"Z dwóch dni do trzech godzin." - jak CIS Arka rozlicza świadczenia integracyjne w Wapro Gang?
| Branża | inna |
| Partner | COREFOX |
| Obszar | Kadry i płace |
Skala oszczędności czasu oraz wyeliminowanie niemal do zera ryzyka wystąpienia błędów i związanych z nimi korekt, stanowią jedną z najważniejszych korzyści osiągniętych dzięki temu wdrożeniu.
Profil działalności
Centrum Integracji Społecznej Arka w Wieleniu to jednostka realizująca zadania z zakresu reintegracji społecznej i zawodowej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Działalność CIS opiera się na przepisach Ustawy o zatrudnieniu socjalnym oraz Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Specyfika funkcjonowania jednostki wymaga prowadzenia szczegółowej dokumentacji dotyczącej uczestników programów oraz rozliczania tzw. świadczeń integracyjnych, które różnią się istotnie od klasycznych wynagrodzeń pracowniczych.
Dlaczego wybrano oprogramowanie Asseco Wapro Gang
Na rynku brak jest dedykowanych systemów kadrowo-płacowych w pełni dostosowanych do specyfiki Centrów Integracji Społecznej. Kluczowym kryterium wyboru była możliwość elastycznego dostosowania systemu do obowiązujących przepisów oraz procesów wewnętrznych jednostki. System Wapro Gang, dzięki otwartej architekturze i możliwości rozbudowy, pozwolił na zaprojektowanie rozwiązań dopasowanych do specyfiki świadczeń integracyjnych. Przeprowadzone analizy oraz konsultacje umożliwiły przygotowanie dedykowanych mechanizmów wspierających rozliczenia oraz generowanie wymaganej dokumentacji.
Zakres wdrożenia
Podstawą wdrożenia był system Wapro Gang w wariancie 365 PRESTIŻ 50, który został rozszerzony o dedykowane funkcjonalności. Wdrożenie rozpoczęto od przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, która pomogła w przygotowaniu wymaganych dodatkowych funkcjonalności oraz zaplanowaniu poszczególnych etapów wdrożenia. Oprogramowanie zostało rozbudowane o kartoteki pozwalające na rejestrację danych osób, będących uczestnikami projektów:
Kartoteka Świadczenia integracyjne pozwala na rejestrację umowy świadczenia, z określeniem kluczowych dat oraz informacji wykorzystywanych w procesie emisji dokumentacji:
W systemie mamy również możliwość rejestracji absencji uczestników, rozliczania urlopów wypoczynkowych, czy premii uznaniowych. Świadczenie dla uczestnika nie jest zwykłym „wynagrodzeniem za pracę” w rozumieniu klasycznej umowy o pracę, tylko świadczeniem integracyjnym wypłacanym w ramach programu reintegracji społecznej i zawodowej. Z tego powodu sposób ustalania wynagrodzenia opiera się na przepisach ustawy o zatrudnieniu socjalnym oraz aktach wykonawczych i procedurach stosowanych przez Centra Integracji Społecznej. Za rozliczanie wynagrodzenia w systemie Wapro Gang odpowiada dedykowany typ listy płac – Świadczenie integracyjne:
Lista automatycznie nalicza wynagrodzenie, kontroluje i rozlicza wysokość potrąceń wynikających z nieobecności (z uwzględnieniem okresu próbnego), zgodnie z ustawą o zatrudnieniu socjalnym.
Uzupełnieniem rozliczenia wynagrodzenia jest wyemitowanie dokumentacji, na którą składa się:
- wstępne rozliczenie finansowe świadczeń integracyjnych:
- korespondencja kierowana do właściwego urzędu pracy:
- szczegółowe rozliczenie wysokości świadczeń integracyjnych:
W oparciu o zarejestrowane dane generujemy z systemu umowy uczestnictwa w CIS, zaświadczenia o zarobkach oraz zestawienia emerytalne uczestników. Poza tym mamy do dyspozycji pełną, bogatą funkcjonalność jaką oferuje oprogramowanie Wapro Gang.
Korzyści
Wdrożenie zintegrowanego systemu kadrowo-płacowego Wapro Gang pozwala prowadzić pełną dokumentację kadrowo-płacową oraz rozliczenia wynagrodzeń pracowników Centrum Integracji Społecznej Arka, co jest dużym ułatwieniem w funkcjonowaniu jednostki. Największe korzyści z wdrożenia nowego systemu związane są jednak z obsługą świadczeń integracyjnych. Zaprojektowane i udostępnione kartoteki pozwalają zarejestrować wszystkie niezbędne informacje dotyczące uczestników projektów bezpośrednio w systemie, gdzie dostęp do danych jest łatwy, szybki i usystematyzowany. Integracja z dedykowaną świadczeniobiorcom listą płac pozwala na precyzyjne rozliczenie wynagrodzeń, bez konieczności ręcznego nanoszenia zmian czy wspomagania się arkuszami kalkulacyjnymi. Obliczanie świadczeń przebiega błyskawicznie, a co najważniejsze, jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Uzupełnieniem rozliczeń jest emisja dokumentacji, której generowanie w systemie Wapro Gang jest bardzo proste. Dzięki opracowanym drukom, dedykowanym listom płac oraz zautomatyzowanemu procesowi obliczeń i uzupełniania danych, dokumentacja gotowa jest praktycznie po naliczeniu wynagrodzeń.
Zmiany w programie objęły również rozliczenia roczne, co pozwala zautomatyzować proces rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz z Urzędem Skarbowym. Proces generowania oraz wysyłki deklaracji jest prosty, bezpieczny oraz zgodny z przepisami.
Dedykowane adaptacje zaprojektowane i wdrożone w systemie Wapro Gang pozwalają przede wszystkim zaoszczędzić użytkownikom sporo czasu, ale również sprawiają, że rutynowe czynności wykonywane co miesiąc są wykonane precyzyjnie, ich dokładność jest powtarzalna, a gromadzone informacje wykorzystać można w prosty sposób do celów sprawozdawczych.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu Wapro Gang w Centrum Integracji Społecznej Arka w Wieleniu pokazuje, że nawet przy braku dedykowanych rozwiązań branżowych możliwe jest skuteczne dopasowanie systemu ERP do specyficznych wymagań jednostki. Dzięki odpowiedniej analizie i konfiguracji udało się stworzyć spójne środowisko do obsługi świadczeń integracyjnych, które łączy zgodność z przepisami z wysokim poziomem automatyzacji. Projekt przełożył się na realne usprawnienie pracy, ograniczenie błędów oraz oszczędność czasu, co ma szczególne znaczenie w organizacjach realizujących zadania społeczne i operujących na złożonych regulacjach prawnych.