Jakie są zasady wysyłania pliku JPK?

Wysyłanie plików JPK (Jednolitych Plików Kontrolnych) do organów podatkowych wymaga przestrzegania określonych zasad i poprawnego przebiegu procesu. Poniżej dostępny jest szczegółowy opis kroków, które należy wykonać, aby skutecznie i zgodnie z obowiązującymi wymogami przesłać plik JPK do Ministerstwa Finansów (MF).

1. Pierwszym etapem jest pobranie danych JPK z systemu źródłowego. Należy wybrać odpowiednią opcję w głównym menu programu, co spowoduje pobranie i zapisanie danych w bazie danych programu księgowego.
2. Kolejnym krokiem jest tworzenie pliku XML. Program generuje plik zgodnie z wybranym schematem JPK, który następnie musi zostać zapisany na dysku w odpowiednim formacie XML. Należy upewnić się, że plik jest poprawny i zgodny z obowiązującymi schematami, aby uniknąć problemów z poprawnością przesyłki.
3. Po wygenerowaniu i zapisaniu pliku XML należy wysłać plik JPK na serwer MF. Program umożliwia bezpośrednie przesłanie pliku dzięki funkcji wysyłki dostępnej w głównym menu. Po pomyślnym przesłaniu pliku, system automatycznie pobiera Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO), które stanowi oficjalne potwierdzenie prawidłowego dostarczenia pliku do organu podatkowego.

Poprawne wysyłanie plików JPK wymaga: pobrania danych, utworzenia pliku XML, wysłania go na serwer i odebrania UPO. Należy pamiętać, aby zawsze sprawdzać poprawność wygenerowanych plików oraz potwierdzeń, co zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami i uniknie ewentualnych sankcji. Przestrzeganie tych zasad gwarantuje bezproblemowe i bezpieczne rozliczenia podatkowe w systemie JPK.

Proces przygotowania danych JPK i wysyłka

Pliki JPK muszą być dostarczane na serwery Ministerstwa Finansów w dwóch przypadkach:

1. Na wezwanie organu podatkowego - konieczność przygotowania danych z jednej firmy i wysłania występuje dosyć rzadko - w trakcie kontroli skarbowych. W tym przypadku najczęściej należy przygotować kilka plików JPK różnego typu dla jednej firmy, za różne okresy. W operacji tworzona jest jedna pozycja dziennika.
2. Bez wezwania organów podatkowych - konieczność przygotowania i wysyłania występuje co miesiąc dla każdej firmy obsługiwanej przez biuro. W tym przypadku należy przygotować dla każdej firmy plik jednego typu (JPK_VAT), za ten sam okres rozliczeniowy. W operacji wysyłki plików JPK_VAT z wielu firm tworzonych jest wiele pozycji dziennika.

Program Wapro JPK w wariancie BIURO umożliwia wysyłanie plików JPK na kilka sposobów.

Obsługa plików JPK przygotowywanych na wezwanie organów podatkowych

Do obsługi plików wysyłanych na wezwanie organów podatkowych dostępne są dwie metody przetwarzania danych i wysyłania plików JPK. Przetwarzane są dane jednej firmy:

• przygotowanie plików JPK i wysłanie w trakcie jednego procesu. W tym celu należy przejść do widoku Start | Pobierz i Wyślij przy wybranej zakładce Dziennik lub Dziennik wg firm. Proces można przerwać na dowolnym etapie, a następnie po wybraniu odpowiedniej pozycji dziennika kontynuować go, uruchamiając operacje dostępne na zakładce Przetwarzanie,

• przygotowanie plików JPK i wysłanie w trzech kolejno wykonywanych procesach:

  • pobranie danych JPK i zapisanie ich w bazie programu - Przetwarzanie | Pobierz dane JPK,
  • utworzenie wymaganych plików JPK i zapisanie ich na dysku komputera - Przetwarzanie | Tworzenie XML,
  • wysyłanie przygotowanych plików JPK na serwer Ministerstwa Finansów - Przetwarzanie | Wysyłanie XML.

  Aby wysłać pliki JPK, należy kolejno wykonać powyższe trzy operacje.

  Uwaga

  W przypadku przerwania procesu realizowanego jednoetapowo (przycisk Pobierz i Wyślij na zakładkach Dziennik lub Dziennik wg firm) można go później dokończyć, wykonując brakujące etapy w menu Przetwarzanie.

W obu powyższych metodach można wybrać typy plików JPK, które mają zostać wysłane i określić zakres danych. Wynikowo utworzona zostanie jedna pozycja dziennika.

Obsługa cyklicznych plików JPK przygotowywanych bez wezwania organów podatkowych dla wielu firm

W celu przygotowania i wysłania cyklicznego pliku JPK_VAT dla jednej firmy, np. wysłania korekty należy użyć jednej z opisanych powyżej metod. Plik należy wysłać analogicznie do wysyłania plików na żądanie organów podatkowych. Do obsługi i wysłania cyklicznych plików JPK przygotowywanych i wysyłanych bez wezwania organów podatkowych z wielu firm, przeznaczona jest metoda wysyłki seryjnej. Aby uruchomić operację, należy wybrać listę dziennika programu na zakładce Wysyłanie seryjne i uruchomić polecenie głównego menu programu Start | Pobierz i wyślij. Wysyłanie seryjne przeznaczone jest do wysyłania plików JPK_VAT z jednego, wybranego miesiąca rozliczeniowego z wielu firm w trakcie jednego procesu.

Uwaga

Przycisk Pobierz i wyślij na zakładce Start działa kontekstowo, zależnie od zakładki wybranej na liście dziennika.

Kliknięcie przycisku, gdy główna lista dziennika otwarta jest na zakładce Dziennik lub Dziennik wg firm, spowoduje uruchomienie operacji przygotowywania plików JPK dla pojedynczej firmy i wysyłania ich w jednym procesie.

Kliknięcie przycisku, gdy główna lista dziennika otwarta jest na zakładce Wysyłanie seryjne, spowoduje uruchomienie operacji przygotowywania cyklicznych plików JPK_VAT dla wielu firm i wysyłania ich w jednym procesie. Operacja zostanie wykonana dla wszystkich firm przypisanych do profilu wybranego w lewej sekcji okna; operacja przetwarzania zostanie wykonana w zakresie zdefiniowanym profilu.

Przetwarzanie i wysyłanie plików JPK jednej firmy w jednym procesie lub etapami (tworzona jest jedna pozycja dziennika)

W przypadku konieczności wysłania jednego lub kilku plików JPK, w tym cyklicznego pliku JPK_VAT lub korekty plik JPK z jednej firmy, należy na głównej liście dziennika wybrać zakładkę Dziennik lub Dziennik wg firm, a następnie kliknąć przycisk Pobierz i wyślij w głównym menu programu.

Uruchomiony zostanie kreator, który przygotuje dane, utworzy wymagane pliki JPK i wyśle je na serwer MF, a w dzienniku programu utworzona zostanie jedna pozycja. Ten sam proces można przeprowadzić etapami.

W tym celu należy kolejno:

• pobrać dane JPK z programu źródłowego, dane zostaną automatycznie zapisane w bazie danych programu Wapro JPK,
• utworzyć plik XML i zapisać na dysku komputera,
• wysłać przygotowany plik XML na serwer MF.

Polecenia poszczególnych etapów dostępne są na zakładkach Start oraz Przetwarzanie. Program odbierze UPO automatycznie - co pewien czas będzie wysyłał automatycznie żądanie pobrania UPO na serwer MF aż do momentu odebrania wystawionego dokumentu. Odstęp czasu pomiędzy kolejnymi żądaniami można zmienić w parametrach użytkownika.

W ten sam sposób można pojedynczo wysyłać również pliki cykliczne, bez żądania organu podatkowego, jednak dla wielu firm może to być proces długotrwały i pracochłonny. Zdecydowanie bardziej efektywnym sposobem wysyłania plików cyklicznych z wielu firm jest wysyłanie seryjnie.

Przetwarzanie i wysyłanie cyklicznych plików XML z wielu firm seryjnie (tworzonych jest wiele pozycji dziennika)

Wysyłanie seryjne dedykowane jest wyłącznie do przetwarzania danych i seryjnej wysyłki plików cyklicznych, to jest plików wysyłanych okresowo bez wezwania organów podatkowych. Proces jest przystosowany do automatycznego wysyłania tych plików ze wszystkich firm zarejestrowanych na liście firm. Na liście mogą znaleźć się firmy obsługiwane w różnych programach źródłowych, np. Wapro Fakir czy Wapro JPK.

Warto wiedzieć

Należy pamiętać, aby każdorazowo dodać do listy firm każdą firmę, dla której mają być wysyłane seryjnie pliki cykliczne. Jeżeli dla wybranej firmy dane zostaną pobrane po raz pierwszy za pomocą kreatorem pobierania danych JPK, firma zostanie automatycznie dodana do listy firm.

Aby wysyłać pliki seryjnie, należy korzystać z opcji Pobierz i wyślij dostępnej w głównym menu programu, na zakładce Start. Polecenie musi być uruchamiane na zakładce Wysyłanie seryjne.

W przypadku, gdy dane w programach źródłowych są kompletne i poprawne, a także wybrany zostanie profil systemowy, który gwarantuje pobranie danych dla wszystkich firm znajdujących się na liście firm, po kliknięciu przycisku Pobierz i wyślij dla wszystkich firm przypisanych do profilu wysyłania utworzone zostaną nowe pozycje dziennika. Wszystkie etapy oznaczone zostaną statusem Oczekuje, a następnie rozpocznie się kolejny proces przetwarzania. Kolejność oraz zakres uzależnione są od definicji profilu wysyłania. Po zakończeniu procesu wszystkie pliki XML zostaną wysłane. Po pewnym czasie odebrane zostaną również pliki UPO. Po zakończeniu etapów pobierania danych JPK, przygotowania plików XML oraz wysyłania plików XML zostaną one oznaczone statusem Zakończone.

Po wysłaniu wszystkich plików cyklicznych można wydrukować raport.