Opis formatki danych

Poniżej zamieszczono opis większości pól w formatce dokumentu handlowego programu Wapro Mag.

Warto wiedzieć

Lista pól na formatce zależna jest od rodzaju wystawianego dokumentu np. faktura sprzedaży może mieć inne pola niż faktura zakupu.

• Typ dokumentu - decyzję podejmuje się dwustopniowo: najpierw określa, czy chodzi o dokument zakupu, czy sprzedaży, a potem wybiera właściwy typ (fakturę VAT, rachunek itd.).
• Numer - może być generowany automatycznie lub zostać wprowadzony ręcznie. Należy zapoznać się z opisem kartoteki typów dokumentów i konfiguracji programu. Numer faktury zakupu zawsze wprowadzany jest ręcznie, gdyż jest to dokument dostarczany przez kontrahenta.
• Data wystawienia.
• Kontrahent - nazwa dostawcy/odbiorcy przenoszona jest z dokumentu magazynowego.
• Tryb sumowania - należy określić, czy obliczenia mają być wykonywane według cen:
  • Netto - w przypadku wariantu z cenami netto program najpierw sumuje wartości netto z pozycji faktury dla poszczególnych stawek VAT. Następnie na podstawie obliczonych wcześniej wartości obrotów netto oblicza wartość kwoty podatku VAT oraz wartość obrotu brutto. Łączna wartość, netto, VAT i brutto, dokumentu handlowego jest wynikiem sumowania odpowiednich kwot w poszczególnych stawkach.
  • Brutto (z podatkiem VAT) - w przypadku dokumentu z cenami brutto najpierw dla poszczególnych stawek VAT sumowane są wartości brutto pobrane z faktury. Na tej podstawie program oblicza kwoty podatku VAT, zaś wartości netto dokumentu w poszczególnych stawkach są różnicami odpowiednich wartości brutto i podatku.

Podpowiedź

Po uzupełnieniu danych nagłówkowych sekcja nagłówka zostaje automatycznie zwinięta aby zwiększyć obszar roboczy do zarządzania pozycjami dokumentu. Można ją rozwinąć korzystając z ikony trójkąta po prawej stronie sekcji nagłówka.

Pamiętaj

Jeśli nie uzupełnisz wymaganych pól opcja zapis dokumentu nie jest możliwy. Program umieszcza stosowną informację w nagłówku dokumentu oraz oznacza czerwoną ramką i kolorem nieuzupełnione informacje.

Teoretycznie oba sposoby powinny prowadzić do identycznych wyników. Ponieważ jednak obliczenia wykonywane są ze skończoną dokładnością, zawsze przy tej okazji powstają różnice wynikające m.in. z zaokrągleń kwot do pełnych groszy.

Wybrany wariant dotyczy dokumentu handlowego (faktury VAT lub rachunku zwykłego). Paragon dokumentuje sprzedaż detaliczną i wystawiany jest zawsze w wariancie z cenami brutto.

• Walutowy - opcja dostępna w wariancie Prestiż Wapro Mag. Zaznaczana automatycznie, gdy wystawiana jest faktura walutowa sprzedaży. Przy włączonej opcji uaktywniają się pola: Waluta, Kurs, Z dnia w zakładce Informacje podstawowe (zob. dalej).
• Zaliczkowy - znacznik odpowiada wystawieniu dokumentu zaliczkowego, nie generuje on ruchu magazynowego do momentu wystawienia faktury końcowej.
• Faktura MP - faktura VAT dla osób rozliczających się na zasadach "Mały podatnik".
• Metoda kasowa - oznacza to wystawienie dokumentu przez podmiot korzystający z instytucji Mały podatnik oraz rozlicza się metodą kasową.
• Krajowy - opcja realizowana w powiązaniu z dokumentem walutowym jeśli użytkownik chce wystawić fakturę krajową w walucie obcej.
• Wewnętrzny - opcja realizowana przy wystawianiu faktury na własną firmę.
• Odwrotny - znacznik związany z dostawą towarów, dla których obowiązanym do rozliczenie podatku od towarów i usług jest odbiorca towaru lub usługi.
• Uproszczony - pozwala wystawić fakturę uproszczoną w EUR (do 100 EUR) lub PLN (do 450 PLN) dla kontrahentów, którzy podają tylko numer identyfikacji podatkowej bez danych firmy.

Zakładka Informacje nagłówkowe

• Data sprzedaży/zakupu.
• Data wpływu - pole dostępne przy zakupie towarów. Należy wpisać, kiedy do naszej firmy wpłynęła faktura od kontrahenta.
• Miejsce wystawienia - wartość domyślna może być zapisana w konfiguracji systemu.
• Płatnik - Wapro Mag rozróżnia firmę dostarczającą/odbierającą towar i firmę z którą prowadzimy rozrachunki. Domyślnie wartości obu pól są jednakowe. W programie przewidziano możliwość przypisania każdemu kontrahentowi lub grupie kontrahentów, innej firmy pełniącej rolę płatnika. Wówczas wybranie kontrahenta spowoduje automatyczne wypełnienie pola Płatnik. Opis znajduje się w rozdziale zatytułowanym "Kartoteka kontrahentów".
• Dokument odebrał - imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru faktury może być pobierane z kartoteki kontrahentów, lub wpisane ręcznie. Jeśli faktury stale odbiera ta sama osoba, można wpisać jej dane w kartotece kontrahentów korzystając z zakładki Kontakty, powiązania.
• Rabat/Narzut - pozwala podać procentową wartość narzutu i rabatu (odpowiednio ze znakiem + lub - ) dla faktury (dla wszystkich pozycji faktury łącznie). Ma to swoje odzwierciedlenie w pozycjach dokumentu (pole R/N 2). Natomiast przy tworzeniu specyfikacji towarowej można podać wartości narzutu i rabatu odnoszące się tylko do wybranej pozycji (pole R/N 1). Klawisz ekranowy P, znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo, bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych.
• Waluta-Kurs-Z dnia - pole uaktywnia się, gdy w nagłówku włączona jest opcja Dokument walutowy. Umożliwia to wybranie waluty, w której wystawiony zostanie dokument sprzedaży (pole dostępne tylko w wariancie Prestiż Wapro Mag).
• Kwota do zapłaty - pole nie podlega edycji. Wartość pola obliczana jest na podstawie specyfikacji towarowo-wartościowej faktury oraz uwzględnia wszystkie rabaty i narzuty. Początkowo wartość wynosi zero.
• Forma płatności - sposób zapłaty wybiera się z listy.
• Termin płatności - data płatności. Pola są ze sobą związane - podanie terminu płatności powoduje obliczenie daty płatności, a zmiana daty płatności spowoduje obliczenie w ciągu ilu dni, począwszy od dzisiejszego, ma nastąpić zapłata. Jeśli jako sposób płatności wybrano gotówkę z terminem 0 dni, program przyjmuje, że zapłata nastąpi od ręki i wypełnia pole wpłata bieżąca kwotą do zapłaty, blokując jednocześnie edycję tego pola.
• Suma zaliczek - pole informuje o łącznej kwocie dokonanych zaliczek. Klawisz Ctrl+L uruchamia moduł zaliczek, umożliwiający przypisanie do bieżącego dokumentu handlowego dokumentów finansowych związanych z konkretnym kontrahentem (o ile nie zostały już wykorzystane do rozliczenia innych faktur).
• Wpłata bieżąca - kwota wpłacona przez odbiorcę zostanie zaksięgowana jako wpływ gotówki do kasy. W kasie domyślnej dla danego użytkownika powstanie odpowiedni dokument KP z datą bieżącą, który w rozrachunkach zostanie potraktowany jako częściowe lub całkowite rozliczenie dokumentu handlowego.
• Uwagi - pole uwag przeznaczone jest dla użytkownika do dowolnego wykorzystania i pozwala na wpisanie notatki objaśniającej fakturę lub przypominającej o terminie, czy czynności.
• Pracownik - program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do Wapro Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.
• Opis marży (tylko dla FV-marża) - pozwala wybrać procedury marży, jaka ma pojawić się na wydruku.

Sekcja Pozycje dokumentu

Specyfikację dokumentu handlowego tworzy się w sekcji Pozycje dokumentu. Można ją tworzyć:

• Ręcznie - wprowadzając pozycje z kartoteki asortymentów - funkcja inicjowana klawiszem Insert. W Wapro Mag w wariancie Prestiż oraz Prestiż Plus możliwa jest bezpośrednia sprzedaż towarów pochodzących z różnych magazynów na jednej fakturze. Podczas tworzenia specyfikacji towarowej, przy wyświetlonej kartotece asortymentów, dostępny jest klawisz F9 - Magazyn, służący do zmiany aktywnego magazynu. W chwili zatwierdzenia faktury program automatycznie wygeneruje stosowne dokumenty WZ we wszystkich magazynach, z których wydano towar.
• Podłączając specyfikacje z wystawionych uprzednio dokumentów magazynowych - klawisz Ctrl+M (zob. opis na początku rozdziału "Dokumenty handlowe").
• Realizując zamówienia - klawisz Ctrl+R. Realizacja może dotyczyć jednego lub kilku zamówień, a każde zamówienie może być realizowane w całości lub częściowo (zob. opis w rozdziale "Zamówienia").

Przy każdej pozycji asortymentowej należy podać:

• Ilość,
• Cenę,
• ewentualnie skorygować Stawkę podatku VAT i Jednostkę miary.

Przewidziano również możliwość udzielenia procentowego Rabatu/Narzutu, który dotyczy wyłącznie konkretnego towaru. Natomiast Rabat/Narzut z nagłówka dokumentu handlowego stosują się do wszystkich pozycji w dokumencie. Aby podkreślić tę różnicę w specyfikacji towarowej faktury występują dwie kolumny Rabatu/Narzutu, oznaczone odpowiednio: R/N 1 (dla konkretnego towaru) oraz R/N 2 (dla wszystkich pozycji). Z kolei klawisz Ctrl+C otwiera okno podglądu cen, w którym można zapoznać się z ceną zakupu, oraz cenami sprzedaży (rubrykami cenowymi) w wariancie netto i brutto. Informację o cenach sprzedaży uzupełniają wyliczone wartości marży i narzutu.

Lista towarów w dokumencie handlowym jest edytowalna. Użytkownik może:

• dopisywać nowe pozycje - klawiszem Insert,
• poprawiać pozycję wskazaną kursorem - klawiszem F2,
• ewentualnie usunąć pomyłkowo wprowadzony towar - klawiszem Delete.

Informacje podane w tym miejscu trafiają do kartoteki towarów. Ponieważ w programie obowiązuje zasada pełnej identyfikacji dostaw (tzn. program zapamiętuje, skąd pochodzi każda partia towaru) w przyszłości przy sprzedaży będzie można skorzystać z funkcji wyboru towaru z konkretnej dostawy. Przy tej okazji użyteczne będą informacje z pól Numer serii i Data ważności.