Jak zarządzać wzorcami księgowania?

Ideą wzorców księgowania jest utworzenie możliwie niewielkiej liczby schematów księgowań i przypisanie ich do odpowiednich składników majątku. Powiązanie to wykonuje się na ekranie edycji składnika majątku, w zakładce Księgowanie, poprzez wybór właściwego wzorca księgowania.

Przykładowe wzorce księgowania mogą obejmować:

• obsługę maszyn,
• obsługę środków transportu,
• obsługę wartości niematerialnych i prawnych,
• obsługę gruntów.

Każdy wzorzec księgowania określa powiązanie operacji wykonywanych na środku trwałym z odpowiednimi kontami księgowymi po stronie Wn i Ma, charakterystycznymi dla danej grupy składników majątku. Kwoty związane z poszczególnymi operacjami są następnie automatycznie księgowane na wskazane konta.

Warto zwrócić uwagę, że po stronie Wn można zdefiniować procentowy podział kwoty pomiędzy kilka kont. W takim przypadku wartość związana z daną operacją zostanie automatycznie rozdzielona zgodnie z określonymi proporcjami.

Podczas tworzenia rejestru not księgowych za wybrany miesiąc operacje wykonane na poszczególnych składnikach majątku są księgowane na konta określone we wzorcu przypisanym do danego składnika.

Przykładowo, jeżeli samochód osobowy został powiązany ze wzorcem Obsługa środków transportu, kwota amortyzacji bilansowej naliczona w danym miesiącu zostanie zaksięgowana na konta zdefiniowane w zakładce Amortyzacja bilansowa tego wzorca.

System umożliwia również definiowanie tzw. księgowań równoległych, czyli dodatkowych zapisów wykonywanych na innych kontach księgowych. Takie księgowania konfiguruje się oddzielnie dla każdej operacji. W efekcie dla jednej operacji mogą zostać wygenerowane dodatkowe dekrety, które zostaną zapisane w ramach tego samego rejestru not księgowych.

Istotnym elementem wzorców księgowania jest możliwość uwzględniania kont analitycznych przypisanych do składników majątku. Konta te definiuje się na zakładce Księgowanie, w oknie edycji składnika majątku. Jeżeli numer konta analitycznego ma zostać uwzględniony w generowanym dekrecie, dopisz znak # do odpowiedniego konta syntetycznego we wzorcu księgowania. Podczas generowania dekretów symbol # zostanie automatycznie zastąpiony numerem analitycznym danego środka trwałego. Dzięki temu w rejestrze not księgowych pojawi się pełny numer konta, zgodny z konfiguracją analityki składnika majątku.

W przypadku eksportu danych do programu Wapro Fakir każdą operację zdefiniowaną we wzorcu księgowania należy powiązać z odpowiednimi kodami dokumentów oraz dziennikami księgowymi.

Kody dokumentów i dzienniki są dostępne:

• w przypadku wspólnej bazy danych - po zdefiniowaniu roku obrotowego w programie Wapro Fakir i wybraniu go w systemie Wapro Best,
• w przypadku baz rozłącznych - po zaimportowaniu definicji z programu Wapro Fakir oraz wybraniu odpowiedniego roku obrotowego.

Brak przypisania kodów dokumentów i dzienników może spowodować, że import danych do programu Wapro Fakir zakończy się niepowodzeniem lub zostanie wykonany jedynie częściowo.