Jak przygotować Wapro JPK do importu danych?
Program Wapro JPK to narzędzie stworzone z myślą o generowaniu Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) zgodnie z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów. Warto pamiętać, że w ramach samego programu użytkownicy nie mają możliwości ręcznego wprowadzania danych.
Do przygotowania plików XML niezbędnych do wysyłki, Wapro JPK czerpie informacje z innych systemów, takich jak programy do zarządzania sprzedażą, magazynami oraz aplikacje finansowo-księgowe. Dzięki temu cały proces staje się automatyczny i znacznie bardziej efektywny.
Aby skutecznie przygotować plik JPK, upewnij się, że Twoje oprogramowanie źródłowe jest w pełni zintegrowane z Wapro JPK. Właściwe zasilenie danych z programów do zarządzania sprzedażą i księgowości pozwoli na bezbłędne generowanie plików, które spełnią wymogi formalne i techniczne.
Programy stanowiące żródło danych dla Wapro JPK to:
- wg schematu JPK_KR - zestawienie obrotów i sald oraz dziennik księgi głównej,
- wg schematu JPK_VAT - ewidencja VAT,
- wg schematu JPK_WB - wyciągi bankowe.
- wg schematu JPK_PKPiR - zestawienie oraz zapisy KPiR,
- wg schematu JPK_EWP - zestawienie oraz zapisy z ewidencji przychodów,
- wg schematu JPK_VAT - ewidencja VAT.
- wg schematu JPK_FA - faktury VAT,
- wg schematu JPK_MAG - obrót magazynowy.
- wg schematu JPK_FA - faktury VAT.
- wg schematu JPK_EWP - sekcja ewidencji środków w pliku.
Program Wapro JPK współpracuje wyłącznie z aktualnymi wersjami wymienionych programów. Jeżeli wersje będą niezgodne, nie będzie możliwe pobranie danych z baz danych tych programów.
Wersje są uznawane za zgodne, jeżeli dwie pierwsze cyfry numeru wersji są takie same. Mogą zdarzać się odstępstwa od tej zasady, wynikające np. z rozszerzenia przez ustawodawcę zakresu wymaganych informacji przez schematy JPK. Zmiany narzucone przez MF będą powodowały aktualizacje programów, w celu ich dostosowania.
Jak zainstalować program i założyć bazę danych?
System źródłowy Wapro ERP, w zależności od potrzeb firmy może być zainstalowany i użytkowany na wiele sposobów. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na poprawne zainstalowanie programu Wapro JPK wraz z bazą danych programu.
W firmach prowadzących wewnętrzną księgowość zarówno programy do zarządzania sprzedażą, zarządzania sprzedażą i magazynami, jak i programy finansowo-księgowe mogą pracować na jednym lub wielu MS SQL Serwerach. Oznacza to, że programy mają rozłączne bazy danych. Jeżeli wszytskie pracują na jednym serwerze, mogą pracować na wspólnej lub rozłącznej bazie. W biurach rachunkowych najczęściej bazy danych klientów pracują na rozłącznych bazach danych programów finansowo-księgowych, działającyh na serwerach biur rachunkowych.
Ze względu na to, że baza danych programu Wapro JPK jest niezależna od baz danych pozostałych aplikacji i może importować dane wyłącznie z baz danych, które znajdują się na tym samym MS SQL Serwerze, ważne jest aby bazę danych utworzyć na właściwym serwerze.
Zalecamy,aby baza danych podstawowego modułu Wapro JPK znajdowała się na tym samym serwerze, na którym znajdują się dane programu finansowo-księgowego. Jest to bardzo istotne, ponieważ to z danych programu finansowo-księgowego co miesiąc należy wysyłać informację z ewidencji VAT. Dane z pozostałych aplikacji będą importowane sporadycznie, w trakce kontroli podatkowej. Aby zaimportować dane z innej aplikacji pracującej na rozłącznej bazie danych, wystarczy przenieść je w postaci archiwum i rozpakować na serwerze, na którym znajduje się baza danych głównego modułu Wapro JPK. Program połączy się z taką bazą i zaimportuje wymagane dane.
Inne instancje programu Wapro JPK mogą pełnić rolę pomocniczą, np. do testowego pobrania danych w celu wstępnej weryfikacji lub obejrzenia danych, które zostaną przekazane księgowości. Przykładowo klienci biur rachunkowych posiadający program Wapro Mag mogą w ten sposób weryfikować dane dla JPK zanim przekażą je do biura rachunkowego.
Proces instalacji Wapro JPK odbywa się automatycznie, analogicznie do procesu instalacji innych aplikacji systemu Wapro ERP. Program po połączeniu ze źródłową bazą ma dostęp do wszystkich znajdujących się w niej danych, dlatego powinien zostać zainstalowany na komputerach tych użytkowników, którzy będą odpowiedzialni w za przygotowywanie i przekazywanie organom podatkowym plików XML.
Operacja importu danych do przygotowania plików XML pozwala na pobranie wszystkich danych firmy, a w biurach rachunkowych wszystkich firm, dlatego dostęp do programu Wapro JPK może mieć tylko użytkownik posiadający najwyższe zaufanie i uprawnienia.
Jak przygotować program do importu danych?
Program Wapro JPK po połączeniu do źródłowej bazy danych umożliwia pobranie wszystkich ważnych danych, w związku z tym został zabezpieczony przed możliwością pobrania danych przez nieupoważnionych użytkowników.
Do źródłowej bazy danych mają dostęp tylko użytkownicy, którzy mają nadane globalne uprawnienia do pobierania danych z bazy w programie źródłowym.
Warto posiadać ten sam login i hasło we wszystkich źródłowych bazach danych, z których dane będą importowane do Wapro JPK i logować się tymi danymi przy wejściu do programu Wapro JPK. Podczas łączenia się z taką bazą, program nie będzie prosił o podanie danych.
Jeżeli operator programu zaloguje się danymi innego użytkownika, przy próbie łączenia się z każdą bazą danych będzie proszony o podanie danych do logowania.
Po pierwszym uruchomieniu programu użytkownik w roli ADMIN powinien zmienić swoje hasło, korzystając z opcji Zmiana hasła. Następnie powinien dodać pozostałych użytkowników Wapro JPK, korzystając z opcji Użytkownicy i zdefiniować im hasła. Nowi użytkownicy podczas pierwszego uruchomienia i zalogowania się do programu powinni zmienić hasło nadane przez Admina, korzystając z opcji Zmiana hasła.
Import danych odbywa się bezpośrednio ze źródłowych baz danych uruchomionych na tym samym serwerze, na którym znajduje się baza danych programu Wapro JPK. System nie wymaga, aby na tej samej maszynie uruchomiona była sama aplikacja - wystarczy uruchomić bazę danych. W związku z tym należy pamiętać o nadaniu stosownych uprawnień w programie źródłowym użytkownikowi, który będzie importował dane w Wapro JPK.
Globalne uprawnienie użytkownika do pobierania danych przy pomocy Wapro JPK nadawane jest z dowolnej firmy programu źródłowego i obejmuje dostęp do wszystkich firm w całej bazie danych.
Podsumowując, przed przystąpieniem do importu danych do programu Wapro JPK należy:
- przed przeniesieniem archiwum źródłowej bazy danych na serwer, na którym znajduje się baza danych programu Wapro JPK, nadać globalne uprawnienia pobierania danych bazy danych operatorowi Wapro JPK,
- w przypadku baz rozłącznych, zarchiwizować źródłową bazę danych i przenieść ją na serwer, na którym znajduje się baza danych Wapro JPK.