Jak utworzyć definicję numeracji dokumentów?

Do najważniejszego podziału, jaki można wykonać w ramach numeracji w programie Wapro Mag należy zaliczyć numerację:

• ręczną lub automatyczną dla danego typu dokumentu,
• uzależnioną od konkretnego typu dokumentu,
• wspólną lub niezależną dla każdego magazynu,
• ciągłą lub zerowaną w konkretnych okresach, np. co miesiąc.

Moduł konfiguracji dokumentów znajduje się w menu Admin | Numeracja dokumentów. Pozwala on na definicję różnych ustawień numeracji. Po wybraniu ogólnego poziomu, np. gałęzi Dokumenty magazynowe można wybrać globalne ustawienie dla wszystkich typów dokumentów magazynowych. Jest to najprostsze z ustawień, ponieważ pozwala jedynie zdefiniować, czy numeracja będzie automatyczna czy ręczna oraz zależna czy niezależna.

Jak wybrać typ numeracji?

• numeracja automatyczna - określa, czy system nadaje numery automatycznie, zgodnie z licznikiem kolejności;
• numeracja ręczna - określa, czy to użytkownik musi wprowadzać kolejny numer dokumentu;
• numeracja zależna - określa, czy system będzie uzależniał numer dokumentu od magazynu czy od kasy, np. dwa oddzielne magazyny tej samej firmy mogą mieć własną numerację (zależną od magazynu), co oznacza, że w firmie mogą powstać dwa dokumenty o takim samym numerze, np. WZ/0001/2023;
• numeracja niezależna - określa, że niezależnie od tego, w którym magazynie wystawiamy dokument, system pobiera kolejny numer z puli, czyli dokument WZ/0001/2023 będzie unikatowy dla danego okresu w konkretnej firmie.

Pamiętaj

System nie uzupełnia luk w numeracji po skasowanych dokumentach.

• Jeśli użytkownik skasował ostatni dokument, system cofnie numerację.
• Jeśli skasowany został dokument ze środka listy i zachodzi potrzeba uzupełnienia luki w numeracji, użytkownik musi przestawić konfigurację na ręczną i uzupełnić numer samodzielnie.

Poprzez zmianę parametru konfiguracji firmy Uzupełniaj lukę w numeracji, można uprościć powyższy proces, jednak takie ustawienie może powodować powolniejsze zapisywanie dokumentu ze względu na konieczność znalezienia wolnych miejsc powstałych w numeracji.

Warto wiedzieć

Dla dokumentów handlowych zakupu domyślnie wybrana jest numeracja ręczna, ponieważ najczęściej wprowadza się jako numer FV zakupu numeru z FV sprzedaży kontrahenta.

Jak określić numerację poszczególnych typów dokumentów?

W programie Wapro Mag, możliwe jest określenie numeracji dla poszczególnych typów dokumentów, np. PZ/WZ/RW itp.

W tym celu użytkownik w pierwszym kroku powinien rozwinąć dany poziom, np. Dokumenty magazynowe. System posiada domyślnie zdefiniowane formaty numeracji składające się z sygnatury dokumentu / znaku autonumeracji / symbolu roku. Domyślnie numeracja dotyczy wszystkich magazynów i jest dla nich identyczna. Można zmienić to ustawienie poprzez wykorzystanie opcji Nowe ustawienia dla magazynu kasy, gdzie użytkownik wybiera rodzaj numeracji dla konkretnego magazynu lub kasy.

Wybierając opcję Ustawienia numeracji na danym typie dokumentu pojawi się okno konfiguracji. Użytkownik może wybrać tu numerację automatyczną lub ręczną oraz zależną lub niezależną. Określenie Domyślna powoduje pobranie tego ustawienia z poziomu wyżej, np. jak na powyższym przykładzie - z gałęzi Dokumenty magazynowe.

W kolejnym kroku należy określić, czy numeracja jest ciągła (nigdy automatycznie się nie zeruje), czy zerowanie numeru następuje w cyklu rocznym, miesięcznym czy dziennym.

Format numeracji to nic innego jak maska numeracji, gdzie występować mogą części stałe i części zmienne, np. WZ jest częścią stałą, a znaczki opisane pod polem Format to części zmienne.

W ramach części zmiennych występować mogą różne znaki i symbole:

• # - znak odpowiada jednej cyfrze z numeracji. Przykładowo ## oznaczać może maksymalny numer 99, a ##### oznacza maksymalny numer 99999;
• $$ - symbol roku może być dwu- lub czterocyfrowy w zależności od liczby symboli dolara;
• @@ lub !! - znaki używane aby przełamywać numerację w ramach miesięcy (@@) lub dni (!!);
• ? - pozwala wprowadzić wyróżnik kontrahenta w numeracji w celu łatwiejszej jego identyfikacji;
• * - symbol gwiazdki odpowiada jednej literze (patrząc od prawej strony) z symbolu magazynu. Przykładowo jeśli w symbolach M1, M2, M3, M4 wprowadzona zostanie w numeracji tylko jedna gwiazdka, np. WZ ####/*/$$$$, numer może przybrać formę podobną do: WZ 0001/1/2017 (dla magazynu o symbolu M1) lub WZ 0001/3/2017 (magazyn M3). W celu wyświetlenia pełnego symbolu magazynu, zastosować można maskę: WZ ####/**/$$$$ - numery będą wyglądały kolejno: WZ 0001/M1/2017 oraz WZ 0001/M3/2017.

W polu Ostatni numer w roku wprowadzić można, dla którego roku ustalany jest numer, a w polu Ostatni numer dokumentu należy podać konkretny numer wystawionego już dokumentu. Pozwala to zastosować automatyczną numerację dla kolejnego numeru: Ostatni + 1.

Warto wiedzieć

Jeśli użytkownik wystawia w danym okresie dużą liczbę dokumentów, przykładowo ponad 9999 dokumentów rocznie, to maska musi być mieć odpowiednią liczbę symboli - w tym przypadku przynajmniej #####. Jeśli symboli będzie zbyt mało, to podczas wystawiania dokumentu pojawi się komunikat Maska dokumentu jest zbyt mało pojemna oznaczający, że zabrakło znaku autonumeracji i system nie jest w stanie obliczyć kolejnego numeru.

Jak zdefiniować numerację według magazynu/kasy?

Aby rozróżnić numeracje dla każdego z magazynów, należy na danej gałęzi nadrzędnej wybrać opcję Nowe ustawienia dla magazynu kasy. Konfiguracja nie różni się znacząco od tej opisanej powyżej. Należy jednak pamiętać, by wskazać, którego magazynu/kasy ustawienia te mają dotyczyć.