Jak zarządzać dokumentami z wykorzystaniem Businesslink?
Businesslink to nowoczesna platforma, która zmienia sposób, w jaki firmy wymieniają dokumenty elektroniczne. Dzięki temu innowacyjnemu narzędziu, przedsiębiorstwa mogą automatyzować procesy wymiany informacji z kontrahentami, co znacząco podnosi efektywność działań biznesowych oraz ułatwia komunikację. Platforma oferuje możliwość łatwego zapraszania nowych partnerów do współpracy, niezależnie od ich systemów i metod komunikacji.
Kluczowe funkcje platformy
Businesslink wyróżnia się zaawansowanymi funkcjami, które są niezbędne do efektywnego zarządzania dokumentami. Umożliwia mapowanie pozycji dokumentów do indeksów w systemach ERP, przesyłanie załączników oraz monitorowanie stanu dokumentów dzięki systemowi powiadomień. Wysyłka dokumentów odbywa się w sposób uproszczony i bezpieczny, z opcją konwersji formatów plików oraz potwierdzeniami odbioru.
Automatyzacja procesów komunikacyjnych z kontrahentami znacząco zwiększa pewność dostarczenia dokumentów oraz ich integralność. Dodatkowo, integracja z systemem Wapro Mag Anywhere umożliwia sprawne przesyłanie faktur, a także jest zgodna z wymaganiami systemu KSeF, co czyni Businesslink idealnym rozwiązaniem dla firm pragnących poprawić efektywność i bezpieczeństwo elektronicznej wymiany dokumentów.
Sposoby wymiany dokumentów
Przepływ dokumentów w Businesslink może odbywać się na trzy różne sposoby:
Integracja z systemami ERP - użytkownicy systemów takich jak Wapro Mag Anywhere mogą korzystać z usługi Businesslink do wymiany dokumentów w ramach swojego systemu, a także integrować ją z zewnętrznymi rozwiązaniami spoza oferty Asseco Business Solutions.
Wysyłka z systemu do partnera - użytkownicy Wapro Mag Anywhere mogą wysyłać dokumenty do kontrahentów, którzy nie posiadają zintegrowanego systemu ERP. Tacy kontrahenci mogą pobierać i wysyłać dokumenty za pośrednictwem dedykowanego portalu.
Wymiana przez skrzynkę mailową - użytkownicy Wapro Mag Anywhere mogą przesyłać dokumenty do kontrahentów bez zintegrowanego systemu ERP za pomocą e-maila. Kontrahenci mogą wówczas odbierać dokumenty, które zostaną przekonwertowane do standardowego formatu i umieszczone w buforze dokumentów.
Jak skonfigurować integrację Businesslink z systemem?
Usługa integracji Businesslink dostępna jest bezpośrednio w aplikacji Wapro Mag Anywhere. Do prawidłowego działania wymagany jest abonament na usługę Businesslink oraz aktywny abonament programu Wapro Mag Anywhere.
Administratorem usługi powinna być osoba, która ma bezpośredni dostęp do systemu i będzie zarządzała Businesslinkiem. Kluczowym elementem dla administratora jest adres e-mail, który służy do odbierania zaproszeń do usługi od partnerów biznesowych. Aby umożliwić nawiązanie współpracy z usługą partnera, konieczne jest podanie prawidłowego adresu e-mail.
Aby skorzystać z usługi, przejdź do widoku Inne | Businesslink.
Po wprowadzeniu danych podstawowych i informacji o użytkownikach, kliknij przycisk Zarejestruj (klawisz F10).
Jak aktywować usługę Businesslink?
Wybranie opcji Zarejestruj (klawisz F10) - w zależności od tego, czy jest to pierwsza konfiguracja czy kolejna - spowoduje uruchomienie modułu, który sprawdza, czy klient posiada już usługę Businesslink. Jeśli tak, zostanie ona użyta do uruchomienia integracji, jeśli nie - zostanie wygenerowana usługa w trybie testowym na 200 dokumentów na okres 30 dni.
Wybranie opcji Rejestruj usługę uruchamia proces utworzenia konta w usłudze wraz z pobraniem konfiguracji niezbędnej do tego, aby system ERP mógł wymieniać dane. Po poprawnej rejestracji zakończonej odpowiednim komunikatem, można rozpocząć proces zapraszania innych kontrahentów i wymianę dokumentów.
Jeżeli zarządzasz wieloma firmami w ramach jednej bazy danych, powinieneś przeprowadzić integrację dla każdej firmy indywidualnie.
Jak przyznać uprawnienia w KSeF?
Aby przyznać uprawnienia do korzystania z (KSeF) użytkownikom, niezbędne jest posiadanie tokena firmy. Możesz go łatwo wygenerować bezpośrednio w programie Wapro ERP. Alternatywnie, istnieje możliwość skorzystania z aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów.
Token możesz w każdej chwili usunąć, korzystając z przycisku Usuń token.
Jak zaprosić kontrahenta do usługi?
Aby rozpocząć wymianę dokumentów elektronicznych z partnerami biznesowymi przez platformę Businesslink, konieczne jest pierwsze zaproszenie ich do systemu. Jeżeli Twój kontrahent jest już użytkownikiem Businesslink, wystarczy wysłać zaproszenie do współpracy. Dzięki temu procesowi, obie strony mogą efektywnie zarządzać dokumentacją w bezpiecznym środowisku online.
W tym celu należy przejść do menu Kartoteki | Kontrahenci i wybrać kontrahenta z listy, a następnie wywołać okno menu kontekstowego (kliknąć prawym przyciskiem myszy). Na wyświetlonej liście należy kliknąć opcję Nawiąż relację w Businesslink.
W kartotece kontrahentów użytkownik może skorzystać z dostępnych filtrów i wyszukać kontrahentów z relacjami lub bez.
W formularzu zaproszenia należy uzupełnić dane osoby kontaktowej reprezentującej kontrahenta (imię, nazwisko, adres e-mail) oraz określić, w jakim języku mają być formułowane treści powiadomień. Od parametru Język zależy również domyślna wersja językowa portalu Businesslink dla konta, które zostanie założone. Dane zamawiającego zostaną wysłane wraz z zaproszeniem do kontrahenta.
Po wprowadzeniu wszystkich informacji, należy zatwierdzić operację przyciskiem Zatwierdź (klawisz F10).
Jeśli kontrahent, do którego wysyłany jest dokument nie posiada usługi Businesslink, można do niego wysłać fakturę lub zamówienie w trybie uproszczonym za pośrednictwem tej usługi. Wystarczy w danych kontrahenta lub kontaktach wprowadzić adres e-mail, a program w trakcie wysyłki sprawdzi, czy ma użyć istniejącej relacji, czy wysłać plik za pośrednictwem e-maila, ale przez usługę Businesslink. Odbiorca dostanie e-mail z usługi z linkiem do faktury.
Wysyłka dokumentów do KSeF nie wymaga nawiązywania relacji pomiędzy podmiotami. Nawiązanie relacji z kontrahentem jest niezbędne, jeśli firma chce wysyłać inne typy dokumentów przez Businesslink, np. zamówienia.
W przypadku gdy dla NIP-u kontrahenta, z którym chcesz nawiązać relację, istnieje więcej niż jedno konto zarejestrowane w Businesslink, np. kontrahent posiada wiele oddziałów, z listy kontrahentów należy wskazać konkretny oddział, z którym relacja ma być nawiązana.
Gdy zapraszana osoba nie posiada jeszcze swojego konta, na adres podany w formularzu zostaną wysłane dwie wiadomości e-mail:
- Wiadomość o nowo założonym koncie dostępowym w platformie Businesslink.
- Wiadomość - zaproszenie z prośbą o nawiązanie relacji z firmą.
Gdy zapraszana osoba posiada już konto, na podany w formularzu adres e-mail zostanie wysłana wiadomość - zaproszenie z prośbą o nawiązanie relacji z firmą. Wiadomość e-mail o nowo założonym koncie dostępowym zawierać będzie: login dostępowy (adres e-mail), wstępne wygenerowane hasło oraz link do portalu.
Wiadomość z zaproszeniem zawierać będzie informację o tym, jaka firma wysłała zaproszenie oraz dane firmy, której zaproszenie dotyczy. Osoba kontaktowa po stronie kontrahenta jest zobowiązana do zapoznania się z treścią wiadomości, weryfikacji poprawności danych i akceptacji zaproszenia poprzez kliknięcie przycisku Pokaż zaproszenie.
W zależności od konfiguracji konta naszej firmy w platformie Businesslink, wiadomość e-mail może zawierać fizyczny załącznik z plikiem PDF, o ile ten został uprzednio załadowany. Plik ten zawiera treść regulaminu dotyczącego dystrybucji e-Dokumentów. W przypadku, gdy konfiguracja konta zakłada dodanie pliku z regulaminem do wiadomości zaproszenia, do samej treści zostaje dodany tekst informujący o konieczności zapoznania się z jego tekstem oraz informacją, że akceptacja samego zaproszenia jest równoważna z akceptacją samego regulaminu.
Kliknięcie przez zaproszoną osobę przycisku Pokaż zaproszenie spowoduje, że zostanie ona przekierowana do właściwego zaproszenia. Użytkownik powinien zapoznać się z treścią zaproszenia, zaznaczyć pole wyboru Potwierdzam i kliknąć przycisk Akceptuj, aby wyrazić zgodę i aktywować relację pomiędzy firmami. Jeśli użytkownik nie chce wyrazić zgody powinien kliknąć przycisk Odrzuć i uzupełnić pole przyczyny odrzucenia. W takim wypadku zaproszenie zostanie oznaczone jako odrzucone.
Po prawidłowym przejściu procesu akceptacji relacja pomiędzy firmami jest aktywna, a wysyłka dokumentów staje się możliwa. Ta informacja dotrze również do systemu ERP w przeciągu kilku minut. Dodatkowo na adresy e-mail kont administracyjnych w portalu Businesslink firmy zostanie wysłane powiadomienie informujące o akceptacji bądź odrzuceniu zaproszenia.
Po zaakceptowaniu wysłanego zaproszenia przez kontrahenta, użytkownik nie musi podejmować żadnych działań. System automatycznie skonfiguruje relację w programie po akceptacji.
Statusy operacji związane z zaproszeniami i nawiązywaniem relacji z kontrahentami:
- Oczekuje - kontrahent jeszcze nie zaakceptował zaproszenia,
- Aktywna - relacja jest aktywna, kontrahent zaakceptował zaproszenie, można wysyłać dokumenty do kontrahenta za pośrednictwem usługi,
- Odrzucona - zaproszenie, które otrzymał kontrahent zostało odrzucone. Przyczyna odrzucenia nie jest prezentowana. Dla takiego statusu możliwe jest ponowne wysłanie zaproszenia,
- Zawieszona - kontrahent zawiesił relację z firmą na portalu.
Jak przygotować dane do wymiany dokumentów?
Przed wysłaniem lub odebraniem dokumentów, użytkownik powinien przypisać parametry działania bufora, np. z którym magazynem czy użytkownikiem mają być domyślnie powiązane importowane dokumenty. Aby skonfigurować ustawienia należy przejść do widoku Administrator | Konfiguracja firmy i w katalogu parametrów wybrać pozycję Wymiana dokumentów.
W katalogu parametrów, w sekcji Businesslink użytkownik może dodatkowo określić, czy dokumenty mają być blokowane po wysłaniu w rejestrze, a także jak obsługiwać rabaty w plikach oraz kiedy potwierdzać w usłudze odbiór dokumentu.
Jeśli użytkownik ma włączony parametr automatycznego generowania obrazu dokumentu po zapisie/wydruku lub ręcznie podpiął pod fakturę załącznik PDF, będzie on transferowany do kontrahenta w procesie wysłania dokumentu.
Jak wysyłać i odbierać dokumenty - bufor dokumentów?
Zanim dokumenty zostaną wysłane czy odebrane trafiają do Bufora dokumentów. W tym celu użytkownik powinien przejść od widoku Operacje handlowe | Dokumenty handlowe, zaznaczyć dokumenty na liście, otworzyć listę operacji dodatkowych (kliknąć prawym przyciskiem myszy na pozycję na liście) i wybrać opcję Prześlij zaznaczone dokumenty do bufora.
Analogicznie dokumenty zaimportowane z usługi Businesslink dodawane są domyślnie do bufora i nie mają wpływu na stany magazynowe. Zostają one uznane za standardowe faktury zakupu dopiero po ich przesłaniu z bufora do głównego rejestru dokumentów. To rozwiązanie pozwala na lepszą kontrolę nad procesem księgowania dokumentów.
Jak zarządzać buforem dokumentów?
Bufor dokumentów w Businesslink pełni funkcję poczekalni dla dokumentów oczekujących na import lub wysyłkę. Dzięki wyraźnemu podziałowi na dokumenty przychodzące i wychodzące, użytkownicy mogą efektywnie zarządzać przepływem informacji. System oferuje również możliwość jednoczesnego przeglądania wszystkich plików, co znacząco usprawnia pracę. Dodatkowo, intuicyjna ikona graficzna w kolumnie W zapewnia szybką orientację co do kierunku przesyłania dokumentów, co jest kluczowe dla zachowania porządku i efektywności procesów biznesowych.
Dokumenty importowane z usługi pojawiają się w buforze automatycznie zgodnie z synchronizacją wykonywaną przez moduł czynności automatycznych.
Aby wysłać dokumenty do kontrahentów należy je zaznaczyć i wybrać opcję Prześlij do Businesslink i KSeF (klawisze Ctrl+W).
Po wysłaniu dokumentów należy sprawdzić status dokumentu. Jeśli pojawi się on w kolumnie W, oznacza to, że usługa przyjęła dokument i będzie on wysłany do kontrahenta.
Analogicznie po odbiorze i próbie przesłania do kartoteki, należy przejść na zakładkę Błędy wysyłania, w której dostępne są szczegółowe informacje w przypadku braku możliwości przesłania do głównego rejestru zaimportowanej faktury.
Domyślnie synchronizacja odbywa się co 30 minut po uruchomieniu integracji (bez włączonej integracji moduł czynności nie jest uruchamiany).
Opcja Potwierdź umożliwia ręczne potwierdzenie dokumentu. Domyślnie system potwierdza w usłudze odbiór dokumentu od razu po imporcie (można to zmienić w konfiguracji).
Opcja Potwierdź mapę pozwala wysłać do usługi Businesslink zmapowane po stronie bufora pozycje, tak aby system w kolejnych otrzymywanych dokumentach mógł je sam mapować według wskazanych par indeksów towaru.
Funkcja Mapuj kontrahenta umożliwia założenie nowego kontrahenta i przypięcie go do dokumentu. Opcja przydaje się w przypadku odbioru faktury poza zestawioną relacją poprzez plik XML zgodny z formatem importu.
Operacja Mapuj pozycje umożliwia mapowanie pozycji ręcznie, jeśli system sam nie odnajdzie pozycji automatycznie (do mapowania używany jest szereg kryteriów tj. nazwy i indeksy indywidualne, kody kreskowe, pola typu indeks, nazwa czy pola dodatkowe).
W poszczególnych zakładkach użytkownik znajdzie wszystkie informacje, które udało się odczytać z importowanego pliku XML. Przykładowo zakładka to Załączniki, w której można otworzyć załącznik np. PDF czy XML. Na zakładce Błędy wysyłania widoczne są informacje o czynnościach, które należy podjąć, aby dokończyć przesłanie dokumentu do głównego rejestru.
Jak zmapować dokumenty w buforze?
W przypadku gdy po imporcie dokumentów do bufora okaże się, że dokument zawiera pozycje, które mają inną nazwę niż pozycje katalogowe, należy je odpowiednio zmapować.
Aby dodać pozycje, których brak w katalogu, należy zaznaczyć fakturę na liście i przejść na zakładkę Pozycje dokumentu w dolnej części ekranu. Kliknąć prawym przyciskiem myszy w pozycję, której nie ma w kartotece i wybrać opcję Dodaj artykuł do kartoteki. W oknie dodawania artykułu możesz uzupełnić informacje na temat marży (zakładka Jednostki i ceny). Po zapisaniu wprowadzonych zmian, należy potwierdzić chęć zmapowania pozycji przyciskiem Zapisz mapowanie (klawisz F10).
W przypadku pozycji, które mają inną nazwę katalogową należy zaznaczyć dokument na liście i przejść na zakładkę Pozycje dokumentu w dolnej części ekranu. Kliknąć prawym przyciskiem myszy w pozycję, która ma inną nazwę katalogową i wybrać opcję Mapuj pozycje. W sekcji Pozycja dokumentu do zmapowania (z kartoteki asortymentowej), przy polu Artykuł kliknij ikonę ....... Wybierz artykuł z listy, który odpowiada importowanej pozycji i kliknij przycisk Wybierz (klawisz Enter). Po sprawdzeniu poprawności danych należy kliknąć przycisk Zapisz mapowanie (klawisz F10).
Jak dodać artykuł z bufora do kartoteki?
W przypadku gdy po imporcie dokumentów do bufora okaże się, że dokument zawiera pozycje, których nie ma w katalogu artykułów, należy je odpowiednio zmapować.
Aby dodać pozycje, których brak w katalogu, należy zaznaczyć fakturę na liście i przejść na zakładkę Pozycje dokumentu w dolnej części ekranu. Kliknąć prawym przyciskiem myszy w pozycję, której nie ma w kartotece i wybrać opcję Dodaj artykuł do kartoteki. W oknie dodawania artykułu możesz uzupełnić informacje na temat marży (zakładka Jednostki i ceny). Po zapisaniu wprowadzonych zmian, należy potwierdzić chęć zmapowania pozycji przyciskiem Zapisz mapowanie (klawisz F10).
Jak wysyłać i odbierać dokumenty za pomocą usługi Businesslink?
Po przesłaniu z kartoteki dokumentów handlowych wszystkich faktur do bufora, zaznacz w drzewie gałąź W buforze i zapoznaj się z listą dokumentów. Na liście widoczne sa dokumenty, które jeszcze nie zostały wysłane. Zaznacz dokumenty na liście i kliknij przycisk Wyślij (klawisze Ctrl+W). Sprawdź, czy wysłane dokumenty widoczne są w gałęzi Wysłane.
Gdy odbiorca odbierze wysłane dokumenty, na liście dokumentów w buforze nadawcy zostaną uzupełnione dane w kolumnach Data i Czas.
Jak wysyłać i pobierać dokumenty przez portal?
Aby wysłać dokument z portalu do Wapro Mag, zaloguj się do Businesslinka, a następnie przejdź na kartę Skrzynka nadawcza i wybierz pozycję Nowy dokument. W formatce uzupełnij dane na temat: odbiorcy, typu i numeru dokumentu, kwoty brutto oraz daty sprzedaży. Tutaj możesz także dodać załączniki. Po wprowadzeniu wszystkich danych, kliknij przycisk OK.
Jak wysyłać dokumenty poprzez wiadomość e-mail?
Zanim wyślesz fakturę do odbiorcy, skonfiguruj parametry portalu i skrzynki e-mail. W tym celu zaloguj się do portalu Businesslink i przejdź do widoku Administracja | Ustawienia portalu. W sekcji Odbiór dokumentów przez e-mail ustaw parametr Odbiór dokumentów przez dedykowaną skrzynkę e-mail na Tak. Tak zdefiniowany parametr umożliwi wygenerowanie dedykowanej skrzynki mailowej, umożliwiającą odbiór dokumentów przez kontrahenta. Dokumenty odebrane będą automatycznie importowane do Wapro Mag jako załączniki PDF. Adres skrzynki widoczny jest po przejściu na kartę Kontrahenci, wybraniu kontrahenta z listy i kliknięciu opcji Pokaż adresy kontrahenta.
Aby odbiór dokumentów przez kontrahenta był możliwy, użytkownik powinien przekazać mu adres skrzynki mailowej wygenerowany w portalu.
Możesz ustawić przekierowanie z dowolnego adresu mailowego na adres skrzynki wygenerowanej w portalu.
Zaloguj się do skrzynki mailowej, z której będziesz wysyłał dokumenty i przygotuj wiadomość. W polu adresowym odbiorcy wpisz adres e-mail wygenerowany w portalu i załącz fakturę w formacie PDF. Wyślij wiadomość do odbiorcy.
Jak uruchomić usługę Czynności automatyczne?
Czynności automatyczne usługi Businesslink, to dodatkowa usługa, która uruchamiana jest w systemie operacyjnym w momencie włączenia usługi.
Zaleca się uruchamianie konfiguracji na komputerze będącym serwerem dzięki czemu usługa zostanie uruchomiona w systemie, który z założenia uruchomiony jest cały czas. W przeciwnym razie wraz z wyłączeniem systemu operacyjnego na komputerze użytkownika synchronizacja nie będzie się odbywać.
Moduł Czynności automatycznych w codziennej pracy nie jest używany bezpośrednio przez użytkownika, pracuje on w tle i odpowiada za synchronizację.
W module można zmienić interwał synchronizacji - nie zaleca się znacząco skracać procesu synchronizacji, ze względów optymalizacji pracy bieżącej użytkowników.
Dodatkowo w logu można sprawdzić czy zadania integracyjne wykonywane są prawidłowo.
Historia wykonania dostępna jest pod przyciskiem Historia.
Więcej informacji o tym, w jaki sposób działa moduł i jak wykorzystać go w codziennej pracy, można znaleźć w instrukcjach: