Jak działa kreator wysyłki danych JPK?
Program Wapro JPK przeznaczony jest do:
- wysyłania plików JPK na serwer Ministerstwa Finansów (MF), na żądanie organów podatkowych,
- co miesięcznego wysyłania cyklicznych plików JPK_VAT na serwer MF,
- wysyłania plików JPK mailem na adres mail wskazany w parametrach użytkownika.
Wszystkie operacje można wykonać kolejno, korzystając z poleceń na zakładce Przetwarzanie lub każdorazowo korzystać z kreatora przetwarzania danych.
Jak korzystać z opcji Pobierz i wyślij?
Funkcja Pobierz i wyślij działa kontekstowo, zależnie od wybranej w programie zakładki listy dziennika programu.
- Dziennik lub Dziennik wg firm - uruchomiony zostanie proces przygotowania i wysyłania jednego lub wielu plików JPK jednej firmy za dowolnie zdefiniowane okresy,
- Wysyłanie seryjne - uruchomiony zostanie proces przygotowania i wysyłania cyklicznych plików JPK_VAT z wielu firm za dowolnie zdefiniowany miesiąc rozliczeniowy.
Funkcja Pobierz i wyślij na zakładkach Dziennik oraz Dziennik wg firm
Jeżeli proces przetwarzania i wysyłania danych zostanie uruchomiony po kliknięciu opcji Pobierz i wyślij z innych zakładek niż Wysyłanie seryjne, proces nie będzie przetwarzał wszystkich firm z listy firm, a jedynie wybraną na tych zakładkach pozycję dziennika. Po kliknięciu przycisku zostanie uruchomiony kreator przetwarzania danych.
Funkcja Pobierz i wyślij na zakładce Wysyłanie seryjne
Zgodnie z założeniami operacja przygotowywania danych do wysyłki seryjnej przygotowanych plików cyklicznych JPK powinna być uruchamiana na zakładce Wysyłanie seryjne. Po wybraniu profilu według którego ma być przeprowadzona operacja przetwarzania, należy na zakładce Start kliknąć opcję Pobierz i wyślij. Program umożliwia pobieranie danych ze źródłowych baz danych systemu Wapro ERP oraz z plików JPK_VAT przygotowanych przez inne programy. Aby pobierać dane z różnych typów źródeł danych, dla każdego należy przygotować odpowiedni profil wysyłania.
Niezależnie od typu źródła po kliknięciu przycisku Pobierz i wyślij na ekranie pojawi się formatka Seryjne wysyłanie plików cyklicznych (JPK_VAT) umożliwiająca:
wysyłanie seryjne plików JPK_VAT za bieżący okres rozliczeniowy. Aby wysłać dane za bieżący okres rozliczeniowy, należy wskazać okres, za który dane mają być pobrane i wysłane.
wysyłanie seryjne korekt plików JPK_VAT za poprzednie okresy rozliczeniowe. Aby wysłać korekty plików JPK_VAT za wcześniejsze okresy, wymagane jest, aby w programach źródłowych (Wapro Fakir i Wapro Kaper) w tabelach Informacja o stanie przygotowania danych firmy dla WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny, w okresach rozliczeniowych, za które mają być wysłane korekty status Wysłane został zmieniony przez księgowego na Gotowe do wysyłania.
Jak określić zakres dat prezentowanych danych?
Sekcja Zakres dat jest przeznaczona do określenia okresów (dat od i do). Zakres dat można ustawiać na dwa sposoby:
przez rozwinięcie listy okresów,
za pomocą kalendarza. W tym przypadku kontrolka rozwija się, udostępniając dwa kalendarze. Lewy do wyboru zakresu Od, a prawy do wyboru zakresu Do.
Jak seryjnie przetwarzać dane?
Przetwarzanie seryjne danych pobranych z baz danych systemu Wapro ERP
Po wybraniu profilu, określeniu okresu rozliczeniowego za jaki zamierzamy wysłać pliki cykliczne i naciśnięciu przycisku Zapisz (klawisz F10), program natychmiast:
- zmienia ustawienia szybkiego filtra w głównym menu programu na wybrany okres rozliczeniowy,
- dla wszystkich firm przydzielonych do wybranego profilu tworzy automatycznie pozycje dziennika,
- rozpoczyna przetwarzanie zgodnie z definicją profilu.
Po kliknięciu przycisk Pobierz i wyślij zmieni się automatycznie na polecenie Zatrzymaj. Rozpoczęty proces można w dowolnym momencie przerwać. Ponowne kliknięcie przycisku Pobierz i wyślij uruchomi proces przetwarzania od miejsca, w którym proces został przerwany.
Cały proces jest widoczny na zakładce Wysyłanie seryjne i przenosi się kolejno z jednego pola listy do drugiego. Pole, w którym zakończone zostało przetwarzanie zmieni status w zależności od wyniku. W polu zmienia się symbol graficzny i opisowy statusu.
Wykaz statusów stosowanych w programie:
- Oczekuje - proces oczekuje na rozpoczęcie,
- W trakcie - proces rozpoczęty, oczekuje na zakończenie,
- Zakończony - proces zakończony sukcesem,
- Błąd - proces zakończony błędem.
W aktualnie przetwarzanym polu pojawi się pasek postępu oraz opis tekstowy procentowego postępu danego etapu. Po zakończeniu całego procesu przetwarzania dla wszystkich firm z listy za wybrany okres rozliczeniowy, zakładka Wysyłanie seryjne może wyglądać jak na poniższym zrzucie.
W oknie widoczne są pozycje dzienników z informacją o stanie przygotowania do pobierania danych do tworzenia JPK_VAT, statusy przetwarzania poszczególnych etapów oraz informacja o tym, na jaki serwer zostały wysłane pliki (kolumna Serwer - S). Jeżeli zostały wysłane na serwer testowy, to w wierszu pojawi się litera T, a jeżeli na produkcyjny - litera P. Aby uzyskać więcej informacji o procesie przetwarzania, wystarczy rozwinąć wiersz. Na poziomie pliku wyświetlane są dane o pliku, a zamiast opisów słownych statusów etapów przetwarzania data i czas zakończenia każdego etapu.
Jak z powyższego przykładu wynika nie dla wszystkich firm z listy pliki JPK_VAT zostały wysłane. Przykładowy proces przetwarzania uruchomiony był zgodnie z profilem systemowym, z zaznaczonymi opcjami weryfikacji pobieranych danych do JPK_VAT, z naliczoną za ten sam okres rozliczeniowy deklaracją VAT-7 oraz pobierania danych wyłącznie z firm, w których księgowi zaznaczyli wybrany okres rozliczeniowy jako przygotowany do pobierania danych do JPK_VAT. Ww firmie 1 przetwarzanie zostało przerwane i w pobieraniu danych XML pojawił się błąd, a w firmie 2 pobieranie danych zostało przerwane, ponieważ firma nie ma jeszcze przygotowanych danych do pobierania - ikona 
w kolumnie Przygotowanie.
W takim przypadku pozycję dziennika dla firmy 1 należy usunąć i poprawić błąd w programie źródłowym. Następnie można ponownie uruchomić polecenie Pobierz i wyślij dla tego samego okresu rozliczeniowego. Program pominie przetwarzanie firm, dla których pliki JPK_VAT zostały wcześniej wysłane, a przetworzy wyłącznie dane firmę 1 za ten okres, jeżeli w międzyczasie firma 2 nie będzie już gotowa do pobierania danych JPK_VAT. Aby odświeżyć informację o stanie przygotowania firmy do pobierania danych JPK_VAT należy użyć skrótu F6. Jeżeli w między czasie firma 2 zostałaby przygotowana do pobierania danych JPK_VAT, status na ekranie uległby zmianie, a ponowne uruchomiony proces Pobierz i wyślij przetworzyłby dane firmy 2 i wysłał plik JPK_VAT na serwer MF.
Przyczynę błędu można zidentyfikować w podglądzie danych. W prezentowanych danych testowych, w programie źródłowym dla przykładu w deklaracji usunięta została kwota naliczonego podatku należnego w jednym z pól deklaracji. W oknie Podgląd danych, w kolumnie Deklaracja widoczna jest wartość zero dodatkowo oznaczona ikoną błąd - , a w kolumnie Różnica po zaokrągleniu widoczna obliczona różnica pomiędzy kolumnami Rejestr, czyli podsumowanymi pobranymi danymi a kolumną Deklaracja, czyli kwotą znajdującą się w naliczonej deklaracji VAT-7.
Proces przetwarzania danych w programie w trakcie seryjnego wysyłania plików cyklicznych kończy się na etapie wysyłania plików XML na serwer MF, ponieważ proces odbierania UPO został uniezależniony i zautomatyzowany. Jeżeli w programie są zarejestrowane pliki, dla których nie odebrano jeszcze UPO, program Wapro JPK automatycznie uruchomi proces wysyłania żądania odbioru UPO na serwer MF i będzie go powtarzał aż dla wszystkich plików je odbierze.
Jeżeli po pierwszym uruchomieniu program nie odbierze UPO, zmieni status w kolumnie UPO z na , a opis zmieni się na W trakcie. Proces automatycznego wysyłania żądania odbioru UPO powtarzany jest domyślnie co 10 minut. Okres ten można zmienić w parametrach użytkownika. Po wysłaniu wszystkich plików cyklicznych można wydrukować raport za ten sam okres rozliczeniowy.
Przetwarzanie seryjne danych pobranych z plików JPK_VAT
Możliwość przetwarzania seryjnego danych pobranych z plików JPK_VAT przeznaczona jest do szczególnych zastosowań. Umożliwia pobranie danych jednej firmy za jeden okres rozliczeniowy z wielu plików. Dane zostaną scalone i będą mogły być wysłane na serwer MF, pod warunkiem, że NIP oraz nazwa firmy w nagłówkach plików będą zgodne.
Nie zalecamy wykonywania tej operacji w jednym kroku, to znaczy od pobrania do wysyłki bez weryfikacji pobranych danych. Po pobraniu dane powinny być dokładnie sprawdzone i porównane z naliczoną za ten sam okres rozliczeniowy deklaracją VAT.
Program nie weryfikuje i nie porównuje danych pobranych z plików JPK_VAT z deklaracją VAT, tak jak to się dzieje w analogicznej operacji przetwarzania danych pobranych ze źródłowych baz danych systemu Wapro ERP. W tym przypadku za zgodność odpowiada użytkownik.
Jeżeli konieczne jest wysłanie takich plików na serwer MF, najpierw należy pobrać i dokładnie sprawdzić dane, a dopiero w drugim etapie przygotować plik JPK_VAT i wysłać go.
Jeżeli w programie jest już przygotowany odpowiedni profil wysyłania (ma zaznaczony Rodzaj profilu = Pobieranie danych z plików XML (JPK_VAT)), wystarczy wybrać go na zakładce Wysyłanie seryjne, a następnie kliknąć przycisk Pobierz i wyślij.
Na ekranie wyświetli się okno umożliwiające wybór okresu rozliczeniowego, za który mają zostać pobrane dane. Po kliknięciu przycisku Zapisz (klawisz F10) na ekranie wyświetli się kolejne okno podsumowujące wynik pobierania danych z plików JPK_VAT znajdujących się w lokalizacji wskazanej w definicji profilu.
Program przeszuka wskazany folder i:
- wybierze wyłącznie pliki przygotowane zgodnie z aktualnym schematem JPK_VAT,
- sprawdzi je i pobierze dane wyłącznie z poprawnych plików,
- pobierze dane z plików za żądany okres rozliczeniowy.
Jeżeli w folderach są pliki spełniające powyższe warunki, po kliknięciu przycisku Zapisz (klawisz F10) okno importu danych zostanie zamknięte, a w głównym oknie programu pojawią się dodane pozycje dziennika.
Po sprawdzeniu danych należy przygotować profil, który na podstawie pobranych wcześniej danych wygeneruje pliki JPK_VAT, a następnie wyśle je na serwer Ministerstwa Finansów.
Jak korzystać z kreatora przetwarzania danych JPK?
Kreator przetwarzania danych JPK automatyzuje proces wysyłania plików JPK, przez co operacje przetwarzania danych, przygotowania pliku i wysłania go są łatwiejsze i szybsze. Kreator umożliwia wybór trybu pracy i wysyłania plików na serwer MF zarówno w celu wysłania obowiązkowych plików JPK_VAT, jak innych plików JPK na żądanie organu podatkowego. Dodatkową opcją jest możliwość wysyłania plików na wskazany adres e-mail. Niezależnie od wybranego trybu pracy kreatora, proces przetwarzania danych w celu wysłania plików JPK w jednym procesie polega na wykonaniu przez kreator kolejno:
Kreator wykonuje wszytskie operacje w jednym ciągłym procesie. Aby go uruchomić, należy przejść na kartę Start i wybrać zakładkę Dziennik lub Dziennik wg firm, a następnie kliknąć opcję Pobierz i wyślij.
Definiowanie parametrów
W pierwszym kroku należy zdefiniować parametry określające zakres przetwarzanych danych.
W sekcji Rodzaj importu należy wybrać czy będzie to import:
- z bazy danych SQL aplikacji WAPRO - wyświetli się pole Baza danych, które za pośrednictwem okna Wybierz bazę danych umożliwi wybór bazy danych. Każda baza danych może zawierać wiele firm, dlatego poniżej pola Baza danych dostępne jest pole Firma, które analogicznie umożliwia wybór z firmy.
- Import z pliku (MDB, XML, ZIP) - wyświetli się pole Plik źródłowy, które za pośrednictwem eksploratora systemowego umożliwia wybór pliku, z którego dane będą importowane.
W sekcji Rodzaj wysyłki należy określić czy przygotowywany plik JPK:
- jest plikiem wysyłanym obowiązkowo,
- jest plikiem wysyłanym na żądanie organu podatkowego i ma być wysłany na serwer MF. Dodatkowa opcja Wyślij na serwer testowy umożliwia przełączenie adresu wysyłki z serwera produkcyjnego MF na testowy lub na odwrót. Domyślny serwer definiowany jest w Parametrach użytkownika.
- ma być wysłany pocztą elektroniczną na wskazany w parametrach użytkownika adres mail. Po zaznaczeniu tej opcji wyświetli się pole o nazwie Wyślij na wskazany adres e-mail, które trzeba obowiązkowo wypełnić.
W sekcji Okres i dane firmy należy zdefiniować okres za jaki mają być przygotowane wysłane dane oraz wybrać firmę, której dane mają być wysłane.
Jeżeli przed użyciem kreatora do programu została dodana jedna firma, kreator automatycznie wybierze ją i wyświetli jej dane identyfikacyjne na pierwszym ekranie. Natomiast jeżeli firm przed użyciem kreatora zostało dodanych więcej, kreator nie wybierze żadnej firmy a pozostawi wybór użytkownikowi. Na pierwszym ekranie pola Firma, Adres oraz Urząd będą puste. Wyboru firmy będzie można dokonać po kliknięciu przycisku oznaczonego ikoną 
. Jeżeli firma nie jest jeszcze zarejestrowana w programie, można ją w tym momencie dodać.
Uzupełnienie danych dziennika
Po zdefiniowaniu parametrów przetwarzania danych należy doprecyzować informacje na temat dziennika. W sekcji Dziennik dostępne jest pole Numer dziennika, które można edytować. Zawartość listy w sekcji Pozycje dziennika zależna jest od wyboru opcji w poprzednim kroku, w sekcji Rodzaj wysyłki:
Wysyłanie pliku cyklicznego - w sekcji Pozycje dziennika dostępna jest lista wysyłanych cyklicznie plików obowiązkowych. Każdą pozycję można edytować, klikając przycisk
Popraw(klawiszF2).
Wysyłanie pliku na żądanie oraz Wysyłanie pliku mailem - w obu przypadkach na liście wyświetli się lista wszystkich plików, które obowiązują firmę.
Aby przejść do kolejnego kroku, konieczne jest zaznaczenie na liście plików, które mają być wysłane.
Import i eksport
Po rozpoczęciu pobierania danych, na ekranie widoczne będą paski postępu przeprowadzanych operacji.
Po pobraniu danych i utworzeniu pliku JPK paski postępu znikną, a w ich miejsce pojawią się przycisk umożliwiający podgląd danych, a także lista pobranych danych JPK oraz przygotowanych plików JPK. W pierwszej kolumnie listy znajduje się przycisk Podgląd zawartości pliku XML.
Opcja Podgląd pobranych danych, tzn. danych pobranych ze źródła i zapisanych w bazie danych programu Wapro JPK.
Po zweryfikowaniu danych poprzez ich przeglądanie w bazie oraz w utworzonym pliku JPK (powyżej) można przejść do kolejnego kroku.
Podsumowanie
W kolejnym kroku program automatycznie wyśle utworzony plik JPK, a na ekranie wyświetli się podsumowanie.
Po kliknięciu przycisku Zakończ okno kreatora zostanie zamknięte. Po zakończeniu jego działania w dzienniku programu pojawi się nowa pozycja.
Jeżeli plik zostanie wysłany elektronicznie np. do księgowości firmy czy biura rachunkowego, w dzienniku również pojawi się nowa pozycja, ale będzie inaczej oznaczona.
Jak pobierać dane JPK?
Kreator umożliwia import danych do bazy programu Wapro JPK z:
- baz danych MS SQL programów w wariantach BIZNES oraz BIURO:
- Wapro Fakir - JPK_KR, JPK_VAT, JPK_WB,
- Wapro Kaper - JPK_PKPiR, JPK_EWP, JPK_VAT,
- Wapro Mag - JPK_FA, JPK_MAG, JPK_VAT (uproszczony).
- bazy danych programu Wapro Fakturka - JPK_FA, JPK_VAT w wariantach BIZNES oraz BIURO,
- aktualnej wersji plików:
- JPK_FA, JPK_VAT - warianty BIZNES oraz BIURO,
- skompresowanego pliku ZIP przygotowanego w programie Wapro Fakturka zawierającego dane JPK_FA, JPK_VAT - warianty BIZNES oraz BIURO,
- pliku w formacie CSV przygotowanego przez Wapro Fakturka zawierającego dane JPK_FA, JPK_VAT w wariancie BIURO.
Bazy danych muszą znajdować się na tym samym MS SQL Serwerze, w związku z tym przed uruchomieniem kreatora należy na MS SQL Serwerze uruchomić bazę danych, z której dane mają być importowane.
Aby dane mogły być importowane, użytkownik Wapro JPK musi mieć prawo dostępu do danych w tej bazie. Opisy dotyczące globalnego uprawnienia użytkownika do pobierania danych z bazy programu do bazy danych Wapro JPK znajdują się w instrukcjach:
Kreator importu uruchamiany jest po przejściu do widoku Przetwarzanie | Pobieranie danych JPK. Obsługa procesu pobierania danych z baz danych nieco różni się od pobierania danych z plików JPK. Rozpoczniemy od pobierania danych ze źródłowych baz danych.
Wybór źródła danych
W przypadku pobierania danych z baz danych MS SQL programów Wapro ERP, w bazie mogą znajdować się dane jednego lub wielu programów Asseco Wapro, dlatego w kolejnej formatce kreatora wyświetlone są bazy danych wraz z nazwami programów, których struktury znajdują się w bazie. Nazwa bazy wyświetlona jest na liście tyle razy ile rodzajów struktur programów, z których dane mogą być importowane do Wapro JPK znajduje się w danej bazie.
Jeżeli zalogowany użytkownik, tzn. jego login i hasło nie mają globalnych uprawnień dostępu do danych z wybranej bazy danych, koniecznie należy zaznaczyć opcję Zastosuj inną nazwę użytkownika i hasło, niż użyte podczas logowania do WAPRO JPK, a następnie w polach Nazwa użytkownika oraz Hasło należy wpisać dane do logowania, które mają takie uprawnienia.
Przed przystąpieniem do importu danych warto zdefiniować we wszystkich bazach danych użytkowników o tej samej nazwie i haśle, a następnie utworzyć takiego użytkownika w Wapro JPK. Po wykonaniu tych operacji, każdorazowo po zalogowaniu do Wapro ERP, program automatycznie uwierzytelni użytkownika i nie będzie wymagał dodatkowego logowania.
W przypadku pobierania danych z bazy programu Wapro Fakir, należy zaznaczyć opcję Import z pliku, a następnie kliknąć ikonę . Na ekranie pojawi się okno eksploratora umożliwiające wskazanie właściwej bazy danych. Najpierw należy wybrać rodzaj pliku, który ma zostać zaimportowany. W tym przypadku należy wybrać bazę danych Microsoft Access, a następnie plik bazy, z której mają być pobrane dane.
Aby przejść do kolejnego kroku, należy kliknąć przycisk Następny.
Pobieranie danych z pliku CSV, XML skompresowanego pliku CSV w archiwum ZIP nie różni się niczym od pobierania danych z bazy Wapro Fakturka, która jest plikiem o rozszerzeniu MDB. W oknie Pobieranie danych JPK należy zaznaczyć tę samą opcję o nazwie Import z pliku, a następnie kliknąć ikonę znajdującą się po prawej stronie pola lokalizacji bazy danych. Na ekranie pojawi się okno eksploratora umożliwiające wskazanie właściwego pliku.
Program pozwala na wybranie plików: CSV, XML skompresowanego pliku CSV w archiwum ZIP. Po wybraniu źródła danych i podaniu danych do logowania należy przycisnąć przycisk Następny.
Wybór firmy
W kolejnym kroku należy wybrać firmę, z której dane mają zostać importowane. Jeżeli w wybranej bazie znajduje się kilka firm, na formatce kreatora pojawi się lista dostępnych.
Aby przejść do kolejnego kroku należy kliknąć przycisk Następny.
Wstawianie danych o pozycji dziennika oraz zakresie importowanych danych
Na zakładce Książka kontroli należy wprowadzić dane identyfikujące kontrolę, to jest Numer kontroli oraz okres za jaki przeprowadzana jest kontrola w polach Data OD oraz Data DO. Dane opisowe związane z kontrolą można dodać na zakładce Opis.
W tym kroku należy zdefiniować również rodzaje danych oraz okresy, za jakie mają zostać pobrane w ramach kontroli. W tym celu w sekcji Pozycje należy kliknąć przycisk Dodaj. Na liście dodana zostanie nowa pozycja. Dane pozycji należy wstawiać i zmieniać bezpośrednio w wierszu listy. Po ustawieniu kursora w odpowiedniej kolumnie lista dostosuje sposób edycji do rodzaju danych przechowywanych w niej. Datę można wstawić ręcznie z klawiatury lub z wyświetlonego kalendarzyka. W polach, w których należy wybrać jakąś wartość z listy na ekranie pojawi się formatka z dostępnymi wartościami.
Jeśli lista wyboru składała się z wielu pozycji, można skorzystać z pola wyszukiwania. Z listy wybrane będą pozycje zawierające wpisywaną w pole wyszukiwania frazę.
W trakcie definiowania pozycji dla raportowania:
- obrotu magazynowego - wymagane jest wskazanie w kryteriach nazwy magazynu,
- wyciągu bankowego - wymagane jest wskazanie w kryteriach numeru rachunku bankowego,
Aby przejść do kolejnego kroku, należy kliknąć przycisk Następny.
Przed operacją pobierania danych do plików:
- JPK_VAT z programów Wapro Fakir i Wapro Kaper oraz Wapro Fakturka,
- JPK_FA z programu Wapro Fakir wariant BUDŻET oraz Wapro Fakturka.
program przeprowadzi wstępną weryfikację danych, tzn. sprawdzi w danych programów źródłowych czy zawierają wymagany komplet danych do przygotowania plików JPK. W przypadku wykrycia braków lub błędów, utworzy ich listę i przerwie pracę kreatora.
Proces wstępnej weryfikacji tworzy listę błędów oraz ostrzeżeń. Jeżeli na liście pojawią się błędy, proces importu należy przerwać i poprawić dane w programie źródłowym. Natomiast jeżeli pojawią się ostrzeżenia, decyzja o przerwaniu pracy kreatora należy do użytkownika. Przykładowo puste pola numeru identyfikacji podatkowej czy adresów kontrahentów oznaczane są jako ostrzeżenia. W przypadku pojawienia się wyłącznie ostrzeżeń, proces importu może być kontynuowany. Listę znalezionych braków należy dokładnie sprawdzić, a w uzasadnionych przypadkach można kontynuować pobieranie danych, klikając ponownie przycisk Następny.
W przypadku pobierania danych do innych plików, program nie weryfikuje wstępnie danych.
Pobieranie danych
W kolejnym kroku kreator pobierze dane według zdefiniowanych wyżej pozycji.
Po zakończeniu system wyświetli informację podsumowującą import danych. Po zamknięciu okna kreatora w książce kontroli zostanie dodana nowa kontrola.
W trakcie pobierania danych według schematu JPK_VAT, program Wapro JPK automatycznie wstępnie weryfikuje dane pod kątem zgodności ze schematem jak również może porównywać je z naliczoną w programie źródłowym deklaracją VAT-7.
Dane JPK_VAT - wstępna weryfikacja danych
W przypadku pobierania plików podlegających wstępnej weryfikacji danych, jeżeli w danych wystąpiły puste ale wymagane pola tekstowe, a użytkownik kontynuował pobieranie danych pomimo wyświetlonych ostrzeżeń, puste pola zostaną uzupełnione automatycznie słowem brak. Spowoduje to, że tak przygotowane pliki przejdą pozytywnie końcową walidację online i będą mogły być wysłane. Automatyczne wypełnianie pustych pól można wykorzystać tylko w uzasadnionych sytuacjach, np. do uzupełnienia numerów identyfikacji podatkowej kontrahentów będących osobami fizycznymi lub kontrahentów nieposiadających takich numerów, jak np. niektórzy kontrahenci zagraniczni.
Listę ostrzeżeń należy bardzo dokładnie sprawdzić. Jeżeli lista zawiera wyłącznie dozwolone braki można kontynuować pracę kreatora i pobrać dane. W przeciwnym razie należy kategorycznie przerwać pracę kreatora i uzupełnić dane w programie źródłowym, a następnie ponowić import uzupełnionych danych. Jeżeli dane nie zostaną poprawione w programie źródłowym, na serwer Ministerstwa Finansów zostaną wysłane niepełne dane.
Dane JPK_VAT - porównanie z naliczoną deklaracją VAT
Jeżeli przed pobraniem danych według schematu JPK_VAT, w programie źródłowym naliczona została deklaracja VAT-7 za ten sam okres rozliczeniowy, program ma możliwość w trakcie pobierania danych weryfikowania pobieranych danych JPK_VAT z deklaracją VAT-7. Program odpowiednio grupuje zapisy z rejestrów VAT, podsumowuje je i porównuje obliczone kwoty z kwotami w deklaracji.
Aby uruchomić operację porównywania, należy w Parametrach użytkownika zaznaczyć opcję Weryfikuj dane JPK_VAT z deklaracją VAT-7, a w profilu domyślnym wybrać opcję Weryfikuj dane JPK_VAT z deklaracją VAT-7.
Jeśli program wykryje taką rozbieżność, poinformuje o tym. Przykładowo podczas pobierania danych JPK_VAT za pomocą opcji Pobieranie danych JPK z głównego menu programu, kreator po pobraniu danych w ostatnim etapie zweryfikuje zgodność danych z deklaracją.
Po kliknięciu przycisku Następny kreator wyświetli opis znalezionej niezgodności.
Po zakończeniu pobierania danych można je zweryfikować, klikając opcję Podgląd danych.
Podgląd danych dla plików JPK_VAT prezentuje podsumowane dane w kolumnach:
- Rejestr - podsumowania pobranych danych,
- Deklaracja - odpowiednia kwota w deklaracji VAT-7.
W zaprezentowanym przykładzie widać, że naliczona w programie źródłowym deklaracja VAT-7 ma błąd. W jednym polu usunięta została kwota należnego podatku VAT. Pobrane dane należy usunąć w programie Wapro JPK. W kolejnym kroku należy usunąć rozbieżności w programie źródłowym i na koniec pobrać dane JPK_VAT ponownie do Wapro JPK.
Po pobraniu danych kreator pobierania zakończy pracę.
Jak utworzyć plik XML?
Tworzenie XML polega na eksporcie danych zapisanych w bazie, a następnie tworzeniu na ich podstawie pliku XML o wymaganej strukturze logicznej JPK i zapisaniu ich we wskazanej lokalizacji.
Przed uruchomieniem procesu tworzenia XML należy wskazać pozycję dziennika, której dane mają zostać zapisane w pliku XML.
Aby uruchomić kreator importu, należy przejść do widoku Przetwarzanie | Tworzenie XML.
Po uruchomieniu kreatora na ekranie pojawi się formatka z ekranem powitalnym. Aby przejść do kolejnego kroku, należy kliknąć przycisk Następny.
Definiowanie lokalizacji tworzonych plików XML
W drugim kroku należy określić lokalizację, w której kreator ma zapisywać tworzone pliki XML
Jeżeli z programu Wapro JPK będzie korzystać więcej użytkowników, należy wskazać wspólną, dostępną dla wszystkich lokalizację. Lokalizację plików można zdefiniować w Parametrach użytkownika.
Aby zmienić zaproponowaną domyślnie lokalizację, należy kliknąć ikonę i wskazać nową.
Aby przejść do kolejnego kroku, należy kliknąć przycisk Następny.
Eksport danych do plików XML
W trakcie eksportu tworzony plik zostanie automatycznie zwalidowany. Jeżeli operacja walidacji wykryje błędy, kreator eksportu wyświetli ich listę. Jeżeli dane nie mają błędów, po zakończeniu eksportu danych na ekranie zostanie wyświetlona nazwa utworzonego pliku wraz z lokalizacją.
Aby przejść do kolejnego kroku, należy przycisnąć przycisk Następny. Aby zakończyć pracę kreatora eksportu, należy przycisnąć przycisk Zakończ.
Jak wysłać plik XML?
Program pozwala na wysyłkę wyłącznie plików pozytywnie zwalidowanych i przygotowanych do wysyłki:
- Status walidacji = OK,
- Status przygotowania = przygotowany.
Do wysłania plików wymagany jest podpis kwalifikowany. W trakcie operacji wysyłania pliku, program poprosi o podpisanie wysyłanego pliku.
Aby wysłać plik należy wskazać go na liście plików pozycji książki kontroli. Po kliknięciu przycisku Wyślij program przygotowuje plik do wysyłki elektronicznej zgodnie ze Specyfikacją interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego opublikowaną przez MF. Następnie na ekranie wyświetli się informacja o trwającej operacji. W trakcie wysyłki użytkownik zostanie poproszony o podpisanie pliku. Po wysłaniu pliku, w wierszu pliku na liście zmieniony zostanie status wysyłania na wysłany oraz uzupełniona zostanie data i czas wysłania.
Jak odebrać i wydrukować UPO?
Odebranie UPO jest możliwe wyłącznie dla wysłanych plików XML, tzn. plików, których:
- Status walidacji = OK,
- Status przygotowania = przygotowany,
- Status wysyłania = wysłany.
Po wysłaniu pliku należy odebrać i zapisać UPO. Po wskazaniu pliku, dla którego chcemy odebrać UPO i kliknięciu przycisku Odbieranie UPO, po zakończeniu połączenia i odebraniu komunikatu na ekranie wyświetli się formatka informująca o przeprowadzonej transakcji.
Zgodnie z treścią komunikatu 1 oczekujące UPO, w programie zmieniony zostanie status UPO oraz Komunikat UPO.
Średni czas oczekiwania na UPO wynosi jedną do dwóch godzin. W momentach dużego obciążenia serwerów czas może wydłużyć się do kilku godzin. W momencie kiedy na serwerze MF pojawi się UPO, po kliknięciu przycisku Pobierz na ekranie pojawi się formatka z komunikatem o pobraniu jednego UPO i zmienią się statusy pliku.
Status UPO zmieni się z Oczekuje na Odebrane. Aby wyświetlić odebrane UPO, wystarczy kliknąć w menu głównym programu przycisk Pokaż.
Przycisk Drukuj UPO stanie się aktywny po zaznaczeniu pozycji wysłanych plików XML, których Status UPO = Odebrany.
Po wybraniu pozycji pliku XML i kliknięciu przycisku Drukuj wydrukowana zostanie papierowa wersja odebranego dokumentu elektronicznego UPO. Dokumenty UPO mogą być drukowane z programu seryjnie - wystarczy zaznaczyć wiele pozycji.
Po wydrukowaniu na zakładce Wysyłanie seryjne, w kolumnie D pojawi się ikona drukarki symbolizująca wydruk UPO dla danej firmy, tak aby można było łatwo odfiltrować pozycje z listy, które nie były jeszcze wydrukowane i wydrukować je seryjnie.