Czym jest symulator KSeF?
Symulator KSeF jest zestawem operacji dodatkowych dostępnych głównie z poziomu modułu Bufor dokumentów. Mechanizm ten umożliwia zasymulowanie obsługi dokumentów wysyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur i z niego odbieranych.
Symulator KSeF działa wyłącznie na demonstracyjnej bazie danych Wapro ERP. Jest to podyktowane względami bezpieczeństwa - pozwala użytkownikom na wykonywanie tych operacji na odseparowanej bazie, na danych przykładowych. Pozwala to zminimalizować ryzyko zbędnego wprowadzenia do systemu nowych dokumentów, które mają wpływ na kartoteki oraz stan magazynowy.
Symulator nie komunikuje się z jakimkolwiek środowiskiem KSeF i działa w pełni lokalnie, symulując proces komunikacyjny poprzez tworzenie fikcyjnych faktur na fikcyjne dane.
Za pomocą tych operacji użytkownik może sprawdzić następujące przypadki:
- Proces przesłania dokumentu handlowego sprzedaży z rejestru dokumentów handlowych do bufora oraz symulację wysyłki do KSeF - sprawdzenie jak zmienią się statusy dokumentu i identyfikatory KSeF.
- Wydruk dokumentu handlowego z podglądem przykładowego kodu QR, analogicznie jak w przypadku faktur wysyłanych do KSeF.
- Odbiór losowej liczby faktur przy każdym uruchomieniu operacji pobrania dokumentów. Faktury takie importowane są na losowych kontrahentów zarówno takich, którzy widnieją w kartotece kontrahentów, jak i na nowych nieistniejących. Analogicznie wygląda import pozycji - faktury posiadają różne ilości pozycji i widnieją w kartotekach lub są zupełnie nowe. Pozwala to sprawdzić, jak te dokumenty będą wyglądać, a także umożliwia skonfigurowanie uprawnień ograniczających widoczność nowych faktur, które nie są zmapowane na istniejących kontrahentów. Dodatkowo użytkownik może sprawdzić funkcje dodawania kontrahentów z bufora lub artykułów, a także mapować je na istniejące pozycje.
Jak uruchomić symulator?
Aby uruchomić symulator, należy na serwerze SQL odtworzyć bazę WAPRO_DEMO, która dostarcza dane w trybie demonstracyjnym. W tym celu należy pobrać Instalator Wapro ERP i na liście produktów, w sekcji Dane demonstracyjne (tylko baza danych przykładowych bez ww. aplikacji Wapro ERP) zaznaczyć opcję DEMO.
Spowoduje to pobranie wzorca bazy WAPRO_DEMO z opcją jej odtworzenia pod taką nazwą w systemie.
Operacje bufora
Uruchomienie aplikacji pozwala użytkownikowi wybrać na liście wyboru, na ekranie logowania bazę WAPRO_DEMO. Po jej wyborze i próbie logowania (login: admin, hasło: puste) pojawi się ekran wyboru wariantu. Symulator KSeF nie jest związany z konkretnym wariantem, więc można wybrać dowolny.
W menu Inne wyświetli się pozycja Bufor dokumentów. W tym miejscu będą widoczne dokumenty przychodzące i wychodzące. Aby w buforze pojawiła się faktura, która ma być wysłana do KSeF, należy przejść do modułu Dokumenty handlowe i wystawić przykładową fakturę.
Wysyłanie dokumentów
Po zaznaczeniu jednej bądź kilku faktur z rejestru należy w dolnej części okna wybrać opcję Operacje lub kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać menu Operacje dodatkowe, a następnie kliknąć opcję Prześlij zaznaczone dokumenty do KSeF (DEMO). Spowoduje to wysłanie dokumentu do bufora oraz automatyczną symulację wysyłki do KSeF. Taki dokument po wydrukowaniu lub utworzeniu PDF będzie zawierał przykładowy kod QR na FV.
Na bazie WAPRO_DEMO znajdują się przykładowe dane demonstracyjne, którymi można operować. Oprócz tego można także wprowadzić własne nazwy kontrahentów i artykułów.
Dokumenty na tej bazie mogą być wystawiane w dowolny sposób - limitem jest 100 dokumentów, które mogą powstać w głównym rejestrze dokumentów handlowych.
W buforze dostępna jest także operacja wysyłki dokumentów do KSeF - może być użyta, jeśli użytkownik chce wysyłać dokumenty etapami. Najpierw może przenieść dokument z rejestru do bufora, a następnie z bufora wysłać do KSeF. Jeśli użytkownik zapozna się z działaniem usługi, może je wysyłać bezpośrednio z głównego rejestru - spowoduje to wysyłkę do bufora i z bufora do usługi, ale za pomocą jednej operacji.
Odbieranie dokumentów
Aby odebrać dokumenty, należy przejść do bufora przez wybranie menu Inne | Bufor dokumentów. Następnie, podobnie jak w przypadku procesu wysyłania dokumentów, w menu Operacje należy wybrać opcję Pobierz dokumenty z KSeF (DEMO).
Za każdym razem po uruchomieniu operacji, po chwili oczekiwania na wykonanie operacji na liście pojawi się losowa liczba dokumentów, które w wirtualny sposób zostały pobrane z usługi. System działa losowo i tworzy różne wariacje dokumentów:
- Na nowych kontrahentów.
- Na istniejących kontrahentów.
- Na nowe pozycje.
- Na istniejące pozycje.
- Na różne ilości pozycji.
Ta losowość pozwala pokazać użytkownikowi jak będzie wyglądała w praktyce komunikacja z Krajowym Systemem e-Faktur. Automatycznie w buforze zaczną pojawiać się dokumenty, które ktoś wystawił na NIP użytkownika. Dokumenty te są automatycznie importowane do bufora i użytkownik musi podjąć decyzję co z nimi zrobić:
- Przenieść je do głównego rejestru - utworzyć stan.
- Zignorować i nie przenosić - faktury błędne/oszustwa lub koszty, jeśli nie chce ich mieć w systemie.
- Przenieść na magazyn kosztów.
Jeśli po imporcie system nie znajdzie kartoteki kontrahenta, oznaczy kolumnę Kontrahent klucz kolorem czerwonym i wyświetli dopisek NOWY KONT, który oznacza, że jest to faktura na kontrahenta, którego jeszcze nie ma w systemie.
Jak generować załączniki dokumentów?
Na zakładce Załączniki zarówno dokumenty wysyłane, jak i odbierane mają odpowiednio utworzone załączniki dokumentów - tak jak ma to miejsce przy prawdziwej komunikacji z KSeF. Dokumenty wychodzące posiadają pliki w formacie XML zgodnym z transformatą FA, podobnie dokumenty odbierane. Dzięki temu użytkownik, klikając prawy przycisk myszy na nazwie załącznika, może wybrać opcję Podgląd i zobaczyć, jak wygląda oryginalna faktura z KSeF na wizualizacji wg transformaty dostarczanej przez Ministerstwo Finansów.