Jak zarządzać rejestrami i notami księgowymi?

Nota księgowa to dokument wykorzystywany do ewidencjonowania operacji gospodarczych, które nie są dokumentowane fakturą VAT. Najczęściej służy do księgowania korekt, rozliczeń wewnętrznych, naliczania odsetek, obciążeń lub uznań pomiędzy kontrahentami oraz innych zdarzeń wymagających ujęcia w księgach rachunkowych.

Rejestr not księgowych to uporządkowany zbiór not księgowych utworzonych dla konkretnego okresu rozliczeniowego. System grupuje dokumenty według miesiąca, co ułatwia kontrolę zapisów oraz ich późniejsze wyszukiwanie. Dla jednego miesiąca może istnieć tylko jeden rejestr not księgowych.

Ewidencja (lista) wygenerowanych dekretów prezentowana jest po wybraniu w menu opcji Dokumenty | Rejestry/Noty księgowe.

W jaki sposób powstają noty księgowe?

Każda nota księgowa znajdująca się w rejestrze jest tworzona automatycznie na podstawie operacji wykonanej na środku trwałym. Przykładowo przyjęcie nowego środka trwałego do ewidencji powoduje wygenerowanie odpowiedniej noty księgowej, zawierającej zapisy niezbędne do ujęcia operacji w księgach rachunkowych.

Nota księgowa składa się z zapisów dla obu stron dekretu:

• Wn (Winien) – numer konta oraz kwota operacji,
• Ma – numer konta oraz kwota operacji.

W praktyce każda operacja wpływająca na wartość lub stan środka trwałego, taka jak przyjęcie, amortyzacja, ulepszenie, sprzedaż czy likwidacja może skutkować wygenerowaniem odpowiedniej noty księgowej. Noty są tworzone podczas generowania rejestru dla wybranego miesiąca, pod warunkiem,że dana operacja została wykonana w tym okresie. Dodatkowo środek trwały musi zostać prawidłowo powiązany z mechanizmem księgowania obowiązującym w programie:

• ze wzorcem księgowania, jeśli w firmie wykorzystywane są wzorce księgowania,
• z odpowiednimi funkcjami metajęzyka, jeśli metajęzyk jest domyślnym sposobem dekretowania.

Sposób generowania dekretów można określić w Ustawieniach konfiguracyjnych, wybierając odpowiednią opcję w parametrze Sposób dekretowania.

Jak przeglądać rejestr not księgowych?

W oknie prezentowane są rejestry not księgowych, które są zbiorami not księgowych wygenerowanych dla ściśle określonego miesiąca. Okno ewidencji dekretów składa się z dwóch części:

• lewa lista – zawiera rejestry dekretów (dokumenty PK),
• prawa lista – prezentuje dekrety należące do rejestru zaznaczonego po lewej stronie.

Taki układ umożliwia szybkie przechodzenie pomiędzy rejestrami oraz analizę zapisów księgowych znajdujących się w wybranym okresie.

Aby szybciej odnaleźć interesujące dokumenty, możesz skorzystać z dostępnych mechanizmów filtrowania i wyszukiwania danych:

• wybrane kryterium - umożliwia wyświetlanie dokumentów według konta księgowego lub według kwoty,
• pole wyszukiwania - pozwala wyszukać wybrane pozycje po wpisaniu fragmentu nazwy lub opisu,
• rodzaj operacji - umożliwia filtrowanie dokumentów według typu zdarzenia: Przyjęcie, Amortyzacja, Ulepszenie, Sprzedaż, Częściowa sprzedaż, Likwidacja, Częściowa likwidacja, Przekazanie, Przeszacowanie, Korekta amortyzacji,
• (Ctrl+S) - filtrowanie zapisów według rodzaju księgowań: Wszystkie, Bilansowe, Podatkowe,
• (Ctrl+F) - filtrowanie dokumentów według typu zapisów: Wszystkie, Zwykłe, Równoległe,
• (F7) - filtr majątku trwałego - umożliwia ograniczenie listy do wybranego środka trwałego wskazanego z kartoteki majątku trwałego.

Wprowadzone dokumenty można modyfikować za pomocą przycisku Popraw. Opcja ta umożliwia zmianę danych nagłówkowych dokumentu, aktualizację informacji zawartych w poleceniu księgowania, a także wydruk dokumentu księgowego. Jeżeli dokument został wprowadzony omyłkowo lub nie powinien być uwzględniony w ewidencji, można go usunąć za pomocą przycisku Usuń. Usunięcie dokumentu powoduje jego wykreślenie z rejestru, dlatego przed wykonaniem tej operacji należy zweryfikować, czy zapis nie został już wykorzystany w dalszych procesach księgowych.

Jak dodać nowy rejestr?

Dodanie rejestru jest możliwe po kliknięciu przycisku Dodaj. Funkcja pozwala na dodanie nowego rejestru zawierającego dekrety księgowe wygenerowane na podstawie zdefiniowanych wcześniej wzorców. Wywołanie funkcji otwiera formatka zawierająca pola do wypełnienia oraz przyciski ekranowe pozwalające na wygenerowanie dekretów oraz wydrukowanie całego dokumentu:

• Data generacji - określa datę utworzenia rejestru not księgowych. Data ta zostanie przypisana do generowanych dokumentów. Wartość można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza dostępnego po kliknięciu ikony obok pola,
• Okres dla not - określa miesiąc i rok, dla którego zostaną wygenerowane noty księgowe. Na podstawie wskazanego okresu program pobiera odpowiednie dane do księgowania i tworzy rejestr not księgowych przypisany do wybranego miesiąca. Dla jednego okresu można utworzyć tylko jeden rejestr not księgowych,
• Nazwa rejestru - zawiera nazwę tworzonego rejestru. Program może automatycznie zaproponować nazwę zawierającą wskazany okres rozliczeniowy. Dla łatwiejszej identyfikacji rejestrów zalecamy pozostawienie nazwy generowanej przez system lub zastosowanie własnego, jednoznacznego opisu,
• Uwagi - służy do wpisania dodatkowych informacji dotyczących tworzonego rejestru. Można tutaj zamieścić m.in. opis celu wygenerowania not, informacje o korektach czy oznaczenia wewnętrzne stosowane w firmie,
• Numer dokumentu - określa numer dokumentu PK, który zostanie nadany podczas generowania not księgowych. W zależności od konfiguracji numer może zostać nadany automatycznie zgodnie z obowiązującą numeracją dokumentów w programie lub wpisany ręcznie.

Drukowanie dokumentu

Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne wyświetlenie lub wydruk dokumentu po wygenerowaniu not księgowych. Opcja jest przydatna, gdy dokumentacja księgowa ma zostać od razu wydrukowana lub zapisana w formie elektronicznej.

Generowanie not księgowych

Po uzupełnieniu wymaganych danych kliknij przycisk Generuj noty. Program:

• utworzy rejestr not księgowych dla wskazanego okresu,
• wygeneruje odpowiednie dokumenty PK,
• przypisze dokumentom numerację zgodną z konfiguracją systemu,
• zapisze rejestr na liście dostępnych rejestrów not księgowych.

Jak sumować dekrety?

Funkcja sumowania dekretów umożliwia szybkie sprawdzenie łącznych wartości zapisów księgowych zgromadzonych w rejestrze. Dzięki temu można zweryfikować poprawność wygenerowanych dokumentów oraz przeanalizować wartości zaksięgowane dla poszczególnych typów operacji bez konieczności ręcznego zliczania poszczególnych pozycji.

Sumowanie dekretów jest dostępne po kliknięciu przycisku Suma. Po uruchomieniu funkcji program prezentuje zestawienie sum dekretów pogrupowanych według typów operacji. Umożliwia to szybką analizę wartości wynikających m.in. z przyjęć środków trwałych, naliczonej amortyzacji, ulepszeń, sprzedaży, likwidacji czy przeszacowań majątku.

Zestawienie sum może być wykorzystane zarówno do bieżącej kontroli zapisów księgowych, jak i do weryfikacji poprawności danych przed ich eksportem lub zaksięgowaniem w systemie finansowo-księgowym.

Jak wydrukować dokument?

Funkcja drukowania umożliwia przygotowanie papierowej lub elektronicznej wersji wybranego dokumentu księgowego. Wydruk może być wykorzystany do celów archiwizacyjnych, kontrolnych lub jako dokument pomocniczy podczas weryfikacji zapisów księgowych. Drukowanie dokumentu jest dostępne po wybraniu przycisku Drukuj. Funkcja pozwala na wydrukowanie aktualnie zaznaczonego dokumentu znajdującego się w rejestrze not księgowych.