hurtowej "Hurtowni nr 2" w sprzedaży hurtowej ogółem
Oczywiście wzory obliczeniowe użyte w powyższym przykładzie mają wyłącznie wartość poglądową, w rzeczywistości można tworzyć bardziej rozbudowane wzory, powyższy przykład powinien zostać rozbudowany o warunek kontrolujący saldo obrotów miesięcznych konta '731', który dla salda miesięcznych obrotów równego 0 powinien zmieniać wartość współczynnika na 0. Zapobiegło by to możliwości popełnienia błędu wielokrotnego przeksięgowywania w jednym okresie. Możliwości jest bardzo wiele.