Obsługa programu

Główne okno programu

Główne okno programu składa się z dwóch zasadniczych części:

• Głównego menu programu - którego polecenia podzielone są na sześć zakładek:

  • System - zawiera polecenia zmiany hasła, dostęp do podglądu historii zdarzeń oraz zamknięcie programu;
  • Start - zawiera podstawowe polecenia przetwarzania danych, od pobrania danych z programów źródłowych aż do wysłania plików XML na serwer Ministerstwa Finansów;
  • Operacje - zawiera polecenia umożliwiające edytowanie, eksport oraz podgląd danych zapisanych w programie;
  • Przetwarzanie - zawiera polecenia przetwarzania danych, analogiczne do znajdujących się w zakładce "Start" oraz dodatkowo polecenia pobierania, wyświetlania UPO;
  • Administrator - udostępnia parametry konfiguracyjne, kartotekę użytkowników oraz listę firm;
  • Pomoc - przede wszystkim udostępnia dokumentację programu;

• Głównej listy dziennika - która wyświetlana jest w trzech zakładkach:

  • Dziennik - prezentuje chronologicznie wszystkie pozycje dziennika dodane w programie dla wszystkich firm;

  • Dziennik wg firm - prezentuje wszystkie pozycje dziennika pogrupowane według firm;

  • Wysyłanie seryjne - prezentuje wyłącznie pozycje związane z plikami wysyłanymi cyklicznie to znaczy plikami wysyłanymi okresowo, bez wezwania organu podatkowego. Na zakładce nie są widoczne pozycje związane z plikami wysyłanymi na żądanie organu podatkowego; Zakładka przeznaczona jest do technicznej obsługi wysyłki seryjnej dużej ilości plików cyklicznych.

    Informacja

    • Pozycje dziennika założone w trakcie przetwarzania danych do wysyłki seryjnej, są widoczne na pozostałych zakładkach.

    • Na zakładkach Dziennik oraz Dziennik wg firm widoczne są te same założone w programie pozycje dziennika. zarówno utworzone podczas przetwarzania kolejno etapami (Pobieranie danych JPK, Tworzenie pliku XML oraz wysyłanie plików XML) jak i podczas automatycznej wysyłki seryjnej, korzystając z polecenia Pobierz i wyślij na zakładce Wysyłanie seryjne. Wyświetlone dane różnią się wyłącznie układem wyświetlonych informacji.

      Jeżeli w programie założone są wyłącznie pozycje dziennika dla plików cyklicznych wtedy na wszystkich zakładkach wyświetlone są te same informacje.

Wszystkie polecenia głównego menu mogą być wykorzystywane na wszystkich zakładkach list dziennika jednak może się zdarzyć, że niekiedy ich działanie będzie się różnić w zależności od otwartej aktualnie zakładki w programie. Na przykład przycisk wysyłania seryjnego plików cyklicznych o nazwie Pobierz i wyślij będzie wysyłał seryjnie wyłącznie z zakładki Wysyłanie seryjne podczas, którego proces przetwarzania zakłada automatycznie nowe pozycje dziennika dla wysyłanych plików. Natomiast na pozostałych zakładkach jego użycie wymaga wskazania utworzonej już wcześniej pozycji dziennika czyli może służyć do na przykład dokończenia rozpoczętego wcześniej procesu. Przypadki tego typu omówione są w rozdziałach dotyczących tych poleceń.

Zakładka "Dziennik"

Poniżej zaprezentowany jest widok zakładki Dziennik. W lewej sekcji widoczne są kolejne pozycje z numerami oraz okresem za jaki przygotowane są dane i pliki a poniżej tej listy znajduje się informacja o firmie, której dotyczy wskazana wyżej pozycja dziennika. Natomiast po prawej stronie znajduje się lista schematów danych, według których zostały lub zostaną pobrane dane a następnie przygotowane i wysłane na serwer Ministerstwa Finansów pliki XML.

Jeżeli we wskazanej pozycji dziennika, tak jak w zaprezentowanym poniżej przykładzie, utworzony jest już plik XML, główny wiersz można rozwinąć klikając myszą mały znak "+" znajdujący się po lewej stronie wiersza, wskazany poniżej czerwoną strzałką:

Informacja

W przypadku przygotowywania danych i wysyłania plików XML na żądanie organu podatkowego, z jedną pozycją dziennika może być powiązanych wiele schematów a w sytuacji gdy według jednego schematu powstanie wiele plików XML, po rozwinięciu nadrzędnego wiersza schematu może pojawić się kilka podrzędnych wierszy plików XML.

Dla ułatwienia interpretacji wyświetlonych na ekranie informacji, na listach wprowadzone są oznaczenia graficzne określające zarówno status każdego etapu przetwarzania, jak również status pozycji dziennika jaki ma w wyniku procesu przetwarzania danych. Na prawej liście w głównym wierszu poza ikoną statusu znajduje się informacja tekstowa, nazwa statusu, natomiast w rozwiniętych wierszach podrzędnych zamiast nazwy statusu znajduje się informacja o dacie i czasie zakończenia każdego etapu.

Wykaz statusów stosowanych w programie

Ikona	Opis
	Oczekuje - proces oczekuje na rozpoczęcie
	W trakcie - proces rozpoczęty, oczekuje na zakończenie
	Zakończony - proces zakończony sukcesem
	Błąd - proces zakończony błędem

Pozycja dziennika firmy otrzymuje zawsze status ostatniego zakończonego etapu, jeżeli na przykład w wyniku wstępnej weryfikacji danych na etapie pobierania danych, program wykryje błąd, cała pozycja dziennika, w lewej sekcji głównej listy otrzymuje status błąd.

Zakładka "Dziennik wg firm"

Układ zakładki Dziennik wg firm nieco różni się od opisanego wyżej. W lewej sekcji wyboru znajduje się lista firm, dla których w programie zostały utworzone pozycje dziennika natomiast po prawej stronie wyświetlona jest lista pozycji dziennika wybranej po lewej stronie firmy. Ze względu na to, że na tej zakładce wszystkie informacje, które wyświetlane były w dwóch sekcjach, lewej i prawej na zakładce Dziennik, na zakładce Dziennik wg firm muszą być wyświetlone wszystkie w prawej sekcji listy, na tej liście nadrzędny wiersz pozycji dziennika ma dwa podpoziomy. Podpoziom schematów a te z kolei podpoziom utworzonych na ich podstawie plików XML. Obrazuje to poniższy przykład:

Pozostałe zasady obowiązujące na zakładce Dziennik wg firm są dokładnie takie same jako opisane dla zakładki Dziennik. Powyżej widoczny przykład jest jest tą samą pozycją dziennika, która została pokazana w podpunkcie dotyczącym zakładki Dziennik.

Zakładka "Wysyłanie seryjne"

Informacje widoczne na Zakładce Wysyłanie seryjne nieco różnią się od dwóch informacji dostępnych na dwóch pozostałych. Ze względu na to, że ta zakładka przeznaczona jest do technicznej obsługi procesu przetwarzania danych i wysyłania plików cyklicznych z wielu firm za jeden okres rozliczeniowy, zakres wyświetlanych informacji został dostosowany do tego celu. Nie ma tu wszystkich informacji dotyczących dodanych pozycji dziennika a w przypadku gdyby konieczne było wysyłanie cyklicznie plików według dwóch różnych schematów, pojawią się one na liście jako dwa niezależne wiersze, z podpiętymi do nich wierszami podrzędnymi plików.

Dla ułatwienia porównania zakresu prezentowanych informacji na każdej z zakładek, na wszystkich przykładach, również poniższym, widoczna jest ta sama pozycja dziennika.

Ze względu na to, że proces wysyłania seryjnego sterowany jest definicjami profili wysyłania, w zakładce Wysyłanie seryjne, w lewej sekcji listy dostępne jest drzewo profili wysyłania z podpiętymi do profilu wysyłania firmami, które umożliwia szybkie filtrowanie głównej listy według profili to znaczy zestawów firm powiązanych z profilem wysyłania oraz według samych firm.

Uwaga

Aby wyświetlić na głównej liście zakładki Wysyłanie seryjne stan przetwarzania wszystkich firm, które zostały dodane do listy firm programu należy w lewej sekcji wybrać profil systemowy. Jako jedyny ma automatycznie podłączone wszystkie firmy dodane do listy firm w programie. Profile użytkownika mogą mieć podłączone dowolne firmy wybrane z listy firm a firmy mogą się powtarzać w profilach wysyłania.

Poza podstawowymi informacjami na temat przetwarzania danych w trakcie seryjnego wysyłania plików cyklicznych z wielu firm, na głównej liście zakładki Wysyłanie seryjne znajdują się dwie pomocnicze kolumny:

• D - w kolumnie, po wydruku UPO dla wybranej firmy lub wielu firm pojawi się ikonka drukarki symbolizująca wykonany wydruk;

• S - w kolumnie, po wysłaniu pliku XML pojawia się litera oznaczająca docelowy serwer Ministerstwa Finansów, na który został wysłany plik XML:

  • P - oznacza, że plik został wysłany na serwer produkcyjny;
  • T - oznacza, że plik został wysłany na serwer testowy;

Ograniczanie zakresu wyświetlanych danych, filtrowanie

Podstawowymi filtrami w każdej zakładce jest lista lub drzewko znajdujące się w sekcji po lewej stronie listy oraz Szybki filtr znajdujący się w głównym menu programu.

Lista po prawej stronie wyświetla zawsze dane w kontekście wybranej pozycji w sekcji po lewej stronie. Zakres wyświetlonych danych można dodatkowo ograniczyć do wybranych okresów rozliczeniowych za jaki przygotowane zostały wysłane pliki oraz do schematów JPK według których pliki zostały przygotowane. Decyduje o tym ustawienie Szybkiego filtra umożliwiającego określenie:

• Zakresu dat - czyli okresu za jaki przygotowane zostały pliki XML (JPK)

  Opis kontrolki "Zakres dat"

  Kontrolka Zakres dat jest przeznaczona do określenia okresów (dat od i do). Zakres dat można ustawiać na dwa sposoby:

  • Po przyciśnięciu czarnego trójkąta kontrolka rozwija domyślną listę okresów, które pozwalają szybko wybrać i zdefiniować okres zakresu dat:

    

  • Jeżeli wymagane jest określenie niestandardowego okresu, należy przycisnąć myszą ikonkę kalendarza. W tym przypadku kontrolka rozwija się udostępniając dwa kalendarze. Lewy do wyboru zakresu Od a prawy do wyboru zakresu Do.

    

  Aby zmienić domyślnie wybrany rok lub miesiąc, należy posłużyć się ikonkami strzałek znajdujących się po obu stronach nazwy miesiąca i numeru roku. Lewe strzałki cofają miesiąc i odpowiednio zmniejszają numer roku a prawe strzałki przesuwają miesiąc do przodu i odpowiednio zwiększają numer roku.

• Schematu - czyli schematu według, którego zostały przygotowane pliki XML (JPK).

Poza tym, zarówno w lewej sekcji jak i prawej można dodatkowo filtrować dane definiując filtry w nagłówkach kolumn. Możliwość ta jest bardzo pomocna w przypadku wysyłania seryjnego plików XML z wielu firm. Jeżeli na przykład chcemy, aby lista wyświetlała tylko pozycje z nieodebranym jeszcze UPO, wystarczy w kolumnie Odbieranie UPO zdefiniować odpowiedni filtr. Aby go zdefiniować należy wskazać wskaźnikiem myszy nagłówek kolumny i przycisnąć mały, szary symbol lejka po prawej stronie nagłówka kolumny a następnie wybrać z menu kontekstowego polecenie (Niestandardowe):

i na wyświetlonym okienku ustawić warunek, jak zaprezentowano poniżej:

Często w praktyce, wysyłka seryjna plików z wielu firm zostanie zakończona natomiast trzeba będzie czekać na odbiór UPO z serwera Ministerstwa Finansów. Takie ustawienie spowoduje, że w momencie kiedy automat wysyłający żądanie odbioru UPO będzie odbierał wystawione UPO, wiersze dla których odebrane zostały te dokumenty znikną z listy a pozostaną wiersze .dla których UPO nie zostało jeszcze odebrane.

Jeżeli na liście znajdują się również pozycje z niewysłanymi jeszcze plikami XML, powyższy warunek można zmodyfikować dodając do drugiej kolumny, kolumny Wysyłanie XML warunek:

Kolumny mające uruchomiony filtr oznaczone są symbolem graficznym filtra:

Aby usunąć zdefiniowane filtry można:

• wskazać symbolu graficznego filtra w nagłówku kolumny, przycisnąć lewy przycisk myszy i wybrać z menu polecenie (Wszystko);
• wskazać dowolne miejsce nagłówka kolumny, przycisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać polecenie Usuń filtr;

Drugim praktycznym przykładem filtrowania zaawansowanego jest możliwość wybrania z listy wszystkich wierszy, dla których UPO zostało odebrane a jeszcze nie wydrukowane. W takim przypadku aby wydrukować seryjnie dokumenty UPO można zdefiniować warunek złożony na dwóch kolumnach. Na kolumnie Odbieranie UPO i kolumnie D:

Informacja

Na zakończenie jeszcze jedna uwaga, wszystkie opisane wyżej metody filtrowania danych na wszystkich zakładach działają łącznie.

Proces przygotowania danych JPK i wysyłka

Pliki JPK muszą być dostarczane na serwery Ministerstwa Finansów w dwóch przypadkach:

1. na wezwanie organu podatkowego - konieczność przygotowania danych z jednej firmy i wysłania występuje stosunkowo rzadko, w trakcie kontroli skarbowych. Przypadek charakteryzuje się najczęściej koniecznością przygotowania kilku, różnego typu plików JPK dla jednej firmy, za różne okresy. W operacji tworzona jest jedna pozycja dziennika;
2. bez wezwania organów podatkowych - konieczność przygotowania i wysyłania występuje co miesiąc dla każdej firmy obsługiwanej przez biuro. Przypadek charakteryzuje się konieczności przygotowania dla każdej firmy pliku jednego typu (JPK_VAT) za ten sam okres rozliczeniowy. W operacji wysyłki plików JPK_VAT z wielu firm tworzonych jest wiele pozycji dziennika;

W związku z powyższym program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny wariant biuro umożliwia wysyłanie plików JPK na kilka sposobów dostosowanych do obsługi powyższych sytuacji.

Obsługa plików JPK przygotowywanych na wezwanie organów podatkowych

Do obsługi plików wysyłanych na wezwanie organów podatkowych dostępne są dwie metody przetwarzania danych i wysyłania plików JPK. Przetwarzane są dane jednej firmy:

• przygotowanie plików JPK i wysłanie w trakcie jednego procesu - polecenie głównego menu programu: Zakładka: Start | Polecenie: Pobierz i Wyślij przy wybranej zakładce dziennika: Dziennik lub Dziennik wg firm. Proces można przerwać na dowolnym etapie a następnie po wybraniu odpowiedniej pozycji dziennika, kontynuować go uruchamiając niewykonane jeszcze operacje przyciskami z głównego menu programu w zakładce Przetwarzanie. Analogicznie do opisanej poniżej metody wysyłania poprzez uruchamianie kolejno etapów przetwarzania danych;

• przygotowanie plików JPK i wysłanie w trzech, kolejno wykonywanych procesach:

  • pobrania danych JPK i zapisanie ich w bazie programu - polecenie głównego menu programu: Zakładka: Przetwarzanie | Polecenie: Pobierz dane JPK;
  • utworzenia wymaganych plików JPK i zapisania ich na dysku komputera - polecenie głównego menu programu: Zakładka: Przetwarzanie | Polecenie: Tworzenie XML;
  • wysyłanie przygotowanych plików JPK na serwer Ministerstwa Finansów polecenie głównego menu programu: Zakładka: Przetwarzanie | Polecenie: Wysyłanie XML`;

  Aby wysłać pliki JPK, należy kolejno wykonać powyższe trzy operacje.

  Uwaga

  W przypadku ewentualnego przerwania procesu realizowanego jednoetapowo (przycisk Pobierz i Wyślij przy wybranej zakładce dziennika: Dziennik lub Dziennik wg firm) można go później dokończyć wykonując brakujące etapy, wybierając odpowiednie polecenia w menu Przetwarzanie.

W obu powyższych metodach można wybrać typy plików JPK, które mają zostać wysłane, zakres danych a wynikowo utworzona jest jedna pozycja dziennika.

Obsługa cyklicznych plików JPK przygotowywanych bez wezwania organów podatkowych dla wielu firm

W celu przygotowania i wysłania cyklicznego pliku JPK_VAT dla jednej firmy, na przykład wysłania korekty należy użyć jednej z opisanych powyżej metod. Plik należy wysłać analogicznie do wysyłania plików na żądanie organów podatkowych. Jednak do obsługi i wysłania cyklicznych plików JPK przygotowywanych i wysyłanych bez wezwania organów podatkowych z wielu firm, przeznaczona jest metoda wysyłki seryjnej. Aby uruchomić operację należy wybrać listę dziennika programu w zakładce Wysyłanie seryjne i uruchomić polecenie głównego menu programu: Zakładka: Start | Polecenie: Pobierz i wyślij. Wysyłanie seryjne przeznaczone jest do wysyłania plików JPK_VAT z jeden, wybrany miesiąc rozliczeniowy z wielu firm w trakcie jednego procesu.

Uwaga

Przycisk w głównym menu programu: Zakładka: Start | Polecenie: Pobierz i wyślij działa kontekstowo, zależnie od wybranej na liście dziennika programu zakładce.

• przyciśnięcie tego przycisku w momencie kiedy na ekranie, główna lista dziennika otwarta jest na zakładce Dziennik lub Dziennik wg firm, spowoduje uruchomienie operacji przygotowywania plików JPK dla pojedynczej firmy i wysyłania ich w jednym procesie;

• przyciśnięcie tego przycisku w momencie kiedy na ekranie, główna lista dziennika otwarta jest na zakładce Wysyłanie seryjne, spowoduje uruchomienie operacji przygotowywania cyklicznych plików JPK_VAT dla wielu firm i wysyłania ich w jednym procesie.

  Operacja zostanie wykonana dla wszystkich firm przypisanych do wybranego w lewej sekcji okna profilu i operacja przetwarzania zostanie wykonana w zakresie zdefiniowanym profilu.

Przetwarzanie i wysyłanie plików JPK jednej firmy w jednym procesie lub etapami (tworzona jest jedna pozycja dziennika)

Tak jak to opisano wyżej, w przypadku konieczności wysłania jednego lub kilku plików JPK, w tym cyklicznego pliku JPK_VAT lub korekty plik JPK z jednej firmy należy na głównej liście dziennika wybrać zakładkę Dziennik lub Dziennik wg firm a następnie przycisnąć przycisk Pobierz i wyślij w głównym menu programu.

Uruchomiony zostanie kreator, który przygotuje dane, utworzy wymagane pliki JPK i wyśle je na serwer Ministerstwa Finansów, w dzienniku programu utworzona zostanie jedna pozycja.

Tak jak już to zostało powiedziane wcześniej, ten sam proces można przeprowadzić etapami.

W tym celu należy kolejno:

• Pobrać dane JPK z programu źródłowego, dane zostaną automatycznie zapisane w bazie danych programu Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny;
• Utworzyć plik XML i zapisać na dysku komputera;
• Wysłać przygotowany plik XML na serwer Ministerstwa Finansów;

Czyli kolejno wykonać operacje zaznaczone czerwonym prostokątem na powyższym obrazie. Polecenia poszczególnych etapów dostępne są na zakładkach Start oraz Przetwarzanie. Program odbierze UPO automatycznie, co pewien czas będzie wysyłał automatycznie żądanie pobrania UPO na serwer Ministerstwa Finansów aż do momentu odebrania wystawionego dokumentu. Odstęp czasu pomiędzy kolejnymi żądaniami można zmienić w Parametrach użytkownika.

W omówiony wyżej sposób można pojedynczo wysyłać również pliki cykliczne, wysyłane bez żądania organu podatkowego, jednak dla wielu firm może to być proces długotrwały i pracochłonny. Zdecydowanie bardziej efektywnym sposobem wysyłania plików cyklicznych z wielu firm jest wysyłanie seryjnie.

Przetwarzanie i wysyłanie cyklicznych plików XML z wielu firm seryjnie (tworzonych jest wiele pozycji dziennika)

Wysyłanie seryjne dedykowane jest wyłącznie do przetwarzania danych i seryjnej wysyłki plików cyklicznych, to jest plików wysyłanych okresowo bez wezwania organów podatkowych. Proces jest przystosowany do automatycznego wysyłania tych plików ze wszystkich firm zarejestrowanych na liście firm. Na liście mogą znaleźć się firmy obsługiwane w różnych programach źródłowych, na przykład Wapro Fakir Finanse i księgowość czy też Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny.

Informacja

Prosimy pamiętać aby każdorazowo dodać do listy firm, każdą firmę, dla której mają być wysyłane seryjnie pliki cykliczne. Jeżeli dla firmy dane zostaną pobrane po raz pierwszy kreatorem pobierania danych JPK, firma zostanie automatycznie dodana do listy firm.

Aby wysyłać pliki seryjnie należy korzystać z polecenia Pobierz i wyślij dostępnego w głównym menu programu na zakładce Start. Polecenie musi być uruchamiane przy wybranej zakładce Wysyłanie seryjne.

W przypadku, gdy dane w programach źródłowych są kompletne i poprawne i wybrany zostanie profil systemowy, który gwarantuje pobranie danych dla wszystkich firm znajdujących się na [liście firm]. Po przyciśnięciu przycisku Pobierz i wyślij, utworzone zostaną dla wszystkich firm przypisanych do profilu wysyłania nowe pozycje dziennika a wszystkie etapy oznaczone zostaną statusem Oczekuje a następnie rozpocznie się proces kolejnego wykonywania etapów procesu przetwarzania. Kolejność oraz zakres uzależniony jest od definicji profilu wysyłania. Po zakończeniu procesu wszystkie pliki XML zostaną wysłane, po pewnym czasie odebrane zostaną również pliki UPO a na ekranie widok listy będzie podobny do powyżej zaprezentowanego. Po zakończeniu etapów pobierania danych JPK, przygotowania plików XML oraz wysyłania plików XML zostaną oznaczone statusem Zakończone.

Po wysłaniu wszystkich plików cyklicznych można wydrukować raport.

Korekta nieprawidłowości w danych JPK

W pobieranych przez Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny danych mogą pojawić się nieprawidłowości, które program może wykryć w trakcie wstępnej weryfikacji danych JPK_VAT z programów finansowo - księgowych Wapro Fakir Finanse i księgowość lub Wapro Kaper Księga podatkowa lub w trakcie porównania podsumowań pobranych danych JPK_VAT z naliczonymi w programach źródłowych deklaracjami VAT-7 za ten sam okres obliczeniowy lub też w trakcie walidacji tworzonych plików XML co do zgodności danych z wymaganiami schematów JPK. Każdą z takich nieprawidłowości należy usunąć przed wysłaniem pliku XML na serwer Ministerstwa Finansów.

Uwaga

Program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny nie ma możliwości korygowania ani uzupełniania brakujących danych. Każdą pozycję dziennika zawierającą takie uchybienia należy usunąć z programu i po poprawieniu danych w programie źródłowym ponownie pobrać dane JPK, przygotować plik XML i dopiero wtedy wysłać go na serwer Ministerstwa Finansów. W przypadku plików cyklicznych można ponownie uruchomić Pobierz i wyślij, najlepiej przy wybranym profilu systemowym. Procedura przetwarzania seryjnego pominie zakończone etapy i wykona wyłącznie niewykonane. Jest to wygodniejsze rozwiązanie w przypadku konieczności poprawiania uchybień w kilku firmach. Dane wszystkich usuniętych pozycji zostaną ponownie pobrane i wysłane w jednym procesie.