Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia

Inwentaryzacja to proces polegający na sprawdzeniu zgodności rzeczywistego stanu majątku firmy z danymi zapisanymi w ewidencji środków trwałych oraz wyposażenia. Jej celem jest potwierdzenie istnienia składników majątku, weryfikacja ich lokalizacji, osoby odpowiedzialnej za użytkowanie oraz wykrycie ewentualnych różnic pomiędzy stanem faktycznym a zapisami w systemie.

W programie Wapro Best proces inwentaryzacji obejmuje:

• utworzenie dokumentu inwentaryzacyjnego,
• wybór składników majątku przeznaczonych do spisu,
• przygotowanie arkuszy spisowych,
• przeprowadzenie spisu z natury,
• wprowadzenie i zatwierdzenie wyników spisu z natury.

Dzięki możliwości podziału majątku na wiele arkuszy spisowych rozwiązanie sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i w przedsiębiorstwach posiadających wiele oddziałów, lokalizacji lub dużą liczbę środków trwałych.

Gdzie znaleźć dokumenty inwentaryzacyjne?

Dokumenty związane z inwentaryzacją są dostępne z poziomu menu programu:

• Start | Inwentaryzacja,
• Dokumenty | Inwentaryzacja.

Po uruchomieniu procesu wyświetli się okno Lista inwentaryzacji, które zawiera wszystkie dokumenty spisów utworzone w systemie.

Górna część okna prezentuje listę dokumentów inwentaryzacyjnych, natomiast w dolnej znajdują się przyciski funkcyjne umożliwiające wykonywanie dostępnych operacji. Zakres dostępnych funkcji zależy od aktualnego statusu dokumentu.

Dokumenty zatwierdzone i zamknięte nie mogą być już edytowane ani usuwane. Dla takich pozycji dostępne są wyłącznie funkcje podglądu (przycisk Pokaż) oraz wydruku dokumentacji (przycisk Wydruki). Po dodaniu nowego dokumentu inwentaryzacji i wskazaniu go na liście, wszystkie przyciski staną się aktywne. Taki dokument inwentaryzacji, aż do momentu jego zatwierdzenia, można edytować i usuwać.

Jak utworzyć nowy dokument inwentaryzacji?

Aby rozpocząć nową inwentaryzację, kliknij przycisk Dodaj. Program utworzy nowy dokument, który początkowo nie zawiera żadnych pozycji.

Aby rozpocząć jego konfigurację, zaznacz dokument na liście i kliknij przycisk Edytuj spis.

Pierwszym etapem jest określenie składników majątku objętych inwentaryzacją. Do dokumentu można dodawać:

• środki trwałe,
• wyposażenie,
• wartości niematerialne i prawne.

W tym celu kliknij ikonę i uruchom filtr Pokaż składniki majątku trwałego nieuwzględnione w spisie inwentaryzacyjnym. Na liście wyświetlą się wszystkie elementy ewidencji, które nie zostały jeszcze dodane do bieżącej inwentaryzacji.

Wybrane pozycje można przeciągać metodą drag and drop do sekcji dokumentu inwentaryzacyjnego. Istnieje również możliwość zaznaczenia wszystkich składników jednocześnie (kliknij prawy przycisk myszy na liście i wybierz opcję Zaznacz wszystko) i dodania ich do spisu jednym ruchem.

Ponieważ okno pracuje w trybie Środki trwałe nieuwzględnione w inwentaryzacji, po wybraniu wszystkich składników majątku, sekcja po prawej stronie pozostanie pusta.

Podpowiedź

Jeżeli do inwentaryzacji ma zostać wybrana tylko część majątku, po prawej stronie pozostaną składniki, które nie zostały przypisane do dokumentu.

Aby umieścić na liście inwentaryzacji wyposażenie, kliknij ikonę - Pokaż wyposażenie nieuwzględnione w spisie inwentaryzacyjnym.

W przypadku większej liczby składników majątku skorzystaj z dodatkowych okien kartotek wyposażenia i środków trwałych, dostępnych pod przyciskami:

• Pozycja majątku,
• Pozycja wyposażenia.

Okna te oferują bardziej rozbudowane możliwości filtrowania i wyszukiwania danych, co znacznie ułatwia przygotowanie dużych inwentaryzacji.

Jak tworzyć arkusze spisu z natury?

Arkusze spisowe służą do organizacji procesu liczenia składników majątku podczas inwentaryzacji. Podział na kilka arkuszy jest szczególnie przydatny w przypadku:

• firm wielooddziałowych,
• przedsiębiorstw posiadających wiele lokalizacji,
• organizacji dysponujących dużą liczbą środków trwałych,
• podziału pracy pomiędzy kilka komisji spisowych.

Aby utworzyć jeden lub kilka arkuszy spisowych, kliknij ikonę .

Po utworzeniu pierwszego arkusza program automatycznie utworzy dodatkową gałąź o nazwie Pozycje nieprzypisane. Wszystkie składniki majątku dodane do dokumentu będą początkowo umieszczone właśnie w tej sekcji.

Jak przypisywać składniki do arkuszy?

Aby przypisać składniki do konkretnego arkusza spisowego, przejdź na gałąź Pozycje nieprzypisane, zaznacz wybrane pozycje i przeciągnij je na nazwę odpowiedniego arkusza. Po rozdzieleniu wszystkich składników lista Pozycje nieprzypisane powinna pozostać pusta.

Jak wybrać inwentaryzowane pozycje?

Przygotowanie pozycji do inwentaryzacji można przeprowadzić na dwa sposoby. Pierwszy polega na przypisaniu składników majątku do dokumentu inwentaryzacji, a następnie utworzeniu arkuszy spisowych i powiązaniu z nimi odpowiednich pozycji. Drugi sposób umożliwia bezpośrednie przypisywanie składników majątku do wcześniej utworzonych arkuszy spisowych. Niezależnie od wybranej metody program oferuje narzędzia, które usprawniają organizację spisu, szczególnie w przypadku dużej liczby środków trwałych.

Podczas przygotowywania arkuszy spisowych skorzystaj z mechanizmów sortowania dostępnych w oknie Edycja inwentaryzacji. Pozycje możesz uporządkować według wybranych kolumn, takich jak Miejsce użytkowania lub Osoba odpowiedzialna. Dzięki temu łatwiej pogrupować składniki majątku i przypisać je do odpowiednich arkuszy spisowych. Wybrane pozycje można szybko zaznaczać za pomocą klawisza Spacja, a następnie przypisywać do wskazanego arkusza.

Przy większej liczbie składników majątku szczególnie pomocna jest funkcja wyszukiwania intuicyjnego. Umożliwia ona szybkie odnalezienie wybranych pozycji na podstawie określonych kryteriów, takich jak miejsce użytkowania, osoba odpowiedzialna czy inne dostępne dane ewidencyjne.

Jak wydrukować arkusze spisowe?

Po zakończeniu przygotowania spisu z natury i przypisaniu wszystkich pozycji do arkuszy spisowych można wydrukować dokumenty przeznaczone dla komisji inwentaryzacyjnych. W tym celu kliknij przycisk Wydruki, a następnie wybierz raport Raport inwentaryzacyjny. W następnym kroku ustaw parametry:

• Uwzględnij podział na arkusze spisu z natury = TAK
• Uwzględnij różnice inwentaryzacyjne = NIE

Tak przygotowany wydruk zawiera podział na poszczególne arkusze spisowe i może zostać wykorzystany podczas przeprowadzania inwentaryzacji w terenie.

Jak wprowadzić spis z natury do arkuszy spisowych?

Po zakończeniu spisu należy przenieść wyniki do arkuszy spisowych. W tym celu dla każdej pozycji uzupełnij wartość w kolumnie Stan po, klikając przycisk Popraw stan. Po uzupełnieniu wszystkich pozycji zweryfikuj poprawność wprowadzonych danych. Następnie zamknij i zatwierdź dokument inwentaryzacji zgodnie z przyjętą procedurą.

Jak wydrukować dokument inwentaryzacyjny?

Po zatwierdzeniu dokumentu możliwe jest przygotowanie dokumentacji podsumowującej przeprowadzoną inwentaryzację. Program umożliwia wydruk:

• dokumentu inwentaryzacyjnego z podziałem na arkusze spisowe,
• kompletnego dokumentu inwentaryzacji w formie jednego zestawienia,
• raportu prezentującego różnice inwentaryzacyjne.

Dzięki temu można w łatwy sposób przeanalizować wyniki spisu oraz przygotować dokumentację niezbędną do rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych.