Konfiguracja firmy

W menu Admin | Konfiguracja firmy znajdują się opcje konfiguracyjne programu, które mają charakter globalny i obowiązują dla wszystkich użytkowników Wapro Anywhere. Wartości tych opcji są ustalane przez Administratora systemu lub osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia.

Podpowiedź

Przed rozpoczęciem pracy z programem zalecane jest dokładne przeanalizowanie listy parametrów programu, aby dostosować jego działanie do oczekiwań użytkowników. Parametry mogą być zmieniane w dowolnym momencie pracy programu, jednak nie działają wstecz. Na przykład jeśli użytkownik ustawi blokadę sprzedaży w przypadku, gdy cena sprzedaży jest niższa niż cena zakupu, program zastosuje tę blokadę dla nowych dokumentów, ale zmiana nie wpłynie na już istniejące dokumenty z niepoprawnymi cenami.

Podpowiedź

Konfiguracja paczek kurierskich w wersji desktop dostępna jest jako parametr konfiguracji firmy. W przypadku Wapro Anywhere została przeniesiona bezpośrednio do menu Admin | Konfiguracja | Paczki kurierskie. Szczegółowy opis paczek kurierskich dostępny jest w dedykowanym rozdziale Konfiguracja paczek.

Artykuły

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Artykuły:

• Ceny sprzedaży obliczane algorytmem Netto/Brutto - parametr ten określa, czy jako podstawa do ewidencji i obliczania cen w programie używane są ceny netto, czy brutto. Wybrany sposób jest zastosowany jednolicie dla wszystkich cen zakupu i sprzedaży w programie. W zależności od wybranego wariantu, program przelicza ceny w następujący sposób:

  • Netto - w przypadku wariantu z cenami netto program najpierw sumuje wartości netto z pozycji faktury dla poszczególnych stawek VAT. Następnie na podstawie obliczonych wcześniej wartości obrotów netto oblicza wartość kwoty podatku VAT oraz wartość obrotu brutto. Łączna wartość netto, VAT i brutto dokumentu handlowego jest wynikiem sumowania odpowiednich kwot w poszczególnych stawkach.
  • Brutto (z podatkiem VAT) - w przypadku dokumentu z cenami brutto program najpierw sumuje wartości brutto z pozycji faktury dla poszczególnych stawek VAT. Na tej podstawie program oblicza kwoty podatku VAT, zaś wartości netto dokumentu w poszczególnych stawkach są różnicami odpowiednich wartości brutto i podatku.

  Teoretycznie, wariant obliczania cen powinien nie mieć wpływu na działanie programu. Jednak w rzeczywistości, podczas dokonywania przeliczeń, program musi zaokrąglać wyniki z pewną skończoną dokładnością. Może to spowodować, że suma wartości netto plus suma podatku VAT nie będzie dokładnie równa sumarycznej wartości obrotu brutto. Występujące zaokrąglenia mogą wprowadzić niewielkie różnice w wartościach.

  Podpowiedź

  Zaleca się, aby wybrać jako podstawę ewidencji ten wariant cen, który bardziej wpisuje się w charakter firmy. Na przykład, jeśli większość obrotu jest realizowana z płatnikami VAT, lepiej jest wybrać ceny netto. Natomiast dla podmiotów gospodarczych stosujących ceny urzędowe lub stosujących ceny brutto jako podstawę ewidencji (np. gastronomia, handel detaliczny), można przyjąć ceny brutto.

• Domyślna jednostka magazynowania - określa jednostkę miary, którą program używa do ewidencji stanów magazynowych oraz proponuje podczas wypełniania kartoteki artykułów.

• Numeracja indeksu katalogowego artykułu - indeksy (numery) katalogowe, które identyfikują towary w programie, mogą być nadawane:

  • automatycznie - przez program,
  • ręcznie - przez użytkownika. W obu przypadkach program kontroluje numerację, zapobiegając powtarzaniu się indeksów, które muszą być unikatowe. Format indeksu katalogowego jest związany z kategorią asortymentową i może zostać zaprojektowany w kartotece kategorii asortymentowych.

• Numeracja indeksu handlowego artykułu - obowiązują identyczne zasady i uwagi, jak w przypadku numeracji indeksu katalogowego.

• Numeracja kodu kreskowego - obowiązują identyczne zasady i uwagi, jak w przypadku numeracji indeksu katalogowego.

• Format kodu kreskowego nadawanego automatycznie - dotyczy kodów w standardzie EAN13. Dwie pierwsze cyfry tego kodu powinny być wartością stałą i z reguły stanowią kod kraju (dla Polski jest to 59 i takie cyfry proponuje domyślnie program). Ostatnia cyfra stanowi sumę kontrolną kodu. Dla użytkownika pozostaje więc dziesięć cyfr znaczących do dowolnego wypełnienia tzn. cyfry stałe w formacie kodu wpisujemy bezpośrednio, zaś cyfry, które będą przybierały kolejne wartości podczas nadawania kodów kreskowych, oznaczamy znakiem #.

• Obsługa zamienników - opcja określa, czy program będzie pozwalał na stosowanie zamienników towarów. Lista zamienników tworzona jest w kartotece asortymentów i zawiera propozycje towarów (usług, produktów), które będą oferowane klientowi w przypadku, gdy w magazynie zabraknie żądanego towaru.

• Przeliczanie cen zakupu - wybiera domyślny sposób obliczania ceny sprzedaży (przy zmianie ceny zakupu) obowiązujący w kartotece asortymentów. W razie potrzeby można zmienić to ustawienie dla konkretnego towaru w kartotece asortymentów (zakładka Jednostki i ceny). Do wyboru są dwa warianty:

  • Przeliczanie ceny sprzedaży - zachowuje stałe wartości narzutu/marży. Cena sprzedaży jest obliczana przez dodanie do ceny zakupu stałej (liczonej w procentach) wartości narzutu.
  • Przeliczanie marży i narzutu - wartości cen sprzedaży podaje użytkownik. Przy zmianie ceny zakupu przeliczana jest wartość marży i narzutu (cena sprzedaży nie ulega zmianie).

Zamówienia

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Zamówienia:

• Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla zamówień - opcja przyspiesza proces wystawiania dokumentów, a w szczególności wypełnianie specyfikacji towarowej zamówienia. Przy włączonej opcji, po wstawieniu towaru do specyfikacji, automatycznie otwiera się okno kartoteki artykułów, umożliwiając szybkie wprowadzenie dodatkowych informacji o artykule. Gdy opcja jest wyłączona, użytkownik musi każdorazowo ręcznie otworzyć kartotekę artykułów za pomocą klawisza [Insert], aby dodać nową pozycję.
• Domyślny tryb rezerwacji - opcja decyduje o sposobie rezerwowania towaru zamówionego przez klienta w magazynie.
  • Tryb automatyczny: program stara się automatycznie zarezerwować całą dostępną ilość towaru.
  • Tryb ręczny: użytkownik określa wielkość rezerwacji, co pozwala mu kontrolować ilość towaru podlegającą rezerwacji.

Dokumenty magazynowe

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Dokumenty magazynowe:

• Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla dokumentów magazynowych - opcja znacznie przyspiesza proces wystawiania dokumentów magazynowych, a w szczególności wypełnianie specyfikacji towarowej. Po wstawieniu towaru do specyfikacji, automatycznie otwiera się okno kartoteki artykułów, umożliwiając natychmiastowe wprowadzenie dodatkowych informacji o artykule. Gdy opcja jest wyłączona, użytkownik musi każdorazowo ręcznie otworzyć kartotekę artykułów za pomocą klawisza Insert, aby dodać nową pozycję.
• Modyfikowanie cen przy dostawie - opcja pozwala wybrać, w jaki sposób program ma modyfikować ceny towarów podczas odbierania dostaw. Warianty modyfikacji cen są następujące:
  • Zakupu i sprzedaży,
  • Tylko ceny zakupu,
  • Bez modyfikacji.
• Jeśli cena zakupu większa od ceny sprzedaży - opcja dotyczy mechanizmu rabatów i upustów stosowanych do automatycznego naliczania cen sprzedaży. Gdy cena zakupu towaru jest większa od ceny sprzedaży, program może podjąć jedną z trzech akcji:
  • ostrzec użytkownika - ustawienie standardowe; informuje użytkownika o tej sytuacji, ale pozwala na dalsze wystawienie faktury.
  • zablokować możliwość sprzedaży ze stratą - program uniemożliwia wystawienie faktury, gdy cena zakupu przewyższa cenę sprzedaży
  • nie reagować - program nie podejmuje żadnych działań i pozwala na wystawienie faktury pomimo nierentownej transakcji.
• Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego - opcja określa kolejność, w jakiej program ma wykorzystywać dostawy towarów podczas sprzedaży (rozchodzie z magazynu). Możliwe są dwa tryby:
  • FIFO (ang. First In—First Out, Pierwsze Weszło — Pierwsze Wyszło) ustawienie standardowe; program najpierw wydaje towary z najstarszych dostaw.
  • LIFO (ang. Last In—First Out, Ostatnie Weszło — Pierwsze Wyszło) - program najpierw wydaje towary z najnowszych dostaw. Ta opcja może być użyteczna, gdy kolejne dostawy mają wyższe ceny.
• Dodawanie rubryk cenowych w magazynie docelowym - opcja dotyczy przesunięcia międzymagazynowego i określa, czy podczas tej operacji mają być kopiowane ustawienia dotyczące cen towarów (rubryki cenowe) do magazynu docelowego.
• Modyfikowanie cen w magazynie docelowym - opcja również dotyczy przesunięcia międzymagazynowego. Warianty modyfikacji cen w magazynie docelowym są następujące:
  • Zakupu i sprzedaży,
  • Tylko ceny zakupu,
  • Bez modyfikacji.

Dokumenty handlowe

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Dokumenty handlowe:

• Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla dokumentów handlowych - opcja usprawnia proces wystawiania dokumentów handlowych, a w szczególności wypełnianie specyfikacji towarowej na fakturze. Gdy jest włączona, po dodaniu towaru do specyfikacji, automatycznie otwiera się okno kartoteki artykułów. Przy wyłączonej opcji, konieczne jest otwieranie kartoteki artykułów ręcznie, naciskając klawisz Insert.
• Drukuj identyfikator artykułu na paragonie - opcja umożliwia wybór identyfikatora artykułu, który zostanie wydrukowany na paragonie. Może to być indeks katalogowy, handlowy, domyślny kod kreskowy, stawka podatku VAT lub brak identyfikatora.
• Drukuj nazwy i indeksy indywidualne - po zaznaczeniu tej opcji, program drukuje nazwy i indeksy zdefiniowane w kartotece asortymentów i używane przy zróżnicowanych strategiach cenowych dla grup cenowych kontrahentów. Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziałach Kartoteka asortymentów i Kartoteka kontrahentów.
• KP do sprzedaży detalicznej - standardowo, sprzedaż detaliczna jest dokumentowana za pomocą paragonu fiskalnego. Ta opcja pozwala na wydrukowanie osobnego kwitu kasowego KP dla każdej operacji sprzedaży lub zbiorczego kwitu podsumowującego wszystkie operacje od ostatniego wydruku kwitu KP.
• Miejsce wystawienia na fakturze lub rachunku - pozwala wpisać nazwę miejscowości, która będzie pojawiała się w nagłówku dokumentu wraz z aktualną datą.
• Ostrzegaj, jeśli wystawiono dokument danego dnia - gdy opcja ta jest włączona, program ostrzega użytkownika, jeśli próbuje wystawić dokument o tej samej dacie, co inne dokumenty.
• Rozliczanie dokumentów gotówkowych - a opcja określa tryb rozliczania dokumentów handlowych płatnych gotówką. Może być to:
  • automatycznie - np. gdy opłaty dokonuje się u osoby wystawiającej dokument handlowy (fakturę, rachunek).
  • ręcznie - rozliczenia dokonuje się w module rozrachunków z kontrahentami na podstawie zarejestrowanego dokumentu finansowego. Ten sposób wybiera się w przypadku firm, w których rozdzielono dział sprzedaży i kasy.
• Usuwanie dokumentów rozliczonych - opcja określa sposób postępowania programu w sytuacji, gdy anulowany jest rozliczony dokument handlowy (np. klient zwraca towar, za który już zapłacił). Możliwe tryby to:
  • Usuwanie zapłaty - w momencie anulowania rozliczonego dokumentu handlowego z programu program usuwa wszystkie ślady operacji, czyli kasuje również pozycję w rejestrze rozliczeń oraz kwit kasowy w rejestrze dokumentów finansowych. W tym trybie nie jest możliwe odtworzenie stanu sprzed operacji. Stosuje się go w przypadku, gdy np. już po wystawieniu faktury i kwitu kasowego okaże się, że klientowi zabrakło pieniędzy i operacja musi być anulowana.
  • Generowanie rozrachunku - ten tryb stosuje się, gdy stanowiska sprzedawcy i kasjera są w firmie rozdzielone. Usunięcie zapłaconego dokumentu handlowego powoduje powstanie w rejestrze rozrachunków zobowiązania naszej firmy wobec klienta i wygenerowanie kwitu kasowego KW (zwracamy pieniądze klientowi). W tym trybie system przechowuje informację o anulowaniu sprzedaży.
  • Odmowa usunięcia - blokuje użytkownikowi możliwość kasowania dokumentów rozliczonych.

Dokumenty finansowe

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Dokumenty finansowe:

• Blokuj dokument finansowy po wydruku - gdy opcja ta jest włączona, po wydrukowaniu dokumentu finansowego, program automatycznie blokuje możliwość jego edycji. Jest to przydatne, aby zapobiec niezamierzonym zmianom w dokumencie po jego zaksięgowaniu.
• Domyślny typ dokumentu przy rozliczaniu należności/zobowiązań - opcja pozwala ustawić domyślny typ dokumentu, który będzie proponowany przez program podczas rozliczania należności lub zobowiązań. Użytkownik może wybrać, czy program ma domyślnie proponować dokumenty kasowe czy też dokumenty bankowe do rozliczenia transakcji finansowych.

Kontrahenci

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Kontrahenci:

• Domyślna forma płatności - wybrany sposób płatności będzie proponowany przy dodawaniu nowego kontrahenta do kartoteki.
• Maska wyróżnika kontrahenta - w kartotece kontrahentów istnieje możliwość wprowadzenia wyróżnika według własnej koncepcji. Aby kontrolować formalną poprawność wpisu wyróżnika, program umożliwia używanie tzw. maski wyróżnika, która pełni analogiczną rolę do masek indeksów katalogowych i handlowych w kartotece asortymentów. Maska wyróżnika kontrahenta może być konstruowana z następujących elementów:
  • ? — znak zapytania zastępuje dowolny znak (literę, cyfrę),
  • # — podwójny krzyżyk (hash) zastępuje dowolną cyfrę 0..9,
  • Stałej części wyróżnika - złożonej z liter, cyfr, lub znaków przestankowych.

Warto wiedzieć

Przeznaczenie wyróżnika kontrahenta opisano szerzej w rozdziale Kontrahenci.

Zlecenia produkcyjne

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Zlecenia produkcyjne:

Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla zleceń produkcyjnych opcja przyspiesza wystawianie dokumentów, a konkretnie wypełnianie specyfikacji towarowej zlecenia. Przy włączonej opcji, po wstawieniu towaru do specyfikacji, automatycznie ponownie otwiera się okno kartoteki artykułów. Jeśli opcja jest wyłączona, w celu wstawienia nowej pozycji, konieczne jest ręczne otwarcie kartoteki artykułów poprzez naciśnięcie klawisza Insert.

Rachunki bankowe

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Rachunki bankowe:

Domyślne numery rachunków w formacie IBAN - od 2003 roku w Polsce obowiązuje nowy format numerów rachunków bankowych, nazywany numerem IBAN (International Banking Account Number). Numer IBAN zawiera sumę kontrolną, co umożliwia wykrycie błędnie podanego numeru. Po włączeniu tej opcji program domyślnie proponuje format IBAN w miejscach, gdzie użytkownik musi podać numer rachunku bankowego. Możliwa jest również zmiana formatu na formacie IBAN podczas wprowadzania numeru rachunku (dotyczy to tylko konkretnego rachunku).

Walutowość

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Walutowość:

Wypełniaj waluty przy starcie systemu - opcja ta pozwala na automatyczne wypełnienie tabeli kursów walut podczas uruchamiania systemu Wapro Anywhere. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia aktualnych wartości kursów walut. Dzięki temu zapewniona jest poprawna ewidencja transakcji walutowych, gdzie rozliczenia dotyczą zawsze kwoty w danej walucie obcej, a nie w złotówkach.

Sprzedaż detaliczna

Dostępne opcje konfiguracyjne w zakładce Sprzedaż detaliczna:

W zakładce możliwe jest wybranie domyślnego płatnika. Ustawienie można zmienić w zakładce Kartoteki kontrahentów. Do wyboru dostępne są trzy opcje dotyczące domyślnych płatników przy sprzedaży detalicznej:

• płatnik karty kredytowej,
• płatnik kredytu gotówkowego,
• płatnik sprzedaży ratalnej.