Informacje wstępne
Program WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny przeznaczony jest do przygotowywania plików JPK zgodnie z obowiązującym schematem i wysyłania ich na serwery Ministerstwa Finansów.
Organizacja systemu
W programie Wapro JPK Jednolity Plik KontrolnyJPK Jednolity plik kontrolny, danych do przygotowania plików XML będą dostarczały programy zarządzania sprzedażą i magazynami oraz programy finansowo - księgowe:
WAPRO Fakir Finanse i księgowość
- wg schematu JPK_KR - zestawienie obrotów i sald oraz dziennik księgi głównej;
- wg schematu JPK_VAT - ewidencja VAT
- wg schematu JPK_WB - wyciągi bankowe
- wg schematu JPK_PKPiR - zestawienie oraz zapisy KPiR;
- wg schematu JPK_EWP - zestawienie oraz zapisy z ewidencji przychodów
- wg schematu JPK_VAT - ewidencja VAT
- wg schematu JPK_FA - faktury VAT
- wg schematu JPK_MAG - obrót magazynowy
- wg schematu JPK_FA - Faktury VAT
- **wg schematu JPK_EWP - sekcja ewidencji środków w pliku
Program Wapro JPK Jednolity Plik KontrolnyJPK współpracuje wyłącznie z aktualnymi wersjami w/w programów. Jeżeli wersja będzie niezgodna, nie będzie możliwe pobranie danych z baz danych tych programów.
Wersje są zgodne jeżeli zgadzają się dwie pierwsze cyfry numeru wersji. Mogą zdarzać się odstępstwa od tej zasady, wynikające na przykład z rozszerzenia przez ustawodawcę zakresu wymaganych informacji przez schematy JPK, które będą wymagały w ciągu roku zmian w programach.
W związku z tym, że system Asseco WAPRO, w zależności od potrzeb firmy, może być zainstalowany i użytkowany na wiele sposobów, ważne jest aby właściwie zainstalować program WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny wraz z bazą danych programu.
W firmach prowadzących wewnętrzną księgowość zarówno programy do zarządzania sprzedażą lub zarządzania sprzedażą i magazynami oraz programy finansowo - księgowe mogą pracować na jednym lub wielu MS SQL Serwerach czyli programy mają rozłączne bazy danych. Jeżeli na jednym serwerze, wtedy mogą pracować albo na wspólnej bazie albo na rozłącznej. W biurach rachunkowych najczęściej bazy danych klientów pracują na rozłącznych bazach danych programów finansowo - księgowych, które pracują na serwerach biur rachunkowych.
Ze względu na to, że baza danych programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny jest niezależna od baz danych pozostałych aplikacji oraz ze względu na to, że może importować dane wyłącznie z baz danych, które znajdują się na tym samym MS SQL Serwerze, ważne jest aby bazę danych utworzyć na właściwym serwerze.
Sugerujemy aby baza danych podstawowego modułu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny znajdowała się na tym samym serwerze, na którym znajdują się dane programu finansowo - księgowego. Jest to istotne z tego powodu, że to z danych programu finansowo - księgowego co miesiąc trzeba wysyłać informację z ewidencji VAT a z pozostałych aplikacji dane będą sporadycznie, w czasie trwania kontroli podatkowej importowane do głównego modułu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny. Aby zaimportować dane z innej aplikacji, pracującej na rozłącznej bazie danych, wystarczy przenieść dane w postaci archiwum i rozpakować je na MS SQL Serwerze, na którym znajduje się baza danych głównego modułu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny. Program połączy się z taką bazą danych i zaimportuje wymagane dane.
Inne instancje programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny mogą pełnić rolę pomocniczą, na przykład do testowego pobrania danych w celu wstępnej weryfikacji lub obejrzenia danych, które zostaną przekazane księgowości. Na przykład klienci biur rachunkowych posiadający program WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn mogą w ten sposób weryfikować dane dla JPK znajdujące się w tym programie zanim przekażą je do biura rachunkowego.
Instalacja programu oraz zakładanie bazy danych programu
Proces instalacji programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny odbywa się automatycznie, analogicznie do procesu instalacji innych aplikacji systemu Asseco WAPRO. Ze względu na to, że program po połączeniu z źródłową bazą, ma dostęp do wszystkich znajdujących się w niej danych dlatego powinien zostać zainstalowany na komputerach tych użytkowników, którzy będą odpowiedzialni w firmie za przygotowywanie i przekazywanie organom podatkowym plików XML. Operacja importu danych do przygotowania plików XML pozwala na pobranie wszystkich danych firmy, a w biurach rachunkowych wszystkich firm, dlatego dostęp do programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny może mieć tylko użytkownik posiadający najwyższe zaufanie i uprawnienia.
Dostęp do programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny może mieć tylko użytkownik posiadający najwyższe uprawnienia w firmie.
Przygotowanie do importu danych
Jak już wcześniej zostało to napisane, program WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny po połączeniu do źródłowej bazy danych umożliwia pobranie wszystkich ważnych danych, w związku z tym program został zabezpieczony przed możliwością pobrania danych przez nieupoważnionych użytkowników.
Do źródłowej bazy danych mają dostęp tylko ci użytkownicy, którzy mają globalne uprawnienia użytkownika, nadane w programie źródłowym, do pobierania danych z bazy danych programu.
Wygodnie jest posiadać ten sam login i hasło we wszystkich źródłowych bazach danych, z których dane będą importowane do WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny i logować się tymi danymi przy wejściu do programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny. W takim przypadku podczas łączenia się z taką bazą danych, program nie będzie prosił o podanie prawidłowych danych, natomiast jeżeli operator programu zaloguje się danymi innego użytkownika, przy próbie łączenia się z każdą bazą danych będzie proszony o podanie poprawnych danych do logowania.
Po pierwszym uruchomieniu programu użytkownik ADMIN:
- powinien zmienić swoje "puste" hasło na inne, korzystając z opcji
Zmiana hasła - dodać innych użytkowników WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny korzystając z opcji
Użytkownicy, nadając im proste hasła (inne od docelowych)
Dodani do programu, nowi użytkownicy podczas pierwszego uruchomienia i zalogowania się do programu powinni zmienić założone hasło "techniczne" na docelowe korzystając z opcji Zmiana hasła.
Jak już wcześniej było to powiedziane import danych odbywa się bezpośrednio z źródłowych baz danych uruchomionych na tym samym serwerze, na którym znajduje się baza danych programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny, przy czym nie jest wymagane, aby na tej maszynie uruchomiona była sama aplikacja, wystarczy uruchomić samą bazę danych. W związku z tym prosimy pamiętać o nadaniu stosownych uprawnień w programie źródłowym, użytkownikowi, który będzie importował dane programem WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny, w przypadku baz rozłącznych przed wykonaniem archiwum i ewentualnym przeniesieniem na serwer, na którym znajduje się baza danych programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny.
Globalne uprawnienie użytkownika do pobierania danych modułem WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny nadawane jest z dowolnej firmy programu źródłowego ale obejmuje dostęp do wszystkich firm w całej bazie danych.
Podsumowując, przed przystąpieniem do importu danych do programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny należy:
przed przeniesieniem archiwum źródłowej bazy danych na serwer, na którym znajduje się baza danych programu WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny, nadać globalne uprawnienia pobierania danych bazy danych operatorowi WAPRO JPK Jednolity plik kontrolny;
w przypadku baz rozłącznych, zarchiwizować źródłową bazę danych i przenieść na MS SQL Serwer, na którym znajduje się baza danych Wapro JPK Jednolity Plik KontrolnyJPK;