Definiowanie szablonów dekretów równoległych (dodatkowych) - wariant BUDŻET

Podpowiedź

Mechanizm automatycznego tworzenia dekretów równoległych (dodatkowych), w trakcie dekretowania pozycji podstawowej dokumentu, dotyczy wyłącznie pozycji podlegającej klasyfikacji budżetowej. Podczas księgowania pozycji niepodlegających tej klasyfikacji, mechanizm automatycznego tworzenia dekretów równoległych jest niedostępny. W związku z tym, poniższy opis dotyczy wyłącznie księgowania pozycji podlegającej klasyfikacji budżetowej.

Ogólny opis automatu

Szablony dekretów równoległych przeznaczone są do automatyzowania procesu wprowadzania dokumentów, a szczególnie automatyzowania księgowania równoległego wprowadzanej pozycji dokumentu, podlegającej klasyfikacji budżetowej, na przykład jedno lub wiele kont.

W szablonach można zdefiniować dekrety na dowolne konta poza kontami rozrachunkowymi. :::

Mechanizm definiowania szablonów pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości nazwanych automatów (np. nazwa rodzaju księgowanej operacji), które można wybrać w oknie formatki wprowadzania pozycji dokumentu podlegającej klasyfikacji budżetowej. Natomiast każdy automat może mieć dodatkowo wiele wariantów układu typu dekretu (np. wydatek, dochód), definicji klasyfikacji wielowymiarowej pozycji dokumentu (np. definiowanej klasyfikacji tradycyjnej, zadaniowej, źródeł finansowania itp.) oraz kont dekretu podstawowego.

Jeżeli podczas dekretowania pozycji dokumentu układ typu dekretu, klasyfikacja wielowymiarowa oraz układ kont dekretu podstawowego jest zgodna z którymś z wariantów wybranego automatu, na liście dekretów równoległych pojawią się odpowiednie pozycje, które po zapisie pozycji dokumentu zostaną automatycznie utworzone. Na poniższym obrazie widoczna jest przykładowa formatka wprowadzania pozycji dokumentu, na której w dolnej części, na liście dekretów równoległych widoczna jest pozycja dekretu równoległego:

Po zatwierdzeniu pozycji widoczny dekret dodatkowy zostanie automatycznie dodany do dokumentu.

Definiowanie szablonów dekretów równoległych

Aby zdefiniować nowy automat tworzący na podstawie zdefiniowanych szablonów zestaw dekretów równoległych, należy wybrać z głównego menu programu polecenie Definicje | Automaty dekretujące, a następnie na oknie, które pojawi się na ekranie wskazać gałąź "Szablony dekretów równoległych" i przycisnąć przycisk "Dodaj". Na ekranie pojawi się formatka jak na poniższym obrazie:

Formatka składa się z trzech głównych sekcji:

• W górnej części znajdują się pola umożliwiające:

  • wprowadzenie nazwy automatu,
  • dodanie opisu,
  • określenie czy automat ma być dostępny dla wszystkich użytkowników (opcja "Globalny" zaznaczona), czy ma być widoczny tylko dla użytkownika, który utworzył automat (opcja "Globalny" odznaczona)
  • wyłączenia / wyłączenia istniejącego automatu poprzez zaznaczanie lub odznaczanie opcji "Aktywny"
  • określenie rodzaju tworzonego automatu poprzez odpowiednie zaznaczenie opcji "Wydatki" lub "Dochody". W zależności od wyboru tych opcji będą tworzone wszystkie warianty automatu.
  • określenie sposobu działania automatu, w przypadku wskazania w definicji dekretu równoległego konta, dla którego nie jest zdefiniowana struktura słownikowa. Zaznaczenie opcji "Automatycznie twórz analityki dekretów równoległych wg. klasyfikacji tradycyjnej" spowoduje, że na takim koncie zostanie automatycznie utworzona analityka zgodna z klasyfikacją tradycyjną. W przypadku nie zaznaczenia w/w opcji. powstanie dekret równoległy na wskazane w definicji konto bez struktury słownikowej (wielowymiarowej);

• Poniżej części nagłówkowej znajduje się sekcja listy wariantów automatu, obok której znajdują się trzy przyciski: "Dodaj", "Popraw", "Usuń". W miarę dodawania nowych wariantów automatu, na liście pojawiać się będą kolejne pozycje.

• W dolnej części znajdują się trzy zakładki:

  • Zdefiniowane dekrety równoległe - zakładka umożliwia zarządzanie definicjami dekretów równoległych, poza ich wyświetleniem można na niej dodawać definicje dekretów równoległych, poprawiać istniejące definicje lub je usuwać.
  • Dekret podstawowy - klasyfikacja wielowymiarowa - zakładka ma charakter wyłącznie informacyjny, wyświetla zdefiniowaną klasyfikację wielowymiarową wskazanego wariantu szablonu;
  • Dekret podstawowy - klasyfikacja tradycyjna - zakładka ma charakter wyłącznie informacyjny, wyświetla zdefiniowaną klasyfikację tradycyjną wskazanego wariantu szablonu
  Podpowiedź

  Wszystkie informacje wyświetlane na powyższych trzech zakładkach dotyczą wybranego, wskazanego w środkowej sekcji wariantu szablonu. Jeżeli automat zawiera wiele wariantów szablonów, aby wyświetlić szczegółowe informacja na zakładkach, najpierw należy wybrać (wskazać) go w środkowej sekcji, na liście wariantów.

Definiowanie wariantów szablonów dekretów równoległych

Wariant szablonu jest to zdefiniowany wzorzec, po którym szablon jest identyfikowany i wybierany na formatce wprowadzania pozycji dokumentu. W tym miejscu, definiowane są dokładnie te same parametry jak na w/w formatce wprowadzania pozycji dokumentu przed zapisaniem pozycji (poza księgowaną kwotą).

Widok formatki zależy od tego czy w części nagłówkowej, wyżej opisanej formatki "Szablony dekretów równoległych" został zadeklarowany typ automatu jako dochód lub wydatek. Poniżej zaprezentowana jest formatka "Wariant szablonu" dla wybranej wcześniej wybrano typ automatu - "Dochody".

W celu zdefiniowania wariantu szablonu, na powyższej formatce należy zdefiniować warunki, jakie musi spełnić pozycja wprowadzanego dekretu, aby automatycznie uruchomić definiowany wariant schematu. W pierwszej kolejności należy wybrać, analogicznie jak podczas wprowadzania pozycji dokumentu, następnie zdefiniować klasyfikację tradycyjną, klasyfikację wielowymiarową, a na koniec konta podstawowego dekretu, dla którego mają być automatycznie utworzone dekrety równoległe.

Różnica pomiędzy dekretowaniem pozycji dokumentu a definiowaniem wariantu szablonu polega na możliwości definiowania warunków ogólnych wariantu szablonu. Podczas gdy, w trakcie wprowadzania pozycji dokumentu, wszystkie parametry muszą być dokładnie określone, w trakcie definiowania wariantu szablonu tylko wymagane dla działania schematu parametry.

I tak na przykład, w trakcie wprowadzania pozycji podstawowej dokumentu księgowana operacja musi być dokładnie zdefiniowana, musi być dokładnie określony typ operacji, musi być dokładnie określona klasyfikacja tradycyjna, wielowymiarowa, oraz musi być dokładnie określone konto księgowe, na którym zaksięgowana będzie kwota operacji. Podczas definiowania schematu wariantu niektóre parametry mogą być nieokreślone. Dla typu klasyfikacji, parametr będzie nieokreślony po wybraniu wartości opcji "dowolne", dla klasyfikacji tradycyjnej oraz wielowymiarowej będzie to niepełne zdefiniowanie wszystkich poziomów klasyfikacji. Np. dla klasyfikacji tradycyjnej zdefiniowanie tylko wartości działu i rozdziału lub tylko działu. Podobnie dla kont dekretu podstawowego, określenie niepełnego konta planu kont. Na przykład dla konta, które ma osiem poziomów analitycznych, zdefiniowanie w schemacie konta do piątego poziomu analitycznego.

Nieokreślone wartości parametrów oznaczają, że każdej nieokreślonej wartości parametrów wariant schematu będzie działał. Np. jeżeli w wariancie schematu typu "dochody" nie zostanie określone, tzn. wybrana zostanie wartość parametru "dowolne", czy jest dochód czy nie. Podczas wprowadzania pozycji dokumentu, wariant schematu będzie działał zarówno dla pozycji będących dochodem i nie będących. Podobnie dla nieokreślonych wartości klasyfikacji, tzn. dla nieokreślonych wymiarów, schemat będzie działał dla każdej wartości nieokreślonego w schemacie wymiaru, oczywiście pod warunkiem, że określone parametry są zgodne ze zdefiniowanymi parametrami wariantu schematu. Podobnie można, w sposób ogólny, definiować konta księgowe podstawowego dekretu, dla których schemat będzie działał. Jeżeli w wariancie schematu dla konta, które ma 8 poziomów analitycznych, w wariancie zdefiniujemy 5 poziomów analitycznych. Schemat będzie działał dla każdego konta podstawowego dekretowanej pozycji, którego pięć pierwszych poziomów analitycznych jest zgodne z zdefiniowanymi w schemacie.

Opisana wyżej definiowanie ogólnych warunków wariantów schematów automatycznego tworzenia dekretów równoległych, umożliwia zaprojektowanie wariantów schematów w taki sposób, aby mogły być wykorzystane do księgowania wielu operacji.

Podpowiedź

Zalecamy, aby przed przystąpieniem do definiowania zestawu automatów przeznaczonych do automatycznego tworzenia dekretów równoległych, najpierw dokładnie zaplanować cały projekt, aby przy minimalnej ilości automatów księgujących była możliwość zaksięgowania wszystkich koniecznych operacji. Utworzenie zbyt dużej ilości automatów może niepotrzebnie utrudnić codzienną pracę.

Poniżej przedstawiony zostanie sposób definiowania wariantów schematów. Po określeniu typu klasyfikacji, której dotyczy wariant, co nie wymaga komentarza. W kolejnym kroku należy zdefiniować warunki schematu związane z klasyfikacją tradycyjną. Na formatce "Wariant szablonu", w sekcji "Klasyfikacja tradycyjna", po prawej stronie znajduje się ikonka "folder" (). Po jej przyciśnięciu na ekranie pojawi się.widoczna poniżej, formatka "Symbol klasyfikacji tradycyjnej" umożliwiająca zdefiniowanie warunku dotyczącego klasyfikacji tradycyjnej w sposób:

• pełny - zdefiniowane wszystkie poziomy: dział, rozdział i paragraf lub
• ogólny / niepełny- zdefiniowany nie wszystkie poziomy klasyfikacji tradycyjnej.

Podobnie w celu zdefiniowana warunków schematu związanych z klasyfikacją wielowymiarową, w sekcji "Klasyfikacja wielowymiarowa" formatki "Wariant szablonu" należy przycisnąć kolejną ikonkę () znajdującej się po prawej stronie. na ekranie pojawi się, widoczna poniżej, formatka "Klasyfikacja wielowymiarowa", umożliwiającą zdefiniowanie warunku szablonu związanego z klasyfikacją wielowymiarową dekretu podstawowego dekretowanej pozycji dokumentu.

Po zapisaniu powyższych części definicji wariantu schematu, na formatce "Wariant szablonu" widoczne są zdefiniowane do tej pory parametry. Aby określić szablon ogólny lub pełne konto dekretu podstawowego definiowanej pozycji dokumentu, w sekcji "Konta księgowe" formatki, po przyciśnięciu ikonki po prawej stronie pól, odpowiednio "Konto Dt" i "konto Ct", wyświetlone zostanie okno planu kont, które umożliwia wybranie odpowiedniego wzoru szablonu konta (pełnego konta lub w sposób ogólny, tylko wymaganych poziomów analitycznych).

Na poniższym obrazie widoczna jest pełna definicja przykładowych warunków wariantu schematu.

Po zapisaniu definicji wariantu szablonu, w oknie formatki "Szablony dekretów równoległych", na zakładce "Zdefiniowane dekrety równoległe" należy zdefiniować zestaw dekretów równoległych definiowanego wariantu schematu.

Po przyciśnięciu przycisku "Dodaj" widocznego na powyższym oknie formatki, Na ekranie pojawi się widoczna na poniższym obrazie formatka "Definicja dekretu równoległego", umożliwiająca dodawanie do wariantu schematu definicji kolejnych dekretów równoległych.

1. Po przyciśnięciu ikonki należy w sposób ogólny określić konto dekretu równoległego. Wystarczy w oknie planu kont wybrać wielowymiarowe, kartotekowe konto na poziomie syntetycznym lub dowolnym poziomie analitycznym. W trakcie automatycznego tworzenia dekretu, wielowymiarowa struktura zostanie uzupełniona automatycznie na podstawie zdefiniowanych wymiarów wprowadzanej pozycji podstawowej.
2. Określić stronę definiowanego dekretu równoległego. "Dt" - debet lub "Ct" - kredyt.

Uwaga

Dekrety równoległe mogą być definiowane dla kont dowolnego rodzaju poza kontami rozrachunkowymi.

Po zdefiniowaniu w opisany sposób zestawu definicji dekretów równoległych dla definiowanego wariantu schematu można przystąpić, w opisany powyżej sposób, do definiowania kolejnego wariantu szablonu definiowanego automatu lub można zakończyć tworzenie szablonu i zapisać go.

Na powyższym obrazie widoczna jest formatka przykładowego szablonu, ze zdefiniowanym jednym wariantem szablonu, gotowym do zapisania. Utworzenie większej ilości wariantów szablonu umożliwia użycie tego samego szablonu do, na przykład tworzenia dekretów równoległych dla:

• różnych typów dekretów,
• różnych klasyfikacji tradycyjnej i wielowymiarowej dekretu podstawowego,
• różnych kont dekretu podstawowego wprowadzanej pozycji dokumentu.

Podpowiedź

Przypominamy, aby przed przystąpieniem do definiowania zestawu wymaganych do pracy szablonów, dokładnie je przemyśleć i zaprojektować.