Jak uzyskać certyfikat KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z systemu KSeF stanie się obowiązkowe niemal dla wszystkich podatników, a dotychczasowe tokeny autoryzacyjne będą ważne jedynie do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów wprowadza nową, bezpieczniejszą i bardziej elastyczną metodę identyfikacji użytkowników – certyfikaty KSeF.
Od stycznia 2027 r. certyfikaty zastąpią tokeny jako główny sposób uwierzytelniania w API KSeF 2.0.
Czym są certyfikaty KSeF?
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, które potwierdza tożsamość użytkownika lub firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. będą one konieczne do logowania się w systemie KSeF 2.0 oraz do wystawiania faktur offline, np. podczas awarii systemu lub braku dostępu do internetu.
Rodzaje certyfikatów
- Certyfikat do uwierzytelniania w systemie KSeF – używany do logowania i integracji z API.
- Certyfikat do wystawiania faktur offline – umożliwia oznaczenie faktury kodem QR lub linkiem weryfikacyjnym.
Każdy typ certyfikatu wydawany jest oddzielnie – nie ma jednego certyfikatu do obu zastosowań.
Certyfikat przypisany do osoby fizycznej może być używany tylko przez tę osobę. Certyfikaty firmowe są przypisane do organizacji – firma odpowiada za ich właściwe stosowanie.
Czym jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)?
Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy i uprawnione osoby mogą korzystać z nowego Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Jest to kluczowe narzędzie przygotowujące do wdrożenia KSeF 2.0, które rozpocznie się 1 lutego 2026 r.
MCU umożliwia:
- zarządzanie uprawnieniami w KSeF,
- składanie wniosków o certyfikaty,
- pobieranie certyfikatów niezbędnych do korzystania z systemu.
Moduł będzie dostępny od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Później jego funkcje przejmie aplikacja podatnika KSeF 2.0 oraz zintegrowane programy komercyjne korzystające z API KSeF 2.0.
Rodzaje uprawnień w MCU
- Uprawnienia właścicielskie – automatycznie przypisywane do NIP-u podatnika, obejmują m.in. wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie uprawnieniami i jednostkami podrzędnymi, przeglądanie historii sesji. Te uprawnienia są nieusuwalne.
- Uprawnienia dla wskazanych osób – przyznawane na podstawie zawiadomienia ZAF FA składane do urzędu skarbowego, umożliwiają zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie jednostkami, przeglądanie historii sesji. Dodatkowo można nadawać uprawnienia do wystawiania faktur w trybie samofakturowania czy VAT RR.
Kto może otrzymać certyfikat?
- Osoby fizyczne z NIP-em (np. przedsiębiorcy jednoosobowi) lub PESEL-em, które posiadają nadane uprawnienia w KSeF.
- Podmioty z NIP-em, uwierzytelnione kwalifikowaną pieczęcią.
- Osoby lub podmioty korzystające z kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej (bez NIP-u/PESEL-u), za pomocą odcisku palca.
Jak wygenerować certyfikat w Module Certyfikatów i Uprawnień?
- Zaloguj się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień.
- Wybierz metodę autoryzacji: Profil zaufany, certyfikat kwalifikowany z NIP/PESEL, certyfikat kwalifikowany bez z NIP-em/PESEL-em (odcisk palca).
- Określ kontekst logowania - wskaż identyfikator podatnika: NIP, wewnętrzny, VAT-UE.
- Złóż wniosek o certyfikat KSeF: wskaż nazwę certyfikaty, hasło, przeznaczenie, datę początku ważności.
- Pobierz i przechowaj certyfikat.
Certyfikaty nabierają mocy prawnej 1 lutego 2026 r. Przed tą datą nie uda się ich użyć.
Jak wprowadzić certyfikat KSeF do Wapro Mag?
Program Wapro Mag umożliwia wprowadzenie wygenerowanych certyfikatów przed 1 lutego 2026 r. Certyfikaty te użytkownik będzie mógł rejestrować w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Do 1 lutego 2026 r. generowanie certyfikatów jest możliwe w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Od 1 lutego 2026 r. zostanie udostępniona możliwość generowania certyfikatów KSeF automatycznie rejestrowanych w krajowym systemie e-Faktur bezpośrednio w programie Wapro Mag.
Aby wprowadzić certyfikaty do programu, należy w oknie konfiguracji usługi Businesslink, na zakładce Uprawnienia KSeF kliknąć opcję Pokaż certyfikaty KSeF.
Pierwszym certyfikatem KSeF, jaki należy zarejestrować jest certyfikat firmy. Certyfikat ten służy do pobierania dokumentów z KSeF i takie uprawnienie należy mu nadać podczas generowania w aplikacji MCU.
Przed rejestracją certyfikatu w programie Wapro Mag pojawi się pytanie, czy za pomocą tego certyfikatu będzie można również wysyłać faktury. W przypadku, gdy odpowiedź nie będzie twierdząca, należy zarejestrować certyfikaty dla użytkowników wystawiających faktury.
Do wprowadzenia certyfikatu KSeF wygenerowanego poza oprogramowaniem Wapro ERP, np. w MCU, niezbędne jest wskazanie hasła podanego podczas generowania certyfikatu KSeF w aplikacji Ministerstwa Finansów, certyfikatu oraz klucza. Generując certyfikat w aplikacji Ministerstwa Finansów, należy pamiętać o nadaniu właściwych uprawnień.
Po wprowadzeniu wygenerowanego certyfikatu przed 1 lutego 2026 r. system poinformuje użytkownika, że certyfikat zostanie zarejestrowany 1 lutego 2026 r. Po przetworzeniu i zarejestrowaniu certyfikatu jego dane pojawią się w oknie konfiguracji Busnesslink, w sekcji Uprawnienia KSeF firmy.
W następnym kroku należy zarejestrować osobne certyfikaty dla użytkowników wprowadzających dane faktur. Służą do tego przyciski Wygeneruj certyfikat i Wyślij certyfikat dostępne w dolnej części okna konfiguracji usługi Businesslink.
Certyfikaty offline
Aby móc wystać faktury w trybie offline, należy dla każdego uprawnionego użytkownika zarejestrować certyfikat offline. W przypadku awarii KSeF, tryb wystawiania faktur offline jest włączany automatycznie. Dane dokumentów wystawionych w tym trybie zostaną automatycznie wysłane do KSeF niezwłocznie po ustaniu awarii. W oknie konfiguracji Businesslink, na zakładce Dziennik trybów pracy KSEF widoczny jest dziennik awarii KSeF. Użytkownik posiada możliwość ręcznego wyłączenia awarii, przy czym, jeśli awaria będzie nadal trwać, to tryb offline zostanie przywrócony. Użytkownik posiada również możliwość ręcznego włączenia trybu OFFLINE24.
W tym trybie dane dokumentów będą wysyłane do KSeF podczas najbliższej synchronizacji. Faktury wystawione w trybie offline będą zawierać dwa kody QR będące linkami prowadzącymi do dokumentów wystawionych w KSeF oraz do weryfikacji certyfikatu wystawcy faktury. Aby było to możliwe, dane dokumentu muszą zostać wysłane do KSeF.