Jak wygenerować token KSeF?
Token nie powinien być przekazywany, zapisywany w żadnym pliku, czy przesyłany e-mailem, ponieważ od niego zależy bezpieczeństwo danych handlowych firmy znajdujących się w KSeF. Operacja wprowadzania tokena do programu powinna polegać wyłącznie na skopiowaniu go do pamięci podręcznej komputera, a następnie wklejeniu w odpowiednie pole w interfejsie programu i zatwierdzeniu.
W wariancie BIZNES użytkownik może wygenerować token tylko dla jednej firmy.
Po skonfigurowaniu Businesslinka wyświetli się opcja Wygeneruj token - zadziała, jeśli właściciel firmy dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub posiada kwalifikowaną pieczęć firmy. Można także pozyskać token za pośrednictwem aplikacji Ministerstwa Finansów.
Aby przystąpić do rejestrowania tokenu firmy/biura rachunkowego, należy uruchomić bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów Aplikacja Podatnika KSeF i zalogować się w profilu firmy. Poniższe przykłady na potrzeby dokumentacji zostały przygotowane na środowisku testowym KSeF.
Po zalogowaniu się w lewym menu należy postawić znacznik w polu z oświadczeniem o wykorzystywaniu fikcyjnych danych i kliknąć przycisk Przejdź dalej. W następnym kroku należy wybrać pozycję Zaloguj uwierzytelnieniem testowym.
W oknie uwierzytelniania danych należy wprowadzić NIP firmy w sekcjach Testowy certyfikat i Podpisz żądanie autoryzacyjne i kliknąć przycisk Uwierzytelnij do aplikacji testowej.
W wyświetlonym menu należy wybrać pozycję Generuj token, a następnie uzupełnić nazwę tokena i wybrać role (uprawnienia), które ma obsługiwać. Dla programu finansowo-księgowego wystarczy uprawnienie do przeglądania, jeżeli jednak ten sam token ma być wykorzystywany w programie zarządzania sprzedażą, należy wybrać rolę z większymi uprawnieniami.
Następnie należy kliknąć przycisk Generuj token. W kolejnym oknie należy kliknąć przycisk Odśwież, aby wyświetlić wygenerowany token.
Po kliknięciu przycisku Kopiuj token zostanie skopiowany do pamięci podręcznej, skąd można go wkleić bezpośrednio do programu.
W kolejnym kroku należy przejść do programu Wapro Mag, kliknąć opcję Wyślij token i wkleić kod.
Po kliknięciu przycisku Zatwierdź token zostanie zarejestrowany w usłudze Businesslink.
Obecnie API udostępniane przez MF dla usługi KSeF nie posiada możliwości automatycznego sprawdzenia, jakie uprawnienia ma dany token. Bardzo istotne jest uważne generowanie tokenu i wskazanie odpowiednich uprawnień, jakie powinien posiadać, aby nie pojawiały się problemy w komunikacji z usługą.
Następnie należy kliknąć przycisk Dalej i w oknie ustawień parametrów konfiguracji zdefiniować dane.
Po kliknięciu przycisku Dalej system poinformuje o prawidłowej integracji usługi Businesslink.
Jak przypisać token do pracownika?
Uprawnienia mogą być nadane dla całej firmy (wszyscy użytkownicy komunikują się z usługą w procesie wysyłki i odbierania faktur jednym tokenem) lub na poziomie użytkownika.
Jeśli firma ma bardziej sformalizowane role, może rozdzielić proces zapisywania faktur w systemie od procesu wysyłki ich do KSeF. Można rozdzielić te role poprzez przypisanie tokenu do pracownika. Proces przypisania dostępny jest do zainicjowania na zakładce Uprawnienia KSeF i nie różni się niczym od nadawania tokenu dla firmy poza faktem, że system powiąże token z użytkownikiem a nie z firmą.
W trakcie komunikacji z usługą system sprawdza czy posiada token dla firmy. Jeśli token nie jest przypisany, to sprawdza jego przypisanie dla konkretnego użytkownika.