Tak, faktury będą musiały być wystawiane w KSeF. Jeżeli dane do faktur zostaną przygotowane w programie Wapro Mag z uruchomioną usługą Businesslink, program wyśle je do KSeF, a po uzyskaniu KSeF ID i potwierdzenia odbioru, wizualizacja faktury (z wymaganymi kodami QR) może zostać automatycznie wysłana do odbiorcy.

Zakładam, że pytanie dotyczy opisów wynikających z zasad fakturowania uregulowanych w ustawie o VAT – Ustawodawca przewidział możliwość dodawania opcjonalnie swoich dodatkowych uwag / danych z wykorzystaniem tzw. pól dodatkowych faktury, jednak mają to być dane dotyczące tego konkretnego dokumentu. Dotychczas na fakturach wystawiający mogli umieszczać swoje opisy informujące na przykład o zmianie numeru rachunku bankowego.

W zasadzie tak jak do tej pory, tu nic się nie zmienia poza tym, że trzeba będzie oznaczyć w programie, że faktura jest wystawiona jako „offline”. Jeżeli przyczyną wybrania tego trybu nie jest np. awaria naszej infrastruktury, a np. brak internetu, można taką fakturę natychmiast wysłać po wystawieniu, a Businesslink zrobi resztę (tzn. wyśle ją do KSeF najszybciej jak to będzie możliwe).
W drugim przypadku, niestety to my będziemy musieli zainicjować wysyłkę tak wystawionych faktur, w momencie gdy awaria naszej infrastruktury zostanie usunięta.
Kody QR nie dotyczą samego procesu wystawiania faktur „offline”, związane są wizualizacją faktury (podglądem, zapisem wizualizacji w pdf, wydrukiem). W momencie przygotowywania takiej wizualizacji, zostaną do niej automatycznie dodane.

Tak, oczywiście. Jeżeli tylko program będzie „uprawniony”, będzie miał możliwość pobrania tych faktur. W tym przypadku nie ma ograniczeń.

Rozumiem, że pytanie dotyczy możliwości pobierania wielu faktur. Tak, oczywiście. Jeżeli tylko program będzie „uprawniony”, będzie miał możliwość pobrania tych faktur. W tym przypadku nie ma ograniczeń, niezależnie czy jest to program zarządzania sprzedażą czy finansowo – księgowy.

Tak, będą obowiązywały dwa numery. KSeF ID w kontaktach z Ministerstwem Finansów, natomiast w innych sytuacjach będziemy posługiwać się przede wszystkim, tak dotychczas – numerem faktury nadanym przez program fakturujący.

Przepisy dotyczące wystawiania faktur nie uległy zmianie, w zakresie okresów i terminów wystawiania faktur. Tak więc faktury należy wystawiać tak jak dotychczas. Pamiętając, że dokument może zostać uznany za wystawiony w momencie kiedy został mu nadany KSeF ID. Nie dotyczy to faktur w trybie offline, te uznaje się w momentach tak, jak dotychczas z tą różnicą, te dokumenty muszą zostać obowiązkowo wysłane do KSeF w określonych terminach. Np. w przypadku awarii systemu KSeF do 5 dni roboczych, offline24 do końca następnego dnia roboczego.

Termin płatności nie ma w tym przypadku znaczenia. Jeżeli faktura nas nie dotyczy należy ją odrzucić, można zgłosić ją do KSeF oraz ewentualnie, jeżeli jest taka możliwość – poinformować wystawcę.

Dla pojedynczej faktury będzie oddzielne UPO, dla faktur wysłanych zbiorczo – jedno UPO dla całej paczki.

W przypadku połącznia programów Wapro z KSeF za pośrednictwem Businesslink (Wapro Mag / Wapro Fakturka, Wapro Kaper, Wapro Fakir):
– po wysłaniu danych do wystawienia faktury i odebraniu potwierdzenia wystawienia faktury numer KSeF pojawi się w buforze dokumentów KSeF,
– po przeniesieniu do rejestrów i ksiąg będzie widoczny również w oknach przeglądarek tych dokumentów w programach.
Oczywiście zawsze będzie go można sprawdzić w profilu firmy w KSeF, po zalogowaniu się do tego portalu.

W szczególnych przypadkach, w fakturach wystawionych dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej.

Zasady co do terminów wystawiania faktur nie uległy zmianie.

Tak, ale mogą być wystawiane tylko do faktur wystawionych poza KSeF.

Tak, jest to możliwe, choć może być bardzo uciążliwe. Można takie faktury wystawiać na przykład w profilu KSeF, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. KSeF nie jest wyposażony w żadne narzędzia wspomagające wystawianie faktur.

Po wystawcy i odbiorcy faktury.

Oczywiście, na własne potrzeby będzie możliwe przesyłanie sobie tych dokumentów „starym sposobem”, ale z pewnością będzie czasochłonne i kłopotliwe. Sugerujemy zapoznanie się możliwościami usługi eBiuro, która niebawem zostanie dodatkowo wyposażona w kompletny obieg dokumentów.

Ta decyzja należy do spółki i zależy od tego czy planuje uruchomić KSeF wcześniej, przed obligatoryjnym terminem, czy też dopiero w tym terminie. W tym drugim przypadku należy uwzględnić, że im bliżej tego terminu, tych formularzy będzie coraz więcej, a więc oczekiwanie na przyjęcie formularza i akceptację może się wydłużyć.
Zdecydowanie sugerujemy wcześniejsze uruchomienie u siebie w firmie procedur KSeF jak również przeszkolenie pracowników zajmujących się sprzedażą, od tego będzie zależeć, czy firma będzie mogła bez problemu odliczać podatek naliczony od wystawionych faktur zakupu oraz wystawiać faktury sprzedaży czy też nie, po wejściu w życie obowiązku KSeF.

W buforach dokumentów importowanych z Businesslink / KSeF programów Wapro Fakir oraz Wapro Kaper jest możliwość:
– wysłania takich wątpliwych dokumentów do osób odpowiedzialnych za zakup w firmie (drogą elektroniczną za pośrednictwem usługi eBiuro, dotyczy to również wariantów Biuro, tych programów),
– jeżeli taka e-Faktura nie zostanie zaakceptowana, po zmianie jej statusu na „Odrzucona”, taka e-faktura nie zostanie przeniesiona do ksiąg.
Pytanie nie konkretyzuje czy chodzi o dodanie do faktury numeru rejestracyjnego przez wystawcę faktury, czy numeru rejestracyjnego w opisie faktury kosztowej:
1. W pierwszym przypadku – tak, będzie możliwość dodawania do e-faktur dodatkowych opisów. W schemacie FA(3), w sekcji <Adnotacje> znajduje się opcjonalna sekcja <DodatkowyOpis>, w którym można dodawać własne pola dodatkowe składające się z opisu i wartości, gdzie wystawca faktury może np. dodać takie informacje.
2. W drugim przypadku, przy wykorzystaniu w programach Wapro Fakir oraz Wapro Kaper do przetwarzania zaimportowanych z KSeF faktur zakupu, oferowanej przez nas usługi eBiuro, można dodawać dowolne opisy do dokumentów, prowadzić konwersacje w kontekście tych dokumentów. Oczywiście całość jest rejestrowana i może stanowić podstawę do uwiarygodnienia sposobu zaksięgowania dokumentu.

W zakupach dokonywanych przez pracownika na firmę w zasadzie nic się nie zmienia. Dalej będą mogli je realizować tak jak dotychczas. Przy czym schemat XSD do pliku FA(3) umożliwia dodanie do e-Faktury imienia i nazwiska pracownika dokonującego zakupu (z dodatkowymi informacjami), co może np. ułatwić rozliczanie w firmach takich faktur.

Odpowiedź dotyczy przypadku odbierania faktur klienta przez biuro rachunkowe. Wystawianie e-faktur w KSeF to jeden proces, niezależny od odbioru tych dokumentów przez biuro rachunkowe. Tak więc nie, opłata za wysłanie danych do faktury nie pokrywa kosztów pobrania tej e-faktury. Tym bardziej, że e-fakturę w KSeF można wystawić ręcznie w KSeF lub za pośrednictwem oprogramowania innego producenta.

Wystawianie e-faktur na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej jest opcjonalne. Jeżeli taki dokument zostanie wystawiony, odbiorca będzie miał do niej dostęp poprzez kod QR (link do dokumentu), który pozwoli pobrać sam plik lub jego wizualizację.

Tak, natomiast wizualizację należy dostarczyć do odbiorcy uzgodnioną z nim metodą. Może być to email.

Dostawcy z UE nie wystawiają swoich faktur w KSeF. Nie mają takiej możliwości, tak więc zakup UE rejestrujemy „po staremu”.

Wszystkie wymagane ustawowo informacje, które muszą znaleźć się na fakturach, mają swoje dedykowane w tym celu pozycje w schemacie XSD e-faktury.

Upoważnienie pracownika do dostępu do profilu firmy w KSeF (np. przez przeglądarkę) polega na udostępnieniu mu pieczęci elektronicznej firmy.
Upoważnienie pracownika do dostępu do wystawiania i odbierania za pośrednictwem programu posiadającego aktualny token lub certyfikat KSeF polega na nadaniu pracownikowi stosownych uprawnień w programie. Wystawianie faktur nie wymaga pieczęci.

Pytanie nie precyzuje o jaki system chodzi, tak więc zakładamy, że o dostęp do profilu w KSeF za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Obecnie możliwy jest dostęp przy wykorzystaniu: Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

W obrębie grupy VAT w KSeF można nadawać standardowe uprawnienia dla grupy VAT, które nie uwzględniają struktury wewnętrznej grupy VAT, jak również dodatkowe uprawnienia w stosunku do standardowego modelu uprawnień przewidzianego w KSeF, które pozwalają nadawać i odbierać uprawnienia w ramach członków GV oraz ułatwiają dostęp do faktur tych jednostek. Uprawnienia oraz sposób wystawiania faktur dla członków grupy VAT dokładnie zostały opisane przez Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 część IV.
Po nadaniu dodatkowych uprawnień członkom grupy VAT, każda z nich może mieć dostęp wyłącznie do swoich faktur.

Po wejściu w życie powszechnego obowiązku KSeF Państwa klient nie będzie już dostarczał swoich faktur do biura. Faktury natychmiast po ich wystawieniu przez dostawców klienta będą mogły być pobrane z KSeF przez biuro i zaksięgowane.
Po drugie niezależnie od zmiany daty, którą uznaje się za datę otrzymania faktury zakupu, przepisy dotyczące okresów ich odliczenia nie uległy zmianie. Wybór należy do podatnika.

Pieczęć elektroniczna wymagana jest do:
– uwierzytelniania się w KSeF za pośrednictwem przeglądarki internetowej,
– do pobierania i rejestrowania certyfikatów / tokenów w programach,
a np. do wystawiania faktur w programach posiadających ważny certyfikat już nie.
Tak więc, jeżeli potrzebują Państwo dostępu do KSeF za pośrednictwem przeglądarki np. w celu nadawania uprawnień, pieczęć będzie potrzebna.

Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, ale jest traktowana jako podatnik VAT, jeśli została zarejestrowana i posiada własny NIP. W takim przypadku spółka cywilna może:
– uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną przypisaną do jej NIP,
– zgłosić dane pieczęci w formularzu ZAW-FA lub przez API KSeF,
– korzystać z pieczęci do uwierzytelnienia się w KSeF.

To zależy – ile osób oraz do czego te certyfikaty mają służyć? W jaki sposób te osoby mają się uwierzytelniać? Załóżmy, że w KSeF za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jeżeli pytanie dotyczy osób, które mają się uwierzytelniać pieczęcią elektroniczną albo podpisem kwalifikowanym, jest to kwestia ceny obu rozwiązań. Jedną pieczęcią może uwierzytelniać się wiele uprawnionych osób, a podpisem kwalifikowanym tylko jedna osoba. Technicznie, zarówno podpis, jak i pieczęć są to zapisane na serwerze lub komputerze pliki bardzo podobnych do siebie certyfikatów wystawionych przez uprawnione podmioty.
Oczywiście, w rozważaniach należy przeanalizować i uwzględnić, jak często te certyfikaty będą wykorzystywane. Jeżeli raz lub kilka razy w roku, nie warto za nie płacić, wystarczy Profil Zaufany. Jednak jeżeli często, a czas jest ważny, warto nabyć któreś z tych elektronicznych rozwiązań.

Tak, można.

Do tego celu dedykowane są faktury korygujące, które będą zawierały tylko poprawione dane nagłówkowe, oznaczenia i informacje wymagane w fakturze korygującej.

Uprawnień w KSeF poprzez przeglądarkę internetową? Czy w programach, uprawnienia do przetwarzania e-Faktur w KSeF? W obu przypadkach to kilka – kilkanaście sekund.

Dokładnie tak.

Nadane uprawnienia dla biura rachunkowego można dowolnie zmienić i są aktualne aż do ich usunięcia w KSeF.

Nie wiemy, o jakie uprawnienia chodzi w pytaniu, choć prawdopodobnie o te z poprzedniego pytania. Stąd nie, same uprawnienia dla biura rachunkowego musi nadać klient biura w KSeF, w przeglądarce internetowej i poinformować o tym biuro. Po tym, system Wapro Fakir albo Wapro Kaper mogą pobrać automatycznie z KSeF, poprzez API KSeF 2.0 token lub certyfikat wystawiony przez Ministerstwo Finansów, uwierzytelniające program w KSeF. Dopiero po pobraniu powyższych certyfikatów program będzie mógł łączyć się automatycznie z KSeF, zgodnie z ustanowionymi przez klienta uprawnieniami dla biura rachunkowego.
Uwaga – tokeny będą obowiązywały do końca roku 2026.

Wprowadzenie KSeF nie zmienia obowiązków wynikających z wystawiania faktur zaliczkowych po otrzymaniu płatności oraz faktur końcowych. Wystawiamy je w tych samych terminach.
Jeżeli podatnika obejmuje obowiązek wystawiania faktur w KSeF, to włącznie z fakturami zaliczkowymi.

e-Faktura jako taka jest plikiem zapisanym w formacie XML, w związku z tym jest trudna do interpretacji. Dopiero jej wizualizacja, która musi być zgodna ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów umożliwia w „przyjazny” dla użytkownika zapoznanie się z jej treścią. Wizualizacja zawiera wszystkie dane i informacje znajdujące się w pliku XML e-Faktury.
Wniosek końcowy, wszystkie wizualizacje, niezależnie od systemu, który je generuje powinny mieć bardzo podobny wygląd, a pola powinny znajdować się w ustandaryzowanych miejscach.

Nie, nie musi składać ZAW-FA.

Zakładam, że w pytaniu chodzi o czas upływający od momentu wysłania danych do wystawienia faktury a otrzymaniem KSeF ID oraz UPO. Bywa różnie, zazwyczaj jest to od kilku do kilkunasty sekund, ale bywa również dłużej. Niestety nikt nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, jak to będzie kiedy wszyscy podatnicy od 1 kwietnia 2026 zaczną wystawiać e-faktury.

Jeżeli musi się zalogować do KSeF za pośrednictwem przeglądarki internetowej, ponieważ musi coś zweryfikować, zmienić komuś uprawnienia, dodać kolejną osobę, a jest Masterem KSeF to może, oczywiście w miarę możliwości skorzystać z:
– Profilu Zaufanego,
– Podpisu kwalifikowanego – jeżeli nim dysponuje,
– Pieczęci elektronicznej – jeżeli nią firma dysponuje.
Jeżeli chodzi o zalogowanie się do KSeF w celu wysłania lub pobrania e-faktur za pośrednictwem jednej z aplikacji Wapro ERP (z aktywną licencją Businesslink, posiadanym aktualnym tokenem lub certyfikatem), do programu loguje się dokładnie tak samo jak dotychczas – musi posiadać jedynie uprawnienia do obsługi Businesslink i KSeF.

Zakładamy, że chodzi o certyfikat uwierzytelniający KSeF i jest on zarejestrowany w usłudze Businesslink. W takim przypadku do obsługi i przetwarzania e-faktur nie potrzeba już nikogo rejestrować w KSeF.  Wystarczy tym osobom nadać uprawnienia w systemach Wapro ERP.
Jeżeli w KSeF jest zarejestrowana wystarczająca liczba osób do zarządzania uprawnieniami, dostępami dla podmiotów zewnętrznych, to dodawanie nadmiarowych pracowników jest  niewskazane ze względów bezpieczeństwa danych. Im mniej osób zarejestrowanych w KSeF tym łatwiej jest to kontrolować.

Jeżeli podatnik jest zobowiązany do wystawiania e-Faktur w KSeF, to niezależnie od rodzaju dokumentu, faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie muszą być wystawiane w KSeF, natomiast dla firm tak.

Nie to nie jest równoznaczne. Uprawnieni KSeF Masterzy:
– od 1 listopada do 31 stycznia 2026 będą mogli generować certyfikaty i pobrać je z Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU – który jest modułem tymczasowym, dostępnym poprzez przeglądarkę internetową),
– od 1 lutego ta funkcjonalność zostanie przeniesiona do API KSeF 2.0 skąd uprawniony KSeF Master za pośrednictwem oprogramowania finansowo – księgowego (ewentualnie i innych) uprawnionego biura rachunkowego będzie mógł generować i pobierać certyfikaty automatycznie za pośrednictwem Businesslink.

Jeżeli KSeF Master zarejestruje dla programu certyfikat uwierzytelniający KSeF, to „fakturzystki” muszą zostać tylko uprawnione do wystawiania i odbioru faktur i do usługi Businesslink.
Faktury zakupowe zostaną pobrane automatycznie. Na podstawie dokumentów zakupu towarów handlowych mogą zostać dodatkowo przygotowane automatycznie dokumenty PZ w programie Wapro Mag.

W formularzu ZAW-FA zgłasza się np. podmioty, osoby fizyczne, które mają mieć dostęp do KSeF firmy, jednocześnie określa się przy tym poziom uprawnień, nie określa się przy tym jakiego rodzaju certyfikatu będzie używać zgłoszona osoba fizyczna (Profilu Zaufanego, pieczęci czy podpisu kwalifikowanego).

Nie, nie ma takiej potrzeby. Numeracja dokumentów w systemie ERP firmy jest niezależna od nadawanego przez KSeF unikalnego w skali kraju numeru.

Jeżeli księgowa ma wiedzę wystarczającą do akceptacji oraz klasyfikacji e-faktur nic nie trzeba zmieniać. Nie trzeba niepokoić prezesa, dalej może to robić księgowa.
Uprawnienie do wysyłania plików JPK nie ma nic wspólnego z wysyłaniem i odbieraniem e-faktur. Księgowa może mieć uprawnienia KSeF Mastera, ale do wysyłania i odbierania faktur nie są one wymagane. Jeżeli np. właściciel firmy lub inny KSeF Master wygeneruje certyfikat uwierzytelniający KSeF i zarejestruje w programie, księgowa mając uprawnienia w tych programach może wysyłać i odbierać e-Faktury.

Tak, posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zwalnia z obowiązku składania zawiadomienia ZAW-FA w celu zgłoszenia osoby upoważnionej.

Zakładam, że pytanie dotyczy zgłaszania do KSeF za pośrednictwem ZAW-FA. Jeżeli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej, zgłoszeniu podlegają pierwsze osoby fizyczne, które uzyskają dostęp do KSeF i będą mogły nadawać dalsze uprawnienia dla uproszczenia zwane czasem „Master KSeF”. Dalsza konfiguracja profilu firmy odbywa się już po zalogowaniu do KSeF za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

System KSeF nie umożliwia przesyłania żadnych innych dodatkowych plików do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły, specyfikacje, zdjęcia czy inne dokumenty handlowe).  Jeżeli jest to wymagane, można do tego celu wykorzystać usługę Businesslink. W ramach integracji Businesslink z KSeF możliwe jest przesyłanie dowolnych plików – załączników, w dowolnym praktycznie formacie.

Kody QR są wymagane zawsze, gdy faktura jest przekazywana poza KSeF, niezależnie czy jest to faktura online czy offline.
Jeśli faktura pozostaje w systemie KSeF i odbiorca pobiera ją bezpośrednio przez API lub aplikację lub wyświetla dane w formie podglądu, kody QR nie są wymagane.
Jeżeli natomiast faktura ustrukturyzowana z KSeF jest przekazywana poza systemem, np.: w formie PDF (wizualizacja), jako wydruk papierowy lub w trybie offline lub awaryjnym (przed przesłaniem do KSeF), kody QR są wymagane.

E-faktury będą posiadały dwa numery. Jeden nadawany przez system komputerowy, który wysyła dane do KSeF do wystawienia faktury oraz drugi numer, unikalny w skali kraju numer nadany przez KSeF. Oba systemy numeracji są niezależne od siebie, więc ten pierwszy numer, nadawany tak jak dotychczas przez system fakturujący wystawcy faktury może być nadawany tak jak dotychczas zgodnie potrzebami wystawcy faktury.

To zależy.
Jeżeli chodzi o dokumenty wystawiane online to nie. System KSeF co do zasady działa 24/7.
Jeżeli chodzi o dokumenty wystawiane offline to:
1. Faktury wystawione w trybie offline24 muszą zostać przesłane do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia, czyli np. faktura wystawiona w czwartek musi zostać przesłana w piątek, natomiast wystawiona w piątek lub sobotę czy niedzielę, jeżeli sobota i niedziela są dniami wolnymi, musi być przesłana do KSeF w poniedziałek.
2. W przypadku wystawiania faktur w trybie offline z powodu niedostępności KSeF. Po zakończeniu niedostępności KSeF:
a) 1 dzień roboczy – jeśli była to planowa lub krótkotrwała niedostępność systemu,
b) 7 dni roboczych – w przypadku awarii KSeF ogłoszonej w BIP MF.
3) Awaria całkowita KSeF (ogłoszona w mediach):
a) faktur wystawionych w tym czasie nie trzeba dosyłać do KSeF.

W KSeF nie ma możliwości anulowania lub usunięcia faktury, ani jej odrzucenia przez nabywcę.
W przypadku otrzymania faktury, w której nabywca uważa, że nie powinien być stroną transakcji (np. podejrzenie błędu), można to zgłosić bezpośrednio do wystawcy takiej faktury, a sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej „do zera” dla błędnego nabywcy (błędnego NIP-u), a następnie wystawienia poprawnej, nowej faktury pierwotnej z prawidłowym NIP-em.
Jeżeli taka e-faktura będzie wystawiona w wyniku oszustwa, najprawdopodobniej nie zostanie skorygowana, należy ją w swoim systemie odrzucić, a w KSeF zgłosić jako fakturę scamową. W KSeF 2.0 planowana jest funkcjonalność, umożliwiająca nabywcy (lub osobie/podmiotowi uprawnionemu do dostępu do faktur) zgłoszenie faktury scamowej (podejrzenia oszustwa).

Potwierdzenie odbioru w KSeF: Faktura jest uważana za odebraną w dniu wystawienia (tj. nadania numeru KSeF) niezależnie od tego czy odbiorca odebrał ją czy nie. KSeF nie wysyła automatycznie powiadomień systemowych o otrzymaniu nowej faktury i nie zakłada się takiej funkcjonalności. Nie ma potrzeby potwierdzania odbioru w systemie KSeF.
Brak akceptacji/odrzucenie: Jeżeli faktura nie dotyczy firmy, można ten fakt zgłosić bezpośrednio wystawcy faktury, w takim przypadku jeżeli została wystawiona przez pomyłkę, wystawca powinien ją skorygować do zera. Natomiast jeżeli powstała np. w wyniku oszustwa, prawdopodobnie nie zostanie skorygowana, ale będzie można ją zgłosić w KSeF jako scam, a w programie zmienić jej status na „Odrzucona”. W takim przypadku nie zostanie ona zaksięgowana.

Termin wystawienia faktury VAT po opłaceniu proformy (zaliczki) jest regulowany przez ustawę o VAT, nie ma to nic wspólnego z wejściem w życie KSeF. W KSeF taka faktura musi zostać wystawiona w terminie zgodnym z ustawą o VAT, czyli dokładnie tak, jak dotychczas.

Kody QR mogą być potrzebne odbiorcom faktur w celu ewentualnego potwierdzenia czy faktura wystawiona w trybie awarii jest zarejestrowana w KSeF i uwierzytelnienia wystawcy. Kod QR można zeskanować przy użyciu np. smartfona:
1. Weryfikacja faktury (Dostęp dwuetapowy): Kod QR jest graficzną postacią linku prowadzącego do faktury w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu w link, każda osoba będzie miała możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z oryginalnymi danymi w KSeF. W tym przypadku nie jest wymagane uwierzytelnienie w systemie. Po zeskanowaniu i podaniu danych dostępowych (np. numer faktury, NIP nabywcy, kwota ogółem), nabywca może pobrać fakturę.
2. Potwierdzenie transakcji: Potwierdzenie transakcji (wydawane, gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF) będzie zawierało dwa kody QR/linki. Umożliwią one dostęp do faktury i weryfikację danych oraz weryfikację wystawcy.
3. Aplikacja mobilna: Ministerstwo Finansów udostępnia Aplikację Mobilną KSeF. Służy ona do odczytu i pobierania otrzymanych faktur (bez konieczności ręcznego przepisywania danych). Aplikacja Mobilna KSeF umożliwia wizualizację faktury. Należy jednak pamiętać, że logowanie do bezpłatnych narzędzi MF, w tym Aplikacji Mobilnej KSeF, wymaga uwierzytelnienia (np. Profilem Zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub certyfikatem KSeF).

W pytaniu nie zostało sprecyzowane czy chodzi o import czy eksport. W przypadku eksportu, podmiot krajowy fakturę wystawia w KSeF, a do odbiorcy przesyła wizualizację wystawionej e-faktury w uzgodnionej formie.
Natomiast w przypadku importu spoza UE wszystko jest „po staremu”. Wystawcy faktur z tego obszary nie uczestniczą w KSeF i wystawiają je tak, jak dotychczas.

Certyfikaty nie są przeznaczone dla osób. Są dwa rodzaje certyfikatów KSeF:
– certyfikaty uwierzytelniające przeznaczone do ustawienia połączenia online lub wsadowego z API KSeF, czyli są to certyfikaty do uwierzytelniania systemu nawiązującego te połączenia. Mogą to być certyfikaty dla podmiotów wystawiających faktury lub jako podmioty trzecie upoważnione do wystawiania i odbierania lub tylko odbierania dokumentów,
– certyfikaty do wystawiania faktur offline.
Jak widać oba rodzaje będą firmie potrzebne, tak więc trzeba je wygenerować mimo wszystko.

Faktury dla osób fizycznych (konsumentów, B2C) mogą być wystawiane w KSeF, ale nie muszą. Nie jest to obowiązkowe.

Platforma KSeF sama w sobie sprawdza jedynie zgodność pliku faktury z wymaganą strukturą logiczną (formatem), a nie dokonuje kontroli merytorycznej ani rachunkowej. Oznacza to, że KSeF przyjmie fakturę nawet z błędami merytorycznymi, takimi jak błędne wyliczenie VAT.
Jednakże, system Wapro ERP oferuje dodatkową usługę Businesscheck Kontrola e-Faktur, która działa jako bufor bezpieczeństwa. Usługa ta wykonuje m.in. weryfikację zgodności danych kontrahenta oraz potwierdza, czy numer rachunku bankowego znajdujący się na fakturze widnieje na białej liście. Jeśli wykryje problem, program ostrzeże użytkownika (krytyk), ale ostateczna decyzja o wysyłce zależy od konfiguracji blokad w systemie.

Dostęp do danych w KSeF jest możliwy po uwierzytelnieniu i autoryzacji. Dostęp do faktur w KSeF będą miały następujące podmioty/osoby:
1.Podatnik (Sprzedawca), który wystawił fakturę, ma pełen zakres uprawnień właścicielskich do swoich faktur.
2.Podatnik (Nabywca), którego identyfikator podatkowy NIP podano na fakturze (Podmiot2), ma dostęp do wszystkich swoich faktur, w tym faktur zakupowych.
3.Osoby fizyczne i podmioty uprawnione przez podatnika (zarówno sprzedawcę, jak i nabywcę), którym nadano uprawnienie do dostępu do faktur. Uprawnienie to obejmuje dostęp do wszystkich faktur, w których dany podatnik występuje jako strona transakcji.
4.Biuro rachunkowe, jako podmiot trzeci, może mieć dostęp do faktur klientów, pod warunkiem udzielenia mu upoważnienia (poprzez token/uprawnienia) do odbioru faktur w KSeF.
5.Pracownicy administracji skarbowej mogą uzyskać dostęp do e-Faktur w uzasadnionych przypadkach i w celu zweryfikowania poprawności dokumentów, po złożeniu wniosku i akceptacji przełożonego.

Numer KSeF i kody QR zawierają informacje, które pomagają w identyfikacji faktury i weryfikacji jej autentyczności, a system KSeF został zaprojektowany tak, aby nie kolidować z indywidualną numeracją prowadzoną przez podatnika.
1.Numer KSeF/QR a Data Wystawienia:
– Numer KSeF jest unikalnym numerem generowanym automatycznie przez KSeF i zwracanym w UPO.
– Kod weryfikujący (QR) zawiera m.in. datę wystawienia faktury wskazaną przez podatnika w polu P_1.
– Data wystawienia faktury (P_1) może być inna niż data nadania numeru KSeF (data otrzymania). Na przykład w trybie offline24 datą wystawienia jest data z pola P_1, nawet jeśli faktura została przesłana do KSeF później.
2.Numeracja indywidualna a Awaria:
 – Wystawiana faktura powinna zawierać kolejny numer faktury nadany przez podatnika w ramach jednej lub więcej serii (pole P_2), który jednoznacznie ją identyfikuje. Ten numer nie jest zastępowany przez numer KSeF.
 – Jeżeli faktura, której nadano indywidualny numer, nie zostanie przyjęta przez KSeF (np. z powodu błędu struktury, błędu weryfikacji uprawnień lub błędu w polu P_1), to nie jest ona uznana za wystawioną w KSeF. W takim przypadku system odrzuca plik XML, a podatnik musi zweryfikować poprawność danych i ponowić wysyłkę.
– Faktura, która nie otrzymała numeru KSeF, nie weszła do obrotu prawnego i nie ma skutków podatkowych w KSeF. To oznacza, że nie koliduje to z indywidualną numeracją, która odnosi się do dokumentu w systemie ERP.

W standardowym trybie działania (ONLINE), jeśli system KSeF jest dostępny, dane do wystawienia faktury w KSeF powinny być wysłane na bieżąco. Jeśli nie zostaną wysłane w dniu wskazanym jako data wystawienia:
1.Faktura nie zostanie wystawiona w KSeF z tą datą. Taka faktura formalnie nie istnieje w obrocie prawnym (nie została wystawiona).
2.Wyjątkiem są tryby awaryjne/offline, gdzie dopuszczalne jest późniejsze przesłanie (1 dzień roboczy lub 7 dni), a datą wystawienia pozostaje data pierwotna (P_1).

Zgodnie z Art. 106na [Uznanie faktury ustrukturyzowanej za wystawioną i otrzymaną] ustawy o VAT
– ust. 1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
– ust. 2. (uchylony)
– ust. 3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
– 4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Wobec powyższego prawidłowe wydaje się wysyłanie danych do wystawienia e-Faktury w KSeF natychmiast, w dniu zgodnym z datą przygotowania dokumentu w systemie fakturującym.  Data systemu fakturującego zostanie wpisana w polu P_1 e-Faktury, a data KSeF (wystawienia w KSeF) zostanie zarejestrowana na serwerze Ministerstwa Finansów. Ze względu na to, że data wystawienia faktury powinna wynikać z obowiązku podatkowego wobec tego rozbieżność tych dat może spowodować zainteresowanie Urzędu Skarbowego.

Mimo że faktura ustrukturyzowana ma sztywny format XML, to struktura FA(3) zawiera pola umożliwiające zawarcie dodatkowych informacji, w tym tych związanych z procedurami VAT.
1.Pola dodatkowe w FA(3): Struktura logiczna FA(3) umożliwia podatnikom zawarcie wszelkich dodatkowych danych, w tym specyficznych dla danej branży.
2.Oznaczenia Procedur VAT (np. Transakcja Trójstronna): Struktura FA(3) przewiduje pola do oznaczania specjalnych procedur. Na przykład:
– pole P_18 służy do adnotacji „odwrotne obciążenie”,
– w przypadku transakcji z podmiotem zagranicznym, których miejscem opodatkowania jest inny kraj niż Polska, stosuje się oznaczenia „np. I” lub „np. II” zamiast „oo” (odwrotne obciążenie w obrocie krajowym).
Informacje podatkowe wymagane przez przepisy (np. dotyczące odwrotnego obciążenia czy WDT/eksportu) są zawarte w odpowiednich polach schematu XML, a opisy typowo biznesowe mogą być umieszczone w polach dodatkowych lub przesłane jako załączniki poza KSeF za pomocą Businesslink.

Tak, jeden dzień roboczy jest podstawowym terminem dosłania faktury do KSeF w przypadku wystawienia jej w trybie OFFLINE (czyli poza systemem lub gdy faktura jest wysłana online, ale po dacie wystawienia), co jest stosowane w przypadku problemów z siecią lub niedostępnością KSeF.
– Standardowy Tryb (ONLINE): Zasadniczo faktury powinny być przesyłane na bieżąco. W trybie ONLINE datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF.
– Tryb Offline24: Jeśli wystawisz fakturę w trybie offline24 (np. w poniedziałek), musisz ją przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia (czyli najpóźniej we wtorek, jeżeli jest dniem roboczym). Ten tryb jest dostępny dla wszystkich podatników w przypadku trudności z siecią lub innych ograniczeń.
– Tryb Awaryjny: Jeśli Ministerstwo Finansów ogłosi awarię KSeF, termin na dosłanie faktur do KSeF to 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Sam system KSeF (platforma Ministerstwa Finansów) nie oferuje bezpośrednich funkcji do zarządzania wewnętrznym obiegiem dokumentów i oznaczania ich statusami. Jest to funkcjonalność obsługiwana przez zewnętrzne systemy ERP i portale współpracy (takie jak Wapro eBiuro).
– Wapro eBiuro/Portal dla Biur Rachunkowych: Ten portal jest specjalnie zaprojektowany, aby umożliwić klientom biura rachunkowego akceptację dokumentów i rozpisywanie kosztów na podstawie słowników zdefiniowanych przez biuro.
– Bufor Businesslink: Faktury zakupowe, po pobraniu, trafiają do bufora w systemie księgowym (Wapro Fakir/Kaper), skąd księgowa może je udostępnić klientowi do akceptacji i opisania w portalu Wapro eBiuro.

Tak, struktura KSeF przewiduje model uprawnień i identyfikatorów, które mogą być używane do rozróżnienia i zarządzania fakturami w ramach jednostek wewnętrznych (np. oddziałów).
1. Identyfikator Wewnętrzny Jednostki (IDWew): Rozporządzenie przewiduje model uprawnień wykorzystujący identyfikator wewnętrzny jednostki. Pozwala to na wyznaczenie osoby fizycznej jako przedstawiciela zakładu (oddziału).
2. Oddziały jako jednostki podrzędne: Podatnik może wyznaczyć oddział jako wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną i nadać uprawnienia do wystawiania i dostępu do faktur w poszczególnych oddziałach.
3. Wystawianie faktur przez oddziały: Możliwe jest wygenerowanie wielu certyfikatów KSeF typu 2 na dane spółki, ale z wewnętrzną zasadą, że jeden certyfikat będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach jednego oddziału. Faktura wystawiana w trybie OFFLINE w imieniu spółki przez pracownika oddziału posłuży się certyfikatem dedykowanym temu oddziałowi (np. „Certyfikat II – oddział B”).