Jak zintegrować Wapro Mag Anywhere z KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma udostępniana przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem której docelowo większość podmiotów ma wymieniać dokumenty handlowe w formie elektronicznej. Formatem obowiązującym będzie plik XML zgodny z formatem FA(x) - x oznacza konkretny schemat obowiązujący w danym przedziale czasu.
Systemy Wapro ERP zarówno handlowe, jak i finansowo-księgowe będą realizowały komunikację z usługą KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink dostarczanej przez Asseco Business Solutions, która, poza wysyłką faktur, umożliwia wysyłanie innych typów dokumentów oraz konwertowanie przesyłanych dokumentów XML na różne formaty.
Jak zacząć pracę z KSeF?
Usługa KSeF wymaga pewnych czynności formalnych. Nie wystarczy po prostu uruchomić program i wysłać dokumenty. W pierwszej kolejności firma powinna pozyskać we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym dostęp do usługi, jeśli podmiot nie jest osobą fizyczną, ponieważ w tym przypadku uprawnienie nadawane jest automatycznie.
Korzystając z systemu KseF 2.0., można wygenerować certyfikat dostępowy i wkleić go do aplikacji. Można go wygenerować także z poziomu aplikacji Wapro Anywhere(wymagany jest podpis kwalifikowany).
Wymiana możliwa jest za pośrednictwem usługi Businesslink - użytkownik, który chce automatycznie wysyłać i odbierać dokumenty musi posiadać abonament na usługę Businesslink. Alternatywnie użytkownicy mogą eksportować faktury do formatu zgodnego z KSeF i wysyłać dokumenty przez wspomnianą aplikację Ministerstwa Finansów.
Jak skonfigurować i zarejestrować firmę w Businesslink?
Aby skorzystać z usługi, przejdź do widoku Inne | Businesslink.
Po wprowadzeniu danych podstawowych i informacji o użytkownikach, kliknij przycisk Zarejestruj. Wybranie opcji Rejestruj usługę uruchamia proces utworzenia konta w usłudze wraz z pobraniem konfiguracji niezbędnej do tego, aby system ERP mógł wymieniać dane z KSeF. Po poprawnej rejestracji zakończonej odpowiednim komunikatem, można rozpocząć proces zapraszania innych kontrahentów i wymianę dokumentów.
Jeżeli zarządzasz wieloma firmami w ramach jednej bazy danych, powinieneś przeprowadzić integrację dla każdej firmy indywidualnie.
Jak zarejestrować certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, które potwierdza tożsamość użytkownika lub firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. będą one konieczne do logowania się w systemie KSeF 2.0 oraz do wystawiania faktur offline, np. podczas awarii systemu lub braku dostępu do internetu.
Rodzaje certyfikatów
- Certyfikat do uwierzytelniania w systemie KSeF – używany do logowania i integracji z API.
- Certyfikat do wystawiania faktur offline – umożliwia oznaczenie faktury kodem QR lub linkiem weryfikacyjnym.
Każdy typ certyfikatu wydawany jest oddzielnie – nie ma jednego certyfikatu do obu zastosowań.
Certyfikat przypisany do osoby fizycznej może być używany tylko przez tę osobę. Certyfikaty firmowe są przypisane do organizacji – firma odpowiada za ich właściwe stosowanie.
Jak wprowadzić certyfikat KSeF do Wapro Mag Anywhere?
Od 1 lutego 2026 r. zostanie udostępniona możliwość generowania certyfikatów KSeF automatycznie rejestrowanych w krajowym systemie e-Faktur bezpośrednio w programie Wapro Mag.
Po zarejestrowaniu w Businesslink możesz rozpocząć proces dodawania certyfikatu umożliwiającego wymianę dokumentów z KSeF. W pierwszej kolejności wybierz opcję Dodaj certyfikat firmy.
Pierwszym certyfikatem KSeF, jaki należy zarejestrować jest certyfikat firmy. Certyfikat ten służy do pobierania dokumentów z KSeF i takie uprawnienie należy mu nadać podczas generowania w aplikacji MCU.
Przed rejestracją certyfikatu w programie Wapro Anywhere pojawi się pytanie, czy za pomocą tego certyfikatu będzie można również wysyłać faktury. W przypadku, gdy odpowiedź nie będzie twierdząca, należy zarejestrować certyfikaty dla użytkowników wystawiających faktury.
Do wprowadzenia certyfikatu KSeF wygenerowanego poza oprogramowaniem Wapro ERP, np. w MCU, niezbędne jest wskazanie hasła podanego podczas generowania certyfikatu KSeF w aplikacji Ministerstwa Finansów, certyfikatu oraz klucza. Generując certyfikat w aplikacji Ministerstwa Finansów, należy pamiętać o nadaniu właściwych uprawnień.
Po przetworzeniu i zarejestrowaniu certyfikatu jego dane pojawią się w oknie konfiguracji Businesslink, w sekcji Uprawnienia KSeF firmy.
W następnym kroku należy zarejestrować osobne certyfikaty dla użytkowników wprowadzających dane faktur. W tym celu na zakładce Uprawnienia KSeF użytkowników kliknij opcję Dodaj certyfikat autoryzacyjny.
Proces dodawania certyfikatów dla użytkowników jest taki sam jak w przypadku firmy. Po wprowadzeniu certyfikatu zmieni się ich status w tabeli.
Certyfikaty offline
Aby móc wystać faktury w trybie offline, należy dla każdego uprawnionego użytkownika zarejestrować certyfikat offline. W przypadku awarii KSeF, tryb wystawiania faktur offline jest włączany automatycznie. Dane dokumentów wystawionych w tym trybie zostaną automatycznie wysłane do KSeF niezwłocznie po ustaniu awarii. W oknie konfiguracji Businesslink, na zakładce Dziennik trybów pracy KSEF widoczny jest dziennik awarii KSeF. Użytkownik posiada możliwość ręcznego wyłączenia awarii, przy czym, jeśli awaria będzie nadal trwać, to tryb offline zostanie przywrócony. Użytkownik posiada również możliwość ręcznego włączenia trybu OFFLINE24.
W tym trybie dane dokumentów będą wysyłane do KSeF podczas najbliższej synchronizacji. Faktury wystawione w trybie offline będą zawierać dwa kody QR będące linkami prowadzącymi do dokumentów wystawionych w KSeF oraz do weryfikacji certyfikatu wystawcy faktury. Aby było to możliwe, dane dokumentu muszą zostać wysłane do KSeF.
Jak wygenerować token KSeF?
Od stycznia 2027 r. certyfikaty zastąpią tokeny jako główny sposób uwierzytelniania w API KSeF 2.0. Od 1 lutego 2026 r. certyfikaty będą konieczne do logowania się w systemie KSeF 2.0 oraz do wystawiania faktur offline, np. podczas awarii systemu lub braku dostępu do internetu.
Tokeny autoryzacyjne wygenerowane przed 1 lutego 2026 r. będą ważne jedynie do końca stycznia 2026 r. Użytkownicy, którzy wcześniej uwierzytelnili swoją firmę w systemie KSeF za pomocą tokenu, mogą w każdej chwili przejść do uwierzytelniania za pomocą certyfikatów. Wystarczy, że w oknie komunikatu klikną przycisk Przejdź na certyfikaty KSeF.
Po przejściu na certyfikaty nie będzie możliwości powrotu do uwierzytelniania tokenami.
Jak skonfigurować parametry wymiany dokumentów z KSeF?
Do komunikacji z usługą dodane są różne parametry, które wpływają na to, na ile automatycznie pewne zdarzenia mają się odbywać (np. automatyczna próba przeniesienia FV z bufora do głównego rejestru), bądź jakie dane mają być podstawiane w trakcie tworzenia plików eksportu.
Parametry dostępne są w menu Admin | Konfiguracja firmy | Wymiana dokumentów.
Jak wysyłać dokumenty?
Dokumenty do usługi zawsze wysyłane są z bufora dokumentów i w tym też miejscu dostępne są najbardziej szczegółowe informacje o stanie wysyłki. Użytkownik może wysłać dokument z listy dokumentów handlowych do bufora operacją dodatkową Prześlij zaznaczone dokumenty do bufora - ta operacja przenosi dokument tylko do bufora, gdzie oczekuje on na dalsze działanie operatora.
Druga operacja to Prześlij zaznaczone dokumenty do Businesslink - ta operacja w tle przenosi dokumenty do bufora, a następnie z bufora próbuje wysłać je do usługi Businesslink.
W trakcie wysyłki dokumentu sprawdzana jest zgodność utworzonego dokumentu XML z tzw. schematem XSD, czyli semantyczna poprawność pliku.
Walidacja pliku ze schematem XSD oznacza tylko sprawdzenie spójności na poziomie technicznym, czyli czy np. pole NIP jest polem numerycznym, a nie np. alfanumerycznym lub czy pole numer nie jest dłuższe niż zakłada odbiorca. Walidacja XSD nie wykonuje, żadnej spójności biznesowej np. czy kwota VAT jest błędnie obliczona.
Aby można było wysłać dokument do usługi KSeF dla danego kontrahenta, należy oznaczyć w systemie, od kiedy taka komunikacja z danym kontrahentem jest obsługiwana.
W tym celu użytkownik powinien w kartotece kontrahenta zaznaczyć jednego kontrahenta lub wielu i wybrać z listy Operacji dodatkowych tę o nazwie Grupowa zmiana danych handlowych. W zakładce KSeF może wskazać od kiedy z danym kontrahentem odbiera i wysyła dokumenty przez KSeF.
Ustawione daty na poziomie pojedynczych kontrahentów mogą być zweryfikowane w edycji kontrahenta w zakładce Dane handlowe.
Jeśli faktura została wysłana do KSeF to widać to zarówno w buforze, jak i w głównej liście dokumentów handlowych.
Poniżej przykładowe FV wysłane do KSeF, dla których nadane zostały numery KSeF w formie unikatowych identyfikatorów alfanumerycznych tzw. GUID, a także dostępne są informacje o tym, gdzie pobrać UPO i kiedy usługa odebrała dokument.
Wszystkie szczegółowe informacje dostępne są na zakładce na dole BusinessLink, pod prawym przyciskiem myszy jest dostępna akcja Pokaż w buforze oraz Pobierz UPO.
Dokument UPO to dokument XML, który zawiera techniczne informacje o fakcie wysłania i odebrania dokumentu - jest to Urzędowe Potwierdzenie Odbioru tworzone przez system KSeF.
W przypadku kiedy użytkownik wysyła paczkę dokumentów, np. 20 faktur, w jednym czasie, to faktury będą wysłane do usługi w ramach tzw. sesji interaktywnej systemu KSeF. W takim przypadku dokument UPO nie dotyczy tylko jednego dokumentu, ale całej sesji, co oznacza, że jego dostępność nie będzie natychmiastowa po wysyłce, lecz dopiero po przetworzeniu całej paczki dokumentów z danej sesji.
Jeśli w trakcie wystawiania dokumentu system stwierdzi, że dokument w formie XML ma > 1MB rozmiaru, to będzie konieczność podpisania tego dokumentu. Jest to bardzo specyficzna forma wysyłki dokumentu i różni się od podstawowych wysyłek. System KSeF wymaga, aby taki dokument był dzielony na porcje, jednak, aby całość wysyłki była zgodna z zasadą spójności, wymagane jest podpisanie takiej wysyłki w porcjach (podpisem kwalifikowanym). W tym celu system zwróci do Wapro Mag status o konieczności podpisu. W Buforze dokumentów na liście szczegółów użytkownik do dyspozycji ma opcję podpisu pliku i dopiero po jego podpisaniu może ponowić wysyłkę.
Standardowe faktury mają rozmiar dużo mniejszy niż 1MB, ale w przypadku np. faktur korygujących za okres lub faktur zbiorczych, możliwe jest wygenerowanie dużej liczby pozycji i ich atrybutów, które sumarycznie spowodują przekroczenie tego limitu.
Analogicznie z poziomu bufora dokumentów (Inne | Bufor dokumentów) dostępny jest podgląd tego, co zostało wysłane do usługi oraz co zostało z niej odebrane i jaki ma status.
Jeśli użytkownik ustawi się na dokumencie, który otrzymał status błędny, na dole w listach szczegółów system wyświetli zakładkę Dziennik błędów importu.
Jak korzystać z filtrów dokumentów?
Zarówno w module dokumenty handlowe, jak również w buforze dokumentów, użytkownik może ustawić filtry pozwalające na wyświetlanie dokumentów o określonym statusie.
W obydwu przypadkach filtry dostępne są w oknie zaawansowanych filtrów pod klawiszem F8.
Filtry w dokumentach handlowych
Filtry w buforze
Dokument wysyłany jest przy pomocy usługi Businesslink, dlatego też dokumenty otrzymują oddzielne statusy. Status Businesslink to status dostarczenia dokumentu do pierwszej usługi w ciągu komunikacji. Status KSeF to odpowiedź systemu MF.
W określonych przypadkach awarii czy zaplanowanych prac serwisowych, niektóre części usługi mogą być dostępne, a inne nie.
Podgląd dokumentu KSeF
Dokumenty wymieniane przez KSeF są zapisywane w formie plików technicznych XML, służą do komunikacji programowej i nie są one wygodne dla zwykłego użytkownika. Aby zwizualizować w sposób czytelny dla użytkownika zawartość dokumentu faktury, powstały tzw. transformaty, które prezentują plik XML w postaci strony HTML.
Plik w buforze może zostać w ten sposób zwizualizowany opcją Podgląd KSeF pod prawym przyciskiem myszy w zakładce Załączniki.
Podgląd może dotyczyć zarówno części graficznej, jak i zakładki XML.
Walidacja dokumentu
W przypadku kiedy dane wprowadzone w systemie ERP są błędne i powodują problem walidacji z KSeF, można dokonać wizualizacji błędu. Analogicznie do podglądu w zakładce Załączniki dostępna jest opcja Walidacja KSeF - umożliwia ona wskazanie sekcji w pliku XML, która zawiera błędne dane.