Państwowa Straż Pożarna jest przykładem instytucji zatrudniającej pracowników, których podstawą zatrudnienia oraz rozliczania, obok kodeksu pracy, jest ustawa o Państwowej Straży Pożarnej, będąca zbiorem przepisów normujących zasady wynagradzania funkcjonariuszy straży pożarnej. Dotychczas trudno było znaleźć na rynku aplikacje kompleksowo obejmujące zatrudnienie w jednostkach PSP, pozwalające dodatkowo personalizować działania w obrębie danej jednostki.
Partner wdrażający rozwiązanie:
Kadry
System zbudowany jest na platformie programu WAPRO Gang, przy zachowaniu jego pełnej funkcjonalności, oferowanej dla wybranego wariantu (Biznes, Prestiż lub Biuro). Adaptacja systemu do postaci spełniającej wymagania ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, wiązała się ze zmianą wielu jego elementów. Istotne było stworzenie aplikacji, która obok rozliczania funkcjonariuszy, umożliwi zatrudnienie i rozliczenie pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach PSP. Zależało nam przy tym na możliwie elastycznym i automatycznym sposobie interpretacji poszczególnych działań dla określonego sposobu zatrudnienia, eliminując konieczność kontroli ze strony użytkownika. Działanie tej samej procedury będzie różne dla funkcjonariusza i pracownika cywilnego, nie angażując przy tym uwagi samego użytkownika.
Program posiada cechy użytkowe tradycyjnego systemu kadrowo-płacowego, z tą różnicą, iż w przypadku uzupełniania danych funkcjonariuszy konieczne jest wprowadzenie danych, których nie wprowadzamy dla pracowników cywilnych. Poniżej opisane elementy dotyczą jedynie wybranych funkcjonalności, które nie występują w tradycyjnej wersji programu WAPRO Gang. Pierwsze różnice dotyczą uzupełniania kartoteki angaży.
Rys. 1. Kartoteka angaży
Wprowadzając warunki zatrudnienia pracownika określamy, czy jest on pracownikiem cywilnym, czy funkcjonariuszem. Po zaznaczeniu kratki „Funkcjonariusz” aktywny staje się słownik „Grupa zaszeregowania” (niedostępny dla pracownika cywilnego), pozwalający wybrać konkretną grupę zaszeregowania funkcjonariusza, co wiąże się z automatycznym uzupełnieniem „Miesięcznego wynagrodzenia”. Stawki zaszeregowania są jednakowe dla wszystkich funkcjonariuszy, a ich zmiana odbywa się w kartotekach firmy. Status funkcjonariusza determinuje identyfikację pracownika w systemie, ma wpływ na obliczanie list płac, analizy i statystyki oraz transfery do jednostek nadrzędnych.
Rys. 2. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Ważne jest również prawidłowe wprowadzenie kodu ubezpieczeń ZUS dla prawidłowej interpretacji mechanizmów eksportowych do programu Płatnik, którego dokonujemy w kartotece obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.
Istotnym z punktu widzenia rozliczania przebiegu pracy oraz służby, jest uzupełnienie kartoteki „Przebieg dotychczasowego zatrudnienia”, której zapisy umożliwiają również prawidłowe wyznaczenie dat rozpoczęcia pracy oraz służby.
Rys. 3. Dodatek za stopień służbowy
Funkcjonariusz powinien mieć uzupełnioną kartotekę „Dodatek za stopień służbowy” powiązaną z kartoteką firmy, w której zdefiniowane są wysokości dodatków dla poszczególnych stopni. Funkcjonariuszowi przypisujemy jedynie jego stopień służbowy, wprowadzając ewentualnie przewidywaną datę kolejnego mianowania. Rozwiązanie tego typu ułatwia ewentualną zmianę wysokości tych dodatków, gdyż sprowadza się do zmiany przez użytkownika dokonywanej w jednym miejscu (kartotece firmy), a nie dla poszczególnych funkcjonariuszy w kartotece. Wartość wprowadzona w pozycji „Stopień służbowy” jest wykorzystywana w formie skrótowej na wydrukach i zestawieniach, przed nazwiskiem funkcjonariusza.
Rys. 4. Dodatek służbowy
Większość zapisów w kartotekach zawierają przedziały dat obowiązywania danego zapisu. Jest to konieczne ze względu na prawidłowe interpretacje przez listy płac oraz sprawozdania i analizy przygotowywane przez użytkownika na wybrany dzień. Istnieje również szereg kartotek umożliwiających ewidencję przysługujących funkcjonariuszom dodatków. Kartoteki te powiązane są z listami płac oraz określonymi dokumentami funkcjonującymi w systemie.
Przykładem takiej kartoteki może być „Dodatek służbowy”, gdzie określamy ramy czasowe obowiązywania wypłacanego dodatku, jego wysokość oraz ewentualne uwagi do wprowadzanego zapisu.
Rys. 5. Wykształcenie pożarnicze
Dla funkcjonariuszy prowadzi się ponadto ewidencję przebiegu specjalistycznego wykształcenia pożarniczego. Informacje zawarte w kartotece powiązane są z odpowiednimi funkcjami wykorzystywanymi np. w sprawozdaniach do jednostek nadrzędnych.
Rys. 6. Odznaczenia
Jeszcze innym przykładem kartoteki jest ewidencja odznaczeń funkcjonariusza.
Podobnych rozwiązań w aplikacji WAPRO Gang dedykowanej Państwowej Straży Pożarnej jest bardzo dużo. Stworzono wiele kartotek przechowujących niezbędne informacje, do których dostęp jest natychmiastowy i które można wykorzystać w procesie sprawozdawczym. Przyjazne dla użytkownika formularze potrafią kontrolować proces uzupełniania danych, aby eliminować podstawowe błędy popełniane przez użytkownika. Pomocne są również słowniki, zawierające powtarzające się zapisy wzorcowe lub pomocnicze.
Rys. 7. Urlopy dodatkowe
W systemie znajduje się również grupa kartotek, między którymi występują relacje wspierające proces ewidencji. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest ewidencja urlopów dodatkowych funkcjonariuszy.
Istnieją warunki, na podstawie których funkcjonariuszowi przysługuje określona ilość urlopu dodatkowego w danym roku. System potrafi wyznaczyć wymiar roczny takiego urlopu, prowadzić ewidencję dla urlopów zaległych oraz informować o pozostałych do wykorzystania dniach. Mechanizm pozwala na wprowadzenie korekty podpowiadanej przez system w przypadku sytuacji nietypowych.
Rys. 8. Odbiór nadgodzin
Innym przykładem zautomatyzowanego procesu ewidencji jest rejestracja i rozliczanie godzin nadliczbowych. Użytkownik dla konkretnego zatrudnionego wprowadza czas pracy (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy) w godzinach nadliczbowych. Jeśli dany pracownik planuje wykorzystać nadliczbowy czas pracy w postaci wolnego, użytkownik dokonuje odpowiedniej rejestracji w kartotece odbioru nadgodzin.
Kartoteka odbioru godzin nadliczbowych posiada funkcję BO, umożliwiającą wprowadzenie ilości godzin do odbioru, bez konieczności rejestracji w kartotece „Godziny nadliczbowe”. Rejestracja wolnego za nadgodziny możliwa jest jedynie wtedy, gdy dany pracownik ma wypracowane godziny nadliczbowe, co jest automatycznie kontrolowane przez system. System podpowiedzi informuje użytkownika o ilości „dostępnych” godzin nadliczbowych. Kartoteka jest powiązana również z ewidencją nieobecności, eliminując konieczność dublowania rejestracji.
Rys. 9. Wymiar urlopu szkolnego
Praktycznym rozwiązaniem jest moduł rozliczający urlopy szkolne. Najpierw określamy parametry związane z przyznanym urlopem szkolnym, które wprowadzamy w kartotece „Wymiar urlopu szkolnego”. Na parametry te składa się okres, w którym pracownik musi wykorzystać urlop, rodzaj urlopu oraz ilość przysługujących dni. Ponieważ pracownik może jednocześnie otrzymać urlop z kilku rodzajów kształcenia system umożliwia wprowadzenie wielu rekordów, dla których ewidencja będzie prowadzona niezależnie.
Wykorzystywanie urlopu szkolnego opiera się na zapisach powyższej kartoteki, kontrolując automatycznie wymiar dla poszczególnych rodzajów kształcenia oraz okres, w którym pracownikowi przysługuje dany urlop. Cały mechanizm jest wsparty systemem podpowiedzi oraz powiązany z kartoteką nieobecności.
Rys. 10. Podstawowe informacje o pracowniku
W wariancie systemu WAPRO Gang dla PSP jest jeszcze wiele modułów kadrowych, przydatnych w codziennej pracy, jak choćby moduł rozliczania delegacji, moduł opiniowania funkcjonariusza, ewidencja kursów i uprawnień, czy choćby moduł podstawowych informacji o pracowniku (przedstawiony poniżej).
Rys. 11. Fragment raportu – Przeszeregowanie funkcjonariusza
Uzupełnieniem kartotekowej części programu WAPRO Gang w wariancie dla PSP są dopracowane wydruki, z których większość w postaci graficznej, kompatybilnej z programem WS Word, które można dowolnie formatować.
Oprócz wydruków, na potrzeby jednostek PSP opracowane zostały również sprawozdania dotyczące zatrudnienia z możliwością ich wygenerowania na dowolny dzień oraz mechanizm tworzenia plików zawierających sprawozdania dla jednostek nadrzędnych. Oprócz wymienionych wyżej funkcjonalności opracowanych przez nasz zespół programistów dostępne są wszystkie elementy zawarte w fabrycznym programie WAPRO Gang. To czyni aplikację nowoczesnym i wszechstronnym narzędziem znajdującym zastosowanie w praktycznie każdej jednostce Państwowej Straży Pożarnej.
Płace
Funkcjonalność płacowa systemu WAPRO Gang w wariancie dla PSP sprowadza się do prawidłowego obliczenia wynagrodzeń zarówno funkcjonariuszom, jak i pracownikom cywilnym, sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji (również w postaci elektronicznej) oraz rozliczeniu z urzędem skarbowym i ZUS.
Użytkownik do dyspozycji ma odpowiednio zmodyfikowaną listę podstawową, której funkcjonalność w porównaniu do typowej listy podstawowej programu WAPRO Gang została zmieniona w sposób, pozwalający na obliczanie wynagrodzeń pracownikom cywilnym oraz funkcjonariuszom PSP jednocześnie. Zmianie uległ sposób interpretowania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków w przypadku funkcjonariuszy, na zgodny z ustawą o PSP. Dokonano rozbudowy obliczania dodatku stażowego, który dla funkcjonariuszy obliczany jest z dokładnością do jednego dnia (w przypadku zmiany stażu w trakcie miesiąca, program wylicza wysokość dodatku stażowego proporcjonalnie do ilości dni nowego i starego stażu, zgodnie z ustawą o PSP). Wprowadzono szereg dodatkowych składników, których wyliczanie determinują informacje zawarte w kartotekach osobowych. Dodatki takie jak: dodatek służbowy, dodatek specjalny, dodatek za stopień służbowy, obliczane są z uwzględnieniem dat określających termin ich obowiązywania. Stworzono możliwość przypisania oraz potrącenia kilku rodzajów ubezpieczeń grupowych oraz potrącenia składek z tytułu przynależności do kilku związków zawodowych. Kartoteki przechowujące informacje dla każdego z typów wymienionych wyżej potrąceń zostały zbudowane na tej samej zasadzie. W ramach danego typu ubezpieczenia (Na życie, NNW, OC itd.) istnieje możliwość dodania wielu wariantów ubezpieczenia. Podobnie sytuacja wygląda ze składkami na związki zawodowe (NSZZ Solidarność, NZZ Pracowników Pożarnictwa, NZZ Florian) oraz SITP.
Uzupełnieniem listy podstawowej jest zmodyfikowana lista dodatkowa. Lista dodatkowa zawiera składniki, których wypłacanie może nastąpić w dowolnej chwili i nie jest uzależnione od listy podstawowej. Większość składników należy do grupy składników wstępnych, których wartości wprowadzane są bezpośrednio na liście. Są jednak również i takie składniki, których proces naliczania przebiega automatycznie z uwzględnieniem innych zależności. Przykładem takiego składnika może być równoważnik za brak lokalu czy chociażby nagroda roczna. W przypadku równoważnika, dopuszczalna jest wypłata kwoty w ciągu roku, od której nie odprowadza się podatku, w momencie przekroczenia w/w kwoty podatek powinien zostać naliczony. Proces weryfikacji i obliczania tego składnika jest całkowicie automatyczny, użytkownik określa jedynie, czy dany równoważnik przysługuje konkretnej osobie i w jakim terminie. Automatycznie przebiega również proces obliczania nagrody rocznej dla funkcjonariuszy i dla pracowników cywilnych. Program podczas liczenia weryfikuje przebieg zatrudnienia, ilość absencji chorobowych w celu określenia, czy konkretna osoba powinna mieć naliczoną nagrodę roczną. Następnie, w zależności od zatrudnienia (funkcjonariusz, pracownik cywilny), wylicza nagrodę roczną na podstawie ostatniego wynagrodzenia lub z przebiegu ostatnich dwunastu miesięcy, zachowując przy tym wytyczne ustawy o PSP.
Na potrzeby jednostek Państwowej Straży Pożarnej został opracowany specjalny typ listy płac nazwanej listą wyrównawczą. Zadaniem listy wyrównawczej jest wyrównanie wynagrodzenia funkcjonariuszom w przypadku, w którym zmiana warunków płacowych następuje (przykładowo) w miesiącu maju, z terminem obowiązywania od pierwszego stycznia (okres od stycznia do maja powinien zostać funkcjonariuszowi wyrównany). Działanie listy wyrównawczej sprowadza się do prawidłowego określenia okresu listy, wprowadzeniu na listę osób, którym takie wyrównanie przysługuje oraz przyciśnięciu klawisza (F5) odpowiedzialnego za obliczanie. Mechanizmy listy sprawdzają same, od kiedy powinno nastąpić wyrównanie i w jakiej wysokości, z uwzględnieniem oczywiście wszystkich dodatkowych składników wynagrodzenia.
Pewne zmiany wprowadzone zostały w listach służących do obsługi umów okresowych (cywilnoprawnych). Dotyczyły one głównie możliwości rozliczania kilku umów występujących w pokrywającym się okresie. Użytkownik może wprowadzić dowolną ilość umów cywilno-prawnych, których termin rozpoczęcia i zakończenia jest praktycznie dowolny. Podczas obliczania listy, program sprawdza kartotekę umów okresowych i proporcjonalnie do określonego w umowie czasu, oblicza wysokość wynagrodzenia.
Wszystkie listy płac opracowane zostały z uwzględnieniem wymagań stawianych przez ustawę o PSP. Składniki zostały powiązane z odpowiednimi wyróżnikami w celu prawidłowego rozliczania składek ZUS i podatku. Transporty do programu Płatnik, na podstawie wprowadzonych kodów ubezpieczenia oraz odpowiednio skonfigurowanych składników, prawidłowo interpretują poszczególne wynagrodzenia, rozliczając je na właściwych deklaracjach. Tworzenie transferu przelewów wynagrodzeń w postaci elektronicznej z opcjonalnym znacznikiem paragrafu jest kompatybilne z programami bankowymi. Wydruki list płac mogą przybierać dowolną postać, uzależnioną od upodobań samego użytkownika. Zarówno w przypadku raportów tabelarycznych, jak i pasków, istnieje możliwość wykonania wydruków jednolitych dla każdego typu listy. Każda z list płac wyposażona jest (opcjonalnie) w mechanizm, który pozwala przypisać ją do konkretnego paragrafu. Proces ten następuje podczas zamykania listy płac.
Rys. 12. Przypisanie paragrafu podczas zamykania listy płac
Korzystając z mechanizmu opisywania listy paragrafem, mamy możliwość wydruku zestawienia składników płacowych z rozbiciem na poszczególne paragrafy. Program przewiduje sprawozdania z podziałem na paragrafy w dwóch wariantach. W pierwszym użytkownik otrzymuje zestawienie wszystkich występujących w podanym okresie paragrafów, z podsumą dla każdego z nich. Drugi wariant przewiduje możliwość wyboru konkretnego paragrafu lub kilku paragrafów, które mają znaleźć się na wydruku.
Rys. 13. Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy
Powyżej znajduje się fragment przykładowego zestawienia list płac z rozbiciem na paragrafy w wybranym okresie. Podobnie jak w przypadku zestawień kadrowych, system WAPRO Gang w wersji dla PSP zawiera szereg przydatnych zestawień i wydruków wspomagających dział finansowy w codziennej pracy.